Финансовый учет в клиниках: какие отчеты нужны и зачем

Расскажем, какие финансовые отчеты нужны владельцу и управляющему клиники, как их «читать», и какие управленческие решения принимать на основе показателей. 

Почему финучет критичен для клиник

Управление клиникой — это всегда баланс между миссией помощи людям и необходимостью оставаться рентабельным бизнесом. Недостаточно просто собрать коллектив из квалифицированных врачей. Без понимания финансов самая перспективная клиника рискует столкнуться с кассовыми разрывами, неконтролируемыми долгами и убытками. 

Как медицинская карта пациента рассказывает историю его здоровья, так и финансовые отчеты — показывают историю здоровья клиники. Они отвечают на ключевые вопросы: «На чем бизнес действительно зарабатывает? Куда уходят деньги? Хватит ли нам средств на все текущие расходы, а также на закупку нового оборудования? Какие инвестиции окупились, а какие стали бременем?»

Налаженный финансовый учет дает возможность управлять медицинским бизнесом на основе полноценной информации о его состоянии и перспективах.

Особенности учета в клиниках

Медицинский бизнес имеет свою специфику, которую нужно учитывать при управлении финансами.

1. Сложная структура доходов. Выручка формируется из разных источников: наличные и безналичные платежи физических лиц, оплата по договорам с юридическими лицами, обязательное и добровольное медицинское страхование. У каждого вида доходов будет свой порядок документального оформления и свои сроки поступления денег.
2. Высокая доля постоянных затрат: оклады высококвалифицированных специалистов, аренда специализированных помещений, амортизация дорогостоящего оборудования. Поэтому важно контролировать маржинальность услуг и регулярно считать точку безубыточности — минимальную выручку при которой маржа покрывает постоянные затраты и клиника работает «в ноль».
3. Существенная дебиторская задолженность клиники. При работе с корпоративными клиентами и по страховым программам отсрочка платежа может достигать нескольких месяцев.  Поэтому важно грамотно управлять дебиторкой и строго контролировать финансовые потоки, чтобы избежать кассовых разрывов.
4. Сложный расчет вознаграждения врачей. Врач, как правило, получает оклад и определенный процент от стоимости своих услуг. Нередко один и тот же специалист оказывает разные услуги. Например, хирург может и оперировать, и вести консультативный прием, при этом для каждого направления будет установлен свой порядок расчета процента.

Какие отчеты нужны клинике 

Перечислим ключевые отчеты, которые дают полную картину «финансового здоровья» клиники.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) 

Этот отчет показывает доходы, и расходы и финальный финансовый результат (прибыль или убыток) за определенный период: месяц, квартал, год. ОПУ для клиники составляют методом начисления — доходы и расходы признают вне зависимости от поступления и выплаты денег.

Анализировать ОПУ лучше в динамике за несколько периодов, обращая внимание на следующие моменты:

• Растет ли выручка? И если растет, то за счет чего: больше пациентов, рост цен, новые направления? Если же выручка снижается, то тем более важно понимать причины. Например, это может быть снижение спроса на определенные виды услуг.
• Как меняются переменные расходы, которые прямо связаны с выручкой: процент врача, медикаменты, расходные материалы? Лучше всего, когда они растут медленнее, чем выручка.  
• Растет ли маржинальный доход — разность между выручкой и переменными расходами? Желательно, чтобы он рос быстрее, чем выручка.         
• Меняются ли условно-постоянные расходы, которые напрямую не зависят от выручки? Это окладная часть зарплаты, аренда, амортизация. В идеале они должны оставаться на одном уровне, вне зависимости от роста выручки.
• Растет ли операционная прибыль — итоговый финансовый результат от основной деятельности? Если она увеличивается более медленными темпами, чем выручка, то нужно проанализировать затраты, чтобы найти причину.
• Как меняется чистая прибыль — сумма, которая остается в распоряжении собственника после уплаты налогов? Нужно учитывать, что чистая прибыль, в отличие от операционной не всегда корректно отражает результаты основной деятельности клиники. На нее влияет не только применяемый налоговый режим, но и прочие доходы и расходы. Например, собственник решил продать неиспользуемое оборудование. Доход от продажи может существенно повысить чистую прибыль в конкретном месяце, но это не значит, что клиника стала работать лучше. 

На каждом уровне прибыли нужно рассчитать рентабельность — ее отношение к выручке и далее также сравнивать ее от периода к периоду.

Полезно определять финансовые результаты не только по клинике в целом, но и по отдельным направлениям, например, сравнить доходность по терапии и хирургии. Это поможет выбрать наиболее эффективные направления для развития и оптимизировать затраты по менее доходным.        

Отчет о движении денежных средств (ДДС) и платежный календарь

Эти две формы работают «в паре» и позволяют контролировать финансовые потоки. Клиника может быть прибыльной по начислению, но если контрагенты постоянно не платят вовремя, то будут кассовые разрывы, и даже не исключена угроза банкротства.

