Мероприятия после пандемии: чумовые вечеринки или максимальная дистанция?

Содержание статьи

1. Что делать ивент-компаниям?
2. Экономить деньги
3. Перейти в онлайн
4. Надеяться на лучшее, готовиться к худшему
5. Поработать над своим предложением
6. Помнить, что кризис не вечен
7. Оглянуться вокруг
8. Уделить время новым знакомствам
9. Резюмируем

В России в 2018 году объем рынка развлечений, по оценке сети компаний PWC, составил 21,7 млрд долларов, прогноз его роста — 6,5% в год. Но 2020 год перечеркнул все планы. Из-за угрозы распространения коронавируса 17 марта в России были запрещены массовые мероприятия, и ивент-компании остановили свою работу. Каждый регион сам определяет, какое мероприятие считать массовым. Так в Москве запрещены собрания более 50 человек, а в Краснодарском крае количество ограничено тысячей. Сейчас, спустя пять месяцев, ситуация почти не изменилась.

Ивент-компании объединяют много направлений работы: корпоративные мероприятия, праздники, концерты, свадьбы, детские дни рождения. Это бизнес, который приносит положительные эмоции. Но положение его сейчас незавидно: развлекать некого, а зачастую и негде – во многих регионах все еще закрыты рестораны. Из-за чего даже семейные праздники отменяются и переносятся.

Читайте также: Как ресторану выжить в кризис: 11 советов для тех, кто хочет остаться на плаву

Законодательные ограничения не единственная причина кризиса. Сейчас многие избегают скопления людей, так как все еще существует опасность заболеть COVID-19. Плюс месяцы без работы сказались на бюджете многих россиян, а от зрелищ проще отказаться, чем от хлеба.

Что делать ивент-компаниям?

Компании уже проверили, есть ли их ОКВЭД в перечне пострадавших отраслей, и получили причитающуюся господдержку: субсидии, кредитные каникулы и отсрочку по уплате налогов и взносов, попробовали удаленку, провели переговоры о снижении платы с арендаторами, изучили статьи о том, что делать во время карантина и какие книги стоит прочесть. Что еще сделать для компании, чтобы помочь ей пережить кризис?

1. Экономить деньги:

В первую очередь, сокращать большие расходы. Нет смысла экономить бумагу, распечатывая документы с двух сторон, а вот подумать об уменьшении налогов можно и нужно. Больше идей оптимизации можно найти в нашей статье. Главное – не сеять панику среди коллектива и не отказываться от того, что помогает зарабатывать. Сейчас ваши подчиненные больше всего нуждаются в сильном лидере. Большинство руководителей не умеют говорить о ситуации в компании, но иногда просто необходимо объяснить людям, куда вы движетесь.

Начните считать доходы и расходы. На бумаге, в Excel, в сервисе ПланФакт. Это покажет, какие проекты приносят деньги, а какие убыточны. Только имея реальные цифры для анализа, можно понять, как работает ваш бизнес.

Читайте также: Как внедрить ПланФакт, проанализировать прибыльность офисов и экономить 20 тыс. рублей ежемесячно. Кейс «Родной язык»

Пересмотрите сметы мероприятий, которые проводите, и внесите изменения с учетом новой ситуации: заложите снижение доходов и возможное увеличение издержек в связи с необходимостью соблюдения правил безопасности (расходы на дезинфекторы, перчатки, маски, медицинские справки).

Отладьте бизнес-процессы. Для этого представьте, как в идеале должна работать ваша команда, какие функции выполняет каждый сотрудник. Кто отвечает за поиск клиентов, как ведется работа с ними. Если у вас много важной информации, возможно, стоит внедрить CRM-систему. Четкие бизнес-процессы помогут избежать потерь времени и денег, а внимательное отношение к клиенту и учет его требований увеличат продажи.

2. Перейти в онлайн.

Напоминайте о себе в социальных сетях, чтобы клиенты не забывали про вашу компанию. Пока все скучают дома, у развлекательных сервисов растет трафик. Что можно сделать именно вам? Записывать веселые видео в Tik-Tok, вести музыкальные эфиры в Instagram, шутить в Twitter? Может быть, пришло время завести YouTube-канал? Помните, что в интернете есть только один шанс зацепить зрителя, используйте его по максимуму.

Несмотря на то, что во время самоизоляции проводились и онлайн-свадьбы, и дни рождения по видеосвязи, все-таки, корпоративы и семейные интернет-мероприятия остаются экзотикой. А вот бар-квизы нормально чувствуют себя в таком формате, пусть им и пришлось экстренно перестраивать рабочий процесс.

