Финансовый учет — для чего он владельцу бизнеса
- 28.03.18
- 18482
- Читать ≈ 12 минут
Содержание статьи
1. Три конкретные выгоды ведения финансового учета
1.1. Понятный финансовый учет — порядок в деньгах
1.2. Анализ финансов — понимание, откуда зарабатываются деньги и куда тратятся
1.3. Планирование финансов — сколько я могу взять себе?
2. Финансовый учет – горючее успешного бизнеса
Перед началом любого дела мудрые люди рекомендуют задавать себе простой, но крайне полезный вопрос – зачем мне это делать.
Главная задача руководителя компании – успешно ей управлять. Но управлять можно лишь тем, что мы полностью контролируем. А контролируем мы только то, что понимаем и измеряем. Конечная цель любой коммерческой деятельности – прибыль. Для точной оценки прибыльности бизнеса требуется:
- Понятный учет финансов
- Удобный анализ
- Наглядное планирование дальнейших действий
Эти три ключевых шага требуются любому бизнесу для измерения финансов организации, их контроля и принятия управленческих решений. Тот, кто знает точные цифры, контролирует свои финансы.
Многие бизнесмены не понимают, что такое финансовый и управленческий учет, а фраза «анализ финансов» вызывает явное нежелание в этом разбираться. Это нормально, но до тех пор, пока владелец бизнеса не сталкивается с первым отсутствием денег в кассе, когда нужно, например, сделать очередной платеж за аренду помещения. Очень часто в компании есть бухгалтер, который занимается отчетностью для государства, и на этом вся аналитика денежных потоков в компании заканчивается. Но, как правило, «до первого столба».
Три конкретные выгоды ведения финансового учета
Поговорим о конкретных выгодах для владельца бизнеса, если он управляет финансами.
Выгода первая. Понятный финансовый учет — порядок в деньгах
Любой учет — это прежде всего порядок. Оплатили покупку картой в магазине — моментально получили SMS из банка, сразу видно, сколько потратили и сколько осталось. В бизнесе то же самое — получили часть предоплаты за новый проект — зафиксировали. Оплатили аренду — снова зафиксировали. Выплатили зарплату или премию — тоже зафиксировали. Начните считать любые движения денег, и обязательно не забывайте про наличные.
Если вы через несколько дней ждете очередной платеж от вашего заказчика — зафиксируйте его. Если на следующей неделе вы планируете оплатить аренду офиса — также отметьте это. Учитывать нужно все операции — и в прошлом, и в будущем, именно это позволит вам действительно понимать, что происходит сейчас, происходило ранее и будет происходить позднее с вашими деньгами.
И самое главное, делайте записи регулярно. В идеале — каждый день.
Однако, правда в том, что не каждому руководителю хватает терпения и дисциплины регулярно совершать однотипные операции, и тогда эти действия нужно делегировать. Например, своему бухгалтеру, или личному помощнику, если такой есть.
Резюмируем — учет финансов должен быть понятным и регулярным. Тогда все значимые цифры будут измерены, точно и вовремя.
Когда финансовые показатели измерены и учтены, самое время понять, откуда и в каких объемах в действительности деньги приходят, и куда и в каких объемах они тратятся. Это — уровень владельца бизнеса. Ключевая информация по операционной деятельности должна быть всегда под рукой у предпринимателя в удобном виде:
- анализ доходов с выделением важнейших клиентов
- анализ расходов с разбивкой по основным статьям
- оценка прибыли по организации в целом и по каждому заказу в отдельности
- оценка рентабельности
- предупреждение о кассовых разрывах, возможных убытках или угрозе банкротства
Вы увидите, какие клиенты приносят вам 80% общей выручки (принцип Парето). Однако зачастую бОльшую часть времени мы тратим на других заказчиков (битва за копейки). Сравните свои траты на разные нужды, возможно какие-то можно сократить. Вот лишь пара примеров, показывающих собственнику компании пути увеличения прибыли.
Резюмируем, финансовый анализ – должен быть удобным. И доступным в любой момент времени. Это и есть контроль. Контроль полный и мгновенный.
Когда владелец бизнеса наглядно видит, какие поступления и затраты запланированы, это позволяет ему принимать правильные управленческие решения. Например, «вытащить» полтора миллиона рублей на новую машину, или проинвестировать в открытие нового салона красоты своей сети. Или, наоборот, не вытаскивать и не инвестировать, или сделать это в другой момент времени и в других объемах.
