Управленческий учет – зачем он нужен? Интервью с Наталией Морозовой. Часть 1
30.03.2020

Игорь Боев, генеральный директор ПланФакта, провел серию интервью с Наталией Морозовой. Читайте материал и внедряйте управленческий учет!

 

У нас в гостях эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности – Наталия Морозова. Наталия, здравствуйте!

– Здравствуйте, Игорь!

Вы 15 лет работали финансовым директором крупной компании и около 10 лет помогаете предпринимателям не совершать финансовых ошибок и правильно разбираться в своих финансах, верно?

– Да, все правильно, Игорь. Дело в том, что все время хочется идти вперед. И когда в твоей компании все работает как часы: поставлен управленческий учет, нет проблем с налоговой – хочется идти дальше, делать что-то другое, интересное и полезное. У меня много друзей-предпринимателей, поэтому я начала помогать им и объяснять основы финансовой и налоговой безопасности. Тогда и была написана моя первая книга «Об «упрощенке» за рюмкой чая».

Оказалось, что у меня получается приезжать в компании и находить, где теряются деньги. Это интересно и приносит пользу здесь и сейчас.

На одном из бизнес-лагерей участник спросил меня: «Какая у вас миссия?». Я подумала и поняла, что моя миссия – сделать предпринимателей сильнее. Я очень уважаю тех людей, которые имеют мужество вести бизнес в России. Это непросто, учитывая все проблемы, связанные с фискальными органами.

Делать бизнес в России действительно сложно. Большинство российских предпринимателей, собственников бизнеса, не имеют специального финансового образования. Но при этом они должны учитывать финансы, понимать, как работает их бизнес, и делать это грамотно. Что вы думаете об этом?

– Я с вами соглашусь. Бизнес у нас начинают смелые люди, и все идет от идеи сделать что-то важное и полезное. Дальше изучаются рынки сбыта, бизнес начинает работу, а финансы отдаются на откуп финансовым службам. Вроде есть главный бухгалтер, и он этим занимается на начальном этапе. В какой-то момент собственник понимает, что-то не так. У собственников есть то, что называется «чуйка»: он не знает в чем дело, но чувствует, что деньги где-то теряются. Он движется вслепую: что-то делает, есть какие-то деньги, но понимания, насколько эффективно идет бизнес, нет. Собственнику хочется понять и оценить эту эффективность.

Наталия, какие для этого нужны показатели или отчеты?

– В нашем государстве есть два вида учета: налоговый и бухгалтерский.

Если говорить о налоговом учете, то он абсолютно регламентирован Налоговым Кодексом Российской Федерации. Весь налоговый учет единообразно основан на нем, все считается четко в соответствии с действующим законодательством. Кто потребитель налогового учета? Государство. Много ли пользы для собственника в этих отчетах? Мы с вами понимаем, что нет, не много. Собственник бизнеса мало что может узнать из налоговой отчетности, особенно если у него несколько юрлиц или несколько ИП, а ему надо понимать эффективность бизнеса в целом.

Второй вид учета – это бухгалтерский учет. Потребитель все тот же – государство, но отчетность по нему могут посмотреть ваши контрагенты и потенциальные инвесторы. Такая публичность не всегда хороша, и многие собственники не хотят, чтобы отчетность была видна. В этом учете для собственника тоже не много пользы.

Читайте также: Как вести бухгалтерию самостоятельно и сэкономить на налогах больше 30 000 рублей за год

Где-то же должна быть польза для собственника? Он должен понимать, что происходит. Для этого и нужен управленческий учет.

Управленческий учет – это учет, в котором собственнику понятно, как и что устроено. И те цифры, которые в нем есть, полезны и отражают текущую ситуацию.

Управленческий учет, во-первых, правдив, в нем абсолютно достоверная информация, и, во-вторых, актуален, он формируется в режиме онлайн, без опозданий. Собственнику не интересно получать данные задним числом с отставанием в месяц. Возможно, такая информация пригодятся ему для анализа, но для принятия решений нужны актуальные данные.

