План-фактный анализ: что это такое и зачем он нужен

Построить финансовый план работы компании на месяц, квартал или год — необходимо, но недостаточно для успеха. Обязательно нужно контролировать, выполняется ли этот план, и если нет, то почему. Сделать это можно с помощью план-фактного анализа: сравнить фактические значения показателей с плановыми, оценить отклонения, сформулировать выводы и принять меры. Рассказываем, как провести анализ плана и факта, чтобы извлечь из него максимум пользы.

Что это за анализ

План-фактный анализ — это простой и удобный инструмент, который позволяет ответить, хорошо или плохо компания отработала в каком-то периоде. Когда мы рассказывали о прибылях и убытках, упоминали, что есть три распространенных способа оценки своих показателей: сравнение с показателями прошлых периодов, с показателями конкурентов и с плановыми значениями. Третий способ — сравнение с планом — и есть план-фактный анализ.

Он может быть представлен в виде таблицы с такими столбцами:

• показатель (например, выручка от продажи товара или расходы на рекламу);
• плановое значение показателя;
• фактическое значение;
• абсолютное отклонение факта от плана (то есть разница между двумя предыдущими числами);
• относительное (процентное) отклонение факта от плана (то есть абсолютное отклонение, разделенное на плановое значение);
• комментарий.

Простая форма и несложные арифметические расчеты — и огромная польза для предпринимателя.

Что нужно для проведения план-фактного анализа

Анализ плана и факта требует предварительной подготовки, и вот что нужно сделать.

Подготовьте бюджет

План-фактный анализ — это завершающая стадия бюджетного цикла, и работа над ним начинается задолго до заполнения табличек. Первый этап — это построение бюджета на следующий финансовый период. Чаще всего бюджет строится на год, с поквартальной или помесячной разбивкой. Обязательно составляется БДР (бюджет доходов и расходов) и БДДС (бюджет движения денежных средств), которые дополняются необходимыми вспомогательными формами — например, расшифровками отдельных статей бюджетов. Именно из бюджетов вы и возьмете плановые значения показателей для их сравнения с фактом.

Сделайте шаблон таблицы

Анализ плана и факта не потребует никаких громоздких вычислений и формул, поэтому таблицу можно сформировать и настроить под себя прямо в привычном Excel или Google Таблицах. А если вы, например, пользуетесь сервисом финансового учета, то чаще всего можно сделать и в нем. Например, в сервисе ПланФакт этот анализ будет выглядеть так.

Выберите показатели для сравнения

Перед тем как заполнять таблицу, нужно определиться, сравнение по каким показателям вы хотите в нее включить. Важно выбрать набор показателей, оптимальный именно для ваших целей. Смотреть только на итоговые показатели прибыли — плохая идея, потому что так вы не поймете, за счет чего прибыль оказалась больше или меньше плановой. Но и зарываться в детали слишком глубоко, анализируя стоимость каждой упаковки ручек в офис, тоже не имеет практического смысла.

Общие советы такие:

1. Анализируйте выполнение плана не только по отчету о прибылях и убытках, но и по отчету о движении денежных средств — так вы сможете понять, почему остатков на счетах стало больше или меньше.
2. Анализа основных статей — доходов и расходов — недостаточно. Важно разложить их на составляющие, например, отдельные категории доходов и расходов: разделить выручку на направления или крупные проекты, изучить все основные статьи затрат.
3. Не ограничивайтесь денежными показателями, добавьте в таблицу и натуральные. Например, расширьте выручку показателями «Количество проданных единиц» и «Средняя цена единицы товара» — это уже даст намного больше информации.

На этом этапе у вас все будет готово, чтобы заполнить таблицу и рассчитать отклонения.

Что делать с полученными данными

А дальше начинается самое интересное — анализ отклонений факта от плана и их причин, корректировка будущих бюджетов. И вот что советуем сделать.

Выделите наиболее существенные отклонения

Какое отклонение будет для вас существенным — нужно решить самостоятельно. Важно исходить из логики: если вы изначально строили адекватный план, то факт должен хотя бы приблизительно в него попадать. Для кого-то отклонение на 15% — это мелочи, а для кого-то даже 5% станет поводом для серьезной паники. В целом, закономерность такая: чем меньше рентабельность, с которой работает компания, тем больше ощущается каждый процент отклонения от плана. То есть ценность каждой доли процента напрямую связана с тем, как сложно зарабатываются эти проценты.

В среднем (но только в среднем!) можно ориентироваться на диапазон отклонения плюс-минус 10%. Другими словами, если фактические показатели выходят за эти пределы, то нужен дальнейший подробный анализ.

