Как вести финансовый учет на маркетплейсах

Мы — онлайн-сервис финансового учета для маркетплейсов ПланФакт. Помогаем бизнесу больше зарабатывать, меньше тратить и предотвращать кассовые разрывы.

В статье рассказываем про особенности учета маркетплейса: как выстроить с нуля, какие данные собирать и показатели считать, какие отчеты анализировать и как часто. Делимся шаблоном таблиц для ведения учета и полезными инструментами для автоматизации учета.

Как организовать учет на маркетплейсах с нуля

Если вы планируете вести учет, нужно с самого начала выстроить правильную структуру: разбить расходы по категориям, вести отчеты по разным площадкам отдельно, собирать данные для анализа и расчета рентабельности, маржинальности. Удобно использовать сервисы для работы с маркетплейсами, а не таблицы, в которых легко ошибиться в расчетах. Теперь о каждом этапе по порядку.

1. Разработайте структуру учета. Создайте отдельные статьи расходов для каждого вида операций: комиссий площадки, логистики, рекламных расходов, штрафов и т. д. Так вам проще будет понимать, из чего складываются затраты, какие из них можно сократить. 

В таблицах вы можете создать отдельный лист со статьями затрат, чтобы не смешивать их с доходами или расчетами показателей. Но в этом случае данные придется вбивать вручную, нужно будет каждый день следить за цифрами, чтобы ничего не упустить. В сервисах финансового и управленческого учета этот процесс автоматизирован. Вы один раз настраиваете статьи расходов, дальше данные будут подтягиваться самостоятельно. 

Маркетплейс: организация учета в сервисе ПланФакт. Ничего не надо вносить вручную, данные подтягиваются из личного кабинета. Затраты легко контролировать

2. Пропишите аналитику по площадкам, товарам и периодам. Аналитика по площадкам позволит понять, какой маркетплейс приносит деньги, а какой работает в ноль. Аналитика по товарам показывает, какие позиции выгодны, а какие убыточны. Для этого считают юнит-экономику — прибыль, рентабельность, маржу по каждой позиции. Аналитика по периодам позволяет контролировать динамику показателей и заранее замечать негативные тенденции.

3. Регулярно собирайте данные. Ежедневно собирайте информацию об остатках на счетах, задолженностях, поступлениях денег, операционных расходах. Не нужно каждый день углубляться в финансовую отчетность. Просто фиксируйте, сколько денег пришло с каждой площадки. В таблицах для этого нужно вводить данные вручную и тратить время, но это спасет от кассовых разрывов.

Еженедельно ведите учет дохода на маркетплейсе и плановых показателей, сравнивайте план и факт. Например, оценивайте чистую прибыль и рентабельность, анализируйте структуру платежей. Для этого в таблицах можно настроить графики, а в сервисах смотреть на динамику показателей на готовых дашбордах.

Пример дашбордов в сервисе ПланФакт. Любые показатели здесь легко контролировать и оценивать их динамику: операционные расходы, доходы по категориям и т. д.

Ведение учета маркетплейса должно объединять бухгалтерский учет, налоговый учет и управленческий учет, а не заменять один другим. Они должны быть связаны между собой. Одну и ту же операцию, например, комиссию маркетплейса, нужно отразить в разных отчетах.

Вы не можете вести только управленческий учет и игнорировать бухгалтерский. Это приведет к штрафам. И вы не можете вести только бухгалтерский учет, потому что он не даст вам ответа на простой вопрос: какая продукция приносит больше денег и где компания тратит слишком много. Например, только после внедрения управленческого учета продавец светильников в 6 раз увеличил оборот и сократил расходы на 800 000 ₽.

