Разделяй и властвуй! Кейс «Окей, трактор»

Компания «Окей, трактор» оказывает услуги спецтехники: мини-экскаваторов, мини-погрузчиков, гидромолотов и ямобуров. В Удмуртской республике компания работает со своей техникой и техникой подрядчиков, в работах по регионам России использует привлеченную технику. У компании четко сформулированная миссия: менять рынок спецтехники РФ, чтобы заказчик мог быстро получать качественные услуги. За прошлый год компания выросла в 5 раз. На 2021 год запланирован такой же рост.

• В штате компании 20 человек.
• Годовой оборот 22 млн рублей.

«О! хочу!»

Собственник и директор компании «Окей, трактор» Михаил Иванов рассказал, как пришел к внедрению управленческого учета на базе ПланФакта.

«Особенность нашей работы – это большая дебиторка. И важно пристально следить за рентабельностью.

Понимание, что нужно автоматизировать финансовый учет, пришло год назад, когда компания была еще маленькая, но с большими планами на рост. Мы оцифровались и перешли в Excel. Вели отчет о прибылях и убытках, его кое-как настроили, а БДДС вообще не вели, потому что автоматически он не работал, а вручную его настраивать было некогда.

Промучились в Excel примерно полгода – мы были ограничены, понимали, если добавим какие-то строки, у нас все слетит и придется все заново настраивать.

И тут я узнал, что ПланФакт умеет строить диаграммы и в нем можно вести БДДС! Я сказал: «О! хочу!»

«С внесением данных был полный треш!»

Ассистент Михаила не справился с внедрением ПланФакта.

«Я купил ПланФакт, поручил ассистенту вникнуть и начать вести учет. Прошло 2 месяца, но не изменилось ничего. С внесением данных был полный треш! 

На этом этапе мы познакомились с Еленой Стрелковой, она предложила помощь, провела аудит. И подвела итог: «Все очень плохо, удаляем все, делаем заново и начинаем грамотно распределять». Елена рассказала нам, что считать проектом, что – статьей, как производить начисления. Такие встречи мы проводили на протяжении 3 месяцев и за это время перевели все наши показатели в ПланФакт. Сейчас каждый месяц все «докручиваем», совершенствуем, производим тонкую настройку»

Как проект «Эвакуатор» и проект «Доставка» решили проблему

Михаил рассказал на примерах, как ПланФакт помогает в работе компании:

«У нас есть услуга доставки техники до объекта. Допустим, ее стоимость 3 тысячи рублей. И таких доставок за месяц порядка 80. Предположим, 240 тысяч мы заработали на проекте «Доставка». В рамках этого проекта иногда используется наш собственный эвакуатор, а иногда – сторонняя, нанятая техника. Нам важно было отслеживать прибыльность нашего эвакуатора. Мы платим нанятому эвакуатору 1,5 тысячи рублей за поездку. Когда вводим эти данные в сервис, появляется дублирование выручки. Очень долго не знали, как решить эту задачу. Теперь проблема решена.

У нас есть проект «Доставка» и статья «Доставка». В рамках статьи мы разделили данные так, что 1,5 тысячи рублей стоит перевозка на нашем эвакуаторе, и на эти 1,5 тысячи сделали проект «Эвакуатор». И на остальные деньги сделали и проект «Доставка» и статью «Доставка». С помощью этого инструмента разделились финансовые потоки. Теперь, если нам нужно отследить, прибыльный ли у нас проект «Эвакуатор», мы смотрим отдельно, сколько потратили и сколько получили прибыли. И отдельно же смотрим, насколько прибыльный сам проект «Доставка». Таким образом мы можем увидеть, сколько заработаем, если будем ездить только на наемной технике.

Второй пример! У нас есть диспетчерская техника – это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»

1,3 млн рублей – результат работы в ПланФакте

Компания «Окей, трактор» работает с ПланФактом с сентября 2020 года. В сентябре началось внедрение, в ноябре сервис стал полноценным рабочим инструментом.

«Важный результат работы в ПланФакте – разделение бизнеса. У нас есть техника, большая часть которой принадлежит инвесторам. И есть компания, которая всем этим управляет. Благодаря ПланФакту, я «достал» из этой управляющей компании всю технику и смог понять, сколько зарабатывает сама управляющая компания, которая не имеет физических активов, а имеет только клиентскую базу. Понял, сколько она зарабатывает, привлек инвестиции и продал 10% доли за 1,3 млн рублей.

ПланФакт дает прозрачность управленческой отчетности для моих инвесторов»