Карантин в компании: чем заняться предпринимателю дома
27.03.2020

Весь мир с тревогой следит за новостями о коронавирусе, им заражается все больше людей. Самая эффективная мера сдерживания COVID-19 – изоляция.

Ведущие компании организуют удаленную работу, чтобы не рисковать здоровьем сотрудников. Не каждый бизнес может себе это позволить, но, если у вас есть такая возможность – почему бы не попробовать?

Как провести карантин в компании с пользой? Можно использовать эту вынужденную паузу для анализа бизнеса и построения стратегии развития, можно заняться обучением и внедрением полезных привычек. Главное – не унывать и не поддаваться панике.

Организуем удаленную работу

Мы уже подробно рассказывали об организации удаленной работы в статьях об управлении удаленными сотрудниками и оформлении отношений с ними, поэтому напомним только самые основные моменты.

Если ваши сотрудники взрослые и ответственные люди, они понимают, что работа из дома – это не отпуск, все задачи должны быть выполнены качественно и в срок. Поэтому самое важное – определить приоритетные направления, четко зафиксировать перечень задач для каждого сотрудника и контролировать их выполнение.

В период карантина рекомендуем проводить регулярные совещания по видеосвязи, чтобы избежать ощущения изоляции. На собраниях можно уточнять текущие задачи и решать неотложные дела. Дублируйте их итоги в общий чат, чтобы закрепить договоренности и при необходимости легко найти требуемую информацию.

Общайтесь с сотрудниками по телефону или видеосвязи. Иногда звонок решает вопрос быстрее, чем переписка. Решения, принятые во время разговора, также нужно фиксировать.

Все встречи и созвоны вносите в календарь, лучше, если он будет общий. Такие возможности предлагают Google, Яндекс, Office 365. Напомните всем включить уведомления, так как зайти в кабинет и позвать на собрание заработавшегося сотрудника не получится.

Отлично, если в компании настроена CRM-система, многие сервисы предлагают облачные решения, с доступом из любой точки мира, где есть интернет. Также можно настроить хранение документов на сервере или в облачном хранилище.

Уделите особое внимание кибербезопасности, чтобы избежать утечки информации. А если хотите усилить контроль над сотрудниками, используйте системы учета рабочего времени.

Читайте также: Защита от утечек данных в бизнесе: как предотвратить и как бороться

Работа связана с приемом звонков? Настройте переадресацию вызовов с рабочего телефона на мобильный телефон сотрудника (обязательно предварительно согласуйте это с ним). Это платное решение, но оно позволит не потерять клиентов. Также можно использовать виртуальную АТС. Она будет особенно актуальна, если компания занимается «холодным» обзвоном. Самое время активизировать общение через социальные сети, это сделает вас ближе к клиенту.

Удаленная работа требует большой самодисциплины: дома все располагает к отдыху, могут отвлекать дети и другие члены семьи. Но есть и плюсы – не нужно тратить время на дорогу и сборы.

Когда вы работаете из дома, отделяйте рабочее время от отдыха. Перед началом работы лучше привести себя в порядок, чтобы быть более собранным, а после окончания – выключить компьютер и не отвечать по рабочим вопросам в мессенджерах. Так вы позаботитесь и о своих сотрудниках – у них тоже сбит режим, и есть риск потерять грань между работой и свободным временем.

Карантин в компании - Оформляем карантин в компании по закону

Оформляем карантин в компании по закону

1. Удаленная работа оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем работа признается дистанционной на определенный период или до совершения какого-то события, например, до нормализации эпидемиологической обстановки. На момент публикации статьи, во всех регионах введен режим повышенной готовности. Срок, отраженный в региональных распоряжениях, можно указать при оформлении дополнительного соглашения.

Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ об изменении условий трудового договора сотрудника нужно предупредить не менее, чем за два месяца. Естественно, сейчас это сделать невозможно. Но Трудовой Кодекс не запрещает работнику обратиться с заявлением о переходе на дистанционную работу. Чтобы избежать штрафов, лучше оформить соглашения на основе таких заявлений.

2. Издайте приказ о переводе сотрудников на удаленку. Его можно оформить в произвольной форме, но обязательно отразите в нем дату начала действия и перечень документов, которые послужили основанием для его издания.

3. Письменно уведомите всех сотрудников о переходе на дистанционную работу, продублируйте эту информацию в корпоративной рассылке и чатах.

По закону работодатель не должен обеспечивать сотрудника на удаленке оборудованием и программным обеспечением, но может это сделать. А вот компенсировать расходы на интернет и связь обязан. Такой же порядок действий предусмотрен и при переводе на карантин. Отразить суммы и порядок возмещения лучше всего в дополнительном соглашении.

Часть работодателей считает, что при переводе сотрудников на дистанционную работу, можно платить им меньше, но это не законно. Работник выполняет те же функции, значит, оклад уменьшать нельзя.