Какие данные нужно собирать с первого дня

На старте нужно собирать минимум шесть видов данных:

1. Продажи. Статистика продаж маркетплейсов позволит оценить популярность разных категорий товаров и посчитать выручку.
2. Возвраты. Фиксируйте все возвраты, они увеличивают затраты на логистику и сокращают прибыль. Если не следить за ними, вы будете понимать, сколько денег реально заработали.
3. Удержания площадки. Маркетплейс не перечисляет вам всю сумму продажи. Он вычитает комиссию за продажу, логистику, рекламу. Вы должны отслеживать каждый вид удержания.
4. Выплаты. Это те суммы, которые маркетплейс реально перевел на ваш расчетный счет. 
5. Себестоимость товара. Это то, во что вам обошлось изделие до того, как вы его продали. Сюда входит закупка у поставщика, доставка до склада маркетплейса, упаковка. Без себестоимости вы не посчитаете разные виды прибыли и не сможете оценить рентабельность. 
6. Товарные остатки. Оценивайте, сколько продукции лежит на складе маркетплейса и сколько у вас. Если товар залежался, вы платите за хранение. Если он закончился, вы продаете меньше, чем могли бы. Для этого важно вести складской учет.

Все показатели связаны между собой. Вы не можете корректно оценить выручку, если не учтете возвраты. Вы не можете посчитать себестоимость, если нет данных обо всех удержаниях маркетплейса. И вы не можете планировать закупки без остатков.

Особенности ведения учета на маркетплейсах. В сервисе ПланФакт можно анализировать динамику продаж разных категорий изделий

Как разделить учет по площадкам и каналам продаж

Бывает, предприниматели не разбивают доходы и расходы по разным площадкам. Продажи с Wildberries, с собственного сайта, из розничной точки и оптовые поставки записывают в общую таблицу. Получается хаос. Непонятно, сколько денег приносит каждый канал продаж и сколько трат, где какие товары популярны и рентабельны.

Если просто перечислить по очереди все траты подряд в одной таблице, вы не увидите:

• какие траты на маркетплейсе и других площадках,
• сколько принес каждый канал после вычета всех расходов,
• где самая высокая маржа.

Разделять учет важно и по нескольким маркетплейсам, так как по Wildberries и Ozon могут быть разные затраты и показатели продаж, выручки, рентабельности. Увидеть эту разницу без разделения будет трудно.

Представим, что вы продаете одинаковую модель футболок на трех площадках: Wildberries, Яндекс Маркет и Ozon. Допустим, ее себестоимость до выхода на маркетплейс — 350 ₽. Вы продаете ее по 1000 ₽ на всех площадках. На первый взгляд кажется, что везде вы зарабатываете примерно одинаково, а общий доход зависит только от объема продаж.

На самом деле это не так. На площадках разные суммы расходов, а значит, отличается полная себестоимость товара и его рентабельность:

• Траты на Wildberries — 320 ₽, полная себестоимость — 670 ₽, рентабельность продаж — 49,2%.
• Траты на Ozon — 220 ₽, полная себестоимость — 570 ₽, рентабельность продаж — 75,4%.
• Траты на Яндекс Маркете — 255 ₽, полная себестоимость — 605 ₽, рентабельность продаж — 65,3%.

Казалось бы, продукция и цена одна. Но рентабельность футболки отличается, также как будет отличаться и прибыль. 

Особенности учета на маркетплейсах: договор, документы, налоги

Маркетплейс работает как посредник, причем есть разные варианты сотрудничества. Чтобы начать работать на площадке, предпринимателю нужно заключить агентский договор. В соответствии с ним агент (площадка) обязуется выполнять определенные действия за вознаграждение. Тут есть 2 типа моделей агентских договоров.

• Агентский договор комиссии. По сути маркетплейс находит покупателя, получает от него деньги, забирает свое комиссионное вознаграждение за услуги, а остаток получаете вы. Изделие до момента продажи остается вашей собственностью. Площадка только помогает вам его продать. Ее доход — безвозмездный.
• Агентский договор поручения. В этом случае поверенные выполняют юридические действия за предпринимателя. Но в отличие от предыдущего варианта они делают это от имени доверителя и последствия сделки тоже на нем. Доход может быть возмездным и безвозмездным.

Какие первичные документы подтверждают операции

При регистрации на площадке нужно будет заключить агентский договор и предоставить документы из ЕГРИП, ЕГРЮЛ и другие. Дальше, работая на маркетплейсе, нужно будет формировать первичные документы. 

✅ При передаче партии на площадку. В этот момент оформляют универсальный передаточный документ (УПД) в электронном варианте. Это обязательный первичный документ для всех схем работы. 