Александр Еланский, организатор игр «УмЗаРазум» в Брянске:

«Естественно, коронавирус и ограничение массовых мероприятий ударили по индустрии. Потому что вся ее суть в скоплении людей. По понятным причинам были отменены вечеринки «УмЗаРазум», концерты и выпускные. Все, что мы могли сделать, это перевести игру на удаленку. Было потрачено много сил, пришлось повозиться с техникой. Но онлайн-режим не может заменить атмосферу реальных игр. Вместо общения с командами, живого отклика, улыбок участников, бесед мы видели только безмолвную камеру.
С точки зрения бизнеса мы просели: вместо 40-50 команд сейчас играют 15-18. Нам постоянно пишут : «Когда уже живые игры? Когда все увидимся? Мы соскучились!». Поэтому мы с нетерпением ждем, когда рестораны заработают в привычном режиме»

Музыканты, как суперпопулярные, так и малоизвестные, проводят стриминги концертов. Зарабатывать здесь можно разными способами: через партнерскую программу с создателями сервиса, с помощью подписки или донатов (денежных переводов) от пользователей, рекламой товаров и услуг на своем канале.

Конференции и семинары тоже нашли свое место в интернете. Мероприятия в онлайне менее затратны и более экологичны: не нужно печатать множество флаеров и буклетов, проще договориться со спикерами, легче продать билеты. Смотреть конференцию можно в любом месте, где есть хороший интернет. Участники могут купить записи докладов или доступ ко всем материалам мероприятия, что дает дополнительную возможность для заработка организаторам.

3. Надеяться на лучшее, готовиться к худшему.

Пауза затянулась критически и ясных перспектив по возобновлению работы нет. Нужно брать ответственность на себя и решать, как и на чем можно заработать, а от чего отказаться. Чтобы подготовиться к разным вариантам, соберите своих сотрудников и проведите мозговой штурм для поиска новых решений. Продумайте три сценария развития ситуации – негативный, позитивный и наиболее вероятный. Что вы будете делать, если массовые мероприятия так и не разрешат? Если начнется вторая волна карантина, над чем будете работать?

Скорее всего, первыми начнут проводить мероприятия после пандемии организации, которые намерены сплотить коллектив и поддержать боевой дух. Возможно, стоит обратить внимание на это направление. Обратите внимание, что праздники на свежем воздухе имеют меньше ограничений, поэтому можно сделать предложение для открытых площадок.

В условиях самоизоляции люди стали больше готовить сами, некоторые заинтересовались кулинарией. В этом направлении могут быть востребованы мастер-классы и курсы, в том числе, и по видеосвязи.

Неизвестно, сколько продлятся ограничения и как быстро восстановится спрос на массовые мероприятия после пандемии, поэтому пока не стоит тратить то, что отложено на «черный день». Период самоизоляции дал отличный урок финансовой грамотности — формировать резерв необходимо. Когда ситуация наладится, займитесь созданием финансовой подушки безопасности.

Сергей Перекатнов, креативная группа «Горячо!»:

«Карантин фактически остановил работу ивент-компаний. В самом начале казалось, что выгребем, наш креатив и задор нам помогут. Но выяснилось, организовывать мероприятия просто некому! Наши клиенты – организации. Массовые мероприятия запрещены, поэтому корпоративы и мероприятия делового характера невозможны.
Первые шаги у нас были невеселыми. Мы решили отказаться от лишних затрат (аренда помещения, интернет, телефон, уборка), уговорили себя, что офис не нужен, съехали. Имущество развезли по знакомым и складским помещениям. Сейчас осознали, что болезненное решение было правильным и помогло сэкономить деньги.
Следующий шаг – найти другие пути заработка. Решили перейти в онлайн. И уткнулись в то, что наши постоянные клиенты еще сами не поняли как им перестроится и использовать текущую ситуацию. Коммерческие предложения по онлайн-корпоративам были встречены с энтузиазмом, но осели в недрах клиентских кабинетов. На рынке B2B все затухло.
С ослаблением режима публика ринулась на свободу, что вызвало повторные волны заражений. Но массового страха и истерии вокруг карантина уже нет, есть усталость от нерешительности чиновников и отсутствия доверия ко всем. Это ощущается в регионах, в частности, в Саратове.
В случае снятия ограничений будет небольшой всплеск интереса. Но опасения останутся. Думаю, B2B услуги будут урезаны из-за того, что многие просто остались без работы на 4 месяца, и нет денег на праздничные мероприятия после пандемии. Ходят устойчивые слухи о второй волне ограничений. И это пугает»

4. Поработать над своим предложением.

