Как провести стратегическую сессию для компании и зачем это нужно

РЖД, Газпром и другие крупные компании периодически проводят так называемые стратегические сессии, на которых обсуждают глобальные вопросы развития бизнеса. Но такие сессии могут оказаться полезными не только для гигантов рынка с многомиллиардными оборотами, но и для небольших компаний. Что такое стратсессия, чем она отличается от обычного совещания, как подготовить и как провести стратегическую сессию — все эти вопросы обсудили с экспертами-практиками.

Что такое стратегическая сессия

Это обсуждение целей, планов и приоритетов компании. Ее цель — определиться с траекторией развития в ближайшие годы. Дмитрий Воловиков, бизнес-коуч АСС ICF и модератор стратегических сессий, объясняет, когда может понадобиться такая сессия:

«Часто в компаниях руководители разных департаментов работают, как герои басни Крылова «Лебедь, рак и щука»: каждый тянет одеяло на себя и считает свою работу самой важной. Еще часто люди не видят всей картины, не знают в деталях текущую ситуацию в компании и не имеют представления о стратегических планах развития у собственников или высшего руководства. Провести стратегическую сессию — это лучший способ наладить ситуацию и синхронизировать всех людей в компании»

Ольга Шишаева, бизнес-коуч и предприниматель, действующий бизнес-коуч в ПАО «МТС», рассказывает о том, с какими целями обычно проводится стратегическая сессия:

«Каждая стратегическая сессия имеет свои локальные цели, которые я помогаю определять заказчикам индивидуально, во время предварительного интервью. Хотите достигать поставленных целей на год в бизнесе, а не быть судьей в дебатах «кто виноват» в последнем квартале года? Хотите мотивированную команду из сотрудников, которые берут на себя ответственность? Хотите в течение года больше работать с идеями и новыми инициативами, а не тушить пожары? Если ваши ответы «да» — тогда проводите стратегическую сессию»

Часто целью сессии становится принятие ключевых решений: создавать ли новый продукт, выходить ли на новый рынок. Мария Орловская, основатель и управляющий партнер компании TeamSonance, приводит примеры задач для стратсессии:

«Вот примеры задач: 

— команде разработчиков необходимо придумать новый продукт;
— руководитель отдела продаж ищет новые возможности роста в условиях падающего рынка;
совет директоров хочет понять, как события в отрасли могут повлиять на компанию;
— HR-директор хочет вовлечь сотрудников в разработку стратегии цифровизации»

На такой сессии обсуждаются только стратегические, а не операционные вопросы. Ольга Шишаева подчеркивает, что это — полноценное и серьезное мероприятие, а не просто проведенное между делом совещание:

«Стратегическая сессия — сегодня достаточно хайповая тема на рынке, а это значит, что каждый использует это название, но кладет туда «свою начинку». Я, например, нашла на просторах Интернета получасовую «стратегическую сессию» — на самом деле, просто назвали так для привлекательности единичную консультацию. Когда я говорю о стратегической сессии, то говорю о полноценной сессии, в которой участвует команда бизнеса (чаще всего это топ-менеджмент). На такой сессии команда просматривает тренды, определяет цели и рисует дорожную карту из ключевых инициатив на год»

Сергей Самонин, CEO programmatic-платформы RTBSape, уверен, что необходимость периодического проведения стратсессии, как правило, обусловлена тем, что компания все время движется вперед, меняется и адаптируется под новые условия:

«Путь развития любой компании подразумевает некие изменения. Например, в точке А компания продает один товар или услугу одной целевой аудитории на конкретном рынке с помощью одного канала дистрибуции. А в точке Б компания видит себя отраслевым стандартом в своей индустрии с развитой сетью продаж. Путь из A в Б обычно и стараются декомпозировать в рамках одной или нескольких стратегий, для создания и утверждения которых собирают стратегические сессии. Более того, часто на этих сессиях определяются приоритеты по различным критериям и фиксируется, какие именно возможности следует реализовать в первую очередь»

Определить стратегию развития, вычислить точки роста и слабые места, препятствующие положительной динамике, принять важные решения — вот зачем нужна сессия.

Как понять, что пора проводить стратсессию

Очень часто необходимость проведения стратегической сессии определяется внутренними признаками и ощущениями. Ольга Шишаева рассказывает, как руководство компании может понять, что компании уже нужна стратегическая сессия:

«Если вы системно из года в год не выполняете поставленные цели, и вас это раздражает. Если вы видите междоусобицы в топ-менеджменте. Если в течение года вы только и делаете, что тушите пожары, и нет времени заняться стратегическими задачами. Вот те самые маркеры, которые точно сигналят о том, что вам нужна стратегическая сессия»

О стратегической сессии стоит задуматься и тогда, когда меняются внешние обстоятельства, например:

• на рынке появился новый сильный конкурент;
• глобально изменился потребительский спрос;
• произошли серьезные изменения в законодательстве;
• существенно вырос уровень неопределенности.

