Когда нужно автоматизировать управленческий учет и чем это поможет бизнесу

Интервью с финансовым аналитиком.

Наталья Самусенко, партнер сервиса ПланФакт, отвечала за финансовый анализ и кредитный контроль в крупной международной компании. В ее обязанности входило оценивать и анализировать финансовое состояние бизнесов, в том числе зарубежных, чтобы принимать решение об отсрочках платежей. Опыт работы с более чем ста компаниями стал полноценной базой для самостоятельной работы финансовым аналитиком. О ПланФакте Наталья узнала от другого партнера сервиса, Елены Стрелковой. Теперь Наталья помогает настраивать управленческий учет в компаниях на базе ПланФакта, проводит финансовый анализ и помогает собственникам принимать правильные управленческие решения.

– Наталья, опишите нам портрет предпринимателя, который обращается к вам за помощью в автоматизации финансового учета? Что у него «болит»?

– Как правило, предприниматели обращаются за помощью, когда понимают, что у них в цифрах полнейший хаос. Они устали вести бесконечные таблицы в Excel, не знают, сколько зарабатывают, сколько должны, сколько должны им, понимают, что прибыль есть, но денег не видят. Они попадают в кассовые разрывы и не могут разобраться в том, какое из направлений их бизнеса прибыльное, какое убыточное.

– Но ведь эта путаница в цифрах наступает не сразу. В самом начале ведения бизнеса у предпринимателей нет никаких сложностей с учетом. Они видят, сколько денег ушло, сколько пришло, сколько заработали. Что должно стать для предпринимателя маячком, что пора автоматизировать учет?

– Да, на старте бизнеса действительно можно вести учет движения денежных средств в Excel, чтобы понимать, достаточно ли денег. Но я бы рекомендовала автоматизировать управленческий учет в случае, когда:

• появляются отсрочки платежей;
• проводится 15-20 операций в день, сложно контролировать денежные поступления и понимать, сколько денег в кассе и все ли они являются прибылью;
• появляются заемные средства;
• предприниматель решает заняться производством;
• появляются запасы товаров, которые реализуются с отсрочкой.

– Чем поможет собственнику автоматизированный управленческий учет, если у него есть все эти проблемы?

– Вообще, если коротко, то управленческий учет — это фотография вашего бизнеса в данный момент. Он показывает, собственнику его бизнес в 3D-формате. Сейчас поясню. В управленческом учете есть три главных отчета. Это абсолютный must have для предпринимателя. Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько денег заработано, насколько эффективен и здоров бизнес. Отчет о движении денежных средств демонстрирует, есть ли деньги в бизнесе вообще, хватает ли их, чтобы не попасть в кассовые разрывы. Баланс укажет, где конкретно ваши деньги (а они могут быть в запасах или в дебиторке). Управленческий учет – это объемная модель: три отчета – три плоскости одного предмета.

– Почему для порядка в цифрах недостаточно бухгалтерского учета?

– Путаница с бухгалтерским и управленческим учетом появляется из-за ошибочной уверенности, что если бухгалтер ведет учет, он точно знает, какова прибыль и что именно влияет на рост или убыточность компании. Но это не так. Бухгалтерский учет нужен, чтобы грамотно и максимально аккуратно отчитаться перед государством. Формы бухгалтерской отчетности настолько сложночитаемые, что зачастую собственники сами в них ничего не понимают.

– А хотя бы теоретически в бухгалтерских формах можно найти то, что мы видим в управленческой отчетности?

– Разве что теоретически. И то далеко не все. В регламентированной форме бухгалтерского баланса сравниваются периоды работы компании в разрезе годов. Собственник может увидеть, увеличились или уменьшились его активы, капитал и задолженность в отчетном году по сравнению с предыдущими. Однако, бухгалтерская отчетность за год сдается до конца марта. И конечно же результаты работы прошлого года предприниматель видит уже поздно. Таким образом, упущены возможности для исправления ситуации вовремя.
В управленческой отчетности мы можем увидеть проблему в моменте, проанализировать цифры и быстро принять решение. Динамику выручки, прибыли и других показателей видим в разрезе любого периода и любого направления.

– Значит ли это, что бухгалтер не может и не должен вести управленческий учет?

– Да, в полной мере бухгалтер не может этим заниматься. Он может вносить данные и распределять их по статьям, потому что этой информацией он владеет. Но анализировать, строить прогнозы и стратегии, опираясь на полученные данные, бухгалтер не может и не должен, это работа финансиста: финансового директора или финансового аналитика, безусловно, вместе с собственником бизнеса.

У меня есть клиент, Василий Мосиенко, с которым мы ведем финансовый учет в ПланФакте. У него несколько направлений: инвестиции и услуги для бизнеса, логистика, розничная торговля. В одном из них для бухгалтерского учета используется программа 1С. Бухгалтер разносит операции по статьям в ПланФакте, так как у нее есть все первичные данные. Но у нее нет задачи анализировать полученные цифры и делать выводы, принимать управленческие решения. Аналитическая работа идет с моей стороны.

У Василия не было времени и возможности разгрести и детально разобрать все поступления и расходы в разрезе своих проектов, а их было больше 50. Собственные деньги и деньги компании смешивались.

После внедрения учета в ПланФакте мы добились прозрачности финансов, определили невыгодные направления, запустили новый бизнес, внедрили регулярную аналитику финансовых показателей с целью кратного роста.

У другого моего клиента, Владислава Угоднова, два направления: производство одежды и производство деревянных изделий, одним из каналов продаж являются маркетплейсы. Он выстроил работу таким образом, что в зоне ответственности его сотрудников разнесение платежей по статьям в ПланФакте по разным направлениям. Бухгалтер занимается своей прямой обязанностью – ведением своевременной бухгалтерской отчетности перед государством. А я выполняю функции финансового директора на аутсорсе: составляю отчеты, работаю с платежным календарем, бюджетами. За время нашей работы, благодаря вовремя принятым решениям, у этого клиента выручка выросла в 4 раза! Тут точно можно сказать, что рост и развитие произошли благодаря внедрению ПланФакта. До этого клиент не понимал, сколько он зарабатывает, какая у него прибыль, может ли он использовать деньги на счетах.

В процессе автоматизации управленческого учета мы определили прибыльные направления, отказались от направления, которое приносило недостаточно денег. Благодаря балансу, определили точки роста и где деньги (они были в запасах), оптимизировали производственные процессы.

– Какая компания может работать без управленческого учета?

– Если вы хотите расти, развиваться, увеличивать прибыль, управленческий учет даст вам эту возможность. Если вас удовлетворяют те доходы, которые есть сейчас, оплата товаров или услуг происходит в моменте их получения, у вас нет кредитов и цели вырасти, возможно, управленческий учет вам и не нужен. Но разве есть предприниматели, которые не хотели бы увеличить прибыль? Мне такие еще не встречались.