✅ При торговле. Для работы предпринимателю нужно будет заполнять отчет комиссионера, в котором будут отображаться продажи, комиссионные вознаграждения, логистика. Форма отчета комиссионера произвольная, нет утвержденного бланка. 

Пример первичного документа — отчета комиссионера, заполненного в 1С. В программе, в которой можно вести бухгалтерский учет

✅ Документы об оказанных услугах и НДС. Маркетплейс предоставляет предпринимателю услуги: хранит и упаковывает продукцию, отвозит в ПВЗ и т.д. ПОэтому нужно будет заполнять акты выполненных услуг. 

При оказании услуг площадка оформляет закрывающие документы, например, счет-фактуру или УПД. Иногда с выделенной суммой НДС, что важно для налогового учета. Тогда предприниматель на ОСНО или УСН с НДС, может принять налог на добавленную стоимость к вычету. 

✅ Документы для сверки и возвратов. Рано или поздно у вас возникнет ситуация, когда данные не сходятся. Маркетплейс удержал одну сумму, а вы насчитали другую. Или покупатель вернул товар, но выплата за него не скорректировалась. Для таких случаев нужны первичные документы для сверки.

В бухгалтерском учете важно также фиксировать движения товара с помощью накладных. Для налогового учета важно понимать, какие именно суммы учитывают при расчете налогов. Например, ФНС считает всю сумму продаж целиком, не вычитая комиссионное вознаграждение площадки. Это важно понимать, чтобы вписаться в лимиты по НДС или УСН.

Как вести учет доходов и расходов на маркетплейсах

Учет доходов и расходов на маркетплейсе нужно строить не вокруг сумм выплат, а вокруг отчетов площадки. Площадка может перевести вам деньги сегодня за продажи недельной давности, может удержать штраф из будущих поступлений, поэтому важно контролировать все операции, чтобы не попасть в кассовый разрыв.

Чтобы анализировать траты и правильно вести налоговый учет разделите расходы на прямые и косвенные. Прямые — те, которые напрямую связаны с каждой конкретной партией продукции. Это комиссионное вознаграждение, логистика и т. д. Косвенные — те, которые нужны для поддержания работы бизнеса. Например, зарплата менеджера по закупкам и бухгалтера, аренда офиса или собственного склада.

Как отражать учет продаж товаров через маркетплейс

Кажется, что фиксировать доходы просто. Получил оплату — зафиксировал прибыль. Но на маркетплейсе эта схема не работает. Покупатель может вернуть изделие или продавцу начислят штраф, и вот уже прибыль уменьшилась. Чтобы учет продаж на маркетплейсах был корректным, необходимо отражать каждую операцию отдельно.

Продажа. У Минфина и ФНС отличаются мнения по поводу того, в какой момент засчитывать продажу. На площадках доход лучше фиксировать во время самой продажи, когда покупатель оплатил заказ. А не во время поступления денег на расчетный счет. 

Возвраты. Покупатель получил товар, он ему не подошел. Продавец оплачивает доставку изделий на склад, снова платит за хранение. Из-за возвратов растут затраты и сокращается прибыль. Для учета продаж через маркетплейсы нужно фиксировать процент выкупа.

Отмена. Отмена происходит до того, как продукция уехала к покупателю. Например, покупатель передумал через 10 минут после оформления заказа. При отмене продукция остается на складе. В учете продажи товаров на маркетплейсах это можно фиксировать в виде аннулированных сделок, трат по ним нет.

Фактическое поступление денег на счет. Это момент, когда деньги падают на счет предпринимателя. Сумма поступает уже за вычетом всех трат на маркетплейсе. Вести учет продаж товаров через маркетплейс только по поступлению денег на счет и банковским выпискам неправильно. Нужно опираться еще и на финансовую отчетность самих площадок.

Допустим, на счет поступило 150 000 ₽ за май, и вы считаете, что именно столько заработали за месяц. Но в начале июня 5 покупателей вернули заказы, которые оплатили в мае, и в итоге вы заработали в мае на 20 000 ₽ меньше. Если не вести финансовый учет, а вести только налоговый учет, не получится увидеть реальную картинку. 

Как учитывать комиссионное вознаграждение и прочие удержания

Любые списания маркетплейсов отражаются на чистой прибыли, влияют на маржу. Перечислим основные виды удержаний.

