Удаленный сотрудник. Как легализовать отношения?

Содержание статьи

1. Зачем работать с удаленными сотрудниками: плюсы работы
2. Минусы работы с удаленщиками и как их избежать
3. Что говорит закон
4. Способы легализовать отношения с удаленным работником
5. Легализация увольнения
6. Удаленный сотрудник: что о нем думают работодатели
7. Коротко повторим

Дистанционная работа становится все популярнее: согласно исследованию SuperJob, каждая четвертая российская компания привлекает удаленных сотрудников. 25% из них в штате и только 8% на аутсорсе, то есть работают без оформления в штат.

На самом деле, правильный термин — «дистанционный работник». Но мы будем говорить «удаленный», потому что так привычнее. А еще многие путают понятие удаленной работы и фриланса. Объясняем: удаленная работа — это когда вы работаете так же, как в офисе, на одного работодателя, только из дома. А фриланс — это подработка, когда один специалист выполняет разные задачи для нескольких заказчиков.

Зачем работать с удаленными сотрудниками: плюсы работы

1. Экономия

Если взять в штат удаленных работников, можно арендовать или обслуживать офис меньшей площади. Или вообще обходиться без него — так, например, работают многие интернет-магазины или компании, оказывающие онлайн-услуги. Также можно экономить за счет:

• снижения трат на обустройство рабочих мест — удаленный сотрудник сам покупает ПК, принтер, ксерокс, мебель;
• привлечения сотрудников из регионов — им можно платить меньше, чем тем, кто живет в столице, а эффективность труда может быть даже выше;
• экономии на налогах, отпускных, ЕСН и других отчислениях.

Экономить на налогах, отпускных и других отчислениях можно, если не оформлять сотрудников в штат. Как сделать это законно — расскажем дальше.

2. БОльшая эффективность труда

Когда набираете сотрудников в офис, они могут целый день играть в «Пасьянс», часто ходить на перекуры или просто имитировать бурную деятельность. Удаленные работники могут сами строить график, а вы будете оценивать только результат, особенно если предусмотреть попроектный формат оплаты.

Многие работодатели отмечают, что эффективность труда удаленных сотрудников выше на 15–20%. Согласно этому исследованию, 53% работодателей считают, что дистанционные работники трудятся так же, как в офисе, а некоторые говорят о том, что они работают лучше:

3. Круглосуточная работа

Если нужно обеспечить круглосуточную работу компании, например, организовать поддержку пользователей сервиса, можно просто нанять сотрудников из разных часовых поясов. Тогда каждый будет работать в удобное для себя дневное время, а ваши клиенты будут получать консультации круглосуточно.

Еще один плюс — возможность организовать работу по графику региона, в котором фактически находится компания. Например, если у вас есть интернет-магазин, продающий товары в Москве, склад находится тоже там, а вы сами живете в Новосибирске. Тогда лучше нанять удаленных менеджеров, живущих в столице, чтобы магазин работал по местному графику, а заказы обрабатывались вовремя.

Алексей Мешалкин, co-founder в Ricotio:

«Наша компания занимается поставками товаров категории нон-фуд в крупные интернет-магазины и маркетплейсы. Центральный офис расположен в Череповце, а сам бизнес — в Москве. У моих удаленных сотрудников главный плюс в том, что они живут в Москве, где мой бизнес идет, в то время как я в 500 км от столицы. Минусов не вижу»

4. Комфортные условия труда

Удаленные сотрудники работают в более комфортных условиях: им не нужно тратить время на дорогу и выбирать одежду, подходящую под дресс-код, чаще всего они сами планируют свой рабочий график. Кроме того, они экономят на проезде и офисных обедах.

Однако работа из дома подходит не всем — например, некоторым сотрудникам жизненно необходимо постоянно находиться в коллективе. А другие могут выгорать без постоянного общения с руководителем и поддержки с его стороны. Учитывайте это, если хотите работать с удаленщиками или переводить офисных работников на удаленную работу.

5. Найм специалиста любого уровня

Этот плюс особенно важен для бизнеса в регионах, где нет высококвалифицированных кадров. Удаленно вы можете найти специалиста любого уровня: программиста, раньше работавшего в Google, маркетолога с десятилетним опытом работы, классного дизайнера, работавшего с крупными брендами. Или билингва для переводов — человека, живущего в Италии, Испании, США или любой другой стране и знающего местный язык так же, как русский.

