Как сэкономить 1,5 млн рублей. Кейс «Зеленый город»

Группа компаний «Зеленый город» занимается благоустройством и озеленением города и промышленных предприятий, а также тепличным бизнесом в Перми.

• В штате сейчас 30 сотрудников.
• Оборот – 70 млн рублей в год.

Пермь – «Зеленый город»

Управляющий Группы компаний «Зеленый город» Антон Тимофеев рассказал, почему Пермь считается одним из самых зеленых городов и какова в этом его заслуга:

«Зеленый город» занимается всем тем, что принято называть благоустройством и озеленением города: мы высаживаем цветы на клумбы, косим газоны в парках и скверах, делаем транспортные развязки, сажаем деревья, производим рассаду цветов в собственном тепличном хозяйстве площадью 5 тысяч квадратных метров. Помимо цветов, в теплицах растут овощи на продажу.

Пермь считается одним из самых зеленых городов России. В основном, конечно, потому что в центре города распложен огромный лесопарк, но, надеюсь, и наш скромный вклад в этот статус тоже есть»

Цифры как способ мотивации сотрудников

Антон Тимофеев почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:

«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени.

Первым шагом к оцифровке бизнеса стало понимание, что нужно выстраивать мотивацию сотрудников. Чтобы у них было желание работать лучше, а не просто отбывать рабочий день. Мотивацию без цифр выстраивать невозможно, получаются пустые слова, которые никого не стимулируют»

«Ты – учитель, я – ученик»

Партнер ПланФакта Елена Стрелкова помогла с внедрением сервиса:

«Елена Стрелкова занесла в Планфакт все данные за 2019 и 2020 годы. Я посмотрел в программу и абсолютно ничего не понял! Говорю: «Лена, давай так: ты – учитель, я – ученик». И мы начали заносить данные вместе на примере нашей управляющей компании. Все было, как в школе: Лена давала задания, я выполнял, она контролировала.

Мы взяли всю информацию за предыдущий год и занесли ее в ПланФакт. Исходя из того, что получилось, я начал смотреть, какие критерии и затраты мы дальше будем контролировать. Это был главный шаг во внедрении.

И сейчас я понимаю, что той финансовой грамотности, которую получил в ходе знакомства с ПланФактом, мне достаточно, чтобы контролировать работу компании самому. Теперь раз в неделю по пятницам я трачу час на анализ данных по пяти юрлицам, вижу все, что произошло в компании за неделю»

«Мы должны работать на 6 млн лучше!»

Когда Антон Тимофеев занес все данные в ПланФакт, выяснилось, что маржинальность бизнеса 25%. Главная задача компании на 2021 год – увеличить маржинальность до 35 %.

«Сейчас заканчиваются наши трехлетние госконтракты. Новые, согласно реалиям рынка, – конкуренции и экономической ситуации в стране – будут со снижением прибыли. И мы четко понимаем, что придется падать. Нам нужно сделать так, чтобы при условии падения даже на 30 процентов, мы остались на плаву.

Мы четко видим в ПланФакте, что нам нужно оптимизировать порядка 10 % расходов. Для понимания, при обороте 60 млн экономия должна быть 6 млн в год. То есть мы должны работать на 6 млн лучше!»

Что уже сделали?

«Сэкономили почти 1,5 миллиона на обслуживании транспорта»

После внедрения ПланФакта стали очевидны все завышенные траты:

«Первое, что увидели, это завышенные траты на эксплуатацию транспорта. В 2020 году мы потратили на обслуживание восьми «газелей» 3 млн рублей. А в 2019 году – 1,5 млн. Количество транспорта при этом не увеличилось, как и другие показатели, которые могли так значительно повысить расходы. Начальнику отдела эксплуатации транспорта была поставлена задача спланировать расходы на транспорт на 2021 год, чтоб мы понимали, сколько нам нужно потратить на все техосмотры, покупку резины, аккумуляторов и прочих расходников. Получилось 800 тысяч рублей. Дальше мы оценили состояние автопарка и добавили еще 800 тысяч на экстренные расходы. Итого 1 млн 600 тысяч рублей – бюджет на эксплуатацию транспорта на 2021 год. Но никак не 3 миллиона!

Теперь ключевой показатель работы начальника отдела содержания транспорта – удерживать расходы в этих пределах. Отчетный период – квартал. Мы смотрим, попал ли он в эту сумму, если не попал – премии не получает.

Благодаря ПланФакту мы четко понимаем, сколько по плану допустимо тратить на транспорт. Если приходится тратить больше, значит, этот транспорт обходится нам слишком дорого и его пора менять. Тратить на 8 «газелей» 3 млн в год – это чересчур. ПланФакт помог нам это увидеть и исправить»

Сотрудники начали экономить деньги

Второй важный этап работы в ПланФакте для группы компаний «Зеленый город» – попроектное разделение зарплаты сотрудников:

«Здесь началась моя самая любимая работа в ПланФакте – работа с вкладкой «бюджет». Мы увидели, сколько должно тратиться на базовый зарплатный фонд, без учета премий. Базовая зарплата платится из того, что мы уже заработали, премии – из того, что еще заработаем. Я определил базовый уровень зарплат по каждому проекту и назначил человека, который это контролирует. Раньше, например, бригадир для выполнения задачи мог набрать не 6 человек, а 15. Теперь есть четкие экономические расчеты, из которых видно, сколько человек должны работать на этом проекте. Раз в квартал мы нажимаем кнопочку «факт» и видим, уложился ли он в этот базовый уровень. Это дает ясный учет, не позволяет допустить дополнительных затрат. В текущих месяцах я вижу, что сотрудники стали экономить деньги»

Сэкономили 100 тысяч рублей на банковских комиссиях

Еще одной существенной статьей расходов, которую можно оптимизировать, оказались банковские комиссии:

«В ПланФакте выяснилось, что банковских комиссий в год набегает на 300 тысяч рублей. Я даже не подозревал, что плачу столько комиссии банкам. А оказалось – тут немножко, там немножко, по одному расчетному счету, по другому – и общая сумма набралась внушительная.

Первое, что мы сделали – перешли на выгодные банковские тарифы. Они же, кстати, самые дорогие. Мы достаточно активно пользуемся банковскими услугами, наша ошибка была в том, что мы везде брали самый дешевый тариф. Он включал в себя какое-то количество операций, а дальше каждая операция обходилась втридорога. Как оказалось, мы не экономили, а наоборот. Практически сразу после перехода на другие тарифы экономия составила порядка 100 тысяч рублей. Дальше будем оптимизировать снятие наличных.

Главный плюс от внедрения ПланФакта в том, что бизнес стал прозрачным и предсказуемым. То что мы смогли учитывать показатели и экономику по каждому проекту, дало нам понимание целостной картины, как это ни парадоксально»