Как наладить финансовый учет, сократить свое время и поднять рентабельность. Кейс Credu

Глеб Долматов, собственник группы компаний Credu, рассказал:

• как освободил свое время;
• как сократил время бухгалтера;
• как увеличил рентабельность проекта на 15%.

О компании

Группа компаний Credu состоит из нескольких юридических лиц, каждое из которых представляет отдельное направление: школа рисования Imagination (курсы прошли уже более 20 тыс. человек), курсы кондитерского искусства Sweets Academy (курсы прошли более 9 тыс. человек), курсы первой помощи детям, курсы по рисованию в Adobe Illustrator и Adobe Photoshop и разработка универсальной платформы для обучения, аналитики и продаж в сфере онлайн-образования. В штате работает 50 сотрудников, остальные — на аутсорсе. Компания Credu представлена офисами в двух городах — Барнауле и Москве. Месячный оборот компании сегодня — 9,5 млн рублей, к концу года Глеб планирует увеличить оборот до 12 млн рублей в месяц. Его главная цель — создать большую образовательную платформу, которая позволит ученикам проходить обучение, а другим проектам легко подключаться к Credu или открывать свои проекты с помощью платформы онлайн-образования, разработанной командой Глеба.

Проблемы и задачи

Финансовым и управленческим учетов в Credu занимались трое:

«Я вел учет вместе с бухгалтером и финансистом в Excel. Учет был построен так: бухгалтер составлял 2 отчета — ДДС и Баланс, и скидывал их мне раз в месяц. Я сверял эти отчеты с транзакциями, которые я вел в третьей таблице. В таком режиме мы проработали 2,5 года. Со временем поняли, что для полной загрузки финансиста объема работы не хватает, поэтому с ним пришлось расстаться. Его обязанности частично взял на себя помощник бухгалтера»

По мере роста компании стали появляться проблемы:

«Чем больше становилась компания, тем чаще приходилось добавлять к табличке все больше и больше новых людей. У бухгалтера не было доступа к моим таблицам, поэтому каждую неделю приходилось добавлять сотрудников по ее просьбе»

Работа с таблицами была сложной и неудобной, не хватало аналитики, поэтому Глеб стал искать варианты.

Внедрение и организация работы

Первым, при поиске вариантов, Глеб обнаружил специализированный сервис конкурента:

«Сначала попробовал одного из ваших конкурентов, но у них мне не хватило функционала. Задача была, чтобы все операции загружались из Тинькофф банка напрямую и статьи расходов можно было группировать. Их функционал, к сожалению, мои задачи не решил и не смог заменить мои таблицы»

Глеб продолжил поиски в интернете, а также спросил совета у знакомых. Коллеги посоветовали ему ПланФакт:

«Зарегистрировался, посмотрел. Мне понравилась поддержка, очень хорошая, объяснили все, как разворачивается и настраивается. Подключил счета, посмотрел, как работает, перенес статьи расходов, убедился, что все хорошо. И после этого сразу оплатил подписку. Затем перешли и мои партнеры. Мне нравится, что есть группировка по статьям расходов и их вложенность»

Сейчас добавлением расходов занимается бухгалтер или его помощник, а Глеб контролирует все онлайн и теперь точно знает сколько денег на счетах:

«Из отчета можно провалиться в любую статью расходов и посмотреть конкретные детали, бухгалтера просить не надо»

Все это помогает избегать возможных кассовых разрывов и внушает уверенность в принятых решениях.

Результаты

1.Сократили время собственника в 3 раза:

«Сверка табличек и движения денежных средств ранее занимали у меня дня 3 ежемесячно. Сейчас это занимает всего 1 день, я выгружаю данные из ПланФакта, готовлю требуемые мне отчеты и считаю дивиденды»

2. Сократили время бухгалтера в 2 раза:

«Благодаря интеграции с банком, у бухгалтера сократилось время на разнесение операций в 2-2,5 раза. Так большое количество проектов и внушительный объем финансовых данных не сдерживают наш рост и с ПланФактом нам легко масштабироваться и запускать новые проекты»

3. Увеличили рентабельность на 15%:

«На основе показателей из ПланФакта в течение года мы поменяли технологию подхода к работе с продюсерами и скорректировали мотивацию. Сейчас продюсеры могут управлять рентабельностью и влиять на ее рост напрямую, как сокращая неосновные расходы, так и увеличивая бюджет на рекламу. Так по одному из проектов мы уже увеличили рентабельность с 25 до 40%»

4. Регулярно оптимизируем расходы:

«Благодаря ПланФакту, я регулярно мониторю расходы и сразу вижу малейшее отклонение от бюджета. Основные статьи расходов у нас это: реклама и фонд оплату труда, остальные — не влияют на результат напрямую и их можно сократить. Удобно, что все это можно контролировать в одном окне»