Придумайте новые предложения и усовершенствуйте старые, создайте яркие презентации, опубликуйте информацию на сайте и в социальных сетях, привлеките трафик из бесплатных источников. Клиенты любят комплексные решения, например, услуга «Ваш праздник от А до Я», с градацией по цене, в зависимости от включенных опций.

Правильная упаковка и понятная информация на сайте помогут людям, не разбирающимся в нюансах организации праздников, выбрать вариант по душе. Обязательно продумайте более экономные предложения – это будет актуально для людей, доходы которых сократились из-за кризиса.

Можно сделать продукт «под ключ» – собрать готовый набор для проведения тематической вечеринки или детского дня рождения: аксессуары для украшения квартиры, сценарий, реквизит для конкурсов и фотографий. А поздравить именинника может его любимый герой по видеосвязи.

Станислав Коробов, директор по маркетингу агентства детских праздников «МореШоу»:

«Вся сфера развлечений пострадала с самого начала эпидемии: все площадки для проведения мероприятий были закрыты, а массовые скопления людей запрещены. Если мероприятия для взрослых закрывались, в основном, только после выхода соответствующих заявлений от власти, то детские начали отменяться еще раньше.
Пришлось очень быстро отказаться от всех расходов, которые прямым образом не влияют на прибыль. В первый месяц после «жесткой» оптимизации было непривычно и немного некомфортно, но сейчас мы стали еще более эффективны в соотношении расходов и прибыли.
За первые две недели все наши оффлайн мероприятия упали практически до нуля, а выручка сократилась на 95%. Мы не спали ночами на протяжении двух недель, чтобы быстро вывести на рынок новый продукт, который еще никогда не делали.
На руку сыграло и то, что родители, которые остались с детьми 24/7, начали очень уставать. Социальные сети заполнились просьбами: «Пожалуйста, займите моего ребенка чем-нибудь, хотя бы на час!». И спрос резко вырос. Мы начали отбивать затраты сразу же, каждый день наблюдали как спрос растет, а конкуренция за рекламу падает. Это позволило нам очень быстро вырасти до таких оборотов, чтобы компания могла относительно спокойно пережить кризис.
В итоге, в результате пандемии, мы не просто выжили, а выросли, стали более эффективны и получили к себе в ассортимент совершенно новый продукт с высоким спросом»

Если вы все-таки проводите мероприятия, важно уделить максимум внимания безопасности. В первую очередь, речь о социальной дистанции. Придется продумать рассадку гостей, чтобы избежать возможного заражения.

Интересный способ проведения мероприятий с соблюдением социальной дистанции — формат Drive-In: публика посещает музыкальные фестивали, кинотеатры и концерты, не выходя из своих машин. Звук транслируется по радио.

Не лишним будет позаботиться о средствах дезинфекции и масках. Обязательно отметьте это на своих сайтах и социальных сетях – пусть клиенты увидят, что вы ответственно относитесь к вопросу.

5. Помнить, что кризис не вечен.

Индустрия развлечений страдала от кризиса и в 2008 году, и в 2015, но всегда восстанавливалась. Люди не перестанут хотеть новых эмоций, мероприятия после пандемии обязательно возобновятся. Неизвестно, какие будут требования к безопасности, насколько дорого будет их выполнять. Будет ли нужна социальная дистанция, контроль температуры на входе, обязательная раздача масок и справка об отсутствии коронавируса у организатора? Эти расходы увеличат стоимость проведения мероприятий. С другой стороны, ивент-компании сейчас не могут работать и будут рады любым заказам, что может привести к снижению цен.

Александр Борисов, организатор игр «УмЗаРазум» в Брянске:

«Мне кажется, после отмены ограничений будет повышение спроса. Люди соскучились по «живой» атмосфере. Тем более, за 4 с небольшим года существования игры, повышения цен не происходило, а во время периода самоизоляции было даже снижение стоимости, поэтому участие в игре не так бьет по карману»

Сразу после снятия ограничений напомните о себе. Сделайте скидку для новых или постоянных клиентов, предложите дополнительные услуги в подарок, включите информацию о спецпредложениях в свою рассылку, запустите рекламу.

6. Оглянуться вокруг.

Проанализируйте работу конкурентов. Копировать чужие идеи не нужно, но почерпнуть вдохновение и найти новые пути развития – полезно. Что они делают лучше вас? Интереснее ведут социальные сети? У них есть пакетное предложение? Они публикуют цены на сайте и оперативно отвечают на вопросы? Они сильнее в нетворкинге или построении личного бренда?

Как найти компании для анализа:

• представьте, что вы клиент, и задайте запрос в поисковых системах;
• посмотрите информацию по хэштегам в социальных сетях;
• проанализируйте доски объявлений, например, Авито;
• спросите у менеджеров, которые работают с клиентами напрямую, кого чаще упоминают;
• поинтересуйтесь у клиентов, о каких компаниях они слышали;
• изучите рейтинги специалистов на тематических сайтах-агрегаторах.

