Закрывающие документы в управленческом учете

Закрывающие документы нужны для подтверждения легальности и завершения сделки, работ, поставки товаров. На их основе вносят данные в отчеты управленческого учета. Расскажем, что относится к закрывающим документам, как составить и запросить их у контрагента.

Для чего используются закрывающие документы

Закрывающие документы в управленческом учете свидетельствует о завершении этапа учета или хозяйственной операции в целом. Официальная учетная документация:

• Подтверждает факт выполнения операций — определенные операции или процессы завершены. Это может быть закрытие периода, завершение проекта, списание материалов.
• Формирует итоговую отчетность — это база для составления управленческих отчетов. На основании закрывающих документов подводят итоги по затратам, доходам, результатам деятельности за определенный период.
• Обеспечивает контроль и сверку данных — сверка фактических показателей с плановыми, выявление отклонений и причины их возникновения.
• Обеспечивает достоверность учета — доказательная база для внутреннего контроля и аудита, подтверждает корректность и полноту данных.

Например, на склад пришел товар — партия смартфонов от поставщика ООО «Электроника». Поступление на склад оформляют товарной накладной. В ней указаны наименование, количество, цена и условия поставки товара.

При поступлении товара работник склада сверяет фактическое количество с данными в товарной накладной и качество товара. Если все в порядке, накладная подписывается поставщиком смартфонов и приемщиком на складе компании. Товарная накладная передается в бухгалтерию получателя для регистрации поступления товара на склад и бухгалтерию поставщика для подтверждения отгрузки. 

Закрывающие документы упорядочивают, гарантируют прозрачность и полноту управленческого учета. Без них невозможно составить три главных отчета: 

• отчет о прибылях и убытках,
• отчет о движении денежных средств,
• балансовый отчет.

Что относится к закрывающим документам в управленческом учете 

Закрывающие документы обеспечивают контроль, подтверждение и оформление завершения учетных операций. Документы бывают исходящими и входящими. Исходящие документы компания выставляет своим заказчикам, тем самым подтверждая, что работа выполнена, а товар поставлен. Входящие документы компания получает от исполнителей работ или поставщика товара.

Основные виды закрывающих документов

• Акт сверки взаимных расчетов подтверждает согласование взаимных расчетов между подразделениями или с контрагентами на конец отчетного периода. Это таблица, в которой отражаются поступления и списания денежных средств за период. Одну половину таблицы заполняет заказчик, вторую — исполнитель. Если суммы не сходятся, составляется акт разногласий.
• Акт списания материалов оформляется при списании израсходованных или испорченных материалов, фиксирует факт и обоснование списания.
• Акт выполненных работ подтверждает завершение определенного этапа работ или оказание услуги. Он содержит данные о фактически выполненных объемах и сумму к возмещению.
• Чек самозанятого подтверждает оказание услуги плательщиком НПД. Он формирует его в приложении «Мой налог» и отправляет заказчику. 
• Платежные документы — все, что подтверждает факт оплаты. Например, выписка из банка, кассовый чек, квитанция.
• Закрывающий отчет по проекту или подразделению подводит итоги деятельности за период. Он включает анализ затрат, доходов и результатов.
• Акт приема-передачи, товарная накладная подтверждает передачу имущества, материалов или результатов работ.
• Счет-фактура дублирует акт приема-передачи или товарную накладную и отражает сумму НДС к уплате.
• Ведомость учета затрат обобщает и фиксирует фактические затраты по статьям или объектам учета за период.

Как запросить закрывающие документы

Чтобы упорядочить сбор закрывающих документов от поставщиков, нужно подготовиться заранее: еще на этапе заключения договора. В договоре прописывают, когда и какие закрывающие документы выставляет исполнитель работ, здесь же можно прописать и ответственность за нарушение условий договора. Внутри компании должен быть разработан регламент работы: сроки запроса у поставщиков, порядок обработки и хранения документации.

Для запроса закрывающих документов в управленческом учете можно использовать следующий алгоритм действий.

1. Определитесь, какие документы нужны. Сформулируйте, какие закрывающие документы вам нужны. Например, это могут быть акт сверки расчетов, акт выполненных работ, акт списания материалов.
2. Обратитесь к ответственному подразделению или сотруднику. Как правило, закрывающие документы формируют бухгалтерия, отдел управления проектами, склад или другие профильные подразделения. Направьте запрос ответственному лицу или в отдел.
3. Сформулируйте запрос письменно. Лучше оформить запрос в письменном виде — по электронной почте или через внутреннюю систему документооборота.
4. Контроль исполнения запроса. Если документы не получены в срок, напомните о запросе ответственным лицам.
5. Хранение и использование. После получения документов обеспечьте их правильное хранение и используйте для формирования управленческой отчетности и анализа.