Алена Грибанова, главный редактор Кадрового портала ClubTK.ru:

«Абсолютным плюсом удаленных сотрудников является богатство выбора. Если сфера деятельности позволяет и у конкретного бизнеса нет географической привязки, руководитель получает возможность выбирать работника из наиболее мотивированных, подготовленных и квалифицированных претендентов из любой точки земного шара.

Кроме того, удаленный сотрудник — это отсутствие стационарного рабочего места. Можно не тратиться на стол, стул, компьютер, интернет, печеньки и чай — все это есть у сотрудника там, где он физически находится.

Если углубляться в нюансы, то есть и неочевидные преимущества.

Во-первых, удаленному сотруднику можно не оформлять трудовую книжку, и, соответственно, не надо думать, где ее хранить и что в ней писать — меньше бумажной волокиты.
Во-вторых, для удаленных рабочих мест не нужно проводить спецоценку условий труда, что очень экономит время и деньги работодателя»

6. Возможность продолжать работать с теми, кто не может приходить в офис

Не самый очевидный плюс — возможность продолжать работу с сотрудницами в декрете. Молодые мамы могут работать на полставки или по другому оговоренному графику, а вам не придется искать замену ценному работнику и платить полную зарплату новому сотруднику.

Также можно сохранить в штате классного специалиста, если он решил переехать в другой город и не может больше посещать офис.

Минусы работы с удаленщиками и как их избежать

1. Отсутствие полноценного контроля

Удаленные работники обычно менее собраны и организованы. А вы не можете их полностью контролировать, как тех, кто работает в офисе. Поэтому возрастает риск срыва сроков или просто некачественной работы.

Как избежать проблем: попросите их установить на ПК программу для отслеживания работы или просто платите за результат и премируйте за сдачу проекта раньше срока и другие выполненные KPI. Тогда сотрудники сами будут контролировать себя, чтобы заработать больше. Обязательно покажите работникам статью, как найти баланс между работой и личной жизнью.

Можно использовать разный софт, чтобы следить, чем занимаются работники. Например, Kickidler, WorkTime Monitor, StaffCop

2. Сложности в коммуникации

Обсудить что-то лично проще, чем писать письма, звонить или общаться голосовыми сообщениями. При личном контакте можно быстрее донести свою точку зрения, объяснить, что именно нужно сделать, или показать что-то на экране, а не пересылать кучу скриншотов и видео. Кроме того, личная коммуникация также помогает контролировать сотрудников.

Как избежать проблем: чтобы понимать, как решаются рабочие задачи, несколько раз в неделю проводите удаленные собрания в ZOOM, Skype или другом сервисе, который позволяет общаться по видеосвязи. Если это возможно, иногда приглашайте удаленных сотрудников в офис, чтобы познакомиться с ними поближе. Например, зовите их для получения вводных о проектах или их сдачи: на личной встрече легче передать информацию, объяснить непонятные моменты, быстро поправить пару деталей. Или используйте другие способы:

3. Документооборот

Когда работники находятся в офисе, все просто — можно подписать договор и другие бумаги на месте. С удаленными сотрудниками все сложнее: приходится использовать ЭЦП (электронную цифровую подпись), отправлять скан-копии по email или высылать бумаги почтой, курьером. Все это сложно, дорого и медленно.

Как избежать проблем: пропишите в договоре используемые средства связи и то, что все договоренности, достигнутые через них, имеют юридическую силу. Сам договор подпишите ЭЦП, вышлите его по Почте России или скан-копиями: других способов еще не придумали.

4. Долгий процесс отбора специалистов

Найти сотрудника в офис немного проще, потому что вы видите его на собеседовании и можете сразу протестировать его, а для экономии времени провести встречу сразу с несколькими кандидатами. Удаленным кандидатам можно выслать одинаковое тестовое задание и оценить его выполнение. Но бывает, что человек, показавший себя как хорошего специалиста на первом этапе собеседования, пропадает, срывает сроки или делает работу некачественно. Тогда приходится искать нового.

