Как внедрить ПланФакт и экономить 20 тыс. рублей ежемесячно. Кейс «Родной язык»

Александр Пушкарев, генеральный директор сети лингвистических центров «Родной язык», рассказал:

• как сократить время на учет;
• как оценить прибыльность офисов;
• как экономить 20 тыс. рублей ежемесячно.

О компании

Компания Александра, «Родной язык» – это сеть лингвистических центров для иностранцев. Центр делает переводы официальных документов для желающих получить гражданство РФ, а также проводит обучение и готовит к государственному тестированию по русскому языку. Основные клиенты – физические лица, но компания также работает и с юридическими лицами, для которых функционирует бюро переводов. В бюро можно заказать перевод более чем с 60-ти языков. Александр основал компанию в 2009 году, и с тех пор сеть расширилась до 11 офисов. В штате работает 19 сотрудников.

Проблемы и задачи

С момента основания компании Александр самостоятельно вел учет в Excel, а затем в Google-таблицах:

«Работать в Excel непросто, а вносить данные долго, очень долго. Делегировать процесс я не мог, так как не был уверен во внимательности сотрудников»

Учет отнимал много времени, а желаемого результата так и не приносил:

«У нас есть постоянные и переменные затраты, есть те, что относятся к конкретному офису, есть те, которые нужно разделить между несколькими офисами. Когда я начинал вести учет, это было сложно реализовать. Нужно было самому искать формулы, вводить их, работать с ошибками.
Чтобы проанализировать месяц нужно было сесть и потратить целый рабочий день. И все равно что-то не сходилось: здесь забыли какую-то сумму, там что-то куда-то убежало, не так состыковалось. Пытаешься привести все к идеалу, но к восьми часам вечера ты плюешь: как получилось, так получилось»

Внедрение и организация работы

Александр приступил к поиску вариантов, которые позволили бы автоматизировать учет:

«Я начал искать систему, чтобы полностью вести учет в ней, без кучи таблиц. Подумал про CRM – не то. Взял «1С:Управление нашей фирмой». Несмотря на то, что «1С» ее презентует как легкую в освоении систему, она мне такой не показалась. Я потратил целые выходные: сидел, разбирался, все внес. Но не пошло, почувствовал, что во мне отторгается все, и через неделю вернулся к Google-таблицам и параллельно продолжил поиски.
В рекламе увидел ПланФакт, пощелкал – понравился интерфейс, удобно. Вбил данные, но потратил много времени с непривычки, когда рука не набита, учет идет тяжело. Снова обратился к таблицам, но уже понял, что в них все сложнее, чем в ПланФакте. Вернулся к сервису и с тех пор веду учет только в нем»

Как собственнику, Александру было важно, чтобы сервис решал определенные задачи:

«Главное для нас в тот момент – понять себестоимость и выявить сезонность. Мы нашли это в ПланФакте, а дополнительным бонусом, который очень порадовал, стала скорость внесения операций. ПланФакт никогда не зависает. Каждый день я вношу множество операций и ждать ответа сервиса после каждого клика было бы очень утомительно. За год работы в ПланФакте ждать не пришлось ни разу!»

Результаты

1. Сократили время на учет:

«В начале каждого дня я переношу финансовые данные из отчетов по офисам в ПланФакт и трачу на это минут 15. До ПланФакта на внесение данных времени уходило гораздо больше, а результат оставлял желать лучшего»

2. Отследили прибыльность офисов:

«У нас есть сезонность и, благодаря ПланФакту, мы смогли ее отследить. Вместе с ней мы проанализировали прибыльность по каждому из офисов. Выяснили, что один из них работает с минимальной прибылью – 5 тысяч в месяц. Планируем перенести его в другое место и оценить результаты этого решения»

3. Сократили издержки и экономим 20 тыс. рублей в месяц:

«ПланФакта помог нам обратить внимание на стоимость курьерской доставки. Пришли к выводу, что дешевле нанять курьера в штат, чем пользоваться услугами других компаний. Это решение экономит нам 15 тысяч рублей в месяц. Дальнейший анализ издержек показал, что можно еще оптимизировать затраты на связь. Перешли с корпоративных тарифов у крупного оператора на IP-телефонию и стали экономить еще около 5 тысяч рублей ежемесячно»