Как партнер ПланФакта помогла сети отелей сократить расходы на 1,5 млн ₽, а продавцу на маркетплейсах — увеличить прибыль на 26%

Вероника Смирнова — финансовый аналитик с опытом более 15 лет и партнер ПланФакта. Она помогает предпринимателям наводить порядок в финансах, находить лишние расходы и повышать прибыльность бизнеса.

В кейсе расскажем о двух проектах Вероники в ПланФакте:

• Сеть из 12 отелей сократила расходы на 1,5 млн рублей.
• Продавец на маркетплейсах выявил убыточные товары и увеличил чистую прибыль на 26%.

От Excel к ПланФакту: опыт финансового аналитика

Вероника Смирнова более 15 лет занимается финансовым анализом, управленческим учетом и бюджетированием. За это время она работала с компаниями из разных отраслей, включая коммерческую недвижимость и гостиничный бизнес.

В своей практике Вероника гугл-таблицы и Excel. Однако ручная обработка данных отнимала много времени и ограничивала количество проектов, которые она могла вести одновременно.

«Excel — очень мощный инструмент. Но выгрузка отчетов, сведение и проверка данных занимают время. Я понимала, что не могу взять больше клиентов. Не потому что не хочу, а потому что просто не хватает времени», — рассказывает Вероника.

Когда к ней обратился предприниматель с запросом на автоматизацию финансов, она сравнила несколько решений и остановилась на ПланФакте. Сервис подошел для объединения данных, формирования управленческой отчетности и контроля платежей.

Позже Вероника присоединилась к партнерской программе ПланФакта и стала внедрять программу своим клиентам.

Кейс № 1. Как сеть из 12+ отелей сократила расходы более чем на 1,5 млн ₽

Проблема: отчетность занимала до пяти дней, а собственник не понимал, куда уходят деньги

К Веронике обратился владелец сети из 12 отелей. Бизнес был распределен между несколькими юридическими лицами, у каждого из которых свой расчетный счет.

Финансовый учет вели в Excel и специализированных гостиничных системах. Чтобы подготовить управленческую отчетность, приходилось выгружать информацию из разных источников, сводить и проверять данные. На это уходило от трех до пяти рабочих дней.

Собственник самостоятельно занимался анализом финансов. Он видел выручку и получал отчеты, но не мог разобраться, почему фактическая прибыль отличается от ожидаемой и какие расходы снижают результат.

Дополнительной проблемой были кассовые разрывы и несвоевременная оплата счетов. Компании не хватало инструмента, который помогал бы планировать предстоящие платежи и контролировать обязательства.

Решение: объединили финансовые данные и настроили управленческую отчетность

Вероника помогла собственнику внедрить ПланФакт и организовать финансовый учет:

• Объединила данные нескольких юридических лиц и расчетных счетов.
• Настроила отчет о прибылях и убытках для анализа финансовых результатов.
• Организовала контроль расходов и дебиторской задолженности.
• Настроила платежный календарь, чтобы отслеживать сроки оплаты счетов и планировать движение денег.

Вероника продолжает вести управленческий учет компании, проверять операции и анализировать отклонения. Собственник использует отчетность для контроля финансов и принятия решений.

Результат: отчет за один день и сокращение расходов

После внедрения ПланФакта подготовка управленческой отчетности стала занимать один рабочий день вместо 3–5.

Регулярный финансовый анализ помог обнаружить лишние затраты и ошибки в платежах. По словам Вероники, благодаря пересмотру расходов и усилению контроля компания сократила затраты более чем на 1,5 млн ₽.

В процессе удалось выявить две существенные переплаты.

467 000 ₽ — переплата за коммунальные услуги.

При оплате очередного счета бухгалтер скопировал предыдущую платежку, но не изменил сумму. Компания перечислила больше денег, чем требовалось.

Вероника обнаружила ошибку при проверке финансовых операций и сообщила собственнику. Переплату учли в платежном календаре: в следующем месяце компания могла заплатить за коммунальные услуги на 467 000 ₽ меньше, сохранив деньги для других обязательств.

Около 32 000 ₽ — переплата по налогам.

В ходе анализа Вероника выявила расхождение в расчетах по УСН. Проверка позволила скорректировать сумму налоговых обязательств с учетом обнаруженной переплаты.

