Разделяй и властвуй! Кейс «Окей, трактор»

Компания «Окей, трактор» оказывает услуги спецтехники: мини-экскаваторов, мини-погрузчиков, гидромолотов и ямобуров. В Удмуртской республике компания работает со своей техникой и техникой подрядчиков, в работах по регионам России использует привлеченную технику. У компании четко сформулированная миссия: менять рынок спецтехники РФ, чтобы заказчик мог быстро получать качественные услуги. За прошлый год компания выросла в 5 раз. На 2021 год запланирован такой же рост.

• В штате компании 20 человек.
• Годовой оборот 22 млн рублей.

«О! хочу!»

Собственник и директор компании «Окей, трактор» Михаил Иванов рассказал, как пришел к внедрению управленческого учета на базе ПланФакта.

«Особенность нашей работы – это большая дебиторка. И важно пристально следить за рентабельностью.

Понимание, что нужно автоматизировать финансовый учет, пришло год назад, когда компания была еще маленькая, но с большими планами на рост. Мы оцифровались и перешли в Excel. Вели отчет о прибылях и убытках, его кое-как настроили, а БДДС вообще не вели, потому что автоматически он не работал, а вручную его настраивать было некогда.

Промучились в Excel примерно полгода – мы были ограничены, понимали, если добавим какие-то строки, у нас все слетит и придется все заново настраивать.

И тут я узнал, что ПланФакт умеет строить диаграммы и в нем можно вести БДДС! Я сказал: «О! хочу!»

«С внесением данных был полный треш!»

Ассистент Михаила не справился с внедрением ПланФакта.

«Я купил ПланФакт, поручил ассистенту вникнуть и начать вести учет. Прошло 2 месяца, но не изменилось ничего. С внесением данных был полный треш! 

На этом этапе мы познакомились с Еленой Стрелковой, она предложила помощь, провела аудит. И подвела итог: «Все очень плохо, удаляем все, делаем заново и начинаем грамотно распределять». Елена рассказала нам, что считать проектом, что – статьей, как производить начисления. Такие встречи мы проводили на протяжении 3 месяцев и за это время перевели все наши показатели в ПланФакт. Сейчас каждый месяц все «докручиваем», совершенствуем, производим тонкую настройку»

Как проект «Эвакуатор» и проект «Доставка» решили проблему

Михаил рассказал на примерах, как ПланФакт помогает в работе компании:

«У нас есть услуга доставки техники до объекта. Допустим, ее стоимость 3 тысячи рублей. И таких поставок за месяц порядка 80. Предполагается, что 240 тысяч мы заработали на проекте «Доставка». В рамках этого проекта иногда используется наш садовый эвакуатор, а иногда – сторонняя, нанятая техника. Нам важно было зафиксировать прибыльность нашего эвакуатора. Мы платим нанятому эвакуатору 1,5 тысячи рублей за коробку. Когда вводим эти данные в сервис, происходит удвоение выручки. Очень долго не знал, как решить задачу. Теперь проблема решена.

У нас есть проект «Доставка» и статья «Доставка». В статье мы разделили данные так, что 1,5 тысячи рублей стоит перевозка на нашем эвакуаторе, и за эти 1,5 тысячи рублей сделали проект «Эвакуатор». А на остальные деньги сделали проект «Доставка» и статью «Доставка». С помощью этого инструмента разделились финансовые потоки. Теперь, если нам нужно отследить прибыльность нашего проекта «Эвакуатор», мы посмотрим отдельно, сколько выживших и сколько получили прибыли. И отдельно же смотрим, самый прибыльный сам проект «Доставка». Таким образом, мы можем увидеть, сколько заработаем, если будем ездить только на наемной технике.

Второй пример! У нас есть диспетчерская техника – это поставщики оборудования из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить самодиспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группу проектов, названных своими регионами РФ, в которых ведутся работы, а внутри еще разделены города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам правильно управлять рекламным бюджетом».

1,3 млн рублей – результат работы в ПланФакте

Компания «Окей, трактор» работает с ПланФактом с сентября 2020 года. В ходе обслуживания по продаже печатных плат было полноценным обслуживанием.

«Важный результат работы в ПланФакте – отдельный бизнес. У нас есть оборудование, большая часть которого принадлежит инвесторам. И есть компания, которая всем этим руководит. Благодаря ПланФакту, я «достал» всю технику управляющей компании и смог понять, сколько делает сама управляющая компания, которая не имеет физических активов, а имеет только клиентскую базу. Понял, сколько она заработала, привлекла инвестиции и продала 10% долю за 1,3 млн рублей.

«ПланФакт» обеспечивает прозрачность управленческой системы республики для моих «остановок».