При этом учет можно подстроить под себя и свой бизнес. В управленческом учете нет регламентированных правил. Правила создаются финансистами под руководством собственника конкретно для его бизнеса. На моем бизнес-лагере «Эффективное управление финансами» мы проходим с собственниками 47 шагов по построению управленческого учета. Первый шаг – это место, где мы будем его хранить, так как управленческий учет абсолютно конфиденциален и создается только для внутреннего пользования. А сорок седьмой шаг – это автоматизация. Между ними еще 45 шагов, в которых я прослеживаю с собственником каждый аспект.

С какого момента в бизнесе нужно внедрять управленческий учет?

– Чем быстрее, тем лучше. Управленческий учет – это как приборная доска вашего автомобиля: ты видишь, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и видишь конкретно, куда идти и что делать.

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Excel можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький. Даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Движение денежных средств не является показателем успеха.

Читайте также: Управленческий учет в малом бизнесе. Как не тратить на него уйму времени?

Мне понравилась фраза в одной из ваших книг: «Управленческий учет – это то, чем вы будете пользоваться годами, поэтому не поленитесь с самого начала настроить его правильно». Что для этого нужно?

– Я считаю, что самое первое, что должно быть – это желание собственника. Управленческий учет нужно вести для собственника и для руководителя, если это разные люди.

Первое, без чего невозможно двигаться, – это желание разобраться в вопросе. Не надо становиться финансистом, надо просто понимать, как и что работает. Финансовая служба говорит на непонятном языке, словами «дебет», «кредит», «оборот». Собственники – люди умные и сказать, что не понимают, о чем ты им говоришь, не всегда могут себе позволить. С другой стороны, понимать, что эти люди говорят, надо.

Сложность финансов сильно преувеличена. Все очень просто. Если собственник хочет в этом разобраться, то можно сделать это быстро и легко. Это как раз тема моей второй книги – «О финансах легко и непринужденно». Финансы подчиняются основному закону мира: ничего не возникает ниоткуда и не исчезает бесследно. Два раза в год я провожу бизнес-лагерь «Эффективное управление финансами» – это 3 дня работы, день отдыха и еще 3 дня работы. Этого времени хватает для того, чтобы собственник заговорил с финансистами на одном языке и понял, как построить управленческий учет.

Второй шаг – понять, не важно каким образом: в моем лагере, через книги или курсы – что хочет видеть предприниматель, какие отчеты и цифры.

Давайте расскажем нашим читателям об основных цифрах, показателях и отчетах, которые будут полезны предпринимателю.

– Первый отчет, который есть практически у каждого предпринимателя, это отчет о движении денежных средств (или Cashflow). Он выглядит следующим образом: количество денег на начало периода, статьи доходов (откуда деньги поступают), статьи расходов (куда деньги уходят) и остаток денежных средств на конец периода. С одной стороны это самый простой отчет, с другой – он необходим в динамике, за несколько месяцев. Если у вас есть всплеск по каким-то статьям затрат, то он сразу виден и поможет задуматься, действительно ли вам нужна эта статья расходов?

Читайте также: Сокращение бизнес-расходов в трудные времена. 10 рабочих способов

Этот отчет можно рассматривать и в более сложном варианте: разделить всю деятельность компании на операционную, инвестиционную и финансовую, и в этих разрезах посмотреть цифры по каждой деятельности внимательнее.

На начальном этапе мы просто фиксируем, что есть некие статьи доходов и некие статьи затрат, здесь очень важно выбрать правильные статьи доходов и статьи затрат. При этом, если по статьям доходов у людей не возникает вопросов, то по статьям затрат вопросы возникают всегда. Почему? Потому что, если их сделать мало, не будет видна цельная картина. Если их сделать много – будет рябить в глазах. Это решение собственника, никто за вас не решит, сколько и какими их сделать. Вы сами должны определить для себя статьи, которые вам интересны.

Небольшой совет – когда вы будете ставить управленческий учет, не делайте статью расходов «Прочее», названия должны быть четкими и ясными.

На основе отчета о движении денежных средств можно сделать платежный баланс. Распишите помесячно на год вперед планируемые поступления и планируемые перечисления и, если на конец месяца получается минус, то стоит задуматься, что вы будете делать в такой ситуации. Понятно, что данные очень приближенные, вы можете только предположить, какие деньги придут, какие уйдут, но некоторые статьи, такие как зарплата и аренда, будут постоянны. Далее можете рассмотреть уже прогноз на месяц и на неделю. Это как раз делается для того, чтобы не возникла ситуация, что платить надо, а денег нет.

