Страховой запас: как не остаться без товара и не заморозить лишние деньги

Когда товара на складе не хватает, компания теряет продажи, а производство может остановиться. Но закупать все с большим запасом тоже рискованно — деньги остаются в товаре, пока бизнесу нужно оплачивать поставки, зарплаты и аренду.

Именно поэтому стоит рассчитывать страховой запас — резерв на случай неожиданного роста спроса или задержки поставки.

Мы — онлайн-сервис управленческого учета ПланФакт. Помогаем бизнесу разобраться в финансах и увидеть реальную картину бизнеса. В статье разбираемся, чем страховой запас отличается от обычного и сезонного, как выбрать способ расчета, следить за остатками и планировать закупки без лишней нагрузки на оборотку.

Что такое страховой запас и зачем он нужен

Страховой запас — это дополнительный резерв товаров, сырья или материалов на случай, если спрос неожиданно вырастет или поставщик задержит доставку. Он поможет компании продолжить работу, даже если что-то пойдет не по плану.

Страховой запас используют и в торговле, и на производстве. Например:

• В магазине резерв пригодится, если товар начнут покупать быстрее, чем ожидалось. Компания сможет выполнять заказы, пока не придет новая партия.
• На производстве запасают важное сырье и комплектующие. Например, мебельная фабрика может держать дополнительные крепежные детали. Если поставка задержится, производство не остановится из-за нехватки одного компонента.

Чем больше запасов хранится на складе, тем больше денег компания тратит на их закупку и хранение. Допустим, магазин держит в резерве 500 единиц товара по закупочной цене 2000 рублей за единицу. Получается, что в страховой запас вложен 1 млн рублей. Эти деньги пока нельзя направить на другие нужды бизнеса.

Поэтому важно определить, сколько товара действительно стоит держать в резерве. Для этого устанавливают нормированный страховой запас — его размер рассчитывают по принятой в компании методике, например в штуках, килограммах, днях потребления или рублях.

Текущий, страховой и другие виды запасов: в чем разница

Текущий запас нужен для обычных продаж или производства между поставками, а страховой — на случай непредвиденных ситуаций. Кроме них, компании могут создавать сезонные и подготовительные запасы.

Разберем отличия на примерах.

Представим ситуацию: магазин продает в среднем 20 единиц товара в день. Новая партия приходит через десять дней после заказа. Значит, на этот период магазину нужно 200 единиц товара.

Но поставщик может задержаться, например, из-за погодных условий. На этот случай магазин держит 60 единиц страхового запаса. Так что для покрытия спроса на время поставки с учетом резерва потребуется 260 единиц товара.

Страховой запас не обязательно хранить отдельно от остальных товаров — он входит в общий запас и учитывается при планировании закупок.

От чего зависит уровень страхового запаса

Размер страхового запаса зависит от того, насколько стабильно продается товар, как быстро его доставляют и насколько серьезными будут последствия дефицита.

При расчете стоит учитывать несколько факторов:

• Спрос на товар. Если магазин каждый день продает примерно одинаковое количество товара, большой резерв не нужен. Но если, например, в один день покупают 10 единиц, а в другой 50, нужно учитывать такие колебания.
• Сроки поставки. Чем дольше товары едут от поставщиков, тем больший резерв может понадобиться. Например, если вы заказываете товары из Азии и доставка занимает две недели, быстро пополнить запасы не получится — стоит закупить чуть больше.
• Сезонность и акции. Перед праздниками или во время распродаж спрос может быть значительно выше обычного. Поэтому при планировании запасов на такие периоды не стоит опираться на среднегодовые продажи.
• Важность товара для бизнеса. Если в магазине закончится популярный товар, компания может потерять часть выручки: покупатели не найдут нужную позицию и уйдут к конкурентам. А если на мебельной фабрике не окажется нужной фурнитуры, может остановиться производство целиком.
• Возможность быстро пополнить запас. Если товар можно заказать у другого поставщика и получить уже на следующий день, большой резерв не нужен. Но вот если альтернатив мало, выше риск дефицита.

Единой нормы страхового запаса для всех товаров нет. Его размер должен зависеть от реальных рисков и того, насколько для компании допустим дефицит. Как рассчитать такой резерв, разберем дальше.

Как рассчитать страховой запас

Универсальной формулы для расчета страхового запаса нет. Можно ориентироваться на средние продажи, учитывать максимальный спрос и сроки поставки или использовать статистические данные.