Отчет движения денежных средств в клинике отражает поступления и расходы денег за период в целом. Итоговый показатель — чистый денежный поток, то есть разница между поступлениями и расходами. Его обычно считают по трем блокам:

• Операционная деятельность — все поступления и расходы, связанные с основными процессам: поступления за услуги, зарплата врачей и других сотрудников, покупка медикаментов, аренда.
• Инвестиционная деятельность. Это, в первую очередь, покупка и продажа недвижимости, оборудования и других основных средств. Также в ней отражают обороты по вложениям в бизнес других компаний и полученным от этого доходам.
• Финансовая деятельность. Это получение и возврат заемных средств, а также расчеты с учредителями по вложениям в бизнес и выплате дивидендов.

В идеале денежный поток от операционной деятельности должен покрывать расходы по инвестиционной и финансовой. Но крупные стратегические инвестиции можно финансировать за счет кредитных средств и вложений собственников.

Платежный календарь — инструмент для оперативного управления деньгами. Его обычно составляют на месяц вперед в разбивке по дням и далее ежедневно корректируют по фактическим данным. Если на какой-то из предстоящих дней виден дефицит, то можно заранее внести необходимые корректировки: перенести платеж, если это возможно, воспользоваться кредитными ресурсами.

Управленческий баланс 

Баланс показывает соотношение активов клиники и их источников (пассивов) на конкретную дату.

Если отчеты о движении денег позволяют управлять оперативными платежами, то по данным баланса можно оценить платежеспособность компании в краткосрочной и среднесрочной перспективе.

Для этого используют показатели ликвидности: соотношения между различными группами активов и пассивов.  

Финансовая устойчивость бизнеса определяется соотношением собственных и заемных средств в структуре пассивов. Как правило, в балансе медицинских учреждений существенную долю занимает дорогостоящее оборудование. Поэтому для клиники желательно, чтобы собственные средства составляли не менее половины от валюты баланса. 

Отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности

Информация о задолженностях есть и в балансе, но в силу важности этих показателей, лучше сделать по ним отдельные отчеты в разбивке по срокам погашения и с выделением сумм просрочек.

Особое внимание нужно обратить на управление дебиторской задолженностью, так как бизнес в сфере медицины связан с существенными отсрочками платежей. 

Основной показатель — период оборота в днях, который показывает, как быстро в среднем возвращается задолженность. Для дебиторки чем короче этот срок, тем лучше. Для кредиторки в общем случае, наоборот — чем длиннее период оборота, тем выгоднее для компании. Но важно не допускать просрочек, так как это ведет к штрафам и снижению репутации клиники среди контрагентов. 

Отчет по KPI клинической практики 

Ключевые показатели эффективности позволяют связать финансовые результаты и операционные действия, то есть дают возможность понять, по какой причине выросла или упала прибыль.

Обычно используют следующие коэффициенты:

• LTV (Lifetime Value) — общий доход, которую приносит средний пациент за все время взаимодействия с клиникой.
• CAC (Customer Acquisition Cost) — стоимость привлечения одного пациента. Вложения в маркетинг можно считать эффективными, если LTV превышает CAC не менее, чем в три раза.
• Средний чек на одного пациента.
• Количество пациентов в день/неделю/месяц на одного врача.
• Процент повторных обращений, и процент положительных отзывов, отражающие лояльность.

KPI помогают ставить сотрудникам конкретные задачи, выполнение которых ведет к улучшению финансовых результатов. Например — отделу маркетинга снизить CAC, врачам увеличить средний чек, но без снижения лояльности.

Как внедрить финансовый учет в клиниках: пошаговая стратегия

Шаг 1. Выберите ответственных лиц

Нежелательно нагружать этим вопросом главбуха. Во-первых, у него и так много задач, даже в небольшой клинике. Кроме того, подходы к ведению бухгалтерского и управленческого учета существенно отличаются, и совмещать это одному человеку будет сложно. Лучше поручить ведение финансового учета отдельному специалисту. Если такой возможности нет — можно передать на аутсорсинг.

Шаг 2. Определитесь с программой для автоматизации 

Теоретически для автоматизации финансового учета клиники можно использовать Excel. Но на практике в этом случае придется тратить много времени на ручной ввод данных и высока вероятность ошибок. Поэтому лучше применять специализированные программы. Например, использование ПланФакта для финучета клиники даст возможность получить достоверную и полноценную информацию для управления бизнесом. 

Шаг 3. Разработайте регламент

В регламенте ведения финансового учета должна быть следующая информация:

• ответственные лица,
• используемое программное обеспечение,
• отчетные формы, периодичность и сроки их предоставления,
• нормативы KPI.

Шаг 4. Начните с учета денег

ДДС и платежный календарь — это наиболее простые составные части финансовой отчетности, на которых можно отработать выполнение регламента. И уже на этом этапе клиника сможет решить одну из распространенных проблем — кассовые разрывы.

