Как спрогнозировать кассовый разрыв и найти проблемные платежи в ПланФакте

Кассовый разрыв возникает, когда компании не хватает денег для выполнения обязательств, хотя бизнес в целом может быть прибыльным. Например, поставщики требуют предоплату, а клиенты платят с отсрочкой.

Чтобы заранее выявить такую ситуацию, в ПланФакте учитывают не только фактические поступления и выплаты, но и плановые операции. На их основе формируется платежный календарь, который показывает, хватит ли денег для предстоящих платежей.

В рубрике «Эксперт отвечает» Екатерина Клименкова, старший специалист клиентского сервиса ПланФакта, объясняет, как спрогнозировать нехватку денег, найти проблемные платежи и скорректировать финансовые планы.

Как спрогнозировать кассовый разрыв в ПланФакте

Рассмотрим на примере, как спрогнозировать кассовый разрыв в ПланФакте.

На счете компании есть 500 000 ₽. При этом запланированы две выплаты: 300 000 ₽ — 12 ноября и 400 000 ₽ — 15 ноября. Следующее поступление в размере 500 000 ₽ ожидается только 2 декабря.

Добавим эти поступления и выплаты в ПланФакт как плановые операции с неподтвержденными датами. Платежный календарь рассчитает будущие остатки и покажет, что 15 ноября на счете возникнет нехватка 200 000 ₽. Так компания сможет заранее обнаружить кассовый разрыв и подготовиться к нему.

ПланФакт также предупредит о возможном кассовом разрыве с помощью цветового индикатора в шапке профиля:

• Желтое предупреждение означает, что на одном из счетов недостаточно средств для запланированных платежей, но нехватку можно покрыть деньгами с других счетов компании.
• Красное предупреждение появляется, если на остальных счетах компании тоже недостаточно денег. В этом случае по текущему плану компания не сможет выполнить все запланированные платежи.

Как учитывать просроченные операции

Просроченные операции могут влиять на прогноз, поэтому их обязательно нужно проверять. Просроченная операция не обязательно сама создает разрыв. Важно проверить, ожидается ли еще эта операция, и скорректировать дату, если она изменилась.

В ПланФакте операция считается просроченной, если наступила дата оплаты и/или начисления, но выбранная дата не подтверждена. С такой операцией можно выполнить одно из трех действий:

1. подтвердить дату, если операция действительно состоялась,
2. изменить дату, если срок платежа перенесли,
3. удалить операцию, если она больше не актуальна.

Как найти проблемные платежи в календаре Beta

Чтобы разобраться, какие именно платежи формируют кассовый разрыв, перейдите в раздел «План» → «Платежный календарь Beta» и откройте ноябрь.

В ноябрьском календаре отобразятся выплаты 12 и 15 ноября. Дата 15 ноября будет выделена красным, поскольку прогнозируемый остаток на конец дня станет отрицательным. Ожидаемое поступление 2 декабря можно увидеть, переключившись на декабрь.

Нажмите на 15 ноября, чтобы открыть список операций за этот день. Так вы сможете увидеть, какие из них запланированы на дату разрыва

По умолчанию просроченные операции не учитываются в прогнозе Beta-календаря. Чтобы проверить, как они влияют на остатки, включите переключатель «С учетом просроченных».

Как подробно проверить остатки по счетам

В Beta-календаре удобно находить даты, когда денег может не хватить. Если нужно подробнее изучить остатки по счетам и операции, которые на них влияют, используйте табличную версию платежного календаря.

Для более подробного анализа перейдите в раздел «План» → «Платежный календарь» и установите:

• источник → «Движение денег»,
• отображение → по дням
• период → с 12 ноября по 2 декабря.

В нижней части таблицы отображаются остатки по счетам на каждую дату. Найдите 15 ноября: в нашем примере прогнозный остаток будет равен − 200 000 ₽.

Нажмите на ячейку с нужной датой, чтобы увидеть операции, из которых складывается остаток. Если в ячейке есть желтый восклицательный знак, значит, в списке есть просроченные операции. Нажмите на этот знак, чтобы посмотреть только их.

Как устранить кассовый разрыв

Если обнаружен кассовый разрыв, определите, как его устранить: перенести платеж, ускорить поступление денег, найти другой источник финансирования или изменить очередность выплат.

После корректировки плана снова проверьте платежный календарь, и в Beta, и в табличном виде. Проверьте, удалось ли устранить разрыв и не появилась ли нехватка денег на другие даты.

Екатерина Клименкова делится советом:

«Заглядывайте в платежный календарь заранее, чтобы понимать, хватит ли денег на предстоящие платежи. Если видите, что в какой-то день денег может не хватить, посмотрите, какие именно операции создают такую ситуацию и когда ожидаются поступления. Возможно, какой-то платеж получится перенести или клиент сможет оплатить раньше. Главное — заметить это заранее, чтобы было время все спокойно решить, а не искать деньги в последний момент».