Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством управленческих решений, основанных на цифрах.

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать.

Отчетность для руководителя включает в себя гораздо больше информации, чем собирает бухгалтер. Директор анализирует полную и подробную аналитику не только по налогам, но и по доходам, затратам, продажам, объектам недвижимости, производственным процессам, персоналу и всем данным, которые важны для принятия решений.

Например,компания отчиталась по налогам, баланс в норме и у инспекторов нет никаких вопросов. Но при этом бизнес второй год подряд показывает снижение прибыли. Если руководитель будет контролировать все процессы компании, то увидит эту тенденцию и вовремя примет меры.

Рассмотрим 5 главных отличий между управленческим и бухгалтерским учетами:

Есть заблуждение, что управленческий учет — это правила для ухода от налогов, и отчетность, которая скрывает правду от контролирующих органов. Это не так. Управленческий учет нужен, чтобы увидеть реальное положение дел в каждом бизнес-процессе. Данные помогут в короткие сроки внести коррективы или устранить появившиеся угрозы.

Какие объекты входят в управленческий учет

Объекты управленческого и бухгалтерского учетов схожи, но руководители берут за правило смотреть не только цифры, но и анализировать тенденции. Можно выделить 5 объектов.

Доходы и расходы

Руководители смотрят не просто формы отчетов, чтобы понять, сколько потратили и заработали. Доходы — это все, что приносит выручку (продажа товаров или услуг, сдача в аренду помещений). К расходам относят все затраты (зарплата, коммунальные платежи, аренда помещения).

Управленческий учет помогает выявлять направления, которые на самом деле приносят прибыль. Например, у предпринимателя 3 киоска с фастфудом. Все вместе они получают выручку, которая покрывает затраты и приносит прибыль. Вроде бы 1 киоск приносит прибыли больше остальных, но управленческий учет показывает, что с арендой, налогами и другими издержками — это место приносит меньше денег, чем остальные. Просто, детали скрываются за общими цифрами. В итоге получается, что его лучше закрыть или постараться сократить затраты.

Активы

Активы — это все, что приносит бизнесу деньги (оборудование, транспорт, недвижимость в собственности). Собственники могут увидеть, как меняется прибыльность активов и вовремя от них избавиться. Например, производственное помещение не подходит под актуальные объемы и приходится брать в аренду новые площади. Затраты растут. Собственники видят, что лучше купить другое помещение, чем использовать старое и тратиться на аренду. В бухучете не получится увидеть такую информацию.

Обязательства и кредиторка

Есть важное правило для каждого бизнеса — сначала заплатить по обязательствам (налоги, зарплата, покупка сырья) и кредитной задлженности (расчеты по кредитам или передк онтрагентами). Сервисы управленческого учета сразу показывают собственникам обязательные платежи, чтобы не было желания потратить деньги на сторонние цели. Например, сначала уплатить налоги, а потом уже думать про новую оргтехнику.

Источники финансирования

Бизнес получает финансирование из разных источников (прибыль, кредит, уставной капитал). Аналитика показывает, как меняются статьи доходов и поможет вовремя заметить негативные тенденции. Если владелец шиномонтажа видит, что чернение резины берут все реже, то стоит пересмотреть цены или рассмотреть другие дополнительные услуги.

Финансовые результаты

Здесь все просто. Показатели выручки или прибыли можно смотреть ежедневно, чтобы понять, насколько выполняется план и вносить коррективы, если бизнес не дает нужных показателей.

Зачем вести управленческий учет

Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы — в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Конкретные задачи, которые решает управленческий учет:

1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов

Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческий учет призван решать такие задачи.

Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:

«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»

2. Планирование финансовой деятельности

Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Всегда интересно понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:

«Пока мы не вели управленческий учет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс»

3. Контроль дебиторки и кредиторки

В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»

Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:

«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем  дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток»

Отчетность по кредиторской задолженности показывает, сколько должен бизнес. Речь не про налоги, так как в этом случае, ФНС довольно быстро блокирует расчетный счет, а про долги перед контрагентами, владельцами офисных зданий и поставщиками. Управленческий учет помогает контролировать не только сроки, но и введет правило всегда платить сначала по обязательствам бизнеса, а затем по другим платежам.

Процесс возврата дебиторки тоже должен стать важной работой. Некоторые предприниматели ошибочно думают, что это второстепенная задача, но это не так. Если у бизнеса десятки контрагентов, а продукция ходовая, то нельзя оставлять без контроля процесс отгрузок. Многие партнеры забирают товар под условия, что вернут деньги после продажи. Если это пустить на самотек, то потом окажется, что у компании проблемы с платежами, но при этом дебиторка в несколько миллионов рублей.

Поэтому руководители бизнеса или направлений всегда должны контролировать сроки оплаты со стороны партнеров. Для этого нужно выстроить систему работы с документами, отчетностью и построить управление так, чтобы кредиторка и дебиторка всегда были под контролем.

Какие отчеты важны для ведения управленческого учета

В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:

• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках;
• баланс.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.

Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.

Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.

Документы для управленческого учета

Государство не регулирует такие документы и нет установленной формы. Поэтому собственники и руководители самостоятельно решают, как будет выглядеть управленческая отчетность. Обычно это отчеты по направлениям, которые контролирует компания: доходы и расходы, кредитная нагрузка, прибыль и убытки, выполнение KPI.

Главное правило для всех отчетов — регулярное изучение со стороны директора. Необходимо завести календарь или проставить сроки, когда собственник или ответственные сотрудники изучают эти отчеты. Например, раз в месяц или неделю. Некоторые предприниматели просматривают баланс ежедневно.