Почему отчета о движении денежных средств недостаточно?

– Отчет о движении денежных средств показывает есть деньги в компании или нет. Он очень важен, но его одного мало. «Лишние» деньги могут быть у вас по ряду причин, приведу несколько:

  • вам пришла большая предоплата;
  • у вас работают отличные менеджеры по продажам, благодаря которым клиент заплатил за несколько месяцев вперед;
  • у вас работают сотрудники, которые договорились с поставщиками об отсрочке оплаты.

Деньги на счете есть, и на вид все хорошо.

Читайте также: Зачем вести отчет о движении денежных средств

В моей практике была подобная ситуация, когда большой завод в конце года увидел на своем расчетном счете миллионы и радостно выплатил шестистам сотрудникам большие годовые премии. Но когда начался новый год, оказалось, что нечем платить налоги и зарплаты, да и поставщики ждать уже не могут. При этом завод работал в ноль, прибыли не было никакой.

В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в вашем учете, это:

  • отчет о движении денежных средств;
  • отчет о прибылях и убытках
  • баланс.

Первый отчет, о котором я хочу рассказать, – это баланс. Баланс – это мгновенная фотография, которая показывает положение компании, что у компании есть и откуда это приходит. Баланс формируют на конкретную дату, например, на 1 января.

Для того, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее отдельные направления, надо использовать отчет о прибылях и убытках, он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Этот же отчет покажет какова была выручка компании, сколько всего было реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль была у компании за требуемый период.

Отчет о движении денежных средств покажет, что было с деньгами за это время: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.

Все эти 3 отчета нужны. Практически у всех предпринимателей есть отчет о движении денежных средств, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках. А вот балансов предприниматели почти не ведут и роль этого отчета недооценивают. В ПланФакте баланс есть, и мне это очень нравится.

Отвечу на ваш вопрос, кто должен всем этим заниматься. Обычно, первая идея, которая возникает у собственника – надо все повесить на главбуха. Мой опыт показывает, что пока главбухи формируют эту отчетность, она устаревает. Я считаю, что главбух заниматься управленческим учетом не должен, здесь нужен совсем другой человек, с другим характером и складом ума. Главбух считает, что должен посчитать все правильно. В управленческом учете «правильно» должно быть с точки зрения собственника, а не с точки зрения государства, как привык считать главный бухгалтер.

Если бизнес маленький и есть удобный инструмент, может ли собственник, внося данные самостоятельно, видеть показатели в этих трех отчетах?

– Конечно может. Вопрос в другом, хочет ли собственных тратить время на внесение данных?

В этом ему может помочь автоматизация внесения данных.

– Согласна с вами. Ручной ввод надо минимизировать, поскольку он влечет за собой ошибки. Я за то, чтобы все данные вносились в режиме онлайн: часть вносит менеджер, часть загружается из клиент-банка и так далее.

Алгоритм построения управленческого учета собственник должен сформировать сам. Если он чувствует, что ему не хватает знаний, он может воспользоваться услугами консультанта или финансового директора. Я этим регулярно занимаюсь, помогаю собственнику построить учет по шагам. За 47 шагов я помогаю собственнику найти ответы на вопросы: как вы хотите считать расходы, какие у вас будут статьи расходов и так далее, шаг за шагом. Таким образом собственник определяет удобную ему систему, учет в которой будет ему абсолютно понятен.

Есть фраза, которая мне очень не нравится: «Так машина считает». Машина считает так, как ее запрограммировали. Все цифры собственнику должны быть понятны, что они значат и откуда они берутся, иначе все это не имеет смысла.

Наталия, спасибо вам за ценные советы! Я надеюсь, что эта встреча первая и не последняя, и еще много полезной и важной информации мы с вами расскажем предпринимателям. Спасибо вам!

– До свидания! В следующий раз, я поделюсь своими наблюдениями, как собственники любят себя обманывать.

 

Читайте продолжение интервью в материале «Кассовый разрыв – почему возникает и как с ним бороться?».