Как организовать финансовый учет при росте компании и экономить от 100 000 руб/мес? Кейс IMPORT.PLUS

Как ПланФакт помогает вести финансовый учет при десятикратном росте бизнеса в год? Специалиста с какой зарплатой полностью заменяет сервис? Почему ключевым сотрудникам важно давать только гостевой доступ в программу? Историей успешного использования сервиса финансово-управленческого учета ПланФакт поделился с нами Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS.

О КОМПАНИИ

Логистическая компания IMPORT.PLUS (г. Видное, Московская область) специализируется на доставке грузов из-за рубежа, в частности из Китая. Клиенты – организации микро-, малого и (в меньшей степени) среднего бизнеса, которые работают с контрагентами за границей и не имеют собственного отдела ВЭД или логистики.

За 3 года работы компании владелец Алексей Прозоров собрал команду опытных профессионалов в области международной логистики, которая сейчас ведет 50 проектов.

Годовой оборот IMPORT.PLUS составляет 150 млн рублей. Основное и самое прибыльное направление сегодня – импорт оборудования для создания криптовалют (майнинга). IMPORT.PLUS является партнером завода Bitmain в Китае – крупнейшего производителя майнингового оборудования. Уже за первые 10 месяцев 2018 года это направление принесло 120 млн рублей, а к концу года, по прогнозам Прозорова, принесет все 150 млн.

Второй год подряд компания показывает десятикратный рост. За 2017 год проект с Bitmain принес 12 млн рублей, а в этом году уже 120. Количество сотрудников выросло с 3 до 20 человек. Следующий год также ожидается закрыть с приростом в 10 раз.

ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ

До внедрения специализированной программы финансовым учетом в компании занимались 2 человека – собственник и генеральный директор. В простой форме велся учет движения денежных средств (ДДС), а также бухгалтерская отчетность. Основным инструментом был Excel. Но как его ни пытались оптимизировать под задачи компании, единой картины состояния бизнеса не было. Основными трудностями стали: сведение всех счетов и операций и корректный учет денег.

Важная специфика фирмы – мультивалютность – создавала дополнительные сложности в учете финансов. Являясь компанией-импортером, IMPORT.PLUS работает с разными валютами: евро, юани, доллары, рубли… Также есть оборот наличных и деньги за границей.

Кроме того, было просто необходимо разделять различные проекты одного контрагента. Например, заказчик может быть одним, но грузы у него идут и из Китая, и из Турции. Есть контрагенты с множеством проектов. Очень важно было их разделить, но все было в одну кучу: если заказчик один, то и проект один. В компании стали путаться.

«Однажды я понял, что нарушена логика дебиторки и кредиторки. Отмотав события обратно, осознал, что не хватает 120 тысяч рублей. Где они – не понятно. Решили, что нужен инструмент, который даст информацию здесь и сейчас. Разбираться в прошлом и в большом количестве информации критически сложно!»

После потери 120 тыс. руб. в IMPORT.PLUS рассмотрели несколько программ финансово-управленческого учета. Нужен был современный и удобный продукт. Из всех сервисов ПланФакт показался самым удобным, практичным и современным.

ВНЕДРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

«Внедрение программы ПланФакт заняло 1 день. Разбирались еще 2 дня. Очень довольны работой сотрудников и техподдержки ПланФакта. Молодцы! Мы вас всячески рекомендуем».

С помощью ПланФакта в IMPORT.PLUS разработали следующую проектную схему, чтобы не путаться в заказах контрагентов: одна поставка – один проект. Так, если груз отгружен и документы подписаны, то проект считается закрытым, а эксперт получает свою премию. Для нового заказа открывается новый проект.

Сейчас активной работой в ПланФакте занимаются двое – бухгалтер (заносит данные в программу) и собственник. Но следят за своими проектами, изучают аналитику с помощью программы 8 экспертов компании. Они не имеют возможности вносить или удалять данные. У экспертов есть только гостевой доступ. Это помогает избежать беспорядка в данных.

«Если 8 человек имеют доступ к редактированию и удалению, то это катастрофа! Кто и где накликал, мы никогда не найдем. Поэтому ограничение прав доступа в программе для нас очень важно».

В процессе работы программы выручка компании росла кратно, что делало невозможным работу по одному и тому же принципу с 10 млн и со 100 млн. Поэтому в IMPORT.PLUS до сих пор калибруют систему под себя и будут продолжать это делать.

РЕЗУЛЬТАТЫ

«ПланФакт помогает делать учет здесь и сейчас, вносит ясность, что будет завтра. Благодаря программе в IMPORT.PLUS получили возможность планировать расходы, исходя даже из прогнозируемых доходов»

Учет проектной прибыли

Любимая функция Алексея в программе ПланФакт – «Проект». Она дает возможность учета проектной прибыли, а также планирования доходов и расходов по проекту. Эксперты IMPORT.PLUS привязаны к проектной прибыли и должны знать, сколько они зарабатывают. Например, один эксперт отработал 10 млн рублей, а другой только 3 млн. Программа показала, что проектная прибыль у первого была всего 1,4%, он принес прибыль в 140 тысяч рублей. А у второго эксперта проектная прибыль составила 15% и 450 тысяч соответственно он принес в кассу.

«Когда нужно точно рассчитать, чем закончится проект, мы используем ПланФакт и его функцию «Планировщик».

Сокращение издержек и перераспределение расходов

Функция прогнозирования кассовых разрывов в программе ПланФакт помогает Алексею Прозорову сокращать издержки. Так, в компании видели прогноз кассового разрыва в ноябре 2018 года. Поэтому расход этого месяца заранее, еще в предыдущем месяце, сократили более чем на 100 тысяч рублей.

Кроме того, Прозоров планирует, что функция прогнозирования кассовых разрывов поможет перераспределить некоторые расходы. Например, один из счетов – это аренда. Зная о предстоящем кассовом разрыве, можно написать письмо арендодателю об арендных каникулах. С большой вероятностью такая просьба будет удовлетворена.

Программа вместо финансиста

ПланФакт заменяет для IMPORT.PLUS опытного финансового менеджера. Хороший финансист стоит на рынке от 150 до 500 тысяч рублей в месяц. Минимум – 100-150 тысяч. Это сотрудник, который имеет финансовое образование, обладает навыками учета и может тратить огромное количество времени на сведение всех финансовых данных. В ПланФакте все эти функции предусмотрены. Таким образом сервис ПланФакт экономит компании как минимум одну солидную зарплату.

«Программа позволяет видеть всю картину в комплексе, быстро и до наступления момента события. Ни один бухгалтер не дает такой точности, особенно когда этих проектов 50. Без программы ПланФакт мы, скорее всего, не смогли бы выдержать такую динамику бизнеса»