Шаг 5. Перейдите к полному набору отчетов и KPI

Когда методика будет отработана, можно начать готовить ОПУ, баланс и необходимые расшифровки, например, анализ дебиторки. Далее можно постепенно внедрять анализ деятельности сотрудников на основе KPI в привязке к финансовым результатам клиники в целом.

Шаг 6. Внедрите планирование и сценарный анализ 

Бюджеты нужно готовить по тем же формам, что и отчеты. Основой для планирования будут фактические данные за прошлые периоды, а также информация о предполагаемых изменениях. Ежемесячно нужно сравнивать плановые и фактические показатели и проводить анализ отклонений.

Сценарное планирование в медицине будет весьма полезным, так как позволит заранее оценить последствия тех или иных решений.

«Что, если мы купим новый томограф? Как это скажется на прибыли через полгода? А если это исследование не будет пользоваться спросом?» «Что, если ключевой страховой партнер задержит выплаты на два месяца?». Сценарное планирование позволяет проиграть эти ситуации в цифрах и подготовиться к любому варианту развития событий.

Ошибки, которых стоит избегать

Ошибка 1. Делать отчеты ради отчетов. Например, клиника каждый месяц составляет отчет ОПУ, но не анализирует его. В результате руководство не знает, какие услуги приносят максимальную прибыль, какие низкую, а какие — убыточны.

Финансовая отчетность — это не просто формальная «бумажка», а основа для принятия решений. Если такая-то услуга приносит убыток — нужно пересмотреть цену, снизить затраты, а если не получается, возможно, вовсе убрать ее из ассортимента.

Ошибка 2. Игнорировать дебиторскую задолженность. Например, клиника не контролирует поступление оплаты от страховых компаний и в результате до 30% выручки регулярно «зависает» в долгах.

Чтобы не допускать такого, нужно внедрить систему контроля дебиторки и работы с просроченными долгами. В зависимости от длительности просрочки принимаемые меры могут меняться от простого напоминания до судебного иска. Но на практике во многих случаях напоминания бывает достаточно.

Ошибка 3. Управлять только на основании данных о движении денег. Остаток денег на конец периода не говорит о прибыльности бизнеса. Можно иметь на счете несколько миллионов кредитных денег и быть убыточным.

Для эффективного управления нужно видеть «трехмерную» картину: финансовый результат по начислению, денежные потоки, а также баланс активов и пассивов. В этом случае никакая важная информация не будет упущена.

Ошибка 4. Не учитывать сезонность. Клиника не прогнозирует падение спроса в летний период или рост в осенне-зимний сезон. В результате прибыль летом существенно падает, а зимой специалисты не справляются с потоком пациентов.

При планировании нужно учитывать сезонные колебания. При спаде стараться оптимизировать расходы, например, перейти на гибкий график. В периоды повышенного спроса возможно, придется привлечь дополнительных специалистов по договорам ГПХ.

Коротко о финансовом учете в клинике

Финансовый учет необходим медицинской клинике, как и любому бизнесу. И общие принципы его ведения будут стандартными. Нужно контролировать рентабельность, отслеживать денежные потоки, поддерживать платежеспособность и финансовую устойчивость.

Однако при организации финансового учета в клинике следует помнить о специфических чертах медицинского бизнеса. Например, значительные постоянные затраты заставляют обратить особое внимание на уровень безубыточности. А из-за длительных отсрочек платежей требуется тщательно контролировать дебиторскую задолженность. 

Поможем настроить финансовый учет и увеличить прибыль в медицинском бизнесе

Онлайн-сервис ПланФакт помогает владельцам и управляющим клиник:

• Держать деньги под 100% контролем. Отчет ДДС показывает, куда уходят деньги, сколько есть на счетах и хватит ли этого, чтобы расплатиться с контрагентами, сотрудниками, налоговой.
• Отслеживать прибыль. Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько и за счет чего зарабатывает бизнес. ОПУ подсказывает, сколько денег можно вывести на дивиденды без ущерба компании, а сколько — оставить на развитие. 
• Эффективно управлять дебиторской и кредиторской задолженностями. Балансовый отчет отражает объем долгов в списке контрагентов и на графиках. Модуль «Анализ сделок» помогает отслеживать финансовые показатели в рамках конкретного договора: видеть прибыльность сделки, ваши расходы по ней, задолженность клиента и ваши обязательства. 
• Контролировать кассовые разрывы. Платежный календарь помогает спланировать будущие поступления и списания так, чтобы заранее обнаружить нехватку денег и подготовиться к ней.  

Анализируйте состояние вашего медицинского бизнеса с ПланФактом. Сервис автоматически строит главные управленческие отчеты, чтобы вы мгновенно получали актуальную информацию. Попробуйте бесплатно – 7 дней полного доступа в подарок.