Допустим, компания получила предоплату в 5 миллионов рублей, выиграв в большом долгом и сложном тендере. Все радуются и открывают шампанское, и владелец бизнеса может подумать, что «ну уж сейчас-то миллион я могу взять себе – а там как-нибудь выкрутимся, сэкономим». А на самом деле проект будет идти 6 месяцев, нужно нанять еще 2 сотрудников, и все это время нужно платить им зарплату, оплачивать услуги АХО, выделять деньги на рекламу и т. д. И быть уверенным, что через 6 месяцев проект действительно закончится, не сорвется, не затянется, и заказчик выплатит оставшуюся сумму. А если затянется? А что, если трех сотрудников из десяти придется уволить или они сами уволятся, или, к примеру, заболеют, и придется тратить собственные средства на то, чтобы найти им замену? А что, если произойдет форс-мажор и заказчик по другому проекту не сможет вовремя выплатить (или вообще выплатить) нужную сумму по идущему параллельно проекту?
А вот если ваши доходы и расходы заранее запланированы, и есть инструменты для аналитики финансовой составляющей бизнеса – часто можно увидеть и понять, сколько денег есть в запасе, можно ли тут потянуть с одним платежом, и дождаться другого, принять решение на случай, если можно договориться с кем-то из контрагентов о рассрочке платежей.
Когда бизнес небольшой, можно все расходы и доходы прикидывать в уме. Когда в компании работает более 5-7 человек, когда проектов и заказчиков становится несколько и появляются внешние подрядчики и партнеры, держать цифры, а тем более оперировать ими в голове, становится сложно. Часть предпринимателей продолжает записывать на бумажке, другая часть людей переходит на Excel или Google Docs, и делает первые попытки автоматизации учета, сталкивается с проблемами, и либо скрипит, но делает, либо перестает. Хорошо, если компания при этом не умирает, не пройдя этап взросления.
Согласитесь, когда вы предупреждены о грядущих выплатах, у вас есть время среагировать. Плюс появляется пространство для маневра, которое иногда буквально жизненно необходимо.
Подведем итог – финансовое планирование должно быть наглядным. И, разумеется, должно происходить заблаговременно. Это ключ к успешному и уверенному управлению своей компанией.
Кратко все эти три выгоды можно свести в одну простую таблицу:
| Действие с финансами | Главное требование | Когда должно происходить? | Какой дает результат? |
|---|---|---|---|
| учет | понятный | ежедневно | точное измерение |
| анализ | удобный | мгновенно | полный контроль |
| планирование | наглядное | заблаговременно | успешное управление |
Финансовый учет – горючее успешного бизнеса
Одно из важнейших качеств успешных людей – делать, пока другие тянут и откладывают на потом. Именно нужные действия – горючее успеха. А денежные средства (или финансы) – горючее бизнеса. Формула успешного бизнеса (в случае, если у вас хороший продукт, разумеется) такая:
бизнес = финансовый учет + анализ + планирование.
Для управления личными доходами и расходами существует множество программ и мобильных приложений, как бесплатных, так и платных. Для бизнеса такого рода сервисов очень мало, а о тех, что есть на рынке, знает совсем небольшое количество предпринимателей. По исследованиям CNews, в 2015 году в России было зарегистрированно около 4 миллионов ИП и предприятий микро/малого бизнеса, и только 40 000 из них пользуются какими-либо онлайн-сервисами. Остальные – не пользуются.
С точки зрения учета финансов привычный многим Excel – это долго и для многих сложно, поэтому часто владельцы бизнеса просто ограничиваются внесением доходов и расходов в одну табличку, и иногда максимум строят график изменения этих доходов и расходов в течение года. Принимать при этом стратегические решения довольно сложно, поскольку аналитики нет, к тому же Excel постоянно требует изменений, а еще его нежелательно отправлять по почте, чтобы кому-то показать – все-таки файл с финансовой информацией не должен распространяться, пусть даже и среди доверенных людей.
Для автоматизации учета финансов разрабатываются специальные сервисы для ИП, малого и среднего бизнеса, которые включают в себя не только отчет о движении денег (ДДС), а все три главных финансовых отчета. Такая разработка требует аналитики, математики и серьезного подхода к безопасности разрабатываемого решения, зато с помощью такого сервиса собственник получает отличный инструмент для измерения, контроля и управления деньгами своей компании, который значительно экономит его время.
Специально для наших читателей мы записали видео-интервью с экспертом по управлению финансами Наталией Морозовой. В нем Наталия поделилась своими мыслями о важности финансового учета и дала предпринимателям ценные советы:
Попробуйте финансовый сервис ПланФакт, и уже через пару недель вы почувствуете первые плоды – конкретную сумму сэкономленных или дополнительно заработанных денег.