Выберите критерии, по которым будете проводить анализ, и установите шкалу баллов, например, от 1 до 10. Дополнительно можно назначить вес параметра, чтобы менее важные показатели незначительно повлияли на итог. Делать аудит удобно в таблице, в ней можно указать, какие направления анализируются, сколько баллов по каждому критерию назначается конкуренту, а также подсчитать итоговые суммы.

На основе полученных данных можно сделать выводы — кто лидирует в отрасли, чье предложение самое выгодное и у кого самый понятный сайт. Так вы легко определите, как развиваться дальше.

7. Уделить время новым знакомствам.

Иногда нетворкинг работает лучше самой эффективной рекламы. Организация праздников – это сфера, где все друга друга знают и рекомендуют. Ведущие подскажут оператора, оператор – фотографа, фотограф – фокусника и танцевальный ансамбль. Развивайте и укрепляйте социальные связи, они могут принести вам новые заказы.

Где можно найти новые контакты? Чаще всего знакомятся на мероприятиях, но сейчас эта возможность ограничена. Можно поискать тематические онлайн-конференции, а можно организовать их самостоятельно, разослав приглашения коллегам. Не стоит превращать виртуальное собрание в презентацию своего бизнеса — дайте всем участникам несколько минут на то, чтобы рассказать, чем они занимаются и как могут быть полезны. Не обязательно общаться по видеосвязи, возможно, вам больше подойдет чат в Telegram, где соберутся коллеги из ивент-индустрии.

Поищите в социальных сетях партнеров из своего региона, посмотрите, как они работают, почитайте отзывы, спросите их клиентов, понравился ли им результат. Если все хорошо — предложите обменяться контактами и рекомендовать друг друга.

Если вы сами провели мероприятие и публикуете информацию об этом, укажите тех, кто работал вместе с вами, поблагодарите за сотрудничество. Возможно, в благодарность, вас упомянут в ответ или сделают репост вашего сообщения. Все это дает дополнительные точки контакта с потенциальным клиентом.

Екатерина Разина, фотограф:

«После запрета массовых мероприятий все будущие контракты на съемки оказались под угрозой. Клиенты отменяли торжества, переносили свадьбы, некоторые мероприятия сразу сдвигались на 2021 год. В результате большинство коллег получили более насыщенный график в августе и сентябре. Преимущественно это камерные свадьбы до 30 человек на открытых верандах и в загородных коттеджах.
Портретная фотография предполагает контакт с людьми и не может выполняться в условиях введенных ограничений. В течение 2,5 месяцев самоизоляции пришлось переключиться на работу с архивами, онлайн-преподавание и коммерческую ретушь. Преподавание и дистанционная работа показали себя эффективно. Однако отмечу сокращение доходов на 30-60% по каждому из видов моей деятельности, связанной с фотографией в 2020-м году.
Сразу было понятно, что сфера будет восстановлена в полной мере одной их самых последних. Была предпринята попытка добиться включения ОКВЭД 74.20 «Деятельность в области фотографии» в список наиболее пострадавших отраслей, но в окончательные федеральные списки, к сожалению, код так и не вошел.
Выражу традиционное мнение: «Мир не будет прежним». Наблюдаются тенденции в сторону сокращения бюджетов; мероприятия не становятся «дешевле», скорее становятся менее массовыми. Растет спрос на экспресс-съемки, клиенты чаще выбирают почасовые пакеты, нежели полные. В целом, люди хотят жить здесь и сейчас.
Хотелось бы сконцентрировать внимание на формировании сообщества свадебных специалистов, чтобы, в том числе, избежать демпинга среди коллег. В случае второй волны нам это очень пригодится»

Резюмируем

Компаниям, чей девиз «мы свое призванье не забудем, смех и радость мы приносим людям», сейчас не до смеха. Неясные перспективы по снятию ограничений и возможность второй волны коронавируса не добавляют оптимизма. Что делать тем, кто работает в индустрии развлечений:

1. Внимательно относиться к деньгам.
2. Переходить в онлайн.
3. Рассмотреть новые направления работы.
4. Усовершенствовать свой продукт.
5. Верить в лучшее.
6. Проанализировать предложения конкурентов.
7. Заводить новые знакомства.

Ограничения обязательно снимут и первые мероприятия после пандемии не заставят себя долго ждать. Люди хотят общаться и веселиться, они придут в рестораны и клубы, на новогодние корпоративы и тим-билдинги, будут играть свадьбы и проводить дни рождения. Осталось только чуть-чуть потерпеть.