Принципы управленческой отчетности

Представьте, что вы ведете корабль в тумане без навигационных приборов. Примерно так чувствует себя собственник или руководитель бизнеса, который полагается на интуицию или разрозненные распечатки из бухгалтерской программы. Вроде бы деньги на счетах есть, но почему тогда налоговая прислала требование? Вроде бы в балансе прибыль, но откуда тогда взялся кассовый разрыв?

Решить эти и другие подобные проблемы поможет управленческая отчетность. Однако просто собрать финансовые данные недостаточно. Чтобы система заработала, необходимо при ее построении ориентироваться на принципы управленческой отчетности.

В статье подробно рассмотрим, что такое управленческая отчетность, чем она отличается от бухгалтерской, какие существуют требования к ее составлению, а также как по этим принципам выстроить эффективную систему. 

Что такое управленческая отчетность и какую задачу она решает

Управленческая отчетность — это система внутренних финансовых показателей, которая дает полное и объективное представление о том, как работает бизнес. 

Ее главная задача — обеспечить собственников и руководство компании своевременной и понятной информацией для планирования, контроля и принятия решений. 

Управленческий учет отвечает на главные вопросы бизнеса:

1. Сколько мы зарабатываем в целом, а также на каких направлениях или продуктах конкретно? 
2. Какими финансовыми ресурсами мы располагаем? 
3. Сколько у нас активов и чем они обеспечены? 

Чем управленческая отчетность отличается от бухгалтерской 

Ключевые отличия между бухгалтерской и управленческой отчетностью — это цели формирования и основные потребители.

Бухгалтерская отчетность предназначена, в первую очередь, для внешних пользователей: государственные органы, банки, инвесторы и т.п. Цель бухгалтерской отчетности — дать возможность пользователю быстро получить общее представление о финансовом положении компании и сравнить ее с другими. 

Поэтому бухгалтерская отчетность составляется по единым правилам, утвержденным на государственном уровне. Организации могут частично адаптировать методику бухучета их под свои особенности, но в целом бухгалтерская отчетность унифицирована, что часто не дает возможности учесть все особенности конкретного бизнеса.

Управленческая отчетность ориентирована на потребности собственников бизнеса и топ-менеджеров. Цель ее составления — дать руководству компании информацию для принятия обоснованных решений. Поэтому правила формирования отчетов здесь каждая компания определяет самостоятельно. 

Из бухгалтерии для управленческого учета целесообразно брать только исходные данные: доходы, расходы, запасы, основные средства и т.п. Однако методы признания в учете, детализация и периодичность здесь могут существенно отличаться от бухгалтерских правил.

Например, по общему правилу бухгалтерская отчетность составляется раз в год. Только для некоторых категорий организаций, например, для страховых компаний, предусмотрена обязательная ежеквартальная отчетность. Однако, если руководитель в течение года, или даже квартала, не будет знать, что происходит в его бизнесе, это может привести к серьезным проблемам.

Поэтому подробную управленческую отчетность обычно составляют раз в месяц. А по отдельным показателям, например, выручка по начислению или поступление денег, отчеты составляют еще чаще: еженедельно, а при существенных оборотах — и ежедневно.

Принципы управленческой отчетности, как критерии качества

Чтобы отчетность стала реальным инструментом управления, она должна соответствовать двум группам принципов: по качеству информации и по организации системы.

Принципы качества информации

Эти принципы отвечают за содержание отчетов. Если цифры им не соответствуют, то на основе этих данных не получится эффективно управлять бизнесом.

• Принцип релевантности (соответствия целям). Информация должна быть полезной для управленческих решений. Например, знать выручку и маржинальность по каждому менеджеру отдела продаж будет полезно. А вот рассчитывать, сколько каждый менеджер израсходовал канцтоваров или выпил чая вряд ли целесообразно. Вполне достаточно будет учесть эти расходы в целом по отделу продаж.
• Принципы достоверности и полноты. Данные отчета должны отражать реальные хозяйственные операции. Принятая методика признания доходов, расходов и других показателей должна строго соблюдаться. Точность «до копейки» в управленческом учете нужна не всегда, но все важные показатели должны быть выделены и показаны без искажений. 
• Принцип своевременности. Управлять можно только на основе оперативной информации. Если отчет за месяц получен к концу следующего месяца, его ценность для управления минимальна. Но здесь нужно найти баланс, чтобы скорость подготовки отчетов не влияла на их полноту и достоверность.
• Принцип понятности. Отчеты должны быть оформлены так, чтобы их понимал пользователь, который может не иметь экономического образования. Количество показателей не должно быть чрезмерным. Кроме таблиц должны быть подробные текстовые комментарии и графическая информация.
• Принцип сопоставимости. Пользователь должен иметь возможность сравнивать: план с фактом, текущий месяц с прошлым, одно направление деятельности с другим и т.п. Для этого все данные из периода в период нужно формировать по одной же методологии и представлять в одной и той же форме.