Денис Кучаев, генеральный директор «АТМ АЛЬЯНС»:

«У нашей компании много подразделений в регионах. В части из них работа изначально была организована дистанционно, поэтому для них карантин в компании не станет чем-то новым и незнакомым.
Из 1000 офисных сотрудников потенциально может работать из дома около 30%.
Сотрудники могут общаться в онлайн-формате, а контролировать выполнение работ можно через CRM.
Во время карантина нужно поддерживать свой привычный образ жизни и компенсировать отсутствие нагрузки другими активностями. Например, записаться на образовательные онлайн-курсы, участвовать в спортивных онлайн-марафонах или читать книги, чтобы с пользой провести время изоляции.
Предпринимателю важно контролировать выполнение своих задач и задач подчиненных, а также устанавливать собственные дедлайны»
Карантин в компании - Считаем деньги

Считаем деньги

Сейчас самое время оценить финансовую картину своего бизнеса. Например, с помощью нашего сервиса. Бесплатный пробный период длится 14 дней, как раз хватит на время карантина. Почему стоит обратить внимание на ПланФакт:

  • ПланФакт делает учет прозрачным и эффективным;
  • сервис интегрируется с банками, CRM-системами и «1С: Бухгалтерией», платежи распределяются по статьям автоматически;
  • ПланФакт подходит людям, у которых нет финансового образования, мы все уже продумали за вас.

Обратите внимание на отчеты:

  • Отчет о движении денежных средств покажет хватает денег бизнесу или нет, а также откуда они приходят и куда уходят.
  • Отчет о прибылях и убытках покажет эффективность бизнеса в цифрах.
  • Баланс покажет, как распределены деньги в текущий момент.

С помощью оценки рентабельности вы сможете понять, какие проекты приносят больше денег, а какие тянут вас на дно. В условиях грядущего кризиса и нестабильной экономической обстановки будет полезно знать ваши сильные и слабые стороны.

Оценили рентабельность? Обратите внимание на анализ расходов. Траты на аренду, корпоративную мобильную связь или банковскую комиссию – все это, скорее всего, можно оптимизировать. Также обратите внимание на зарплату сотрудников. Возможно для вас будет выгоднее перевести некоторых сотрудников на сдельную оплату? Или наоборот – устроить «сдельщиков» в штат.

Настройте платежный календарь, чтобы избежать кассовых разрывов и штрафов за несвоевременную оплату контрагентам.

Запланируйте бюджет доходов и расходов, чтобы увидеть, как работает бизнес и какую прибыль ожидать.

Держите финансы под контролем, трезвый взгляд на ситуацию – ваш главный помощник в кризис.

Читайте также: Управленческий учет в малом бизнесе. Как не тратить на него уйму времени?

Ищем поддержку

19 марта премьер-министр Михаил Мишустин объявил о трехмесячной отсрочке на уплату страховых взносов для малого и среднего бизнеса. В сферах, наиболее пострадавших от эпидемии (авиаперевозки, туризм, спорт, культура и искусство), введены налоговые каникулы. Этим предприятиям до 1 мая не будут направляться требования об уплате налогов, а также не будут приниматься решения об их взыскании. Мораторий, к сожалению, не предполагает отмены налогов и страховых взносов за этот период, но позволит оплатить их позже, когда ситуация стабилизируется.

Также в своем заявлении премьер-министр пообещал временную отсрочку платежей для тех, кто арендует государственное или муниципальное имущество. Тем, кто арендует коммерческую недвижимость, повезло меньше, им арендные каникулы не предоставляют.

Возможно, будут приняты и другие меры по поддержке бизнеса, следите за новостями, изучайте законы, постарайтесь найти компромисс с арендодателями, вдруг вам пойдут навстречу и снизят плату до стабилизации обстановки.

Карантин в компании - Развиваемся

Развиваемся

Пока никто не отвлекает и не подходит с просьбами решить очень срочные вопросы, можно подумать над стратегией развития. В какую сторону двигаться? Как поступить, если кризис затянется? Как диверсифицировать риски? Может, стоит застраховать бизнес?

В первую очередь, нужно проанализировать текущую ситуацию на рынке. Работаете в сфере информационных технологий? Перевести сотрудников на удаленную работу не составит труда. В онлайн-обучении карантин только добавит клиентов. Бизнес, связанный с оказанием услуг (фитнес-залы, салоны красоты), терпит убытки – посещаемость падает, сотрудников отправляют в вынужденные отпуска.

Следующий шаг – поработать над сильными и слабыми сторонами вашей компании. Если вы занимаетесь доставкой, наймите достаточное количество курьеров, обучите их и регламентируйте их работу. В период кризиса клиентоориентированность должна быть в приоритете, поэтому важно, чтобы они доставляли заказы в срок, не путали их и действовали по четкой инструкции.

Помните про принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Многие компании на время карантина уходят в онлайн: спортзалы ведут тренировки по Skype, кафе предлагают доставку или еду навынос, магазины активируют интернет-торговлю. Как это можно применить к вашему бизнесу? Может быть, пора усовершенствовать сайт, чтобы не терять прибыль?

