Как автоматизировать учет и забыть про кассовые разрывы. Кейс Be in Bikram

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga, рассказала:

• как автоматизировала учет и сократила время на его ведение в 6 раз;
• как забыла о кассовых разрывах;
• как студия пережила коронакризис.

О компании

Be in Bikram Yoga была открыта в 2013 году. Главная особенность студии — горячая йога, упражнения на занятии чередуются по определенному сценарию при температуре 40 градусов Цельсия. Такой вид йоги позволяет стимулировать эндокринную и нервную системы, улучшает растяжку, прорабатывает все тело и снимает стресс. Екатерина признается, что развивать это направление в России непросто, все время приходится искать баланс, думать, как оптимизировать текущую работу и остаться на плаву. Сейчас в студии 10 преподавателей, всего в штате работает 14 человек. В 2019 году оборот компании составил 13 млн рублей.

Проблемы и задачи

С самого открытия студии Екатерина занималась учетом в Excel, но работать в нем было нелегко:

«Я вела учет просто: записывала в таблицу расходы и по факту анализировала доходы. У нас была вечная проблема с кассовыми разрывами, так как часто мы оплачивали расходы по наитию, не планируя, есть деньги на счету — платим, нет — пытаемся отсрочить обязательства. Все управление финансами сводилось к затыканию дыр, туда, куда больше сейчас нужно, и направляли деньги. Это был огромный стресс»

Внедрение и организация работы

Помощь пришла от блогеров, которые рассказывали о важности ведения учета:

«Про то, что есть специальные программы для ведения учета, я узнала от одного из блогеров. Поискав варианты, обнаружила ПланФакт. Сервис сразу привлек меня, особенно понравилось наличие обучающих видео и разбор кейсов для каждого из видов бизнеса»

Екатерина перенесла данные и начала работу, а положительные изменения не заставили себя долго ждать.

Результаты

1. Автоматизировали учет и сократили время на его ведение в 6 раз:

«До внедрения ПланФакта на учет я тратила минимум 1 день в неделю. Мы вели расходы в Excel, но у нас не было четкого разделения расходов по статьям и контрагентам, получалась каша. Каждую неделю я садилась и подбивала данные за прошедший период, а раз в месяц переносила их в другую таблицу, анализировала и сравнивала с предыдущими показателями. Я тратила на это очень много времени, и это было очень муторно. Сейчас я ежедневно посвящаю учету минут 10-15, и все данные в полном порядке»

2. Забыли о кассовых разрывах:

«Отчеты, которые формируются в ПланФакте, показывают мне текущее положение дел в студии. Если раньше наши таблицы расходились с реальными цифрами, то сейчас, когда все в одном окне, гораздо проще понимать, что происходит с финансами. До ПланФакта каждый месяц у нас случались кассовые разрывы, мы задерживали зарплату преподавателям и опаздывали с оплатой аренды. Сейчас — заранее знаем будущие расходы и про кассовые разрывы уже и не вспоминаем. Мы завели платежный календарь и теперь планируем траты на будущее. Также из-за кассовых разрывов мы не могли себе позволить администратора, но после того, как наладили учет и избавились от разрывов, мы нашли средства, чтобы нанять администратора, и перестали задерживать зарплаты»

3. Пережили коронакризис:

«Еще в феврале мы почувствовали спад клиентского потока и, опираясь на наши финансовые показатели в ПланФакте, с марта запустили акцию на абонементы на 1 и 3 месяца. Прибыли с акции хватило, чтобы продержаться самые тяжелые месяцы карантина: заплатить аренду и покрыть зарплаты преподавателей на время вынужденного простоя»