Важно понимать, что совсем игнорировать даже маленькие отклонения не удастся. Приведем пример: допустим, факт по доходам отличается от плана всего на 2%, а по расходам — всего на 3%. Кажется, что и итоговый результат будет почти равен плану, но нет — прибыль отклонилась от плана на целых 13%. Так погрешность плана постепенно накапливается и может стать по итогу пугающей.

Проанализируйте отклонения и их причины

Посмотрите на каждое существенное отклонение и задайте себе (и руководителям ответственных подразделений) такие вопросы:

Могли ли мы повлиять на это отклонение?

Например, у вас упали продажи. Варианта два: либо причины внутренние (менеджеры по продажам ленились и хамили клиентам, а те уходили к конкурентам), либо внешние (на отрасль обрушились внезапные санкции). Если в первом случае можно было что-то сделать (например, более строго и своевременно контролировать отдел продаж), то во втором мало что можно было предпринять — разве что заранее застраховать некоторые риски.

Кто конкретно виноват?

Здесь поможет табличка со списком ответственных за каждую строчку отчетности — важно понять не только на сколько процентов не выполнен план, но и почему и кто виноват. Варианты тоже могут быть разными: отдел рекламы не отслеживал эффективность рекламных кампаний и потратил бюджет зря, или, например, сотрудники отдела закупок не смогли договориться с поставщиков о скидке за опт и предоплату.

Отклонение в нашу сторону или нет?

Фокус лучше сделать на отрицательных отклонениях, то есть тех, которые привели к снижению прибыли. Важно понять, почему вы недоработали, какие процессы и как можно улучшить. Положительные отклонения тоже игнорировать не стоит. Выполнение плана на 300% не обязательно говорит о том, что вы отлично поработали в этом году. Возможно, вы недооценили свои силы и изначально некорректно построили план, а на самом деле у вас где-то есть скрытые ресурсы. Это можно использовать в следующих планах. 

Сделайте выводы и скорректируйте планы

Соберите в одном документе все выводы, подытожьте выявленные причины невыполнения или перевыполнения плана и учтите все это при составлении новых бюджетов.

Если вы составляете бюджет в первый раз, то, возможно, и не попадете в 90%. Но если делать это из месяца в месяц, то постепенно анализ причин отклонений позволит вам повышать точность бюджета, выработать культуру бюджетирования и более глубокое понимание этого процесса. Абсолютно нормально, например, начинать планирование с уровня точности 50%, а потом постепенно приходить к 80–90%.

И вот что можно сделать дальше.

1. Уточнить следующий бюджет.

План-фактный анализ поможет понять, что вы, например, систематически недооцениваете необходимые расходы на канцелярию, и повысить качество нового плана. Все эти выводы можно озвучить во время ежегодной стратегической сессии — это поможет руководителям разных подразделений лучше понимать ситуацию в компании и учесть это в планировании своих показателей.

2. Пересмотреть текущий бюджет.

План-фактный анализ важно делать регулярно. Например, вы построили годовой план — в этом случае рекомендуется минимум раз в квартал смотреть, как он выполняется, и по результатам анализа можно и нужно уточнять годовой бюджет. Например, в марте 2020 года, когда началась пандемия, компании активно пересматривали свои годовые планы, потому что изначально построенные не имели уже никакой практической ценности и были максимально далеки от новой реальности.

Если относиться к план-фактному анализу ответственно и не пренебрегать им, то раз за разом бюджет будет все более точным, а вы начнете все лучше понимать свой бизнес и причинно-следственные связи между отклонениями показателей.

Резюме: можно ли обойтись без план-фактного анализа

У предпринимателя может возникнуть вопрос: а всегда ли есть смысл тратить время и силы на план-фактный анализ? Мы уверены, что да, и вот чем грозит отсутствие такой аналитики в компании:

• Ваши бюджеты будут неточными — просто потому, что у вас не будет критериев оценки, хорошо они составлены или плохо, и вы будете двигаться наугад.
• Вы вряд ли будете работать эффективно на 100%. Если не выяснены причины отклонений, то непонятно, какое подразделение будет ответственным и чью работу стоит улучшить.
• Вы можете пропустить сигналы приближающегося банкротства. Если в течение нескольких недель подряд вы видите, что все сильнее отстаете от плана, это тревожный признак, который вы можете пропустить.

Вот почему применение план-фактного анализа неразрывно связано с качеством управления компанией, и обойтись без него не получится, если вы хотите расти и развиваться.