1. Комиссии площадки. Маркетплейс берет процент за каждую продажу, комиссия зависит от категории товара, особенностей доставки и хранения. На одну и ту же категорию у разных площадок могут быть разные комиссионные вознаграждения.

Пример комиссий на Wildberries. которые нужно вписывать в учет расходов маркетплейсов и учитывать: в налоговом учете не нужно высчитывать проценты. В налог засчитывается вся сумму продаж

Чем выше комиссионное вознаграждение, тем меньше маржа. Бывает, площадки увеличивают проценты. Тогда даже предприниматели, работающие давно, ощущают разницу. Допустим, комиссия выросла на 7%, маржа снизилась на 7%.

2. Логистика. Маркетплейс доставляет заказ до покупателя и берет за это деньги. Чтобы оценивать рентабельность и маржу, вы должны знать стоимость доставки каждого заказа.

3. Хранение. Пока ваша продукция лежит на складе маркетплейса, вы платите каждый день за каждый литр объема. Если товар долго не раскупают, расходы на хранение могут съесть почти всю прибыль от его продажи.

4. Продвижение. Если вы запускаете рекламу внутри маркетплейса, это стоит денег. Например, вы участвуете в акции и продаете продукцию по сниженной цене. Чтобы это было выгодно, нужно посчитать маржинальную прибыль по акции и без нее.

5. Другие платные услуги. Важно учитывать расходы на эквайринг, упаковку, обработку заказа. По отдельности суммы небольшие, но в сумме за месяц они могут составить десятки тысяч рублей.

6. Штрафы. У разных площадок отличаются правила и размеры штрафов. Например, за неправильную упаковку на Wildberries продавец заплатит штраф 40 ₽ за каждую единицу. 

Комиссионное вознаграждение сильно влияет на то, сколько денег вы получите в итоге. Поэтому важно выделять этот параметр отдельно, считать прибыль по каждому товару, учитывая все траты. Только так вы увидите, при каких условиях продукция еще приносит деньги, а при каких уже нет.

Как считать прибыль, денежный поток и избегать кассового разрыва 

В бухгалтерском учете важно отражать операции через проводки, а в финансовом учете — фиксировать операции так, чтобы было понятно, как приходят и куда уходят деньги.

Это помогает понять:

• сколько вы заработали по сути,
• сколько у вас есть денег сейчас,
• хватит ли этих денег на ближайшее время. 

Чтобы вести учет, нужно понимать разницу между выручкой, прибылью и фактическим денежным потоком. 

Выручка — общая сумма денег, полученных от продаж. Прибыль — та же сумма, но за вычетом расходов. Допустим, вы продали заказов на 250 000 ₽ — это выручка. Но за сам товар и услуги маркетплейса отдали 150 000 ₽, значит ваша прибыль — 100 000 ₽.

Прибыль бывает разная: чистая и валовая. 

✅ Валовая — из выручки вычитаете траты, связанные с производством и продажей продукции, а операционные расходы не учитываете. 

✅ При расчете чистой прибыли учитывают операционные расходы и другие виды трат. Например, зарплаты сотрудникам, налоги.

Денежный поток показывает, сколько денег поступило на ваш счет и сколько ушло с него за период. Важно контролировать денежный поток, потому что даже несмотря на хорошие показатели прибыли и рост продаж денег может не хватать на оплату трат.

Допустим, в декабре вы продали на 500 000 ₽. Чистая прибыль за декабрь составила 200 000 ₽. В отчетах все хорошо. Но в январе у вас большие расходы — нужно заплатить налог, аренду, закупить продукцию и рассчитаться за рекламу. Денег не хватит сразу на все и из-за этого образуется кассовый разрыв. По отчетам прибыль есть, а по факту денег не хватает.

Чтобы этого не допустить, нужно прогнозировать денежный поток и вести платежный календарь. Прогноз денежного потока — достаточно сложный процесс. Эту задачу лучше переложить на сервисы финансового учета. 

Например, в ПланФакте вы вносите даты платежей, а алгоритм считает, сколько денег будет на счетах каждый день. И дни, когда возможны кассовые разрывы, алгоритм отмечает красным цветом. Так вы вовремя заметите опасные периоды, сможете накопить нужную сумму и предотвратить разрыв.

