Как финучёт помог студии разработки найти убыточные проекты и пересобрать экономику

Саша Комбаров, CEO студии разработки «Пиробайт», хотел понять, какие проекты приносят прибыль, а какие — убытки. До внедрения учета компания не могла точно ответить на этот вопрос.

Клиент: студия разработки с годовым оборотом 108 млн ₽

«Пиробайт» — студия веб- и мобильной разработки. В штате 45 человек, годовой оборот — 108 млн ₽. Работают с крупными b2b-клиентами, делают проекты под ключ: от проектирования до запуска.

Финучет в таком бизнесе — непростая задача. Саша Комбаров, CEO «Пиробайт», рассказывает, с какими сложностями они чаще всего сталкиваются.

• Постоплата. Клиенты платят после завершения работ, а расходы (зарплаты, подрядчики) нужно покрывать сразу. Это провоцирует кассовые разрывы.
• Трудно считать рентабельность. Без детализации расходов по проектам, этапам и сотрудникам можно не заметить, что проект убыточен.
• Разные модели оплаты. Time&Material и Fixed Price требуют разных подходов к планированию и контролю.
• Рост команды и бэк-офиса. Увеличиваются накладные расходы — их нужно учитывать в себестоимости.
• Простои на старте. Пока клиент согласует ТЗ и подписывает документы, команда не работает, но зарплату платить нужно.

До ПланФакта считали деньги «на глаз» в разрозненных эксель-таблицах

Когда обороты были небольшие, учет вели в гугл-таблицах. Зарплаты — в одной, поступления — в другой, расходы — в третьей. Данные заполняли нерегулярно, часть информации терялась. Внешне Саше казалось, что с финансами всё в порядке — пока внезапно не возникал кассовый разрыв.

Так выглядит финучёт в «Пиробайт»

Из отчетности вели только ДДС (отчет о Движении денежных средств). Фиксировали доходы и расходы по факту движения денег: клиент оплатил — записали как доход, перевели деньги подрядчику — как расход. Использовали учет кассовым методом.

Такой учет показывал только движение денег — без понимания реальной картины. Нельзя было оценить прибыльность проектов, увидеть загрузку команды или спрогнозировать расходы. Финансовые данные запаздывали, были разрозненными и неполными — на них нельзя было опереться в управлении бизнесом.

В 2023–2024 годах компания росла на 80% в год. Появлялись новые сотрудники, команды, отделы, увеличивались административные расходы. Старый подход к учету не успевал за ростом и перестал справляться с объемом данных.

Внедрили ПланФакт и перешли к учёту по проектам

Когда стало понятно, что старый подход к учёту не даёт эффективно управлять бизнесом, Саша Комбаров начал искать инструмент, который позволит:

• Видеть финансы в разрезе проектов — понимать, где компания зарабатывает, а где работает в минус.
• Оценивать загрузку и эффективность команд.
• Планировать показатели вперёд, а не считать задним числом.
• Предупреждать кассовые разрывы и формировать финансовый резерв.

ПланФакт посоветовали в бизнес-клубе. Клиент начал с бесплатного периода: загрузил данные из таблиц и сразу увидел, какие проекты прибыльные, а какие — убыточные или едва выходят в ноль.

Внедрение финучета шло совместно с бухгалтером. Она быстро поняла ценность проектного учёта: сформировала учетные статьи, настроила интеграцию с 1С, распределила роли внутри сервиса.

Сейчас менеджеры продолжают вести учёт по проектам в гугл-таблицах. Бухгалтер регулярно переносит данные в ПланФакт. CEO и партнёры смотрят готовую аналитику и принимают решения с опорой на твердые цифры. 

Результат: подняли цены, пересобрали команды, учли рост издержек

Когда финучет полноценно заработал, клиент увидел реальную экономику своего бизнеса. 

Часть крупных заказов оказались малорентабельными. С ними работали по ставкам 2020 года, не учитывая рост издержек. Повысили стоимость на 15–25% —  это помогло вывести старые проекты в плюс. 

«Есть крупный проект по учету товаров с высокой выручкой и большой командой — думали, наша «золотая жила». Когда посчитали рентабельность, оказалось, что работаем в ноль. По уже согласованным задачам не стали менять цену, но на всех новых этапах её подняли», — Саша Комбаров, CEO «Пиробайт».

Стало видно, какие этапы разработки убыточны. Раньше клиент считал, что проектирование — самый выгодный этап, так как выполняется быстро. Но из-за простоев на согласованиях и документах маржинальность снижалась. Теперь в компании рентабельность оценивают по каждому этапу и заранее закладывают риски.

Аналитика по сотрудникам помогла перераспределить ресурсы. Выявили, кто перегружен задачами, а кто загружен на 30–50%. Пересобрали команды и оптимизировали фонд оплаты труда.

Учли рост накладных расходов. С ростом выручки расширился бэк-офис — это увеличило издержки. Теперь их учитывают при ценообразовании.

Создали систему фондов, чтобы управлять прибылью и планировать рост.

«С прибыли сразу распределяем деньги по четырём направлениям: офис, подушка безопасности, дивиденды партнёрам и бонусы управленческой команде» — Саша Комбаров, CEO «Пиробайт».

С переходом на финучёт в ПланФакте управление стало опираться не на ощущения, а на конкретные цифры. Финансовая картина стала прозрачной — это усилило доверие между партнёрами.

«До ПланФакта я думал, что знаю, какие проекты приносят деньги. Когда увидел реальные цифры, всё оказалось иначе. Теперь мы управляем не интуитивно, а опираясь на данные» — Саша Комбаров, CEO «Пиробайт».

Узнайте рентабельность своих проектов

Сервис ПланФакт внедрит финучёт под ключ и покажет, где вы зарабатываете, а где работаете в ноль или в минус.

Опытный финансист автоматизирует загрузку данных, сформирует отчёты ДДС, ОПУ и Баланс, настроит учёт по проектам, Вы увидите реальную маржинальность заказов и сможете пересчитать цены так, чтобы каждый проект приносил прибыль.

Хотите управлять бизнесом эффективнее? Запишитесь на бесплатную консультацию, чтобы узнать подробности.