Типичные ошибки бизнеса при передаче финучета на аутсорсинг

Финансовый учет на аутсорсинге позволяет бизнесу сосредоточиться на ключевых направлениях деятельности, снизить затраты и повысить эффективность. Успешная организация аутсорсинга требует внимательного подхода от компании-заказчика. 

В этой статье рассмотрим типичные ошибки при передаче финансового учета на аутсорсинг, а также разберем, что такое финансовый аутсорсинг, зачем он нужен, его преимущества и недостатки.

Что такое финансовый аутсорсинг и зачем он нужен

Финансовый аутсорсинг — это передача части или всего бухгалтерского и финансового учета компании внешнему специализированному подрядчику. Так бизнес экономит на содержании штатного финансового отдела, получает доступ к профессиональным услугам и современным ИТ-решениям, а также повышает качество и точность учета.

Минусы финансового аутсорсинга часто проявляются тогда, когда компания не подготовилась заранее к передаче учета или не уделила времени выбору подрядчика. Ниже разберем стандартные ошибки при переходе на финансовый аутсорсинг. К ним относятся:

• недостаточный анализ потребностей компании,
• выбор подрядчика без должной проверки,
• недостаточный контроль и мониторинг работы аутсорсера,
• несоответствие ИТ-систем,
• нарушенная коммуникация с сотрудниками.

Ошибка № 1. Недостаточный анализ потребностей компании

Решив передать на аутсорс управленческий учет, в первую очередь проведите глубокий анализа собственных потребностей, объема задач и внутренних ресурсов. Если вы не понимаете, что такое управленческий учет и зачем он нужен компании, вы рискуете выбрать некомпетентного исполнителя. Чтобы провести анализ потребностей, необходимо:

1. Оценить текущее состояние финансового учета — подробно изучите, как сейчас организован финансовый учет на предприятии, какие используются системы учета, насколько эффективно ведется отчетность, какие существуют узкие места и риски. Так вы поймете, что работает хорошо, а что нужно менять.
2. Определить объем и характер задач — сформулируйте, какие именно функции следует передать на аутсорсинг. Например, это может быть бухгалтерия на аутсорсе, подготовка налоговой отчетности, финансовое планирование, контроль бюджета, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, управленческий учет.
3. Если не определить точный объем работ, компания переплатит за лишние услуги или подрядчик не выполнит часть важных задач. Отсутствие ясности приводит к размытым требованиям. В итоге невозможно проконтролировать аутсорсера, появляются ошибки в отчетности, множатся финансовые потери.
4. Учесть специфику бизнеса и отрасли — разные отрасли нуждаются в разном финансовом учете и отчетах. Например, торговая компания и производственное предприятие имеют различные показатели эффективности и бизнес-процессы. Необходимо учесть эти особенности, чтобы финансовый директор предложил подходящие решения.
5. Спрогнозируйте изменения и масштабирование — как будет развиваться бизнес в ближайшем будущем. Возможно, вы планируете расширение, выход на новые рынки, внедрение новых продуктов. В этом случае выбирайте аутсорсера, который сможет адаптироваться к изменяющимся требованиям или обладает схожим опытом.

Ошибка № 2. Выбор подрядчика без должной проверки

Многие компании выбирают финансового менеджера, исходя из цены услуги или общих рекомендаций. Они не проверяют репутацию, опыт и квалификацию аутсорсера. Как результат — низкое качество услуг и ошибки в учете.

Отсутствие профессиональной этики и организованности со стороны аутсорсера приведет к несвоевременной подаче отчетности или к ее неточности. Ошибки в управленческой отчетности затрудняют контроль за финансовыми процессами и ведут к неэффективным управленческим решениям.

Не стоит забывать, что финансовые данные — это конфиденциальная информация. Без проверки репутации подрядчика существует риск утечки или неправомерного использования данных.

Чтобы избежать трагических последствий для бизнеса, рекомендуем поэтапно проверить компанию-аутсорсера на предмет соответствия требованиям заказчика:

Шаг 1. Сбор информации и анализ рынка

Изучите предложения нескольких компаний, почитайте отзывы, запросите рекомендации у коллег и партнеров.

Шаг 2. Проверка опыта и компетенций

Узнайте, сколько лет подрядчик работает в сфере финансового аутсорсинга. Хорошо, если у специалистов есть опыт работы с компаниями нужной отрасли и схожим объемом задач. Можно даже запросить кейсы и примеры успешно реализованных проектов.

Шаг 3. Оценка квалификации сотрудников

Уточните уровень и квалификацию специалистов, которые будут работать с учетом в вашей компании.

Шаг 4. Проверка лицензий и сертификатов

Убедитесь, что компания имеет все необходимые разрешения и сертификаты для ведения бухгалтерской и налоговой деятельности.

Шаг 5. Оценка технических возможностей и безопасности

Узнайте, какие системы и технологии используются для учета и хранения данных. Убедитесь в наличии мер по защите информации (шифрование, резервное копирование, контроль доступа).

Шаг 6. Обсуждение условий сотрудничества и договора

Внимательно изучите договор, особенно разделы об ответственности, конфиденциальности, сроках сдачи отчетности и стоимости услуг. Обсудите возможность внесения изменений в договор в случае изменения объема работ.

Шаг 7. Проведение тестового периода или пилотного проекта

Если возможно, начните сотрудничество с ограниченного объема работ, чтобы оценить качество и оперативность услуг.

