Финансовый учет для сети отелей: избавились от 11 гугл-таблиц и сосредоточили финансы в одном месте

До ПланФакта владелец бизнеса вел учет в таблицах, вносил вручную сотни операций в день и тратил много времени. Порой возникали накладки и данные терялись. Получить актуальную финансовую информацию в моменте было невозможно. Все это осложняло принятие решений. 

О бизнесе

Управляющая компания «City hotels» развивает сеть из 11 отелей в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Бизнес работает так: 4 гостиницы принадлежат одному юрлицу, остальные 7 работают по партнерской программе и у каждого — отдельное юрлицо. Оборот компании в пиковый сезон (июль–сентябрь) 2024 года составил 181 млн рублей. 

«City hotels»» — выдуманное название. Мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Остальная история и цифры — реальные. 

Собственник бизнеса вел финучет в таблицах: для каждого отеля она была своя. Никакой автоматизации не было, сбор отчетности отнимал время, а увидеть актуальную информацию в моменте было невозможно. Поэтому он обратился в ПланФакт за внедрением учета. 

11 гугл-таблиц для управленческого учета 

Чтобы полноценно вести учет финансов в таблицах, собственник нанял специалиста. Он настроил шаблоны отчетов и формулы. Таблицы получились громоздкими. Платежи вносились вручную, а это десятки операций в день, сотни — в пиковые месяцы. Владелец бизнеса тратил время на сбор данных, а не развитие и улучшение бизнеса. 

Если формула сбивалась, возникал риск неправильного расчета прибыли. Поиск ошибки мог занимать несколько дней. 

Руководству важно было видеть цифры сразу по всем отелям. Захотел узнать общий финансовый результат 一 зашел в одно место и посмотрел. Но данные нигде не консолидировались, поэтому собственник не всегда понимал, как бизнес отработал конкретный период.

Кассовых разрывов в компании не случалось. Но предпринимателю хотелось избавиться от громоздких таблиц, рутины по их заполнению и потенциальных ошибок.

Взаиморасчеты между отелями мешали планированию

Управляющая компания перекидывала финансы между отелями, чтобы те могли покрывать свои расходы. Например, гостиницы по основному юрлицу часто занимали партнерским предприятиям деньги на текущую деятельность, а потом возвращали их. 

Отслеживать такие операции во множестве гугл-таблиц было сложно. Порой возникали накладки и данные терялись. Все это мешало планированию доходов и расходов по каждому отелю. Собственник не видел корректную рентабельность конкретных проектов. Из-за этого не мог оценить, какие гостиницы прибыльные, а какие нет.

Внедрили учет с первого раза 

Чтобы решить возникшие в учете проблемы, компания обратилась в ПланФакт и оплатила услугу «Внедрение». Финансовый эксперт Мария Белихина выполнила следующие задачи:

• Сформировала структуру учетных статей. Это нужно для того, чтобы сгруппировать похожие операции.
• Подключила интеграции с банками и настроила правила импорта данных для автоматического распределения большинства операций по статьям и проектам. 
• Настроила учет по проектам. Это нужно, чтобы корректно учитывать рентабельность каждого отеля. 
• Настроила механизм учета займов между отелями. 
• Сформировала главные финансовые отчеты: ДДС, ОПУ, Баланс.

Результаты

Все платежи сосредоточены в одном месте и контролируются. Владелец компании отслеживает все поступления и траты по различным предприятиями, статьям и счетам. Ежедневно он заходит в систему, чтобы проверить финансовую ситуацию. Это отнимает у него меньше часа.

Взаиморасчеты между отелями и прибыльность каждого под контролем. Собственник всегда понимает, куда ушли деньги и когда они вернутся. Он спокойно планирует доходы и расходы, что снижает риск кассовых разрывов и помогает контролировать достижение ключевых финансовых показателей. Прибыльность каждого отеля отслеживается, можно сфокусироваться на самых выгодных.

Финансовые отчеты формируются мгновенно и без ошибок. У бизнеса больше нет необходимости в запутанных гугл-таблицах. Большинство операций обрабатывается автоматически. Цифры всегда актуальные — не нужно сидеть часами в поисках расхождений.

Собственник остался доволен сотрудничеством. Он получил цифры, которым можно доверять.

Хотите тоже покончить с ошибками в таблицах и автоматизировать финучет? Запишитесь на бесплатную консультацию финансиста ПланФакта. Разберем особенности вашего бизнеса и расскажем, как сервис помогает планировать доходы и расходы, контролировать кассовые разрывы и принимать обоснованные решения с опорой на твердые цифры.