Как избежать проблем: почитайте нашу статью о том, как выбрать разработчика сайта, и примените советы к поиску других специалистов. Возьмите нескольких кандидатов на испытательный срок, а потом выберите лучшего и возьмите его на работу.

Андрей Сорокин, коммерческий директор Lemon.online:

«Вся наша команда разработчиков работает удаленно. Мы используем специальные сервисы, в которых видно контрольные точки проекта, а также регулярно проводим онлайн-планерки и совещания.

Из плюсов: многим удаленщикам важна гибкость условий, и это — конкурентное преимущество компании. Можно быстро найти требуемого или редкого специалиста, не привязываясь к месту расположения офиса компании. Или, например, масштабировать команду: часть специалистов привлекать на проектные задачи или с частичным вовлечением (например, тестировщиков).

Минусы, которые мы вынесли из своего опыта — не все люди могут качественно работать удаленно, нужно иметь высокий уровень самодисциплины. Зачастую люди путают понятия «удаленная работа» и «фриланс», поэтому некоторые относятся к удаленной работе как к подработке. Также бывает трудно следить за развитием удаленного специалиста»

Что говорит закон

В Трудовой Кодекс Российской Федерации еще в 2013 году внесли изменения, регламентирующие удаленную работу. Согласно Кодексу, так называется «работа, при выполнении которой сотрудник находится вне стационарного рабочего места, контролируемого работодателем лично либо через представителей, а связь между работником и работодателем поддерживается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет».

Работодатели могут нанимать удаленных сотрудников, не регистрируя для этого отдельное подразделение. А работники могут сами выбирать комфортное для работы время, если иное не указано в договоре. При этом закон прописывает, что в договоре обязательно должны быть следующие условия:

• процедуры и условия использования оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных или рекомендованных работодателем;
• процедуры и условия предоставления отчетности о выполненной работе;
• условия о компенсации за использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, принадлежащих работнику;
• правила компенсации иных издержек, которые работник несет в связи с выполнением дистанционной работы.

В остальном документ остается прежним. Вы заключаете с сотрудником обычный трудовой договор, по которому оплачиваете больничные, отпуск, отчисляете за него налоги и так далее.

ТК РФ предусматривает возможность электронного документооборота. Вы указываете в электронном договоре ваш адрес и высылаете его по email, а потом в течение трех дней отправляете работнику бумажную копию документа. Если увольняете сотрудника, отправляете бумажную копию приказа в день его выхода. Остальные документы можно передавать только по email без бумажных копий.

Кроме трудового договора, закон разрешает использовать другие формы для оформления отношений между работодателем и сотрудником. Дальше расскажем какие.

Способы легализовать отношения с удаленным работником

Сотрудника можно никак не оформлять и оплачивать ему работу переводами на карту или электронные кошельки. Но это опасно:

• трудовая инспекция или налоговая могут оштрафовать компанию, если найдут неоформленных сотрудников при проверке.
• в случае проблем с работником, вы практически не сможете на него повлиять. Он может сорвать сроки или использовать по своему усмотрению предоставленные вами базы контактов, программное обеспечение или конфиденциальную информацию.

Чтобы не было проблем с законом и сотрудниками, лучше легализовать отношения со всеми удаленными работниками. Для этого есть несколько типов договоров.

Трудовой договор

Здесь все так же, как и при обычном трудовом договоре, только вы не храните трудовую книжку сотрудника и должны прописать в документе особые условия — о них мы рассказывали выше. Вы платите за сотрудника налоги и отчисления, оплачиваете больничные и отпуск, можете требовать от работника присутствия на связи в определенные часы или определенное количество часов работы. Также вы назначаете фиксированный оклад и можете давать премии: по своему усмотрению либо за выполнение определенных KPI.

Срочный трудовой договор

В части 1 статьи 59 ТК РФ указано, что его можно заключать строго в определенных случаях. Например, при сезонных работах, для проведения работ, выходящих за рамки основной деятельности, при отправке за границу. В большинстве случаев работодатели заключают срочный трудовой договор с «лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой». Эта формулировка подходит большинству сфер бизнеса.