Ошибка № 3. Недостаточный контроль и мониторинг работы аутсорсера

Передача финансового учета на аутсорс означает, что частью ключевых бизнес-процессов теперь занимается внешняя организация. Без постоянного контроля и мониторинга собственник бизнеса теряет прямой доступ к этим процессам и рискует:

• получать недостоверные или запаздывающие данные для принятия решений,
• пропустить ошибки или нарушения в отчетности,
• столкнуться с несоблюдением сроков и договорных обязательств,
• не заметить ухудшение качества услуг или снижение квалификации исполнителей,
• потерять прозрачность данных и возможность оперативно реагировать на изменения.

Чтобы избежать всех или части проблем, следует:

• установить четкие ключевые показатели эффективности (KPI) для подрядчика и закрепить в договоре соглашения об уровне сервиса (SLA),
• запрашивать у подрядчика регулярные отчеты о проделанной работе,
• организовать совместный доступ к финансовым системам или использовать облачные сервисы,
• проводить независимые аудиты или внутренние проверки качества работы аутсорсера,
• создать канал для быстрого обмена информацией и решения возникающих вопросов, например, общую группу в социальных сетях,
• предусмотреть в договоре возможность пересмотра условий и корректировку объема работ в зависимости от результатов проверки.

Ошибка № 4. Несоответствие ИТ-систем 

Проблемы с интеграцией программного обеспечения затрудняют обмен данными, снижают эффективность работы и создают риски безопасности. Если программы ведения учета компании-заказчика и аутсорсера не поддерживают общие форматы данных, нельзя настроить автоматический обмен информацией. Данные из закрывающих документов приходится вводить вручную, что увеличивает риск ошибок и задержки отчетности.

При возможности нужно использовать программные решения, поддерживающие стандартные протоколы обмена данными (например, API, EDI) или внедрить промежуточные интеграционные платформы, которые обеспечат автоматическую синхронизацию данных.

В этом случае профессиональная компания-аутсорсер предлагает услуги технической поддержки, которая создает или дорабатывает программное обеспечение заказчика. Важно максимально обеспечить автоматическую передачу данных в нужных форматах. 

Ошибка № 5. Нарушенная коммуникация с сотрудниками

Если нет четкого плана передачи финансового учета на аутсорс и должной подготовки сотрудников компании, в коллективе может возникнуть сопротивление изменениям. Как правило оно проявляется как:

Неопределенность и страх. Сотрудники не получают своевременной и полной информации о целях и этапах передачи учета, у них возникает тревога и недоверие. Люди боятся потерять контроль, работу или столкнуться с новыми требованиями руководства.

Недостаток вовлеченности и участия. Работники не чувствуют себя частью процесса, не понимают свою роль и важность изменений. Это снижает мотивацию, вызывает пассивность или активное сопротивление.

Распространение слухов и дезинформация. Когда нет открытого диалога между менеджерами и подчиненными, в коллективе быстро распространяются слухи и домыслы. Они усугубляют негативное отношение и усиливают сопротивление.

Несогласованность действий и конфликт интересов. Без четкого плана перехода на аутсорс разные подразделения и сотрудники могут действовать разрозненно. Это приводит к конфликтам, двойной работе и ошибкам.

Снижение качества и эффективности работы. Сопротивление и неготовность работников адаптироваться к изменениям замедляют внедрение новых процессов, увеличивают количество ошибок и снижают общую производительность.

На старте перехода к новому формату работы обеспечьте открытое и регулярное информирование работников, проводите обучение и создайте четкий, согласованный план перехода. Сотрудники будут готовы пойти на встречу изменениям, если узнают о причинах, выгодах и последствиях передачи учета на аутсорс.

Как найти хорошего финансового директора

В современных условиях развития бизнеса роль финансового директора не ограничивается бухгалтерией. Финансовый менеджер — это стратегический партнер, который помогает принимать важные финансовые решения, оптимизировать ресурсы и обеспечивать устойчивость компании. 

Не каждая организация готова содержать в штате высококвалифицированного специалиста из-за ограниченного бюджета, сезонных колебаний нагрузки или отсутствия необходимости в его постоянном присутствии. Тогда оптимальным решением становится найм финансового директора на аутсорсе. Передача этой функции внешнему профессионалу позволяет получить доступ к опыту и знаниям высококлассного специалиста без необходимости создания финансового отдела и связанных с этим расходов.

Финансовый директор на аутсорсе должен уметь эффективно работать удаленно, быстро адаптироваться к особенностям конкретной компании и поддерживать постоянную коммуникацию с командой. Опыт в подобных условиях — важный критерий выбора специалиста.

Аутсорсинг финучета дает возможность гибко масштабировать услуги под текущие потребности бизнеса. Финансовый директор на аутсорсе выгоден для малого и среднего бизнеса, стартапов и компаний с переменной нагрузкой на финансовый отдел.

Что в итоге

Передача финансового учета на аутсорсинг — эффективный инструмент оптимизации бизнеса, но требует внимательного и стратегического подхода. Мы подробно рассмотрели, как выбрать аутсорсинг финансовых услуг. 

Избежание типичных ошибок, таких как недостаточный анализ потребностей, неправильный выбор подрядчика, неясные договорные условия и отсутствие контроля, поможет обеспечить качество и надежность финансового учета. 

Важно помнить о необходимости интеграции ИТ-систем, грамотного управления изменениями и соблюдения юридических требований для успешного сотрудничества с аутсорсером.