Как работать с бюджетом и платежным календарем в ПланФакте: инструкция и типичные ошибки

Бюджет и платежный календарь помогают планировать финансы бизнеса, но решают разные задачи. Один позволяет контролировать выполнение финансового плана, другой — следить за остатками денег и заранее выявлять кассовые разрывы. Чтобы эффективно управлять финансами, важно понимать, когда использовать каждый инструмент.

В рубрике «Эксперт отвечает» Марина Фирсина, ведущий специалист клиентского сервиса ПланФакта, объясняет, чем отличаются бюджет и платежный календарь, как работать с ними в ПланФакте и каких ошибок стоит избегать.

Бюджет — для контроля финансового плана

Чтобы спланировать прибыль на несколько месяцев вперед, предприниматели составляют план доходов и расходов с разбивкой по статьям. Такой подход называется бюджетированием, а сам план — бюджетом.

При этом подходе плановые цифры по каждой статье фиксируются. В течение месяца фактические доходы и расходы сравнивают с запланированными показателями. Если по итогам месяца доходы достигли запланированного уровня, а расходы не превысили установленный лимит, бюджет выполнен.

В ПланФакте доступны два вида бюджета:

• Бюджет доходов и расходов (БДР) — помогает планировать доходы, расходы и прибыль компании. Показывает, насколько фактические результаты соответствуют плану.
• Бюджет движения денежных средств (БДДС) — помогает планировать поступления и выплаты, контролировать денежные потоки и оценивать, сколько денег потребуется бизнесу за выбранный период.

Оба инструмента помогают контролировать выполнение финансовых планов, но решают разные задачи.

Как начать работать с бюджетом

1. Перейдите в меню «План» → «Бюджет» и выберите нужный вид: БДР или БДДС.
2. Нажмите «Создать», укажите название и период. При необходимости — юрлицо или проект.
3. Заполните план по статьям: используйте суммы из существующих операций, которые предложит ПланФакт, или внесите значения вручную.
4. Для контроля включите переключатели «Факт» и «Отклонение» над таблицей. Так вы в любой момент можете сравнить план и факт и оценить, насколько планы по доходам и расходам реализуются в действительности.

Бюджет не показывает, хватит ли денег на счетах в конкретный день. Если план на месяц выполнен, но крупный клиент оплатил с задержкой, а зарплату выплачивать завтра — бюджет этого не увидит.

Платежный календарь — для прогнозирования движения денег

Даже прибыльные компании сталкиваются с временной нехваткой денег — кассовым разрывом. Часто он возникает, когда клиенты платят с отсрочкой.

Чтобы заранее обнаружить разрыв, в ПланФакте используется платежный календарь. В него вносят все планируемые платежи на будущие даты — поступления и выплаты. Календарь показывает, хватит ли денег на счетах для запланированных выплат на конкретную дату.

При таком подходе плановые цифры по каждой статье вычисляются по формуле:

План = фактические платежи + будущие платежи.

Как начать работать с календарем

1. Перейдите в «План» → «Платежный календарь».
2. Выберите детализацию по дням или по неделям.
3. Нажмите на ячейку с нужной датой и статьей, чтобы добавить планируемое поступление или выплату.
4. Если в ячейке появился желтый восклицательный знак, значит есть просроченные операции. Нажмите на него, чтобы увидеть список.

Календарь не анализирует рентабельность — он отвечает только за то, чтобы деньги физически были на счете в момент платежа.

Типичные ошибки при работе с бюджетом и платежным календарем

1. Смотреть только на бюджет. Он может быть выполнен на 100%, но из-за отсрочек платежей и неравномерности поступлений деньги на счетах закончатся в середине месяца. Решение: дополнительно вести платежный календарь и вносить будущие поступления с реальными датами.
2. Заполнять календарь только фактом. Если вносить платежи только после оплаты, инструмент превращается в отчет о прошлом. Календарь работает, только когда вы планируете будущие даты.
3. Игнорировать просроченные операции. Желтый восклицательный знак сигнализирует, что плановая операция не выполнена в срок. Если его не нажать и не разобраться, прогноз остатков будет искажен.

Марина Фирсина делится советом:

«Если у вас небольшая компания с редкими платежами (несколько операций в неделю, один счет), начните с бюджета доходов и расходов. Он даст понимание, прибыльны ли вы в целом. Платежный календарь можно вести упрощенно, внося только крупные выплаты.

Если у бизнеса несколько счетов, ежедневные операции и клиенты с отсрочками, платежный календарь становится обязательным ежедневным инструментом. Бюджет в этом случае нужен для стратегического контроля прибыли (раз в месяц), а календарь — для оперативного управления деньгами (каждое утро)».