Разберем три способа — от самого простого до более сложного.

Способ №1. Простой расчет в днях

Подойдет, если у компании мало данных о продажах и поставках. Нужно определить, на сколько дополнительных дней потребуется запас товара, и умножить это число на средний дневной спрос. Вот как это делается:

Страховой запас = cредний дневной спрос × количество страховых дней.

Например, магазин продает в среднем 30 упаковок кофе в день. Владелец решил держать дополнительный запас на четыре дня, чтобы не остаться без товара при задержке поставки. Получается 30 × 4 = 120 упаковок кофе.

Количество страховых дней стоит определять на основе реальных сроков поставки, а не наугад. Например, поставщик обычно привозит товар за 10 дней, но иногда доставка занимает 12–14 дней. Чтобы подстраховаться на случай задержки, магазин может предусмотреть дополнительный запас на четыре дня продаж.

Способ №2. Расчет по максимальному спросу и срокам поставки

Этот способ учитывает, сколько товара компания продает в обычные дни и при повышенном спросе, а также как долго приходится ждать поставку. Для расчета понадобятся средние и максимальные значения этих показателей. Формула:

Страховой запас = (максимальный дневной спрос × максимальный срок поставки) − (средний дневной спрос × средний срок поставки).

Например, магазин собрал такие данные:

• Средний спрос — 20 единиц товара в день, максимальный — 30 единиц.
• Средний срок поставки — 8 дней, максимальный — 11 дней.

Подставим значения в формулу:

(30 × 11) − (20 × 8) = 330 − 160 = 170 единиц товара.

Столько магазин может дополнительно держать на складе на случай повышенного спроса и задержки поставки.

У этого способа есть недостаток: если однажды спрос на товар резко вырос или поставщик сильно задержал доставку, расчёт может дать слишком большой запас — столько товара компании не нужно.

Способ №3. Статистический метод

Подойдет компаниям, которые регулярно собирают данные о продажах и могут оценить, насколько сильно спрос меняется день ото дня. Он позволяет рассчитать запас с учетом допустимого риска дефицита.

Если сроки поставки относительно постоянны, можно использовать вот такую формулу:

Уровень сервиса показывает, насколько вероятно, что товара хватит до следующей поставки. Например, при уровне сервиса 95% компания рассчитывает, что примерно в 95 из 100 циклов пополнения запасов товар не закончится до поступления новой партии.

Чем выше выбранный уровень сервиса, тем больше страховой запас. Вот какие они бывают:

Чтобы определить стандартное отклонение дневного спроса, нужно взять данные о продажах за определенный период, например за 30 дней. Затем рассчитать показатель в Excel с помощью функции СТАНДОТКЛОН.В. Она покажет, насколько сильно ежедневные продажи отклоняются от среднего значения.

Разберем на примере. Магазин проанализировал продажи и выяснил, что стандартное отклонение дневного спроса составляет 5 единиц товара. Поставщик стабильно доставляет заказы за 9 дней. Компания выбрала целевой уровень сервиса 95%.

Подставим значения:

SS = 1,65 × 5 × √9 = 24,75.

Округлим результат вверх. Получается, магазину нужен страховой запас в 25 единиц товара.

Статистический метод подойдет, если сроки поставки всегда стабильны. Если поставщик регулярно задерживает доставку, потребуются дополнительные расчеты, которые учитывают задержки.

Как определить, когда заказывать новую партию

Чтобы товар не закончился раньше следующей поставки, важно вовремя заказывать новые партии. Определить подходящий момент помогает точка заказа — количество товара, при котором пора оформлять закупку.

Рассчитать ее можно по формуле:

Точка заказа = средний дневной спрос × срок поставки + страховой запас.

Например, магазин продает в среднем 20 единиц товара в день. Поставщик доставляет заказы за 8 дней, а страховой запас магазина составляет 170 единиц.

Получается: 20 × 8 + 170 = 330 единиц товара.

Почему именно столько? За восемь дней доставки магазин продаст 160 единиц товара. Оставшиеся 170 будут подстраховкой на случай задержки поставки или роста спроса.

Значит, если других партий в пути нет, новую закупку нужно оформлять, когда на складе останется 330 единиц товара. Важно: 330 единиц — не размер новой партии, а сигнал о том, что пора ее заказать!