У срочного договора есть особенности. В нем можно не прописывать условия, присущие обычному договору с удаленными сотрудниками. Но нужно четко прописать дату завершения работ или задачу работника: в последнем случае договор будет расторгнут, как только он ее завершит. Договор можно заключать на срок не более 5 лет, а работник получает стандартные права — вы оплачиваете ему отпуск и больничный, платите налоги и отчисления.

Обычно срочный договор используют, когда не уверены в новом сотруднике. Если все проходит хорошо, с ним заключают обычный трудовой договор. А если заключать срочный договор без временного перерыва с одним и тем же работником, его могут признать заключенным на неопределенный срок, то есть обычным трудовым.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

У этого типа договора может быть много форм. Например, можно заключить договор о возмездном оказании услуг, агентский или договор подряда. В любом случае такая форма легализации:

• устанавливает порядок приема и оплаты выполненных работ;
• обязует работодателя удержать 13% от зарплаты и заплатить налоги;
• не запрещает сотруднику работать с другими заказчиками.

Главное отличие договора ГПХ от трудового — то, что вы не можете требовать определенных часов работы, нахождения на связи в определенное время. Вы платите только за результат, конкретно — за услугу, указанную в договоре.

Поэтому эту форму легализации лучше использовать с сотрудниками, работу которых можно «разбить» на услуги. Например, с дизайнерами, копирайтерами, разработчиками, проектировщиками. Тогда они смогут работать и с другими заказчиками, а для отправки результатов будут сдавать акты приемки-сдачи работ и отчеты.

Будьте осторожны: трудовая инспекция может признать договор ГПХ трудовым, если вы заключаете его постоянно с одним и тем же работником на схожих условиях. Тогда вам выпишут штраф.

Удаленный сотрудник — ИП или самозанятый

Это — самый простой способ работать с удаленными сотрудниками. Они становятся индивидуальными предпринимателями или оформляют самозанятость и сами оплачивают все налоги и взносы самостоятельно. Правда, в большинстве случаев просят вас компенсировать эти расходы: придется платить чуть больше, чем по обычному трудовому договору.

Договор с ИП почти такой же, как ГПХ. Вы прописываете в нем за что именно платите и точную сумму. Дополнительно можно указать условия премирования. Для каждой услуги нужно заключать новый договор. Можно оформить один раз договор подряда, но по нему нужно будет обмениваться актами о выполненной работе. Также можно использовать упрощенную версию легализации отношений: договор-счет, в котором сразу прописываете и условия оказания услуги, и сумму за нее.

С самозанятыми можно заключить договор один раз или вообще обходиться без него. Они сами будут формировать чеки и указывать в нем наименование работы, сумму и ваши реквизиты. Вам останется только оформить эти расходы.

Ольга Куркина, совладелец агентства online-рекламы DiContext:

«Для оформления удаленных работников мы используем платформу Solar Staff. Не заключаем трудовые договора, потому что это долго и неудобно.

ГПХ можно заключать только в случае краткосрочного проектного сотрудничества. По такому договору мы сами платим НДФЛ, но не отчисляем взносы в ПФР и ФСС. Заключать ГПХ часто нельзя — если его признают трудовым, то будут штрафы, разбирательства и прочее. Поэтому мы его тоже не используем.

Мы работаем с сотрудниками на постоянной основе, но чтобы отобрать нужных нам людей, приходится отсеивать 8–9 из 10 кандидатов. Страшно представить, что было бы, если бы мы оформляли в штат каждого сотрудника. Мы искали вариант, при котором сотрудники сами за себя платят налоги, в том числе и те, кто не является самозанятыми. И выбрали платформу Solar Staff, которая является нашим генподрядчиком, то есть связующим звеном между работниками и нами.

Также существуют аутсорсинговые компании, которые оформляют сотрудников к себе в штат, платят за них все налоги, а вы просто перечисляете им деньги на сотрудника и какой-то процент за их услуги»

Алексей Мешалкин, co-founder в Ricotio:

«Легализовать отношения с сотрудниками очень просто — трудовая книжка, договор, зарплаты, премии, налоги. С каждым сотрудником заключен трудовой договор, договор материальной ответственности и договор аренды транспортного средства — водители используют свои машины для доставки. Договоры материальной ответственности необходимы для закрепления ответственности водителей при перемещении товаров между складами. 1-2 раза в год делаем инвентаризацию склада, пока грандиозных недостач не было.

