Наладили финучет и планирование в онлайн-школе йоги

Рассказываем, как налаженный финансовый учет и введение фондов помогает онлайн-школе йоги избегать кассовых разрывов, реализовывать длительные проекты и балансировать распределение дивидендов между собственниками. 

Клиент — онлайн-школа школа йоги

Школа «Весна» специализируется на онлайн-мероприятиях, лекциях и курсах йоги для личной практики. Последнее направление — основа бизнес-процессов компании. Также «Весна» организовывает офлайн-мероприятия: ретриты, выездные мастер-классы.

Проекту 4 года, 2 из которых организация ведет учет финансов на базе ПланФакта. 

«Весна» — выдуманное название. Мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность заказчика. Сама история и цифры в ней реальны. 

Путь к автоматизации 

Совладелица школы Анна рассказала, что попытки вести финансовый учет предпринимались всегда. 

Первая попытка. Собственник сам вел финучет

Анна вела учет самостоятельно в таблицах Excel. Из-за большого количества обязанностей не всегда удавалось вносить операции вовремя. Цифры забывались, данные часто терялись. 

Приходилось изобретать какие-то формы отчетов, в которых будет удобно работать и видеть информацию. Пробовали разные шаблоны от наставников и коллег, но все они не давали целостности данных. Все шло по принципу «в этот раз записали, а в следующий раз забыли».

Вторая попытка. Ответственность возложили на бухгалтера

В компании решили, что если собственник забывает вносить данные, нужно доверить ведение финучета отдельному сотруднику. Ответственным назначили бухгалтера, поскольку он работает с финансами. Но бухгалтер не мог предоставить полную картину по финансам. Не хватало погружения в управленческий учет, в отчетах встречались ошибки, периодически не сходились данные. 

Анна ожидала от бухгалтера действий и финансовых решений, а он вносил цифры в таблицу. Толку от такого учета не было.

Третья попытка. Поиск сервиса

На очередной встрече совета директоров обсуждали, как в компании закрыли месяц: 

«По ощущениям — хорошо заработали. Но денег все равно нет! Возник вопрос — а где деньги? С этой фразы начался поиск сервиса автоматизации финансового учета». 

Сначала Анна узнала, что такое Отчет о прибылях и убытках (ОПУ). Она предприняла попытку вести его в Excel. Это не уменьшило влияние человеческого фактора, а лишь многократно увеличивало количество работы: другие собственники сами вводили все операции, бухгалтер вносил данные, нужно было все перепроверять. 

Каждый раз в начале месяца Анна заходила в онлайн-банк, чтобы сверить все операции. Это был личный банковский счет, поэтому процесс невозможно было делегировать. Владелица бизнеса впадала в отчаяние, пытаясь разделить личные деньги и деньги бизнеса. 

Когда стало понятно, что вести ОПУ самостоятельно получается плохо, Анна стала искать в интернете решения и сервисы автоматизации.

Параллельно с поиском сервиса она поняла, что бухгалтер вообще не имеет отношения к финансово-управленческому учету, и это не его работа. Бухгалтерия и финансовый учет — две разные функции. 

«Я отстала от бухгалтера и поняла, что надо налаживать этот процесс самой, а не делегировать его и расстраиваться, что ничего не получается» — поделилась Анна.

Внедрение финучета

В компании остановили выбор на сервисе ПланФакт. Когда подключили интеграции с банком, и ушла необходимость вручную вносить операции, стало гораздо легче вести учет.

На этапе внедрения возникали вопросы, например: 

• Как правильно учесть, что собственник давал компании займ, и компания его вернула, чтобы эта информация не повлияла на расчет дивидендов.
• Как учитывать, что компания брала деньги у инвестора на рекламные расходы и затем их возвращала.

Собственники решили купить услугу «Ведение учета» и продолжить работу в сервисе с консультантом. Это играет и дисциплинирующую роль: еженедельные созвоны обязывают руководство компании регулярно заниматься финансами и держать руку на пульсе.

Как сейчас происходит работа

Еженедельно Анна созванивается с финансистом ПланФакта. Сначала на встречах все операции вводили вручную, смотрели отчеты. Консультант обеспечивал безошибочность процессса. Собственникам была важна такая наглядность, чтобы научиться самим вести учет.

Теперь делегировали консультанту ввод части данных — она распределяет платежи по статьям. На созвонах руководство компании корректирует разнесение операций и контролирует платежи за неделю. 

В компании бывает 20-30 задач в день. Сложно вспомнить назначение тех или иных платежей, которые проводили 2-3 дня назад. Созвоны с консультантом ПланФакта помогают руководству вспомнить и проанализировать действия за неделю.

Результаты 

Автоматизировали внесение данных. Больше не нужно вносить их вручную. Количество банковских операций за 2 года работы в сервисе выросло в 16 раз. ПланФакт помогает с ними справляться.

Разделили деньги бизнеса и личные финансы. Теперь не возникает путанницы с расходами с бизнес-карт.

Благодаря фондированию научились избегать кассовых разрывов и наладили планирование. С помощью ПланФакта создали фонды для основных видов расходов. Например, рассчитали процент рекламных расходов из общей выручки. Бюджет заранее ежемесячно вносится в фонд на рекламу. ПланФакт помогает делать отчисления в фонды регулярными, планировать расходы равномерно и анализировать актуальность самих фондов. 

• Фонд на оплаты контрагентам — 15% от оборота.
• Фонд на маркетинг — 22% от оборота. 
• Фонд инноваций — 7–8% от оборота.

Удается контролировать рентабельность проектов. Стали видеть данные по каждому проекту и принимать стратегические решения по развитию.

Создали фонд инноваций для развития. Он тратится на проекты, которые могут не окупиться и не принести в моменте много денег. Например, разработка мобильного приложения. Из фонда также оплачивается обучение. Заложенный бюджет позволяет проходить обучение тогда, когда это нужно сотрудникам, а не «когда мы накопим на это».

Смогли держать под контролем и реализовывать длительные проекты. Стало удобно планировать офлайн-мероприятия, оплата за которые проходит в одном квартале, а расходы по ним — в следующем. Это долгий проект, в котором важно аккумулировать деньги и случайно не потратить их раньше времени. ПланФакт помогает их сводить, считать, сохранять до нужного срока. 

Освободилось время собственника, ушел фоновый стресс. Это позволило думать о развитии, принимать верные стратегические решения и зарабатывать деньги, а не бесконечно искать, куда они уходят.

Стали отслеживать и соблюдать равномерность распределения дивидендов. Достигли баланса дивидендных выплат между управляющими партнерами.

Внедрите финучет за 1–2 месяца с экспертом

Опытный финансист ПланФакта сэкономит массу времени, настроит безошибочную систему учета, поможет наладить планирование денег и прибыли.

Автоматизация учета поможет: 

• Принимать взвешенные решения с опорой на твердые цифры.
• Учитывать все операции и перестать терять деньги.
• Фокусироваться на прибыльных направлениях и проектах.
• Рассчитывать дивиденды и выводить деньги не в ущерб бизнесу.
• Контролировать денежные потоки и предвидеть кассовые разрывы.

Запишитесь на бесплатную консультацию. На ней мы расскажем про возможности сервиса, разберем проблемы вашего бизнеса и придумаем, как их можно решить.