Иногда предпринимателей пугают сами формы для отчетов. Действительно, если это будут сложные и объемные таблицы, то вряд ли управленческий учет будет эффективным. Кроме этого, у таблиц в Google и Excel есть еще один минус — аналитику данных придется настраивать вручную. Поэтому эффективнее использовать автоматизированные сервисы, которые упростят анализ, покажут слабые места и не позволят допустить кассовый разрыв. Такие сервисы защитят от потери информации. Например, если продавец или менеджер забудет внести цифры в таблички.

Сервисы предоставляют демо-доступ на определенное время, которого хватит, чтобы разобраться в функциональности и удобстве. Можно протестировать несколько сервисов, чтобы в итоге выбрать решение, которое решит все задачи бизнеса по управленческому учету.

Кто должен вести управленческий учет

Это зависит от размера бизнеса. Собственник сам может вести управленческий учет в небольшой компании. Как правило, в таком бизнесе у ИП или директора всегда есть время вникать в каждый процесс, чтобы принимать нужные решения. Тем более, есть сервисы, которые автоматизируют процесс сбора и анализа данных.

Если в компании десятки или сотни сотрудников, то управленческий учет ведет финансовый директор, а также подключаются руководители направлений. Как правило, у них есть финансовые KPI и они отслеживают показатели по своим направлениям, а финансовый директор оценивает общее положение дел.

Виды управленческого учета

Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям.

1. Производственный учет

Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.

2. Маржинальный учет

Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли. 

3. Бюджетный учет

Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.

4. Стратегический учет

Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.

С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.

Основные программы для ведения управленческого учета:

• Excel или Google Sheets;
• Специализированные облачные сервисы (ПланФакт, Финолог и другие);
• Различные конфигурации на базе 1С;
• ERP-системы (для крупных предприятий).

Каждая из программ будет иметь как подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности и сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей и размеров.

Этапы внедрения управленческого учета

Если для бухгалтерского учета нужен только грамотный бухгалтер, то для управленческого учета нужны другие ресурсы. В первую очередь — это желание и понимание собственника, что бизнесу нужен контроль за финансовыми решениями.

Затем нужно найти ответственных за внедрение. Обычно это или директор или руководитель направлений. Нужно понять, что не получится запустить систему и наладить отчетность без руководителей. Сотрудники обычно без энтузиазма встречают нововведения и всячески саботируют процесс внедрения. Но задача руководителей не только заставить сотрудников принять новую форму работы, но и донести мысль, зачем это нужно и какую пользу получит бизнес. После этого останется выполнить следующие этапы:

• Прописать цели и задачи. В любой деятельности нужно ставить KPI, чтобы работа не выполнялась просто так. Например, бизнес с помощью управленческого учета хочет избавиться от кассовых разрывов или выявить самые прибыльные направления.
• Определить источники данных. Нужно определить, где брать информацию для учета и кто ее будет собирать. Для достоверной картины придется прописать все источники поступления средств и статьи расходов.
• Выбрать системы учета. Нужно определиться с сервисом для внедрения учета. Если бизнес определил цели и задачи, то менеджеры сервиса подскажут, подойдет ли решение для данного бизнеса. Плюс есть демо-доступы, которые помогут оценить удобство и понять, в каком виде анализируются данные.
• Проставить сроки. Обязательно пропишите сроки внедрения учета для каждого направления. Если этого не сделать, то процесс растянется на долгое время и появится угроза, что в итоге ничего не заработает. Сроки могут сдвигаться, но сотрудники должны понимать, что это задача, которая никуда не денется. В период внедрения можно делать промежуточные точки, чтобы понимать, как проходит процесс.
• Обучите сотрудников. Без этого никак. Обязательно проведите обучение, чтобы каждый сотрудник понимал, что он должен делать для сбора данных, как работает учет или сервис. Обычно сервисы проводят обучение и рассказывают, как максимально эффективно использовать систему.
• Контролируйте результаты. Когда учет внедрили, то нужно постоянно смотреть всю информацию, чтобы проводить анализ. Эти данные пригодятся, чтобы оперативно вносить изменения, если складывается негативная картина.

Если выполнить эти шаги при внедрении, то управленческий учет заработает быстро и эффективно. Есть случаи, когда собственники отдают запуск учета сотрудникам, которые не понимают для чего это и какие преимущества получает бизнес. В итоге процесс не запускается, а предприниматель остается с мыслью, что все это не работает.

Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта

Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:

1. Интеграция с банками, 1С, CRM позволяет не тратить уйму времени на ручное внесение данных;
2. На основе поступлений и выплат по принципу двойной записи автоматически строятся три отчета — ДДС, ОПиУ и Баланс;
3. Есть возможность бюджетирования, отслеживания дебиторки и кредиторки, анализ рентабельности направлений, прогноз кассовых разрывов.

Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.

ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.

Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили управленческий учет на базе ПланФакта.

Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, долгое время страдал от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтобы контролировать финансы:

«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств. Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. У меня были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, когда уже давно работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязательств.

Я делал отчеты для себя в каком-то минимальном виде, чтобы можно было контролировать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из этой работы, — самостоятельные отчеты вручную — это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем»

Прочитайте, как Тимофей автоматизировал учет и нашел потерянный миллион рублей.

Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:

«Когда я занимался финансовым учетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условный учет. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, по периодам, не было учета и планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги»

Узнайте, как правильно организованный финансовый учет помог Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.

Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:

«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени»

Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.

Автоматизированный управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.