Финансовый учет в PR-агентстве: обнаружили 2 млн рублей неучтенных расходов

Собственник компании вел финансовый учет в эксель. Данные терялись, а владелец не понимал полную прибыль и рентабельность проектов. Тогда он обратился в ПланФакт, чтобы автоматизировать учет и привести финансы в порядок.

Клиент — молодое PR-агентство с оборотом 200 млн рублей

PR-агентство «Фокус» организовывает промо-мероприятия, а также оказывает услуги по продвижению компаний в интернете и антикризисным коммуникациям. 

Агентство основано в Москве в 2021 году. В течение первого года бизнес не инвестировал в продвижение — заказчики приходили по сарафанному радио. Среди первых клиентов были крупные государственные компании, банки, операторы связи.

Сегодня годовой оборот агентства превышает 200 млн рублей.

«Фокус» — выдуманное название. Мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность заказчика. Сама история и цифры в ней реальны. 

Финучет вели в Excel и не понимали с точностью, сколько зарабатывают

Операции вносились и распределялись по проектам вручную. Отчеты собирались долго и с ошибками. 

«Фокус» проводит около 30 проектов в год (2–3 в месяц), средний чек —  5 млн рублей. Если это мероприятие, на нем может быть задействовано до 100 контрагентов. Расходов много, часть из них теряется. Подсчитать прибыль с точностью сложно, всегда есть риск попасть в кассовый разрыв.

На сведение план-факта собственник тратил много времени. Ситуация была не критичной, но мешала эффективно планировать деятельность и принимать решения. 

Выбрали ПланФакт из-за понятного интерфейса 

Владелец искал сервис автоматизации управленческого учета, чтобы наладить систему финансового планирования, понимать, когда и какая сумма придет от конкретного заказчика. 

Он проанализировал сервисы и выбрал ПланФакт. Причин было много, одна из главных — понятный и дружелюбный интерфейс, в котором легко разобраться. 

Собственник оценил и мобильное приложение, которое помогает контролировать финансы и принимать решения в любое время и без привязки к компьютеру.

Руководство «Фокуса» купило услугу «Ведение учета» и начало совместную работу с финансовым экспертом ПланФакта.

Как сейчас происходит работа

Вся коммуникация по проектам и платежам ведется в Телеграм. В рабочем чате консультант оперативно получает информацию по платежам и другим операциям. 
После чего распределяет данные по статьям и проектам. 

Раз в неделю на контрольном созвоне собственник корректирует информацию, анализирует расходы и поступления, принимает стратегические решения. 

Результаты — нашли 2 млн рублей неучтенных расходов и взяли кассовые разрывы под контроль

Клиент использует ПланФакт, чтобы закрывать две задачи: 

• Корректно вести учет — не терять деньги, планировать деятельность и избегать кассовых разрывов.
• Держать финансы под контролем, чтобы понимать прибыль и рентабельность проектов.

Сотрудничество продолжается. Но уже успели достичь первых результатов. 

Четкая и ясная система учета денег. Операции, которые проходят по счетам, легко находить и связывать с конкретным проектом. 

Кассовые разрывы под контролем. Агентство прогнозирует нехватку денег, так как точно отслеживает плановые поступления и выплаты.

Удалось найти 2 млн рублей неучтенных расходов. Из-за потерянных операций прибыль бизнеса была завышена. По итогу скорректировали реальную прибыль и рентабельность по проектам.

Собственник экономит время на сверках со сметами и оплатах.