В календаре также можно сравнивать плановые и фактические показатели. Или вести учет на маркетплейсах: прибыли, остатков, нераспределенной прибыли

Как считать валовую прибыль и рентабельность продаж 

Чтобы понять, какой товар приносит деньги, а какой вообще невыгодно продавать, считают валовую прибыль и рентабельность. 

Валовую прибыль считают по формуле:

Валовая прибыль = выручка − прямые расходы.

К прямым тратам относятся комиссии, логистика, закупка, реклама.

Рентабельность продаж считают так:

ROS = прибыль / выручка × 100%.

Рентабельность инвестиций считают по формуле:

ROI = (доход − затраты) / затраты × 100%.

Если вы анализируете только выручку, то можете не понимать реальную доходность по каждому товару. Если посчитаете рентабельность и валовую прибыль, сможете понять, что одни изделия приносят мало прибыли. Вы тратите деньги на их закупку, хранение, обработку возвратов, а зарабатываете копейки. А другие изделия приносят больше прибыли и лучше бы сосредоточиться на них.

Посчитать такие показатели можно и в таблице

Шаблон расчета рентабельности и прибыли →

Как планировать денежный поток без ручных таблиц

Чтобы спрогнозировать денежный поток, нужно собрать данные и с их помощью посчитать траты, прикинуть, в какие дни будут крупные расходы. Для этого нужно собрать такую информацию:

1. График выплат. Продавец должен понимать, сколько примерно денег и когда поступит на счет. Зная сумму продаж за прошлый период, примерно можно рассчитать следующие выплаты.
2. Закупки. Также важно расписать на ближайшие месяцы суммы и даты закупок.
3. Налоги. По примерному плану продаж можно посчитать налог и указать даты выплат.
4. Зарплаты сотрудников и аренда. Это постоянные платежи с известными датами, которые легко спланировать.
5. Рекламный бюджет. Это операционные расходы, которые можно планировать, если продавец не меняет стратегию слишком часто.
6. Возвраты денег покупателям. Их сложно предсказать, но можно использовать средний процент возвратов за прошлые месяцы.

Теперь можно расписать все доходы и расходы на несколько месяцев вперед и посмотреть, в какие даты могут возникнуть кассовые разрывы. Это можно делать хоть на бумаге, хоть в таблице, но точнее всего получится спрогнозировать денежный поток в сервисе финучета. 

Автоматизация учета делает жизнь предпринимателя проще. Алгоритм сам подтягивает выплаты из отчетов маркетплейса, помнит даты налогов и зарплат, прогнозирует денежный поток и кассовые разрывы.

Как контролировать товарные остатки, складской учет и движение товара

Важно фиксировать не только движение денег, но и перемещения товаров. На маркетплейсах вещи иногда теряются, лежат на ПВЗ, потому что их не могут найти и т. д. Если не контролировать операции с продукцией, сложно понять, сколько единиц в наличии, сколько нужно закупить, есть ли пересортица или недостачи. 

Как контролировать остатки и управлять закупками:

• использовать товароучетные программы,
• вести складской учет в 1С или специализированных сервисах,
• использовать системы электронного документооборота для работы с первичными документами.

Важно не просто следить, сколько товаров продано и сколько на складе. Нужно оценивать их оборочиваемость. Пока изделие лежит на складе, ваши деньги заморожены. Вы не можете потратить их на что-то другое. Поэтому важно вести складской учет.

Как связать себестоимость товара с продажами

Себестоимость товара — все деньги, которые продавец потратил на его закупку, продвижение, продажу. Например, это оплаты поставщикам, логистика, комиссии и другие статьи расходов на маркетплейсе. 

Сравнивая себестоимость с выручкой, вы понимаете, сколько денег заработали на единице товара или партии. А еще себестоимость товара можно сравнить с прибылью, чтобы оценить рентабельность.

Если неправильно посчитать себестоимость, исказится рентабельность позиций. Из-за этого не получится выстроить ассортимент так, чтобы продавать только выгодную продукцию. 

Ошибка в расчете себестоимости искажает многое. Вы можете решить, что товар с высокой рентабельностью позволяет тратить больше денег на рекламу. Но реклама будет съедать прибыль, которой на самом деле нет. Вы можете снизить цену, чтобы увеличить оборот. Но это сделает товар убыточным.