Еще одним результатом стало более точное планирование выплат собственнику. Раньше деньги на расчетных счетах могли восприниматься как доступная прибыль. Теперь при определении суммы для вывода учитываются предстоящие платежи и обязательства компании.

В результате финансовый контроль стал регулярным: руководитель видит показатели бизнеса, а Вероника помогает находить причины отклонений и корректировать расходы.

Кейс № 2. Как продавец на маркетплейсах увеличил чистую прибыль на 26%

Проблема: шесть магазинов приносили выручку, но не все товары были прибыльными

Другой клиент Вероники продавал товары через шесть магазинов на разных маркетплейсах. В ассортименте были кофе, парфюмерия, вода, одежда, обувь и товары для дома.

Предприниматель хотел выяснить, какие категории действительно приносят прибыль, а какие работают в убыток.

Данные из личных кабинетов маркетплейсов не давали ему полной картины. Для расчета финансового результата нужно было сопоставить доходы от продаж со всеми расходами: комиссиями площадок, логистикой, рекламой, возвратами и другими удержаниями.

Веронике предстоит проанализировать продажи за шесть месяцев и определить, как изменить ассортимент и структуру затрат, чтобы повысить рентабельность бизнеса.

Решение: автоматизировали учет и рассчитали прибыльность товаров

С помощью ПланФакта настроили загрузку данных о продажах и расходах из личных кабинетов маркетплейсов.

Вероника систематизировала финансовые операции и проанализировала результаты по товарам и отдельным заказам.

Выяснилось, что наибольшую прибыль приносили кофе и парфюмерная вода. При этом некоторые товары для дома и обувь имели низкую рентабельность или продавались в убыток.

Разницу хорошо показывают два заказа, которые Вероника разобрала при анализе бизнеса.

Прибыльный заказ — кофе или парфюмерия.

Общая сумма доходов с учетом начислений и компенсаций маркетплейса составила 5046 ₽. После вычета расходов на комиссии, доставку, продвижение и другие удержания осталось 1620 ₽ чистой прибыли.

Низкорентабельный заказ — товары для дома или обувь.

Доходы составили 1570 ₽, но почти всю сумму поглотили расходы маркетплейса. Прибыль оказалась меньше 15 ₽.

Таким образом, даже при наличии продаж отдельные товары практически не приносили денег. Дополнительные скидки, возвраты или увеличение стоимости логистики могли сделать такие заказы убыточными.

Результат: пересмотр ассортимента и рост чистой прибыли на 26%

На основе финансового анализа Вероника рекомендовала клиенту изменить подход к управлению продажами:

• Пересмотреть ассортимент. Увеличить долю кофе и парфюмерии, отказаться от товаров, которые не приносят прибыль.
• Оптимизировать рекламу. Перераспределить бюджет в пользу наиболее рентабельных категорий.
• Контролировать расходы маркетплейсов. Отслеживать комиссии, логистику и другие удержания.
• Сократить штрафы. Наладить своевременную отгрузку товаров, чтобы избежать дополнительных затрат.

Предприниматель воспользовался рекомендациями: отказался от убыточных позиций, перераспределил рекламные расходы и усилил контроль комиссий.

По данным Вероники, в результате этих изменений чистая прибыль бизнеса выросла на 26%.

Другие кейсы читайте в телеграм-канале эксперта.

Как Вероника развивает финансовый консалтинг с ПланФактом

Вероника недавно стала партнером ПланФакта и продолжает использовать сервис в работе с клиентами.

Для нее автоматизация — способ сократить время на подготовку отчетов и сосредоточиться на финансовом анализе. Сервис собирает и систематизирует данные, а специалист на их основе выявляет проблемы и помогает собственникам находить решения.

Такой подход полезен и для развития консалтинговой практики: финансист может оказывать услуги по внедрению управленческого учета и сопровождению бизнеса, не тратя основную часть времени на ручную обработку информации.

Партнерская программа ПланФакта дает дополнительную возможность заработка. Финансовые консультанты, бухгалтеры и специалисты по внедрению могут получать вознаграждение за привлечение клиентов в сервис, сохраняя весь доход от собственных услуг.