Финучет для event-агентства: навели порядок в финансах и увидели реальную рентабельность направлений

Event-агентство вело учет в гугл-таблицах, но не понимало реальную прибыльность бизнеса. Расходы учитывались не полностью, а рентабельность направлений оценивалась интуитивно. Тогда собственник решил автоматизировать финучет в ПланФакте. В кейсе рассказываем, что из этого вышло.

О бизнесе

Event-агентство «Атмосфера» занимается организацией и проведением праздников и других мероприятий в Москве и Московской области. 

У бизнеса несколько направлений: детские шоу, ивенты в сегментах B2B и B2C, билетные мероприятия (спектакли, концерты), декорирование и сдача оборудования в аренду.

Годовая выручка компании — 8 млн рублей в год.

«Атмосфера» — выдуманное название. Мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Остальная история и цифры — реальные. 

До ПланФакта: хаос в счетах, неучтенные расходы и разрозненные данные по прибыли

До сотрудничества с ПланФактом собственник вел финучет в гугл-таблицах. Но все равно сталкивался с рядом критических сложностей:

• Большое количество счетов. Под каждый проект заводился отдельный счет. В итоге их стало так много, что контролировать остатки было невозможно. Данные постоянно не сходились. 
• Неучтенные расходы. Наличные средства и мелкие траты часто забывали вносить в таблицы. В результате чего итоговые суммы «не бились», а прибыль искажалась.
• Недостоверный учет займов. Собственник занимал частные деньги (у друзей и родственников), учет которых велся разрозненно. Было сложно понять, сколько и кому должен бизнес в текущий момент.
• Отсутствие полноценной финансовой аналитики. Собственник видел общие данные в отчете о движении денежных средств, но не понимал прибыльность бизнеса и эффективность каждого направления. Было ощущение, что детские праздники приносят больше всего денег, но цифрами это не подтверждалось. Все это мешало принимать эффективные управленческие решения.

Задача: прозрачный контроль финансов и аналитика по каждому направлению

Перед внедрением финансового учета собственник вместе с финансистом ПланФакта сформулировал задачи, которые нужно решить в рамках проекта. А именно:

1. Консолидация всех счетов (наличных и безналичных) в одной системе, чтобы владелец мог видеть движения по ним и актуальные остатки.
2. Аналитика по направлениям. Собственник планировал настроить проектный учет, чтобы понимать какие направления приносят основной доход, а какие отнимают ресурсы бизнеса.
3. Контроль обязательств. Владелец хотел фиксировать в системе суммы, сроки возврата и фактические остатки задолженности.
4. Делегирование. Руководитель планировал обучить сотрудника ведению учета, чтобы собственник мог лишь заходить и смотреть отчеты для принятия решений.

Решение: автоматизация финучета и передача «операционки» сотруднику

Чтобы решить финансовые задачи бизнеса, собственник приобрел услугу «Внедрение финучета под ключ». Эксперт ПланФакта за месяц: 

1. Сформировал справочник статей: сгруппировал доходы и расходы по единым правилам, убрал дубли и пересечения, чтобы операции не «терялись» и не искажали аналитику.
2. Автоматизировал ввод данных: настроил интеграции с банками, чтобы платежи подтягивались автоматически и остатки по счетам обновлялись без ручного ввода.
3. Настроил учет по проектам и направлениям деятельности, чтобы видеть доходность каждого направления отдельно.
4. Собрал управленческие отчеты — ДДС, ОПУ и Баланс. Они позволяют контролировать денежные потоки, оценивать маржинальность и чистую прибыль, а также отслеживать динамику роста бизнеса.

Далее эксперт в течение месяца обучал сотрудника ведению финансового учета в сервисе. За 8 занятий работник разобрался в логике сервиса, научился корректно вести учет, строить управленческие отчеты и использовать данные для принятия управленческих решений.

Результат: навели порядок в деньгах и нашли самое прибыльное направление

Автоматизация управленческого учета в онлайн-сервисе ПланФакт дало event-агентству измеримые результаты.

Порядок в деньгах. Все безналичные и наличные счета собраны в одной системе. Благодаря банковским интеграциям и дисциплине учета наличных собственник видит актуальные остатки и движение средств без расхождений.

Проверка гипотез цифрами. Отчеты показали, что детские праздники — самое массовое и прибыльное направление по объему выручки.

Понимание реальной рентабельности. Аналитика по направлениям выявила, что B2B-сегмент — самый рентабельный, даже при меньшем обороте. Это стало основанием для пересмотра приоритетов в развитии бизнеса.

Прозрачный учет займов. Все обязательства зафиксированы в системе: суммы, остатки и движение по долгам больше не приходится искать в блокнотах и переписках.

Экономия времени собственника. Ручной учет и сверки ушли. Собственник работает с готовыми управленческими отчетами — ОПУ, Балансом и ДДС — и принимает решения на основе данных, а не интуиции.

«Мы навели порядок со счетами, и теперь я могу просто зайти в отчеты и увидеть аналитику, которую раньше приходилось собирать вручную по крупицам» — собственник агентства «Атмосфера»

А вы знаете, какое направление в вашем бизнесе приносит больше всего денег — а какое съедает прибыль?

Приходите на бесплатную консультацию финансиста ПланФакта. Мы разберем особенности вашего бизнеса, покажем, как выстроить управленческий учет, и расскажем, как сервис помогает видеть реальную рентабельность, контролировать деньги и принимать решения на основе цифр, а не интуиции.