Как учитывать возвраты и корректировать товарные остатки

Возвраты контролируют, потому что они напрямую влияют на прибыль. Покупатель может вернуть вещь, когда вы уже учли его в продажи, списали с остатков. Но товар вернулся на склад, его нужно вернуть на остаток, учесть расходы — возврат денег покупателю, затраты на логистику. 

Если покупатель сделал заказ, а затем вернул его, у продавца возрастают расходы на логистику. А если заказ еще и был оплачен, то уменьшается выручка. Также изделие возвращается на склад маркетплейса. Если оно в нормальном состоянии, его можно продать снова. Если оно вернулось с повреждениями, его нужно списать, и это еще одна статья расходов.

Товар, который вернулся в хорошем состоянии, снова доступен для продажи. Он попадает в остатки. Если не отразить возврат в остатках, то будет казаться, что товара меньше, чем на самом деле.

Автоматизация учета маркетплейсов

Когда продавец работает на одной площадке, у него десять позиций в ассортименте и несколько десятков заказов в месяц, финучет еще можно вести в таблицах. Но если селлер вышел сразу на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет или у него большой ассортимент и поток заказов, контролировать выручку, рентабельность и маржу в таблицах становится сложно.

Еще сложнее не допустить кассовые разрывы, следить за возвратами, быстро реагировать на рост трат или снижение прибыли. Чтобы навести порядок, используют сервисы для финансового учета. С их помощью:
автоматически собирают информацию о продажах и тратах, подтягивая данные из банков и маркетплейсах;

• Контролируют доходы и расходы, сверяют планируемые показатели с фактическими.
• Анализируют рентабельность, валовую прибыль, маржу и другие параметры, которые сервис считает автоматически.
• Следят за движением денег.
• Заранее замечают, когда есть риск появления кассового разрыва.

Сервисы финучета также формируют финансовую отчетность. Например, ПланФакт формирует три главных отчета. Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько вы заработали. Отчет о движении денежных средств — сколько денег реально пришло и ушло. Баланс — где находятся ваши активы и сколько денег заморожено в продукции. 

Благодаря автоматизации учета в ПланФакте вы сразу видите, какие товары приносят прибыль, а у каких слишком высокая себестоимость, комиссии, поэтому их невыгодно продавать. Вы оцениваете динамику показателей по дням, неделям и месяцам.

В сервисе ПланФакт вы сможете даже сравнить прибыль и рентабельность по разным площадкам. Это пример того, как вести учет доходов на маркетплейсах

Какие отчеты собственнику нужны каждую неделю

Чтобы управлять бизнесом, нужно регулярно анализировать 5 видов финансовой отчетности:

1. Прибыли и убытки по площадкам. Вы увидите сколько заработали на каждом маркетплейсе, сколько убытков понесли. Сможете найти причины роста трат, изменить ассортимент или цены, чтобы не проседать в продажах.
2. Движение денег. Отчет ДДС помогает оценить платежеспособность и финансовую устойчивость селлера. Если остаток на счете низкий, вы принимаете решение, как строить стратегию продаж и закупок.
3. Прогноз кассового разрыва. Вы ведете платежный календарь, чтобы понимать, в какие моменты денег на счету может не хватить на оплату расходов. На основании прогнозов вы решаете, когда где-то стоит сэкономить, а где-то нужно найти способы заработать больше.
4. Товарные остатки. Этот отчет показывает, сколько изделий лежит на складе маркетплейса и на вашем складе. Если продукция лежит долго, расходы съедают вашу прибыль, стоит подумать о скидках и акциях. Для этого важно вести складской учет.
5. Рентабельность продаж. Если у позиции падает рентабельность, вы меняете цену, сокращаете расходы или убираете его из ассортимента.

Без этих отчетов вы управляете бизнесом наобум, а это может привести к росту затрат, снижению прибыли, не очень хорошему ассортименту и низкой оборачиваемости продукции.