Принципы организации системы 

Достоверные и полезные цифры не появятся сами собой, если не выстроен процесс, который также базируется на принципах.

• Принцип регламентации. Формирование каждого отчета должно быть основано на утвержденном регламенте, который определяет источники данных, методику, формат предоставления, периодичность.
• Принцип регулярности. Учет — это не разовая акция, а постоянный процесс. Отчетность нужно формировать с заданной в регламенте частотой от периода к периоду.
• Принцип ответственности. За каждую цифру в отчете должен кто-то отвечать: подразделение или конкретный сотрудник.  
• Принцип интеграции. Управленческий учет должен быть тесно взаимосвязан с оперативным учетом (склад, производство, продажи, движение денег и т.п.), чтобы получать оттуда актуальные данные.
• Принцип управления изменениями. Условия ведения бизнеса непрерывно меняются, поэтому иногда требуется внести изменения и в методику учета. Любые изменения в расчете показателей и составе отчетов должны проходить через установленный процесс: обсуждение, согласование, документирование.
• Принцип экономичности. Затраты на сбор и подготовку отчетов не должны превышать управленческий эффект от использования этой информации.

Требования к управленческой отчетности: чек-лист, по которому принимают отчеты у команды

Чтобы быстро оценить, насколько отчет полезен для нужд управления, можно использовать несложный чек-лист.

• Единство методологии. Отчет о прибылях и убытках за январь и февраль должен считаться одинаково. Нельзя сегодня считать прибыль «по начислению», а завтра — «по отгрузке». Изменения методики могут быть, но только при существенных изменениях условий ведения бизнеса и после процедуры согласования. Обычно их внедряют с начала года, если иной вариант не обусловлен крайней необходимостью.
• Существенность. В отчете не должно быть мелочей, которые отвлекают внимание. Например, все доходы или расходы, составляющие в целом менее 2–3% от общей суммы, целесообразно объединить в строку «Прочие». 
• Соблюдение сроков. Каждая отчетная форма должна быть подготовлена в установленный регламентом срок. Например, отчет по продажам за прошлую неделю — в понедельник до 11:00, а отчет о прибылях и убытках за месяц — до 3-го числа следующего месяца.
• Единая аналитика. Базовые аналитические разрезы, например, направления бизнеса, продукты, регионы, должны повторяться во всех ключевых отчетах.
• Единые стандарты оформления. Во всех отчетах нужно использовать единые условные обозначения, типы диаграмм, форматы дат и чисел. Это и позволяет пользователям сконцентрироваться на самой информации, не отвлекаясь на технические детали.

Принципы составления управленческой отчетности: как проектировать формы, показатели, разрезы

Формы отчетов необходимо составлять так, чтобы они позволяли пользователям легко получить необходимую информацию. Достичь этого помогут следующие принципы.

• От задачи к форме. Сначала нужно получить от руководства запрос, например: «видеть прибыль в разрезе филиалов» или «предупреждать кассовые разрывы». Затем на основании запроса проектируется отчет. Таким образом, форма отчета напрямую следует из задачи, поставленной его основным пользователем.
• Фокус и простота. Один отчет должен обеспечивать одну управленческую функцию: анализ прибыли, управление денежными потоками, контроль задолженностей и т.п. Не должно быть избыточной детализации, которая мешает руководителю сконцентрироваться на ключевой информации.
• Сочетание финансовых и нефинансовых показателей. Управленческая отчетность — это не только деньги. Например, при анализе продаж важно учитывать количество заявок, процент конверсии, соблюдение сроков поставок, отзывы клиентов. Нефинансовая информация должна дополнять финансовую так, чтобы у руководителя сложилось комплексное представление о работе бизнеса.
• Контроль качества. Прежде чем отчет попадет к руководству, он должен пройти проверку. Сошлись ли остатки денег с банковскими выписками? Нет ли отрицательных остатков товаров или продукции? Финансовый специалист должен проконтролировать эти и другие существенные моменты.

Принципы формирования управленческой отчетности: регламент, роли, контроль качества

Составление управленческой отчетности — это непрерывный процесс, который должен быть формализован. 

Регламент. Для каждого отчета нужно составить календарный план: дата закрытия периода, срок внесения исходных данных в учетную систему, дата предоставления отчета руководству. В регламенте важно отметить, что после истечения срока для внесения исходных данных они «замораживаются». Позднее корректировки возможны только после специального согласования. 

Роли. В системе необходимо определить:

• Владельцев процессов. Например, финансовый директор — владелец процесса управленческого учета и отчетности;
• Ответственных за своевременный ввод и достоверность данных. Например, за данные о продажах отвечает руководитель коммерческой службы;
• Ответственных за проверку данных и консолидацию отчетности. Например, это может быть начальник экономического отдела.         

