Прозрачный учет финансов и целая неделя свободного времени для руководителя. Кейс kurtage.ru

Иван Розенфарб, предприниматель из Магнитогорска, рассказал:

• как автоматизировать учет денег и тратить на него в 40 раз меньше личного времени;
• как сэкономить на банковском обслуживании 210 000 рублей за год;
• почему его впечатлил ПланФакт.

О компании

Иван занимается промышленной вентиляцией и аспирацией. Компания «Куртаж» существует уже 3 года, сейчас в штате 53 человека. Основные клиенты – юридические лица Москвы и Челябинской, Оренбургской и Свердловской областей. Сейчас компания активно растет и расширяет сферы деятельности.

Проблемы и задачи

Учет финансов с самого начала был сложно устроен. Данные собирались в иерархические таблицы в Excel: сотрудники готовили отчеты и передавали их выше, малые отчеты группировались в большие. Прежде чем отчет попадал к главному бухгалтеру, его обновляли и редактировали 8 человек.

На финальном этапе главный бухгалтер переводила данные из таблиц в бухгалтерскую форму и заводила в «1С». И только после этого данные попадали к руководителю. Вся цепочка была длинной и малоэффективной:

«Как директор, я сталкивался с очень длительным временем ожидания от момента сбора отчетов и до момента, когда можно посмотреть цифры. Это время всегда составляло полторы-две недели. Получалось, что я принимал управленческие решения до того, как видел фактические цифры. В итоге многие решения принимались неверно. В голове одни цифры, фактически — другие. Меняли планы, делали корректировки, потом приходили новые отчеты, и мы опять понимали, что с планами не совпадаем»

Невозможно было оперативно отслеживать движение денег и ситуацию с дебиторкой и кредиторкой:

«Мне надо было обязательно позвонить или прийти к главному бухгалтеру, сказать, какие данные мне нужны, и только тогда она их выгружала»

Внедрение и организация работы

Данные, которые были нужны Ивану как руководителю, это дебиторка и кредиторка, контроль оплат контрагентов. ПланФакт был третьим продуктом, который Иван попробовал. И сервис сразу же доказал свою эффективность:

«Меня впечатлил функционал: его достаточно, при этом нет специфичных вещей, понятных только бухгалтеру или финансовому директору. Могу с уверенностью сказать, что все функции, которые есть в ПланФакте, я использую на 100%»

ПланФакт внедрили за 2 дня. Настройкой занимался Иван с главным бухгалтером, со стороны ПланФакта помогали двое менеджеров. Дополнительные расходы не потребовались, базового тарифа оказалось достаточно.

«Ключевой функцией для меня оказался график планируемых и фактических данных, визуализация реализована просто замечательно. Также отмечу наглядность отчетов по контрагентам, где видна дебиторка и кредиторка вместе с движением денежных средств, и возможность сортировки операций по совершенным/несовершенным оплатам. Операции распределяются по статьям автоматически и грузятся моментально»

Результаты

За счет автоматизации процессов и использования единого инструмента для учета, ПланФакт освободил Ивану целую неделю рабочего времени и сделал финансовый учет прозрачным и эффективным.

1. Анализ рентабельности проектов.

«Ранее я практиковал перекрестное финансирование – одновременно вел 3-4 проекта. Деньги приходили общим потоком и не было понимания, с какого именно объекта они пришли. Деньги тратились туда, где потребность в деньгах была больше, вне зависимости от их источника. С ПланФактом получилось от этого отказаться: деньги, приходящие с объекта, тратятся гарантированно только на него – это позволяет сразу видеть, насколько проект выгоден, нет путаницы»

2. Освободилась целая неделя рабочего времени руководителя.

Количество сотрудников, занятых учетом финансов, сократилось с 8 до 2 – сам Иван и главный бухгалтер. Ранее Иван тратил на учет финансов 40 часов личного времени в месяц – колоссальная затрата. Сейчас – всего 1 час в месяц:

«Основную часть работы выполняет бухгалтер, на это у нее уходит около 2 часов в месяц. Я только смотрю готовые результаты. Пара кликов и все на экране – это невероятно здорово и удобно»

3. Сокращение издержек.

«Если посчитать банковское обслуживание, до ПланФакта оно обходилось в 19 тысяч в месяц. Сейчас – не больше 1,5 тысяч. Банковские комиссии и платежи за обслуживание – цифры небольшие, поэтому я на них внимания не обращал. Когда они собрались в отдельную статью затрат, стало видно, что условия невыгодны. Это побудило открыть счета в других банках, а с нашим больше не сотрудничать. Долгосрочная приятная экономия»

4. Автоматизирована работа с кассовыми разрывами.

«Ранее, чтобы не допустить разрыва, приходилось все анализировать в Excel. Нужно было сидеть, собирать информацию, опрашивать кучу людей, опять же дождаться их отчетов. Затем свести это в табличку и только тогда уже прикинуть, что через полтора месяца надо будет готовиться к разрыву, и как с этим поступить. Тогда как в ПланФакте разрывы очень удобно отслеживать – система видит разрыв заранее, можно открыть график, посмотреть и сориентироваться»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Предприниматель из Сургута навел порядок в финансах и экономит 600 тыс. рублей в год.
2. Полная картина бизнеса за 1 час в неделю. Как ПланФакт помог «потушить пожар» в учете финансов.
3. Как Дмитрий Клиндухов автоматизировал учет финансов, поднял рентабельность компании в 4 раза и наладил работу с дебиторкой.