81 млн ₽ обязательств и кассовые разрывы: как подрядная компания наладила финансовый учет

Подрядная компания с годовым оборотом 245 млн ₽ не учитывала часть наличных расходов и испытывала трудности с планированием платежей по кредитам и лизингу. При этом собственник не понимал, насколько выгодны отдельные проекты.

Финансист ПланФакта Екатерина Розенкова автоматизировала финучет на предприятии: помогла восстановить данные, проанализировала расходы, настроила платежный календарь. В кейсе рассказываем, как это повлияло на управление деньгами.

Бизнес: промышленный ремонт, 30 сотрудников и несколько крупных договоров

Компания занимается ремонтом промышленного оборудования, зданий и сооружений. В штате около 30 человек — административные сотрудники и производственный персонал. Для выполнения отдельных работ привлекают субподрядчиков.

Одновременно подрядчик ведет 6–7 крупных договоров. Работы по некоторым из них продолжаются с 2025 года.

В 2026 году компания начала ремонтировать оборудование не только на объектах заказчиков, но и в собственном оснащенном цехе.

У бизнеса есть сезонность: основной объем ремонтных работ приходится на период с середины мая по сентябрь. При этом расходы на персонал и платежи по кредитам и лизингу сохраняются независимо от загрузк.

Проблема: часть расходов не попадала в учет, а платежи по кредитам было сложно планировать

Основной системой учета была 1С, но она не давала собственнику полной управленческой картины. У бизнеса возникали следующие проблемы:

• Не учитывали наличные расходы. В отчетности не отражалась часть расходов на зарплату, закупку материалов и оплату работ субподрядчиков. Из-за этого было сложно оценить финансовый результат компании и отдельных договоров.
• Возникали кассовые разрывы. Бизнес использовал заемные средства разных банков, а поступления от заказчиков не всегда совпадали со сроками обязательных выплат. По некоторым договорам лизинга платежи приходились на одну дату или следовали один за другим.
• Было сложно управлять кредитной нагрузкой. Компания должна была учитывать графики погашения кредитов и условия использования заемных средств. Например, одна из кредитных линий предусматривала штрафы за неиспользованный лимит.

Решение: восстановили финансовые данные, разобрали обязательства и настроили платежный календарь

Сначала Екатерина внесла в ПланФакт все наличные расходы за 2026 год: зарплату, закупки материалов, выплаты субподрядчикам.

Затем распределила операции по соответствующим проектам. Это позволило учитывать затраты по каждому договору, а не только в целом по компании.

По просьбе собственника учет вела кассовым методом: доходы и расходы отражали по факту поступления и выплаты денег. Поэтому финансовый результат месяца зависел в том числе от того, когда заказчики перечисляли оплату, а компания рассчитывалась с подрядчиками.

Отдельно Екатерина Розенкова внесла сведения о кредитах и лизинге, включая новые договоры и графики погашения. На их основе составила платежный календарь с датами и суммами предстоящих выплат.

Для планирования на месяц настроила бюджет движения денежных средств (БДДС). В нем учла ожидаемые поступления и расходы на субподряд, материалы, зарплату, кредиты и лизинг.

После восстановления данных финансист проанализировала финансовое состояние компании за январь–июль 2026 года.

Результаты: обнаружили высокую долговую нагрузку и рассчитали потребность в деньгах

1. Учли наличные расходы и увидели реальную нагрузку на бизнес

После внесения наличных платежей в учете отразились затраты, которые раньше не учитывались.

Особенно заметно на финансовый результат повлияла зарплата административного персонала. Она существенно увеличила косвенные расходы.

Собственник смог подробнее разобрать структуру затрат и выделить наиболее значимые статьи: субподряд, административный персонал и проценты по кредитам.

2. Увидели отрицательный финансовый результат в 5 из 7 месяцев

Анализ финансовых показателей за январь–июль 2026 года показал, что положительный финансовый результат по кассовому методу компания получила только в мае и июне.

На показатели влияли сроки поступлений и выплат: работы могли выполняться в одном месяце, а деньги от заказчиков поступать в другом. Кроме того, бизнес зависит от сезона — основная часть ремонтов приходится на период с середины мая по сентябрь.

Поэтому отрицательный результат отдельного месяца не обязательно означает, что выполненные в этот период работы были убыточными.

3. Выявили 81 млн ₽ долговой нагрузки и 7 млн ₽ процентов

После внесения кредитов, займов, лизинга и задолженности перед поставщиками финансист оценил совокупные обязательства компании примерно в 81 млн ₽. Основную часть составляли кредиты и лизинг.

За январь–июль 2026 года компания выплатила более 7 млн ₽ процентов по кредитам.

Эти данные помогли собственнику оценить стоимость привлеченного финансирования и отдельно учитывать долговые обязательства при распределении поступлений.

Компания планирует изменить порядок использования одной из кредитных линий: в первую очередь направлять в работу средства банка, который предусматривает штрафы за неиспользованный лимит.

4. Рассчитали, что для обязательных платежей нужно около 20 млн ₽ в месяц

В платежном календаре собрали графики выплат по кредитам, лизингу и другим обязательствам.

Теперь собственник может заранее посмотреть, сколько денег должно быть на счетах к определенной дате, особенно когда несколько крупных платежей приходятся на один период.

БДДС показал, что для покрытия ежемесячных обязательств компании требуется около 20 млн ₽ поступлений без привлечения новых заемных средств.

Если ожидаемые поступления оказываются ниже этой суммы, собственник может заранее оценить возможный дефицит и потребность в дополнительном финансировании.

5. Начали анализировать прибыльность договоров и пересматривать условия субподряда

После распределения расходов по проектам собственник получил возможность оценивать финансовый результат каждого договора. Пока ни один из действующих проектов не показывает убытка, но окончательную прибыльность можно будет определить только после завершения работ.

Анализ расходов также показал, что значительную часть затрат составляют выплаты субподрядчикам. Это стало поводом пересмотреть подход к работе с ними. В новых договорах компания планирует добиваться более выгодных условий.