Контроль качества. В регламент нужно заложить следующие механизмы:

• Технический контроль. Сверка остатков и оборотов между системами, выявление пропущенной информации и дублирования данных;
• Методологический контроль. Проверка корректности применения методики по сложным операциям, например, долгосрочные проекты, валютные сделки, операции внутри группы компаний;
• Аналитический контроль. Анализ причин существенных отклонений показателей от обычного уровня.

Базовый набор отчетов, который позволяет решить большинство управленческих задач

В малом и среднем бизнесе, во многих случаях будет достаточно трех основных форм.

Отчет о движении денежных средств (ДДС). Эта форма показывает движение и остатки денег на счетах и в кассе. Как правило, ДДС делят на три блока:

1. Основная деятельность — все поступления и расходы, связанные с основными бизнес-процессами компании: выручка, оплата за товары и услуги, зарплата, налоги и т.п.
2. Инвестиционная деятельность — приобретение и продажа основных средств, доходы и расходы по вложениям в другие компании.
3. Финансовая деятельность — расчеты с учредителями по вкладам и дивидендам, а также получение и гашение кредитов.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) показывает финансовый результат компании методом начисления, вне зависимости от движения денег.

Обычно в рамках ОПиУ считают несколько видов прибыли.

1. Маржинальную — выручка за вычетом только переменных расходов: материалы, товары, сдельная зарплата и т.п. Она показывает, насколько эффективно работают основные бизнес-процессы компании.
2. Операционную — выручка за вычетом всех основных расходов, включая коммерческие и управленческие. По ней можно увидеть результат работы компании в целом.
3. Чистую — с учетом прочих доходов и расходов, а также налогов. Эта сумма, которая остается в распоряжении собственников. Они могут получить ее виде дивидендов или оставить в бизнесе для развития.

Баланс показывает, чем владеет компания (активы) и за счет чего (капитал и обязательства). Баланс связывает прибыль из ОПУ с денежными потоками из ДДС. Например, если получена прибыль 1 млн руб., а остаток денег по ДДС вырос только на 500 тыс. руб., то разницу нужно искать в балансе. Это может быть рост дебиторки или запасов, либо снижение кредиторки (погасили старые долги).

Кроме трех основных форм, могут потребоваться и расшифровки с учетом специфики конкретного бизнеса, например:

• Платежный календарь. Его составляют на основе ОДДС и бюджета на следующий месяц. В календаре указывают текущие и планируемые поступления и расходы на каждый день. Эта форма помогает заранее увидеть возможные кассовые разрывы и принять необходимые меры
• Отчеты по продажам — выручка, маржинальная прибыль, рентабельность по продуктам, клиентам, менеджерам, регионам и т.п.
• Отчеты по запасам и оборачиваемости — остатки, сроки хранения, оборачиваемость по складам и группам товаров. Здесь нужно отдельно показывать и контролировать неликвиды.
• Отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности — в разрезе контрагентов, сроков, направлений и ответственных менеджеров. Отдельно следует отражать просроченные долги, если они есть.

Все перечисленные основные и дополнительные формы должны быть взаимоувязаны между собой и опираться на общую методологию.

Типовые ошибки: почему отчетность есть, а управляемости нет

Иногда в компании возникает такая ситуация: управленческая отчетность вроде бы есть, каждый месяц составляется множество таблиц, но никакой пользы руководству они не приносят. Причины могут быть следующими:

• Не определены цели и пользователи. Формы создаются «на всякий случай» без учета требований к управленческой отчетности собственников и директора;
• Акцент на бухгалтерских данных. Управленческие отчеты просто копируют бухгалтерскую информацию без адаптации к специфике бизнеса;
• Избыточная детализация: формы состоят из сотен строк и колонок, но в них сложно найти ответ на ключевой вопрос: «где компания зарабатывает, а где теряет»;
• Непоследовательность методологии: постоянно меняются формы и правила отражения объектов учета;
• Отсутствие регламента и контроля качества: отчеты приходят в разные даты и могут содержать непроверенные данные.

Автоматизация управленческой отчетности: что делать в таблицах, а что — в сервисе

На ранних стадиях развития многие компании строят управленческую отчетность в таблицах Excel или Google Sheets. Это работает, пока объем данных и сложность бизнес‑модели невелики. Однако по мере роста бизнеса такие таблицы могут стать источником ошибок, задержек в получении информации и споров о достоверности показателей.

Когда учет в электронных таблицах перестает справляться с растущим объемом данных, целесообразно переходить на специализированные платформы, например, ПланФакт.  