Но что делать, если магазин уже заказал товар и ждет доставку? Тогда нужно учитывать три показателя:

• Сколько товара сейчас на складе?
• Сколько уже заказано у поставщиков?
• Сколько нужно отгрузить покупателям по оформленным заказам?

Например, на складе осталось 200 единиц товара, еще 250 должны прийти завтра, а 100 единиц уже заказали покупатели.

Получается: 200 + 250 − 100 = 350 единиц товара.

Это количество называют позицией запаса. Показатель учитывает товары на складе, заказанные партии и обязательства перед покупателями. Его сравнивают с точкой заказа, чтобы понять, нужна ли новая закупка. При этом важно отдельно проверять даты поступления товаров.

В нашем примере позиция запаса выше точки заказа в 330 единиц. Поэтому еще одну партию пока можно не заказывать. Но важно следить за сроками доставки: если уже заказанный товар задержится, магазин все равно рискует столкнуться с дефицитом.

Когда страховой запас нужно пересмотреть и как его оптимизировать

Если товары стали продаваться медленнее или поставщик начал чаще задерживать доставку, размер страхового запаса нужно пересмотреть. Вот какие еще ситуации указывают на то, что пора проверить расчеты:

Чтобы не хранить лишние товары на складе, попробуйте:

• Сократить сроки доставки. Например, договориться с поставщиком о более частых поставках или найти партнера, который находится ближе и сможет привозить товар быстрее.
• Разделить товары на группы. Для популярных товаров и важных производственных материалов можно предусмотреть больший резерв. Для позиций, которые легко докупить, — меньший.
• Пересмотреть размер и частоту закупок. Иногда выгоднее заказывать небольшие партии чаще, чем закупать много товара сразу. Но нужно учитывать расходы на доставку.
• Учитывать товары в пути. Если новая партия уже заказана, это поможет избежать лишних закупок. Главное — убедиться, что она придет вовремя.

Например, раньше поставка занимала от 10 до 16 дней. Чтобы подстраховаться на случай задержки, компания держала дополнительный запас на шесть дней продаж. Затем она сменила перевозчика, и срок доставки сократился до 10–11 дней. Теперь страховой запас можно пересчитать: возможно, прежний резерв уже избыточен.

При пересмотре запаса также важно учитывать возможные задержки доставки и изменения спроса. Подробнее о том, как оценивать будущие продажи, рассказали в статье «Прогнозирование спроса: методы, расчет и планирование продаж и закупок».

Как контролировать страховой запас на складе

Для каждой позиции важно знать, сколько единиц осталось на складе, сколько еще придет от поставщиков и когда потребуется новая закупка.

Вот какие показатели стоит отслеживать:

Как организовать контроль запасов:

1. Соберите данные о продажах и сроках поставок каждого товара.
2. Рассчитайте страховой запас и точку заказа — о том, как это сделать, рассказывали в разделе выше.
3. Регулярно обновляйте информацию об остатках на складе и ожидаемых поставках.
4. Проверяйте, каких товаров скоро может не хватить, и вовремя оформляйте закупки.
5. Если спрос или условия доставки меняются, пересматривайте расчеты.

Для удобства можно завести таблицу с информацией о запасах. Она поможет понять, какие товары пора заказать, а с какими закупками лучше повременить.

Необязательно использовать специальную складскую программу. Если ассортимент небольшой, хватит обычной таблицы Excel или Google Sheets. Главное — регулярно обновлять данные, чтобы принимать решения о закупках на основе актуальной информации.

Как связать страховой запас с финансовым планом в ПланФакте

Рассчитать страховой запас — только половина задачи. Нужно еще убедиться, что у компании хватит денег на закупку товаров, зарплаты, налоги, аренду и другие обязательные платежи.

Спланировать расходы поможет ПланФакт — сервис финансового учета для бизнеса. В нем есть несколько полезных инструментов:

• Платежный календарь. Показывает, когда компания должна получить деньги от покупателей и оплатить счета. Помогает заранее заметить кассовый разрыв — ситуацию, когда на обязательные платежи временно не хватает денег.
• Бюджет движения денежных средств (БДДС). Позволяет запланировать расходы на закупки и другие нужды бизнеса, а затем сравнивать плановые суммы с фактическими.
• Отчет о движении денежных средств (ДДС). Показывает, сколько денег компания получила и потратила за определенный период. С его помощью можно проанализировать расходы на закупки и посмотреть остатки на счетах.