Как составить и выставить закрывающий документ

С 2013 года форма закрывающих документов не является строго регламентированной. Каждое предприятие самостоятельно выбирает удобную для работы форму и утверждает ее в своей учетной политике. Шаблоны документов можно найти на сайте Консультанта.

Процесс составления и выставления закрывающего документа можно разбить на шаги.

1. Определить тип закрывающего документа. Это может быть акт сверки расчетов, акт выполненных работ, акт списания материалов, отчет по проекту.
2. Собрать исходные данные. Подготовьте данные о выполненных работах, списанных материалах, расчетах, периоде учета, контрагентах или подразделениях.
3. Заполнить согласно установленной форме. Обычно организации утверждают формы закрывающих документов внутренними приказами. 
4. Проверить полноту и корректность данных. Убедитесь, что все данные соответствуют фактическим операциям и учетным данным.
5. Согласовать с заинтересованными сторонами. Перед выставлением документ может потребовать согласования с руководителем, бухгалтерией, ответственным подразделением.
6. Оформить и зарегистрировать. Внесите документ в систему управленческого учета или журнал регистрации, при необходимости, присвойте номер.
7. Выставить документ адресату. Передайте закрывающий документ в бухгалтерию, руководителю, контрагенту или другому подразделению.
8. Обеспечить хранение. Закрывающие документы являются основанием для отчетности и контроля, поэтому должны храниться в установленном порядке. Один экземпляр остается у вас, второй — передается контрагенту.

Что делать, если контрагент не предоставляет закрывающие документы

Причины, по которым контрагент не предоставляет закрывающие документы, могут быть разные. Например, банальная забывчивость сотрудника. Бывает, что рабочие процессы настолько не настроены, что работники даже не знают, что они должны подтверждать факт завершения операций документально. 

Сложнее, если контрагент по каким-либо причинам не хочет выставлять закрывающие документы. Это приводит к конфликтной ситуации и может послужить поводом для обращения в суд.

Вот, что можно предпринять, если контрагент не предоставляет закрывающие документы.

1. Направить официальный письменный запрос. Отправьте контрагенту письменное обращение с просьбой предоставить необходимые закрывающие документы. В запросе укажите конкретные документы и сроки.
2. Напомнить и уточнить причины задержки. Если ответ отсутствует или документы не получены, повторно свяжитесь с контрагентом, выясните причины задержки и предложите помощь в решении возможных проблем.
3. Использовать внутренние процедуры и регламенты. Проверьте договорные условия и внутренние регламенты — возможно, предусмотрены штрафы, санкции или иные меры за несвоевременное предоставление документов.
4. Задокументировать все попытки взаимодействия. Фиксируйте все запросы, ответы и переговоры — это важно для возможного дальнейшего разбирательства.
5. Обратиться к своему руководству и в юридический отдел. При отсутствии результата проинформируйте руководство компании и юридический отдел для оценки дальнейших действий.
6. Рассмотреть возможность применения штрафных санкций или обращения в суд. Если контрагент систематически не предоставляет документы и это нарушает договор, можно применить предусмотренные договором штрафы или обратиться в суд.
7. Использовать альтернативные источники подтверждения операций. При невозможности получить закрывающие документы от контрагента используйте внутренние документы, переписку, акты приемки, платежные поручения.

Поможем наладить управленческий учет в компании

Управленческий учет — как навигатор для водителя. Он помогает владельцам и руководителям бизнеса понимать, куда движется их компания, и принимать решения с опорой на твердые цифры.

Но часто предприниматели откладывают внедрение учета: не хотят разбираться в большом количестве цифр и документов или не знают, с чего начать. Это может привести компанию к сложностям: кассовые разрывы, невозможность влиять на прибыль, стресс от постоянной нехватки денег. 

Упростить процесс автоматизации поможет финансовый директор на аутсорсе. Опытный специалист решит задачи бизнеса под ключ: настроит прозрачную систему учета, поделится опытом, научит зарабатывать больше. Его не нужно нанимать в штат – это поможет сэкономить время и деньги.  

Запишитесь на бесплатную онлайн-консультацию и узнайте, как сделать сделать бизнес более прибыльным и управляемым с ПланФактом.

Что в итоге

Закрывающие документы — это официальная документация, необходимая для подтверждения факта закрытия сделки. Их данные вносят в учетные программы, из которых будут сформированы Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств и Балансовый отчет.

Чтобы не столкнуться с проблемами в процессе сбора документации от поставщиков, уже в договоре следует прописать, какие документы должен предоставлять контрагент, указать сроки и ответственность при неисполнении условий договора.

Если контрагент не предоставляет закрывающие документы, следует придерживаться следующих шагов: письменный запрос, выяснение причин, консультация с руководством и юридическим отделом, применение штрафных санкций, обращение в суд.

Каждая компания самостоятельно утверждает форму закрывающих документов, которые она будет использовать при взаимодействии с клиентами и заказчиками работ.