Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством стратегических решений, основанных на цифрах.

Часто его путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для формирования отчетности для ФНС. Вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать.

Структура отчетности для руководителя включает в себя гораздо больше информации, чем собирает бухгалтер. Директор проводит подробную аналитику по налогам, доходам, затратам, продажам, объектам недвижимости, производственным процессам, персоналу и всем данным, которые важны для принятия решений.

Например, компания отчиталась по налогам, баланс в норме, у инспекторов нет никаких вопросов. Но при этом бизнес второй год подряд показывает снижение прибыли. Если руководитель будет контролировать все процессы компании, то увидит эту тенденцию и вовремя примет меры. 

Рассмотрим 5 главных отличий:

Какие объекты входят в управленческий учет

Объекты управленческого и бухгалтерского учетов схожи, но руководители берут за правило смотреть не только цифры, но и анализировать тенденции, чтобы поднять эффективность бизнес-процессов. Можно выделить 5 объектов.

Доходы и расходы

Руководители смотрят не просто формы отчетов, чтобы понять, сколько потратили и заработали. Доходы — это все, что приносит выручку (продажа товаров или услуг, сдача в аренду помещений). К расходам относят все затраты (зарплата, коммунальные платежи, аренда помещения).

Отчетность помогает выявлять направления, которые на самом деле приносят прибыль. Например, у предпринимателя 3 киоска с фастфудом. Все вместе они получают выручку, которая покрывает затраты и приносит прибыль. Вроде бы один киоск приносит прибыли больше остальных, но финучет показывает, что с арендой, налогами, другими издержками место приносит меньше денег, чем остальные. Просто, детали скрываются за общими цифрами. В итоге получается, что его лучше закрыть или постараться сократить затраты.

Активы

Активы — это все, что приносит бизнесу деньги — оборудование, транспорт, недвижимость в собственности. Собственники могут увидеть, как меняется прибыльность активов и вовремя от них избавиться. Например, производственное помещение не подходит под актуальные объемы, приходится брать в аренду новые площади. Затраты растут. Собственники видят, что лучше купить другое помещение, чем использовать старое и тратиться на аренду. В бухучете не получится увидеть такую информацию.

Обязательства и кредиторка

Есть важное правило в деятельности компании — сначала заплатить по обязательствам налоги, зарплата, покупка сырья), а также кредитной задолженности (расчеты по кредитам или перед контрагентами). Сервисы финучета сразу показывают собственникам обязательные платежи, чтобы не было желания потратить деньги на сторонние цели. Например, сначала уплатить налоги, а потом уже думать про новую оргтехнику.

Источники финансирования

Бизнес получает финансирование из разных источников (прибыль, кредит, уставной капитал). Аналитика показывает, как меняются статьи доходов и поможет вовремя заметить негативные тенденции. Если владелец шиномонтажа видит, что чернение резины берут все реже, стоит пересмотреть цены или рассмотреть другие дополнительные услуги, чтобы решать основные задачи для получения прибыли.

Финансовые результаты

Здесь все просто. Показатели  выручки или прибыли можно смотреть ежедневно, чтобы понять, насколько выполняется план по направлениям деятельности. Если задачи не выполняются, вносят коррективы.

Зачем вести управленческий учет

Отчетность нужна предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы: в каком состоянии находится компания, как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Конкретные задачи, которые решает инструмент:

1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов

Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческая отчетность призвана решать такие задачи.

Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:

«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет».

2. Планирование финансовой деятельности

Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы, понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:

«Пока мы не вели финучет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс».

3. Контроль дебиторки и кредиторки

В любое время данные отчетов ответят на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов, когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?». 

Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:

«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и  постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем  дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны всего 2. Собственник не анализировал результаты, поэтому не понимал, насколько большой убыток».

Формирование отчетности по кредиторской задолженности показывает, сколько должен бизнес. Речь не про налоги, так как ФНС довольно быстро блокирует расчетный счет, а про долги перед контрагентами, владельцами офисных зданий, поставщиками. Управленческая отчетность помогает контролировать не только сроки, но и вводит правило всегда платить сначала по обязательствам бизнеса, а затем по другим платежам.

Процесс возврата дебиторки тоже должен стать важной работой. Некоторые предприниматели ошибочно думают, что это второстепенная задача, но это не так. Если у бизнеса десятки контрагентов, а продукция ходовая, то нельзя оставлять без контроля процесс отгрузок. Многие партнеры забирают товар под условия, что вернут деньги после продажи. Если это пустить на самотек, то потом окажется, что у компании проблемы с платежами, но при этом дебиторка в несколько миллионов рублей.

Поэтому руководители бизнеса или направлений всегда должны контролировать сроки оплаты со стороны партнеров. Для этого нужно выстроить систему работы с документами, отчетностью, построить управление так, чтобы кредиторка и дебиторка всегда были под контролем.

Какие отчеты важны для ведения управленческого учета

В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать для управления компанией любые отчеты, но 3 формы отчетности обязательно должны присутствовать:

• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках;
• баланс.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло, сколько денег будет на конец этого периода.

Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и прибыль у компании за требуемый период.

Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть, откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут — они напрасно его недооценивают.

Документы для управленческого учета

Постановка учета зависит от предпринимателя, а государство не регулирует такие документы. Какой-то установленной формы нет. Поэтому собственники самостоятельно решают, как будет выглядеть отчетность, какую методологию использовать. Обычно это отчеты по направлениям, которые контролирует компания: доходы и расходы, кредитная нагрузка, прибыль и убытки, выполнение KPI.

Главное правило структуры для всех отчетов — регулярное изучение со стороны директора. Необходимо завести календарь или проставить сроки, когда собственник или ответственные сотрудники изучают эти отчеты. Например, раз в месяц или неделю. Некоторые предприниматели просматривают баланс ежедневно.

Кто должен вести управленческий учет

Способ ведения зависит от размера бизнеса. Как правило, у ИП или директора небольшой фирмы всегда есть время вникать в каждый процесс, чтобы принимать нужные решения. Тем более, есть сервисы, которые автоматизируют процесс сбора и анализа данных.

Если в компании десятки или сотни сотрудников, учет ведет финансовый директор, а также подключаются руководители направлений. Как правило, у них есть финансовые KPI, они отслеживают показатели по своим направлениям, а финансовый директор оценивает общее положение дел.

Виды управленческого учета

Условно принято выделять четыре вида формирования отчетности по направлениям.

1. Производственный

Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.

2. Маржинальный

Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат, итоговых цен для получения максимальной прибыли.

3. Бюджетный

Направлен на повышение работы и эффективности подразделений, отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений, усилить их ответственность за выполняемую работу.

4. Стратегический

Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно внедрение начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький, а у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.

С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы. Эти решения способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.

Вот основные программы для ведения отчетности:

• Excel или Google Sheets.
• Специализированные облачные сервисы — ПланФакт, Финолог. 
• Различные конфигурации на базе 1С.
• ERP-системы для крупных предприятий.

Каждая из программ будет иметь какак подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности, сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей, размеров.

Этапы внедрения управленческого учета

Если для бухучета нужен только грамотный бухгалтер, то для управленческого нужны другие ресурсы. В первую очередь, желание собственника, что бизнесу нужен контроль за финансовыми решениями.

Затем нужно найти ответственных за внедрение. Обычно это директор или руководитель направления. Нужно понять, что не получится запустить систему,  наладить отчетность без руководителей. Сотрудники обычно без энтузиазма встречают нововведения, всячески саботируют процесс внедрения. Но задача руководителей не только заставить сотрудников принять новую форму работы, но и донести мысль, зачем это нужно и какую пользу получит бизнес. После этого останется выполнить следующие этапы:

• Прописать цели и задачи. В любой деятельности нужно ставить KPI, чтобы работа не выполнялась просто так. Например, бизнес с помощью управленческого учета хочет избавиться от кассовых разрывов или выявить самые прибыльные направления.
• Определить источники данных. Нужно определить, где брать информацию для и кто ее будет собирать. Для достоверной картины придется прописать все источники поступления средств и статьи расходов.
• Выбрать системы учета. Нужно определиться с сервисом для работы. Если бизнес определил цели и задачи, то менеджеры сервиса подскажут, подойдет ли решение для данного бизнеса. Плюс есть демо-доступы, которые помогут оценить удобство и понять, в каком виде анализируются данные.
• Проставить сроки. Обязательно пропишите сроки внедрения для каждого направления. Если этого не сделать, то процесс растянется на долгое время и появится угроза, что в итоге ничего не заработает. Сроки могут сдвигаться, но сотрудники должны понимать, что это задача, которая никуда не денется. В период внедрения можно делать промежуточные точки, чтобы понимать, как проходит процесс.
• Обучите сотрудников. Без этого никак. Обязательно проведите обучение, чтобы каждый сотрудник понимал, что он должен делать для сбора данных, как работает учет или сервис. Обычно сервисы проводят обучение и рассказывают, как максимально эффективно использовать систему.
• Контролируйте результаты. После внедрения, нужно постоянно смотреть всю информацию, чтобы проводить анализ. Эти данные пригодятся, чтобы оперативно вносить изменения, если складывается негативная картина.

Если выполнить эти шаги при внедрении, то управленческий учет заработает быстро и эффективно. Есть случаи, когда собственники отдают запуск сотрудникам, которые не понимают для чего это и какие преимущества получает бизнес. В итоге процесс не запускается, а предприниматель остается с мыслью, что все это не работает.

Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта

Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:

1. Интеграция с банками, 1С, CRM позволяет не тратить уйму времени на ручное внесение данных.
2. На основе поступлений и выплат по принципу двойной записи автоматически строятся три отчета — ДДС, ОПиУ и Баланс.
3. Есть возможность бюджетирования, отслеживания дебиторки и кредиторки, анализ рентабельности направлений, прогноз кассовых разрывов.

Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.

ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.

Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили отчетность на базе ПланФакта.

Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:

«Когда я занимался финучетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условно. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, периодам, не было планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги».

Узнайте, как правильно организованная финансовая отчетность помогла Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.

Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:

«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени».

Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.

Автоматизированный учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.