Нужна помощь? Звоните

+7 (495) 268-02-88

Рассылка для владельца бизнеса

Подпишитесь и раз в месяц получайте на почту подборку полезных материалов и кейсов для роста продаж, автоматизации бизнеса, ведения финансового и управленческого учета

Как организовать финансовый учет при росте компании и экономить от 100 000 руб/мес? Кейс IMPORT.PLUS
22 Nov 2018

Как ПланФакт помогает вести финансовый учет при десятикратном росте бизнеса в год? Специалиста с какой зарплатой полностью заменяет сервис? Почему ключевым сотрудникам важно давать только гостевой доступ в программу? Историей успешного использования сервиса финансово-управленческого учета ПланФакт поделился с нами Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS.

Как организовать финансовый учет при росте компании

О КОМПАНИИ

Логистическая компания IMPORT.PLUS (г. Видное, Московская область) специализируется на доставке грузов из-за рубежа, в частности из Китая. Клиенты – организации микро-, малого и (в меньшей степени) среднего бизнеса, которые работают с контрагентами за границей и не имеют собственного отдела ВЭД или логистики.

За 3 года работы компании владелец Алексей Прозоров собрал команду опытных профессионалов в области международной логистики, которая сейчас ведет 50 проектов.

Годовой оборот IMPORT.PLUS составляет 150 млн рублей. Основное и самое прибыльное направление сегодня – импорт оборудования для создания криптовалют (майнинга). IMPORT.PLUS является партнером завода Bitmain в Китае – крупнейшего производителя майнингового оборудования. Уже за первые 10 месяцев 2018 года это направление принесло 120 млн рублей, а к концу года, по прогнозам Прозорова, принесет все 150 млн.

Второй год подряд компания показывает десятикратный рост. За 2017 год проект с Bitmain принес 12 млн рублей, а в этом году уже 120. Количество сотрудников выросло с 3 до 20 человек. Следующий год также ожидается закрыть с приростом в 10 раз.

ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ

До внедрения специализированной программы финансовым учетом в компании занимались 2 человека – собственник и генеральный директор. В простой форме велся учет движения денежных средств (ДДС), а также бухгалтерская отчетность. Основным инструментом был Excel. Но как его ни пытались оптимизировать под задачи компании, единой картины состояния бизнеса не было. Основными трудностями стали: сведение всех счетов и операций и корректный учет денег.

Важная специфика фирмы – мультивалютность – создавала дополнительные сложности в учете финансов. Являясь компанией-импортером, IMPORT.PLUS работает с разными валютами: евро, юани, доллары, рубли… Также есть оборот наличных и деньги за границей.

Кроме того, было просто необходимо разделять различные проекты одного контрагента. Например, заказчик может быть одним, но грузы у него идут и из Китая, и из Турции. Есть контрагенты с множеством проектов. Очень важно было их разделить, но все было в одну кучу: если заказчик один, то и проект один. В компании стали путаться.

«Однажды я понял, что нарушена логика дебиторки и кредиторки. Отмотав события обратно, осознал, что не хватает 120 тысяч рублей. Где они – не понятно. Решили, что нужен инструмент, который даст информацию здесь и сейчас. Разбираться в прошлом и в большом количестве информации критически сложно!»

После потери 120 тыс. руб. в IMPORT.PLUS рассмотрели несколько программ финансово-управленческого учета. Нужен был современный и удобный продукт. Из всех сервисов ПланФакт показался самым удобным, практичным и современным.

ВНЕДРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

«Внедрение программы ПланФакт заняло 1 день. Разбирались еще 2 дня. Очень довольны работой сотрудников и техподдержки ПланФакта. Молодцы! Мы вас всячески рекомендуем».

С помощью ПланФакта в IMPORT.PLUS разработали следующую проектную схему, чтобы не путаться в заказах контрагентов: одна поставка – один проект. Так, если груз отгружен и документы подписаны, то проект считается закрытым, а эксперт получает свою премию. Для нового заказа открывается новый проект.

Сейчас активной работой в ПланФакте занимаются двое – бухгалтер (заносит данные в программу) и собственник. Но следят за своими проектами, изучают аналитику с помощью программы 8 экспертов компании. Они не имеют возможности вносить или удалять данные. У экспертов есть только гостевой доступ. Это помогает избежать беспорядка в данных.

«Если 8 человек имеют доступ к редактированию и удалению, то это катастрофа! Кто и где накликал, мы никогда не найдем. Поэтому ограничение прав доступа в программе для нас очень важно».

В процессе работы программы выручка компании росла кратно, что делало невозможным работу по одному и тому же принципу с 10 млн и со 100 млн. Поэтому в IMPORT.PLUS до сих пор калибруют систему под себя и будут продолжать это делать.

РЕЗУЛЬТАТЫ

«ПланФакт помогает делать учет здесь и сейчас, вносит ясность, что будет завтра. Благодаря программе в IMPORT.PLUS получили возможность планировать расходы, исходя даже из прогнозируемых доходов»

Учет проектной прибыли

Любимая функция Алексея в программе ПланФакт – «Проект». Она дает возможность учета проектной прибыли, а также планирования доходов и расходов по проекту. Эксперты IMPORT.PLUS привязаны к проектной прибыли и должны знать, сколько они зарабатывают. Например, один эксперт отработал 10 млн рублей, а другой только 3 млн. Программа показала, что проектная прибыль у первого была всего 1,4%, он принес прибыль в 140 тысяч рублей. А у второго эксперта проектная прибыль составила 15% и 450 тысяч соответственно он принес в кассу.

«Когда нужно точно рассчитать, чем закончится проект, мы используем ПланФакт и его функцию «Планировщик».

Сокращение издержек и перераспределение расходов

Функция прогнозирования кассовых разрывов в программе ПланФакт помогает Алексею Прозорову сокращать издержки. Так, в компании видели прогноз кассового разрыва в ноябре 2018 года. Поэтому расход этого месяца заранее, еще в предыдущем месяце, сократили более чем на 100 тысяч рублей.

Кроме того, Прозоров планирует, что функция прогнозирования кассовых разрывов поможет перераспределить некоторые расходы. Например, один из счетов – это аренда. Зная о предстоящем кассовом разрыве, можно написать письмо арендодателю об арендных каникулах. С большой вероятностью такая просьба будет удовлетворена.

Программа вместо финансиста

ПланФакт заменяет для IMPORT.PLUS опытного финансового менеджера. Хороший финансист стоит на рынке от 150 до 500 тысяч рублей в месяц. Минимум – 100-150 тысяч. Это сотрудник, который имеет финансовое образование, обладает навыками учета и может тратить огромное количество времени на сведение всех финансовых данных. В ПланФакте все эти функции предусмотрены. Таким образом сервис ПланФакт экономит компании как минимум одну солидную зарплату.

«Программа позволяет видеть всю картину в комплексе, быстро и до наступления момента события. Ни один бухгалтер не дает такой точности, особенно когда этих проектов 50. Без программы ПланФакт мы, скорее всего, не смогли бы выдержать такую динамику бизнеса»

Хотите бесплатно оценить все возможности сервиса ПланФакт в течение 14 дней? Зарегистрируйтесь по этой ссылке или нажмите на кнопку ниже!

 

Рассылка для владельца бизнеса

Подпишитесь и раз в месяц получайте на почту подборку полезных материалов и кейсов для роста продаж, автоматизации бизнеса, ведения финансового и управленческого учета

0 Комментариев

Оставить комментарий