Когда стоит переходить на сервис финансового учета

Есть несколько признаков, по которым вы поймете: пора переходить на сервисы финучета вместо таблиц. Ниже — основные 4 признака:

1. У вас несколько таблиц, в которых находятся разная информация. Данные разрознены и из-за этого что-то понять, проанализировать слишком сложно.
2. В таблицах и отчетах маркетплейсов разные цифры. Вы не понимаете, где ошибка. 
3. Вам сложно прогнозировать доходы и траты. Вы не знаете, сколько денег будет на счете через две недели. И каждый раз удивляетесь, когда деньги заканчиваются.
4. Вы много времени тратите на ручную работу: вносите данные, пишите формулы, пересчитываете и перепроверяете. Это время можно потратить на стратегию продаж, рекламы, оптимизацию расходов, но приходится часами вводить цифры.

Если ваш бизнес уже перерос таблицы, вам нужен единый контур для контроля доходов, расходов и бюджета. Можете протестировать облачный сервис для автоматизации учета. Например, ПланФакт подключается к Wildberries и Ozon, собирает данные автоматически, строит отчеты ДДС, ОПиУ и предупреждает о возможных кассовых разрывах.

Как выстроить учет маркетплейсов без потери денег и маржи

После того, как вы заключили агентский договор и закупили партию продукции, нужно выстроить правильную структуру учета: 

• Разбить траты по категориям. Контролировать, сколько денег потратили на логистику, комиссии, возвраты. 
• Заполнять отчет комиссионера. 
• Вести финансовую отчетность по разным площадкам отдельно. Каждую неделю анализировать отчеты ДДС, ОПиУ, платежный календарь.
• Собирать данные для анализа и расчета рентабельности, маржинальности, валовой прибыли.
• Контролировать денежный поток. 
• Вести складской учет, анализировать товарные остатки.

Для финучета удобно использовать сервисы для работы с маркетплейсами, а не таблицы, в которых легко ошибиться в расчетах. Благодаря автоматизации учета в ПланФакте вы сразу видите, какие позиции приносят прибыль, а у каких слишком высокая себестоимость, комиссии, поэтому их невыгодно продавать. Вы видите динамику показателей по дням, неделям и месяцам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Когда признавать доход при продаже через маркетплейс?

У Минфина и ФНС мнения по этому поводу отличаются. Оптимальный вариант — признавать доходы на дату поступления денег маркетплейсу от покупателя. То есть не когда деньги пришли на счет в банке, а когда покупатель оплатил заказ. Информация из писем Минфина РФ от 13.01.2025 № 03-11-11/1015, от 15.01.2025 № 03-11-11/1996, от 11.12.2024 № 03-11-11/125183.

Можно ли вести учет на маркетплейсах только по выписке банка?

Можно, но это будет не совсем корректно. Выписка показывает только движение денег. Она не показывает вашу реальную выручку. Маркетплейс переводит вам сумму за вычетом комиссий, логистики, штрафов и возвратов. Если вы признаете доход по выписке, вы не видите категории расходов, возвраты. А значит не сможете делать выводы о том, куда уходят деньги, какая рентабельность у разных позиций из ассортимента. Без этого финансовая отчетность будет неполной.

Какие расходы чаще всего забывают включать в учет маркетплейсов?

Часто забывают посчитать штрафы, возвраты, эквайринг. Еще это может быть упаковка и маркировка: траты на коробки, пакеты, этикетки, коды маркировки. Иногда забывают учесть внутренне продвижение на маркетплейсе, участие в акциях.

Как понять, что товар продается, но не приносит прибыль?

Считайте валовую прибыль и рентабельность по каждому артикулу. Если получаются низкие или отрицательные цифры, продукция не приносит прибыли. Вы продаете, но не зарабатываете, потому что слишком много расходов. Например, высокая комиссия или плата за хранение из-за того, что изделие лежит на складе.

Нужен ли отдельный управленческий учет, если бухгалтерия уже настроена?

Да, нужен. Бухгалтерский и управленческий учет решают разные задачи. Бухгалтерский учет нужен для налоговой, например, вы заполняете отчет комиссионера, чтобы отразить доходы и траты. 

Управленческий учет нужен для управления бизнесом. Он помогает понять, какие позиции приносят больше денег, на какой площадке выше рентабельность, когда случится кассовый разрыв, стоит ли закупать новую партию.