Прибыль есть, а денег нет — что делать?

Отличия движения денег от доходов и расходов

В русском языке масса синонимов, когда написание слов разное, а значения — похожие. Для многих людей поступление и доход — синонимы. Выплата и расход тоже. Однако в финучете они в корне отличаются.

Поступления — входящие платежи, выплаты — исходящие. Они приводят к увеличению или уменьшению остатка на счете. Поступления и выплаты учитываются кассовым методом — по дате оплаты. И фиксируются в Отчете о движении денег.

С доходами и расходами сложнее. Они отражаются в Отчете о доходах и расходах. Его второе название — Отчет о прибылях и убытках. Прибыль рассчитывается, как доходы минус расходы.

Доходы и расходы можно учитывать 2-мя методами — кассовым и по начислению. При кассовом методе они учитываются по дате оплаты. Тогда Отчет о прибылях и убытках совпадает с Отчетом о движением денег.

Если в бизнесе есть отсрочки и/или предоплаты, доходы и расходы учитываются методом начисления — по дате отгрузки товара или оказания услуги клиентам, когда подписан акт.

Пример — предприниматель продает цветы. Рассмотрим, как взаимоотношения с поставщиком и клиентом учитываются в обоих отчетах.

Еще раз обратите внимание:

  • 7 марта выплата отражается в движении денег, но расхода нет.
  • 8 марта наоборот — возникают доход и расход, но движения денег нет.

Учет поступлений и выплат отличается от учета доходов и расходов. В финучете это ключевой момент!

Кассовый разрыв

Временная нехватка денег на счетах, когда нечем расплатиться с поставщиками, называется кассовый разрыв. При этом бизнес прибыльный, но деньги появятся позже, после получения оплаты от клиентов.

Кассовый разрыв возникает в двух случаях:

  1. Работа с поставщиками по предоплате — утром деньги, вечером стулья. Если поставка крупная или несколько подряд, свободные деньги тают. Пока товар доставят, пока он начнет продаваться, пройдет время. А платить зарплату, за аренду и рекламу нужно каждый месяц.
  2. Работа с клиентами по постоплате — товар отгружен, но деньги поступят позже. Часто крупные клиенты платят через один или несколько месяцев после выполнения заказа. Для работы компании в течение этого времени нужны деньги.

Чтобы предотвратить или уменьшить кассовый разрыв, попробуйте:

  • договориться с поставщиками об отсрочке или частичной оплате,
  • договориться с клиентами на предоплату или частичную оплату,
  • перенести какие-то выплаты, а некоторые и вовсе исключить,
  • продать имущество компании, которое не используется,
  • одолжить деньги — эту меру оставьте на крайний случай.

Кто отвечает за учет финансов?

Расхожее мнение, что за финансовый учет в компании отвечает бухгалтер, — ошибочно.

Бухгалтер рассчитывает налоги и следит за их оплатой вовремя. Плюс ведет документооборот с поставщиками и клиентами.

Контролировать остатки на счетах, чтобы прогнозировать возможный кассовый разрыв, — задача директора. Отслеживать прибыль по компании тоже. 2 финансовых отчета о движении денег и прибылях и убытках помогают ему принимать решения.

Считайте деньги и прибыль отдельно

Задумайтесь, вы управляете тем, что контролируете. А контролируете то, что понимаете и измеряете. Поэтому регулярно считайте деньги и прибыль. Деньги отдельно, прибыль отдельно. А где считать — вам решать.

✔️ блокнот — сегодня такой способ кажется экзотическим. Но если в месяц несколько платежей, считать деньги и прибыль на бумаге приемлемо. Главное, чтобы вы точно знали ключевые показатели бизнеса.

✔️ Excel — «бесплатный» инструмент для предпринимателей. Его возможности для анализа огромны, но потребуются аналитический склад ума, желание разбираться в формулах и время. С ростом бизнеса Эксель-файл будет усложняться, а искать ошибки станет сложнее. Это повлечет затраты времени, вашего времени.

✔️ онлайн-сервис ПланФакт — готовое решение, которое удобнее и легче в использовании:

  • автоматическая загрузка платежей из нескольких банков,
  • планирование для обнаружения кассового разрыва,
  • 3 главных финансовых отчета: о движении денег, прибылях и убытках и баланс,
  • другие инструменты для контроля показателей компании.

Попробуйте ПланФакт в действии

Первые 14 дней — бесплатно. Вы успеете оценить пользу, которую сервис даст вашему бизнесу.