Основные преимущества специализированных сервисов:

• автоматический сбор данных из бухгалтерских программ, CRM, интернет-банка и других источников;
• единая методология и возможность настраивать ее централизованно;
• готовые шаблоны основных отчетов;
• контроль версий при сценарном анализе;
• разграничение прав доступа; 
• автоматическая проверка корректности данных

Но и после внедрения специализированной программы не обязательно полностью отказываться от таблиц. В них можно формировать прототипы отчетов, строить модели для разовых задач, вести вспомогательные расчеты.

Принципы как критерии: как понять, что управленческая отчетность годится для решений

Чтобы оценить, насколько действующая система пригодна для целей управления, проведите ее «экспресс‑диагностику» по нескольким ключевым блокам.
Проверьте свою отчетность по следующим блокам.

1. Качество информации:

• Понятны ли вам основные показатели и методика их расчета?
• Видите ли вы в отчетах все основные источники прибыли и потерь компании?
• Совпадает ли управленческая прибыль с бухгалтерскими данными (с учетом методологических различий)?

2. Организация системы:

• Есть ли документированная методология и регламенты формирования отчетности?
• Приходят ли отчеты в одно и то же время и в одном и том же формате каждый период?
• Понимают ли руководители, кто за какие показатели отвечает?

3. Полезность:

• Можете ли вы, опираясь только на управленческую отчетность, сформулировать решения, например, по изменению ассортимента или перераспределению финансовых ресурсов?
• Используются ли отчеты на постоянной основе при проведении оперативных совещаний, заседаний правления и других управленческих встреч?

Если большинство ответов положительные, ваша система, скорее всего, удовлетворяет базовым требованиям. Если нет — проверьте организацию учета на соответствие всем принципам управленческой отчетности, о которых мы рассказали выше.

План внедрения: от целей к регламенту и регулярным отчетам

Не пытайтесь сразу построить идеальную систему. Используйте пошаговый подход.

1. Определите цели и пользователей:

• Сформулируйте, какие решения вы хотите принимать на основе данных отчетности. Например, управлять прибылью в разрезе проектов или контролировать кассовые разрывы;
• Определите ключевых пользователей отчетов: собственник, генеральный директор, коммерческий директор, финансовый директор, руководители направлений.

2. Составьте пакет отчетов:

• На основе целей опишите, какие отчетные формы потребуются для их выполнения: ОПиУ по направлениям, ОДДС в связке с платежным календарем и т.п.;
• Для каждого отчета зафиксируйте ключевые вопросы, на которые он должен отвечать.

3. Опишите методологию: 

• Для основных показателей (выручка, разные виды прибыли, свободный денежный поток и т.п.) дайте определения и приведите формулы расчета там, где это необходимо;
• Зафиксируйте базовые аналитические разрезы: направления деятельности, продукты, клиенты, регионы и т.п.

4. Определите источники данных и порядок интеграции:

• Перечислите, какие данные необходимо получить из бухгалтерии, CRM, банковских программ, системы производственного учета, других источников;
• Разработайте формат обмена данными между этими системами и сервисом управленческой отчетности.

5. Настройте формы в сервисе и протестируйте систему:

• Создайте шаблоны отчетов, загрузите тестовые данные за несколько прошлых периодов, сравните результаты с бухгалтерскими данными и пожеланиями пользователей;
• Проверьте соблюдение принципов управленческой отчетности по чек-листу.

6. Утвердите регламент и роли:

• Зафиксируйте сроки закрытия периодов и подготовки отчетов;
• Назначьте ответственных за сбор данных и подготовку итоговых форм.

7. Внедрите регулярные управленческие встречи на основе отчетов:

• Свяжите управленческую отчетность с календарем совещаний; 
• Определите формат: какие отчеты рассматриваются на совещании, кто их представляет, как принимаются и фиксируются решения

Какие ограничения могут повлиять на работу

Даже правильно выстроенная управленческая отчетность имеет свои ограничения.

Ресурсы. В малом и среднем бизнесе редко есть отдельная финансовая служба. Поэтому система должна быть экономичной: ограниченный набор ключевых отчетов, разумная детализация, высокая степень автоматизации, с учетом возможностей компании.
Исходные данные. Не все бизнес‑процессы изначально оцифрованы, например, не всегда есть корректная история работы с клиентами по CRM. Поэтому нередко часть показателей приходится вводить вручную или настраивать процессы сбора данных.
Компетенции. Собственники и руководители компании могут не иметь достаточного опыта в работе с экономической информацией. Поэтому методология и формы отчетов должны быть несложными, а интерфейс программы — интуитивно понятным.
Изменчивость бизнес‑модели. В растущем бизнесе могут часто меняться направления деятельности, продукты, каналы сбыта. Это требует гибкости в методологии и настройке инструментов учета.
С учетом этих ограничений принципы управленческой отчетности помогают не перегружать систему, а выстроить ее постепенно, от базовых форм в Excel до специализированных программ и продвинутой аналитики.