Пандемия, экономический кризис и новые санкции — совершенно точно повод провести сессию. Мария Орловская подсказывает, что сессия будет полезна и тогда, когда компания вышла на новый этап жизненного цикла или столкнулась с чем-то еще новым:

«Создание нового продукта, борьба с новым конкурентом, выработка новой бизнес-модели — для подобных трудных задач стратсессия помогает выработать согласованную позицию и найти прорывные решения. Это деловая, но творческая встреча, на которой ключевые сотрудники команды обсуждают вопросы более масштабные, чем текущие, которые невозможно решить в рамках одного отдела»

Подытоживая — есть смысл задуматься о стратегической сессии, если компания столкнулась с вызовом, внешним или внутренним, ее собственных ресурсов не хватает для решения проблем, а руководство не понимает, в каком направлении двигаться.

Как подготовиться к сессии

Если не уделить подготовке к стратегической сессии достаточно внимания и ресурсов, есть риск потратить время и деньги зря. Рассказываем, что обязательно нужно сделать заранее.

1. Сформулировать цель.

Первое и главное — определиться, что именно вы хотите получить в результате. Собрать идеи по новому продукту? Продумать стратегию развития на ближайшие три года? Спланировать, как приспособиться к экономическому кризису? Чем более четко будет сформулирована цель, тем легче будет участникам сессии постоянно держать на ней фокус и получить ожидаемый результат.

2. Определить состав участников.

Как правило, в стратсессии участвует собственник, генеральный директор и представители всех ключевых направлений. Например, если планируется обсудить вопрос продажи какого-либо бизнес-подразделения, то бухгалтер, хоть и не принимает управленческие решения, сможет рассказать о налоговых последствиях такой сделки.

Ольга Шишаева рекомендует привлекать к проведению стратегической сессии и сторонних экспертов:

«Обязательно привлеките к этой задаче внешнего эксперта, который проведет со всеми участниками интервью, подготовит дизайн сессии и непосредственно проведет ее. Во-первых, при таком подходе на интервью вы соберете не только свое видение, но и видение других участников. Во-вторых, вы предотвратите возможность того, что ваша команда собьется с изначальной цели и убежит не туда. А самое грустное — это выйти со стратегической сессии без нужного команде результата»

Если у эксперта уже есть релевантный опыт, он сможет подсказать, как провести стратегическую сессию, чтобы получить от нее максимальный результат. 

3. Собрать данные для анализа точки А.

До начала стратегической сессии необходимо собрать и проанализировать данные о текущем положении дел в компании: ее финансовом состоянии, месте на рынке, основных проблемах. Татьяна Клец, бизнес-психолог и корпоративный психотерапевт, также советует обратить на это внимание:

«Для подготовки к стратегической сессии рекомендуется провести анализ внешней и внутренней среды, определить текущие проблемы и возможности, а также собрать данные и мнения ключевых заинтересованных сторон»

Такая аналитика сформирует полную, целостную картину ситуации в компании для сотрудников разных подразделений.

4. Подготовить примерный план.

Во время проведения сессии план, конечно, может меняться — важно быть достаточно гибкими. Тем не менее, у вас должен быть хотя бы предварительный скелет программы. Нужно понимать, какие блоки нужно обсудить, спланировать приблизительный тайминг, продумать план так, чтобы участники не слишком уставали — например, чередовать сложные темы с более приятными блоками.

Как провести стратегическую сессию

От того, в какой атмосфере и по какому плану будет проводиться стратегическая сессия, напрямую зависит ее результативность. Ольга Шишаева советует проводить стратсессии только офлайн и обязательно вне офиса: 

«Очень рекомендую проводить стратсессию вне вашего офиса. Почему это важно? Смена обстановки и внешнего контекста помогает активировать нейронные связи и подключить новый взгляд, который нужен от участников при прописывании целей. Кроме того, если участники выедут в другое место, к ним точно не прибегут подчиненные и не отвлекут текущими вопросами»

Приблизительный план сессии может быть таким:

1. Формулировка задач: все участники должны четко понимать, зачем они собрались и чего от них ждут. 
2. Описание точки А компании: с помощью предварительно подготовленной аналитики вы сможете понять, в каком состоянии находится бизнес.
3. Описание желаемой точки Б.
4. Обсуждение инструментов и плана достижения целей.
5. Подведение итогов.