Трудовые книжки ведутся у нас в офисе. Обмен документами — по почте. Всё очень просто, никакой магии»

Легализация увольнения

Легализация увольнения зависит от выбранного вами способа оформить трудовые отношения:

Если заключили трудовой договор, нужно выпустить приказ об увольнении, направить его бумажную копию работнику и выплатить все оставшиеся деньги. При необходимости можете попросить его отработать 2 недели в соответствии с ТК РФ.

При срочном трудовом договоре вы сразу указываете, когда он кончится — он прекратит действие в указанную дату. Если указали, что договор будет расторгнут при завершении работы, ничего дополнительно оформлять не нужно: понадобятся только акты приема работы. А если хотите уволить работника до завершения работы или установленного срока, нужно расторгнуть его по обоюдному согласию. Лучше заранее прописать условия, при которых договор может быть расторгнут в одностороннем порядке: например, если удаленный сотрудник не справляется с задачами.

Если используете ГПХ, можете просто не заключать новый договор об оказании услуг. А если не хотите принимать работу по действующему, составьте исполнителю претензию и откажите в выплате. Но здесь важно, чтобы в договоре сразу были прописаны критерии оценки качества работы: если их не будет, работник может подать на вас в суд и потребовать заплатить.

Если работаете с ИП и самозанятыми, сделайте так же, как в случае с договором ГПХ — просто не заключайте новый. А если подписали с предпринимателем договор подряда и нужно расторгнуть его, уведомите работника об этом и оформите расторжение. Здесь тоже лучше сразу предусмотреть возможные проблемы и прописать условия, при которых договор может быть расторгнут вами без согласия сотрудника.

Даже если сделаете все правильно, недовольный сотрудник может навредить компании — например, продать информацию конкурентам, подать на вас в суд, демотивировать остальных работников. Подробнее о том, как уволить сотрудника без последствий для компании, читайте в нашей отдельной статье.

Удаленный сотрудник: что о нем думают работодатели

Мы решили спросить работодателей, как они строят взаимоотношения с удаленными сотрудниками и что вообще о них думают.

Ольга Куркина, совладелец агентства online рекламы DiContext, рассказала о своем опыте. Сейчас ее агентству три года, средний срок работы специалистов — восемь месяцев, а некоторые работают по 1,5–2 года:

«Сейчас идет тенденция к удаленной работе, многие крупные компании уже имеют часть сотрудников на удаленке, этот рынок только развивается. Но все еще в головах работодателей присутствует страх «Я не вижу, что он делает, а когда он в офисе, он 8 часов у меня перед глазами». Наш опыт показывает, что лучше не 8 часов, а эффективно. Мы разработали структуру, которая позволяет быстро включать сотрудников в работу, а также замерять их эффективность. Вы ставите задачу, даете инструкцию, регламенты, сроки исполнения и смотрите на результат. Важно проработать корпоративную культуру (да-да, на удаленке это тоже возможно, хоть и сложнее) и внутренние коммуникации. Тогда текучка будет меньше, потому что по статистике одна из больших сложностей для сотрудников — это то, что они чувствуют себя «удаленными», то есть вне команды. Грамотно выстроенная коммуникация может стереть «грань между мониторами», и тогда вы получите успешную эффективную команду.

Сложность в текучке на старте — нужно «набить руку», чтобы отличить на этапе Skype-собеседования, кто просто умеет себя хорошо продавать, а кто действительно хороший специалист. Это не всегда получается даже с опытом, поэтому много людей отсеиваются на этапе испытательного срока. Но в нашем случае, учитывая отсутствие расходов на аренду и содержание офиса, это полностью окупается»

Максим Суранов, основатель международной сети spa-салонов «ТВОЙТАЙ», рассказал, что давно работает с удаленными сотрудниками и создает им ощущение «свободы», а еще воспитывает самодисциплину. Он объяснил, как все устроено внутри компании и почему он выбрал удаленных работников:

