Полная картина бизнеса за 1 час в неделю. Как ПланФакт помог «потушить пожар» в учете финансов

В то время как частная пожарная охрана десантируется с вертолета где-то на Ямале, совладелец пожарно-спасательного объединения Андрей Фролов уже пятый день разбирается в огромных таблицах, которыми его щедро снабжают бухгалтеры. «Обсчет» логистики, синхронизация данных по нескольким своим компаниям и другие рутинные процессы по учету финансов занимали у предпринимателя как минимум 5 дней каждый месяц, но не давали полной картины бизнеса. И так было каждый раз, пока у Андрея не появилась программа финансово-управленческого учета ПланФакт. Как онлайн-сервис помог предпринимателю УВИДЕТЬ свой бизнес по-новому, читайте в этом кейсе.

О КОМПАНИЯХ

Андрей Фролов – владелец (совладелец) четырех компаний, связанных с пожарной безопасностью и охраной труда.

«Нижневартовское пожарно-спасательное объединение» (НПСО) занимается пожарной безопасностью, а именно пожаротушением, и работает с крупными заказчиками с 2015 года. Среди клиентов – «Газпром нефть», «Роснефть», «Башнефть» и другие нефтегазовые компании, которые обеспечивают фирме и ее 140 сотрудникам стабильный доход. Оборот компании по результатам 2018 года составил более 150 млн рублей.

Кстати, эту цифру, как и другие показатели компаний, Андрей Фролов, смотрел в сервисе ПланФакт прямо во время нашей беседы.

«Нижневартовский центр охраны труда» (НЦОТ) занимается дистанционным обучением специалистов по охране труда и пожарной безопасности, медицинского персонала, педагогов, а также повышением квалификации специалистов рабочих профессий. Проект, в котором сегодня заняты 6 сотрудников, существует с 2005 года, по результатам 2018-го оборот составил более 7 млн рублей. При этом годовой рост по продажам ожидается в 50%.

«Пожстройсервис» производит монтаж, техническое обслуживание, ремонт средств обеспечения пожарной безопасности, зданий и сооружений. Компания образовалась сравнительно недавно – в 2017 году, но ее оборот уже составил более 10 млн по результатам прошедшего года. В 2019-м ожидается рост не менее чем в 2 раза.

Кроме того, совсем недавно у бизнесмена проявился еще один проект, фокусом которого будет индустрия телекоммуникаций. Ожидается, что этот бизнес вырастет в 100 и более раз.

ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ

Хотя общее количество клиентов переваливает за солидную цифру 550 (у НПСО 10 заказчиков, у «Пожстройсервис» – 50, а у НЦОТ – 500), у каждого бизнеса своя специфика. Основная проблема была в отсутствии общей картины бизнеса.

«Было совершенно непонятно, сколько каждая организация зарабатывает, какая прибыль и как компании между собой взаимодействуют. Было невозможно увидеть перемещение денег в другой бизнес»

На 4 бизнеса у Андрея Фролова приходится несколько штатных бухгалтеров и один на аутсорсе. Несмотря на попытки предпринимателя внедрить единый стандарт документов, каждый бухгалтер изменял их по-своему, что еще сильнее осложняло и без того замысловатый учет финансов.

«Бухгалтеры предоставляют в Excel ежемесячные отчеты, но из них сложно что-то понять. Это безумные таблицы! Очень много лишней информации, тогда как мне для понимания нужно посмотреть всего две графы»

Вторая большая проблема – трата времени на работу с цифрами. Прошлый месяц анализировался всегда с 5 по 10 число следующего месяца. Кроме основных показателей бизнеса нужно оценить еще и работу менеджеров, чья премиальная часть складывается из индивидуальных показателей.

«С 5-го по 10-е каждый месяц я сидел и копался в цифрах»

Трудности в учете финансов составляет также специфика оплата . Естественно во всех фирмах она разная. Так, для НПСО характерна постоплата и полное отсутствие отсрочки - максимум через 30 дней после оплаты услуг поступают на счет фирмы. А по «Пожстройсервису» есть дебеторы, которые по два года значатся как просроченные. В образовательном центре обычно сначала происходит оплата, а затем оказываются услуги. Для опасности но организация составляет Этой сезонность : спрос на корпоративном обучение и повышение квалификации резко падает летом , создает что кассовые разрывы (ситуации, при которых для выплаты зарплат или расчеты с поставщиками на счетах временно нет денег ).

Для двух новых компаний очень важно стало отслеживание кассовых разрывов. Предвидеть такие ситуации и минимизировать связанные с ними риски бизнесмен научил опыт выхода из кассовых разрывов в «Нижневартовском пожарно-спасательном объединении».

В НПСО случались кассовые разрывы, тогда было необходимо закупить технику. В это время у заказчика была отсрочка платежа на месяц, выплаты зарплаты и налогового подходило. Образовался разрыв в десятки миллионов. В первую очередь выплатили зарплаты, потом с задержкой и штрафами - налоги, плюс взяли займ, чтобы выйти из ситуации.

ВНЕДРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

Сначала бизнесмен и его сотрудники вели учет в Excel, затем попробовали онлайн-сервис (продукт конкурентов ПланФакта). Предпринимателю было очень важно вести несколько организаций в «одном окне», поэтому данный сервис не подошел. Ведение четырех различных аккаунтов было экономически невыгодно. Кроме того, сопровождение персонального менеджера стоило там дорого.

Андрей Фролов решил попробовать ПланФакт, который позволяет вести несколько организаций в одном аккаунте. Сначала приобрел подписку на сервис, но помощь персонального менеджера по-прежнему оставалась в приоритете. Поэтому предприниматель перешел на услугу «Ведение учета». Персональный консультант оперативно подошел к вопросу и помог все настроить.

«За неделю мы с персональным менеджером раскидали все статьи расходов. Далее все пошло без моего участия. Больше в распределении расходов я не участвую»

Теперь консультант ПланФакта общается с двумя сотрудниками предпринимателя, которые передают ему информацию по счетам. Он делает бОльшую часть работы по их систематизации. Бизнесмену остается вместе с персональным менеджером только посмотреть и проанализировать информацию.

«Раз в неделю у нас сессия с персональным менеджером. Мы анализируем цифры и отчеты. Занимает это час. И этот час мне дает понимание, где поднажать»

Так, если понятно, что следующий месяц будет слабым, то нужно мотивировать менеджеров по продажам продавать больше, работать с дебеторкой, вместе с бухгалтером работать на возврат денег.

Андрей Фролов выделяет любимые функции в сервисе ПланФакт:

• фильтр «Контрагент» позволяет понять, сколько конкретная организация оказала услуг, на какой объем денег и т.д.;
• важнейшие финансовые отчеты: отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow) и отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P&L);
• просмотр просроченной дебиторской задолженности;
• автоматическая синхронизация счетов с банком.

РЕЗУЛЬТАТЫ

До работы с ПланФактом на учет финансов уходило 40 часов в месяц. Теперь с личным консультантом предприниматель тратит всего 1 час в неделю своего времени. Кроме того выявление убыточных направлений бизнеса и оптимизация расходов помогают экономить более 600 000 рублей каждый месяц.

1. Полное понимание картины в каждом бизнесе за 1 час в неделю.

ПланФакт помогает быстро строить вышеупомянутые отчеты. К тому же качественное графическое оформление способствует целостному восприятию информации.

Программа также позволяет быстро оценить рентабельность, EBITDA и другие стратегические показатели.
Сервис помогает контролировать всю специфику оплат и оперативно разбираться, какой контрагент должен в настоящее время и сколько. Андрей Фролов обычно для оперативности проверяет эти данные прямо с телефона и тут же принимает решение – платить сейчас контрагенту или нет.

Если раньше работа с цифрами и отчетами занимала 5 дней каждый месяц, то теперь предприниматель тратит на это всего 1 час в неделю.

2. Отпала необходимость в найме финансового директора – экономия более 100 тыс. руб. в месяц.

Предприниматель планировал взять в штат финансового директора, который будет сидеть и анализировать все за него. Но ПланФакт помогает справиться без такого дорогостоящего сотрудника.

Сервис экономит бюджет на зарплату, налоговые издержки и организацию рабочего места для высококвалифицированного сотрудника, а также время предпринимателя на дополнительную мотивацию и введение в курс дела нового менеджера. В регионах, например, в Нижневартовске, эта сумма, по подсчетам Фролова, может составлять от 100 тысяч в месяц, в Москве – от 200 тысяч.

3. Сократились издержки на логистику – экономия от 6 млн в год.

У компании НПСО были большие издержки по логистике – доставке сотрудников пожарной охраны и грузов на удаленные объекты на Севере (например, Ямал). Летом бригады из 30-50 человек доставлялись на объекты и обратно вертолетами, зимой перевахтовка осуществлялась наземным способом, для чего нанимали компанию-перевозчика со специальными автобусами. Услуги логистики осуществлял постоянный подрядчик. За одну перевахтовку платили 300-400 тысяч.

Настроив статью расходов «Логистика» в ПланФакте, предприниматель увидел большую сумму затрат по этому направлению. В результате анализа данных в сервисе стало понятно, что работать с подрядчиком невыгодно. Было принято решение купить свой транспорт для зимней перевахтовки.

По подсчетам предпринимателя, в год экономия на логистике составит около 6 млн рублей. В ближайшие год-два приобретение транспорта окупится, а вахтовые автобусы останутся на балансе предприятия.

4. Принято решение о продаже проекта.

Оценив результаты компании НЦОТ за год, Андрей заметил, что сил и времени в него вложено много, но отдача не такая большая, а рынок в этой нише перегрет. Такой вывод помог сделать сервис ПланФакт с помощью анализа всей картины в динамике за 12 месяцев, в разрезе по клиентам и по статьям расходов.

Теперь предприниматель планирует продажу этого направления, чтобы сконцентрироваться на более высокодоходных проектах.