Помните, что план должен не ограничивать вас, а помогать — будьте гибкими, не прерывайте продуктивную оживленную дискуссию только потому, что сработал таймер и пора переходить к следующему этапу.

Максим Оганов, бизнес-консультант, автор проекта «Oganov.Consulting», отмечает, что во время сессии лучше использовать специальные инструменты:

«Стратегическая сессия должна стать структурированным и целенаправленным процессом. Используйте различные методы и инструменты, такие как SWOT-анализ, анализ PESTEL, матрица приоритетов, сегментация рынка и другие, чтобы проработать различные аспекты стратегии»

Обязательно используйте во время сессии и визуальные инструменты: раздайте участникам маркеры, рисуйте на досках схемы и интеллект-карты. 

И еще несколько рекомендаций.

1. Обязательно выписывайте все возникающие по ходу проведения сессии вопросы, даже если они кажутся неважными и не относящимися к делу.

2. Попросите участников отключить все уведомления на телефонах и поставить их на беззвучный режим.

3. Помните главное правило мозгового штурма — не критиковать идеи, выдвигаемые коллегами, даже самые фантастические и нереалистичные. Татьяна Клец подчеркивает: 

«Во время сессии важно создать открытую и продуктивную атмосферу, обеспечить участие всех заинтересованных лиц, генерировать и обсуждать идеи, принимать решения и разрабатывать конкретные планы действий»

4. Не углубляйтесь слишком сильно в конкретику и детали — на то, чтобы поставить дедлайны по дням и построить подробную финансовую модель, у вас еще будет время, а задача сессии — это продумать общее направление.

Ольга Шишаева подытоживает:

«Важно понимать, что стратегическая сессия — это инвестиции в достижение ваших целей в будущем. Не старайтесь уместить стратегическую сессию в два часа. Не старайтесь вместить какой-то рабочий вопрос после сессии. Помните, что процесс этот очень энергоемкий для команды — не сжигайте своих людей и не отбивайте желание сотрудничать при постановке целей в будущем»

Что сделать после завершения стратсессии

Недостаточно просто провести стратегическую сессию — чтобы она не превратилась в очередное мероприятие для галочки, важно сразу после нее не погрязнуть в операционке и уделить внимание и ресурсы реализации принятых решений. А для этого эксперты советуют выполнить следующие шаги.

1. Зафиксировать итоги. Составьте письменный документ с перечнем основных принятых решений. Это и будет так называемым стратегическим ядром — приоритетами развития компании. 

2. Презентовать идеи сотрудникам. В сессии участвуют не все сотрудники, поэтому важно донести до каждого принятые решения и согласованные планы — это поможет синхронизировать команду.

3. Распределить ответственность. Назначьте ответственных за каждый блок решений. Возможно, в этот момент вы поймете, что сложно будет обойтись собственными силами, и задумаетесь о привлечении внешнего консультанта, например, финансового или операционного.

4. Создать график. Постройте примерный график реализации намеченных шагов. Будет лучше, если вы назначите не только итоговые дедлайны, но и промежуточные контрольные точки, и, например, каждый месяц будете сверяться с долгосрочным планом.

Если не откладывать реализацию амбициозных планов на потом, то результаты стратегической сессии могут вас очень впечатлить. Дмитрий Воловиков делится примером из практики, в котором сессия позволила на четверть увеличить прибыль компании:

«Я проводил сессию в транспортно-экспедиционной компании. В начале сессии генеральный директор, он же собственник, озвучил топ-менеджерам финансовые показатели за прошедший год, и далее они разобрали самые успешные и неуспешные сделки. Определили, в чем команда уже сильна и какие есть зоны роста, проанализировали, в чем конкуренты превосходят компанию, и на основе проделанной работы составили пошаговый план усиления позиций компании на рынке. В плане были прописаны даты реализации всех задач и ответственные за исполнение лица. Спустя полгода после проведения стратегической сессии чистая прибыль компании выросла на 25%»

Резюме

Стратегическая сессия — отличный инструмент, помогающий принять непростые бизнес-решения. Обычно проводить такую сессию нужно, когда бизнес сталкивается с серьезными внешними или внутренними изменениями или перестает справляться с решением текущих задач. Такое мероприятие нужно начинать готовить задолго до его проведения: продумать, как провести стратегическую сессию, кого из сотрудников на нее пригласить и как организовать. И если не откладывать действия по реализации планов в долгий ящик, можно получить впечатляющие результаты.