«Мы пропагандируем идею счастья и свободы. В частности, свобода — это выбирать, где твой «офис» будет завтра. Кто-то лучше показывает результат рядом с океаном, кому-то отлично работается за чашечкой кофе в уютной кофейне.
С практической точки зрения это тоже удобно. Наш головной офис находится В Самаре. Я нашел классного IT-специалиста из Новосибирска. Почему с учетом современных технологий я должен терять классного члена команды из-за территориального признака? С помощью удаленной работы можно найти хорошего специалиста в регионе за небольшие деньги или же более квалифицированного специалиста из крупного города, который не захочет переезжать в Самару. Большая экономия денежных средств на аренду огромного офиса и его содержание — это тоже плюс.
Мы воспитываем в людях самодисциплину: есть задачи и результат. Как, кто и в какое время в рамках дедлайна это выполнит, нам неважно. Технически все просто — все планерки мы проводим онлайн в ZOOM, записываем их и рассылаем топам. Топы уже переносят задачи в Trello для членов своей команды. Каждый день сотрудники в Trello присылают отчёт с результатами за день. Топы следят за контрольными точками. Если задачи не выполняются, то проводится отдельное онлайн-совещание с этим сотрудником.
Есть и минусы — часто менталитет соискателей к этому не готов. Как это «не будет офиса»? Как это «собеседование не очное»? Также возникают вопросы к надежности работодателя — без офиса, стульев и компьютера. Но мы уже сейчас видим, что тенденция меняется. Поколение Y и Z все чаще выбирают свободу»

Анастасия Джмухадзе, директор по развитию агентства Zebra Company, рассказала о плюсах и минусах удаленных работников со своей точки зрения:

В удаленной работе я вижу множество плюсов:
— нет необходимости содержать офис, а главное, ходить в него и отбывать там присутственное время — это позволяет оптимизировать расходы на агентство;
— есть возможность иметь сотрудников в нескольких городах, у нас это Питер;
— как ни странно, это очень удобно для работы с большинством клиентов: они тоже сводят к минимуму непонятные встречи и очные переговоры, и это ускоряет процессы;
— это делает компанию привлекательной для людей, которым по тем или иным причинам нужен свободный график (маломобильные, мамы с детьми и пр.);
— идут работать не «процессники», а люди, которые мыслят результатами: производительность труда выше, а я не плачу за сидение на кухне с чаем, перекуры и, извините, бессмысленные жопчасы.

Конечно, есть и минусы. Удаленная работа требует от руководства понимания всех процессов, правильного их выстраивания, постоянного соблюдения внутренних регламентов. Надо точно знать точки контроля и их не упускать.

Минус в том, что нет рабочего и нерабочего времени. Это бывает сложно объяснить не только сотрудникам, но и клиентам. Когда клиент решает в субботу в 22 часа часик поговорить с тобой по телефону, приходится доносить мысль, что часик по телефону — это твоё (или сотрудника) время, которое стоит денег. И если на проект заложено 8 часов, то «поболтать» 18 нельзя, потому что это снижает рентабельность и превращает процесс в monkey business.

Еще два минуса. Людей, способных организовывать и контролировать свой рабочий процесс без очного «надсмотрщика» меньше, их сложнее найти и отобрать. Вообще найм довольно сложный. А если сотрудник хочет обмануть или прохалявить, ему проще это сделать. Поэтому удаленка больше строится на отношениях, чем «очный» бизнес.
Напоследок по поводу оформления — у нас есть оформление по ГПХ, масса сотрудников ИП»

Коротко повторим

• Удаленные работники все чаще попадают в штат — каждая четвертая российская компания работает с ними.
• Плюсы удаленных работников в экономии денег, высокой эффективности труда, круглосуточной работе, комфортных условиях и возможности найти специалиста нужного уровня.
• Минусы в отсутствии полноценного контроля, сложностях с коммуникациями, сложном документообороте и долгим процессом отбора.
• Закон разрешает брать на работу удаленных сотрудников и прописывает определенные требования к договорам с ними.
• Легализовать отношения с удаленным работником можно не только обычным трудовым договором, но и срочным, ГПХ, договором с ИП или самозанятым.
• Чтобы уволить удаленного сотрудника, нужно действовать по ТК РФ при обычном или срочном трудовом договоре или расторгнуть соглашение, если работаете по ГПХ, с ИП или самозанятым.