Еще один вариант – развитие личного бренда. Сейчас отличный момент для того, чтобы начать профессиональный блог, рассказать о себе и своих сотрудниках на странице компании в социальных сетях, записать видео-обращение к клиентам.

Иван Панченко, заместитель директора Postgres Professional:

«Кризис бросает множество вызовов.
Первый – проверка команды. Готовы ли ваши сотрудники сохранять эффективность? Настроить удаленное рабочее место еще не значит обеспечить жизнеспособность офиса в период карантина. Командный дух при работе в режиме home office снижается. Ваша задача – сохранить профессиональные и социальные связи, пусть и на расстоянии.

Второй – планирование в период изменений. Как бы странно это ни казалось, именно сейчас наступило время проработки стратегии развития с учетом неопределенностей: как долго продлится карантин в компании, сколько будет стоить нефть, как изменится курс доллара. Как будет меняться перечень товаров и услуг, с какими поставщиками продлите контракты, на каких условиях планируете арендовать помещения и так далее.

Третий – чем заняться во время карантина? Самое время осваивать новые инструменты. Если раньше ваша компания не присутствовала в интернете – направьте все силы на то, чтобы исправить ситуацию. Если у вас уже есть такой опыт – инвестируйте в расширение, привлекайте трафик. Предлагайте постоянным и потенциальным покупателям то, что может быстро и легко закрыть их потребности»
Карантин в компании - Занимаемся образованием

Занимаемся образованием

Крупные онлайн-школы открыли бесплатный доступ к своим урокам и курсам. Если вы давно планировали изучить новое направление, научиться технике переговоров или подтянуть иностранный язык, самое время начать:

  • Проект «Открытое образование» предоставляет возможность пройти более 500 курсов по различным специальностям, в том числе, и для предпринимателей.
  • Бесплатные курсы на английском языке предлагают университеты Лиги Плюща, сюда входят ведущие учебные заведения США, включая Гарвард.
  • Образовательная платформа «Нетология» по промокоду STAYHOME на месяц открывает доступ к курсам о бизнесе, дизайне и маркетинге.

Читайте также: Книги для начинающих предпринимателей. Топ-10

Книжные сервисы также дают возможность не скучать в период карантина:

  • Сервис аудиокниг Storytel дарит бесплатный доступ на месяц.
  • Библиотека Smart Reading открыла доступ к своим книгам до 20 апреля.
  • MyBook по промокоду STAYHOME дает возможность прочитать все, что вам понравится из 150 000 книг.

Внедряем полезные привычки

Хотели начать делать зарядку по утрам, планировать день или отказаться от вредных привычек? Используйте эту возможность. Во-первых, сейчас больше свободного времени, во-вторых, внимание не рассеивается на дорогу до работы и обратно.

Сначала выберите то, на чем вы сосредоточитесь в эти две недели, например, зарядка. Заведите себе трек-лист, в котором будете отмечать прогресс. В нем на каждый день приходится одна ячейка, где вы ставите галочку, если задание выполнено. Это поможет вам не сдаваться, когда мотивация начнет угасать. Новых привычек может быть сколько угодно, но лучше выбрать 1-2, чтобы не перегореть. Спустя две недели карантина в мозгу будет сформирована новая нейронная связь, которая будет полезна и в обычной жизни.

Карантин в компании - Делаем выводы

Делаем выводы

Такая нестандартная ситуация, как карантин в компании, заставляет посмотреть на бизнес под другим углом. Кафе, кинотеатры и торговые центры терпят убытки, а производители антисептиков и аптеки процветают. Какие же возможности сейчас получает бизнес?

1. Попробовать удаленную работу.
Даже самые большие приверженцы работы в офисе переходят на удаленку. Для компании это возможность протестировать и улучшить бизнес-процессы. Если получится эффективно работать из дома, зачем тратить деньги на аренду офиса? Работа с удаленными сотрудниками дает больший выбор на рынке труда, можно не ограничиваться специалистами только из своего города, а нанять человека из любой точки мира.

2. Оценить сотрудников.
Для успешной удаленной работы важно четко распределить задачи и уметь выполнять их в срок. С одной стороны, сотрудников труднее контролировать, с другой, можно внедрить систему отчетов, в которых будет видно, сколько времени занимает работа и как специалист с ней справляется. Анализ этих отчетов поможет поднять продуктивность.

3. Проверить бизнес на прочность.
Наверняка такая нестандартная ситуация обнажит проблемы в работе. В то время, пока деловой мир замер в ожидании, есть шанс их устранить. Кризис пройдет, и, после стабилизации обстановки, ваша компания станет еще успешней.

Резюмируем

Карантин в компании – это не дополнительный отпуск и не возможность поработать из дома в пижаме. Меняется привычный уклад жизни, остается меньше рутины и появляется время на поиск новых идей.

Существует много решений, которые позволяют сделать работу из дома комфортной. Это облачные хранилища данных, CRM-системы, системы учета рабочего времени, ip-телефония и видеосвязь.

Во время карантина появляется шанс проанализировать работу компании, провести аудит финансов, наметить стратегию развития и научиться чему-то новому. Используйте его! И будьте здоровы.