Как рассчитать себестоимость работ и услуг

Основной критерий для определения цен и тарифов — это себестоимость. Расскажем, как ее считать тем компаниям, которые производят работы или оказывают услуги. 

Что такое себестоимость и какой она бывает

Себестоимость продукции, товаров, работ или услуг — это общая сумма затрат бизнесмена на производство, продажи, произведение работ или оказание услуг.

Себестоимость можно разделить:

• На плановую и фактическую. В первом случае компания учитывает прогнозные суммы расходов, а во втором — реальные показатели за прошедший период.
• На полную и сокращенную. Для расчета полной себестоимости используются все расходы компании, а для сокращенной — только прямые. Подробно о категориях расходов расскажем далее.

Зачем рассчитывать себестоимость работ и услуг

Себестоимость нужна, чтобы эффективно управлять финансами организации. Ее считают для разных целей, например, чтобы:

1. Принимать решения о ценовой политике и не работать в убыток.
2. Рассчитывать точку безубыточности — минимальной выручки, начиная с которой компания зарабатывает прибыль.
3. Определять финансовый результат. Если не знать себестоимости, то невозможно понять есть ли у компании прибыль, и если есть, то в каком размере.
4. Оптимизировать расходы. При расчете себестоимости бизнесмен подробно рассматривает свои расходы и далее может использовать эту информацию, чтобы найти пути их снижения. 

Как разделить расходы на группы

Прежде чем проводить расчет себестоимости работ и услуг, нужно разобраться с классификацией расходов.

Прямые и косвенные

К прямым относятся те расходы, которые непосредственно связаны с оказанием услуг или производством работ. Это, например, сдельная зарплата исполнителя со взносами или необходимые материалы.

Косвенные расходы относятся ко всему бизнесу в целом и не могут быть отнесены на конкретную работу или услугу. Например, это зарплата управленческого персонала, аренда офиса, реклама, связь. 

Если бизнесмен формирует полную себестоимость конкретной работы или услуги, то переменные расходы нужно распределять. База для распределения зависит от особенностей деятельности.
 
Например, для строительных или ремонтных работ с использованием дорогостоящих материалов основную долю в прямых расходах составит их стоимость. Тогда логично распределять косвенные расходы между проектами пропорционально прямым расходам на материалы.

Подробнее о распределении косвенных расходов в строительстве читайте в статье ПланФакта.

А при оказании информационных услуг основную долю прямых расходов, как правило, будет составлять зарплата специалиста. Поэтому и распределять расходы нужно пропорционально этой зарплате, либо часам работы. 

Переменные и постоянные

Переменные расходы меняются вместе с объемом оказанных услуг или произведенных работ, а постоянные — остаются неизменными.
 
В большинстве случаев переменные расходы совпадают с прямыми, а постоянные — с косвенными.

Но возможны исключения. Например, зарплата сотрудника состоит из оклада и сдельной части. Этот сотрудник занят оказанием только одного вида услуги. Тогда вся его зарплата относится к прямым расходам, но в части оклада она будет отнесена к постоянным.

Распределение расходов на постоянные и переменные важно для расчета точки безубыточности. Показатель достигается при том объеме реализации, при котором разница между выручкой и общими переменными расходами покрывает постоянные расходы.

Пример расчета себестоимости работ и услуг 

В зависимости от особенностей деятельности можно рассчитывать себестоимость производства работ или оказания услуг:

1. За единицу услуги, например, при оказании парикмахерских или косметических услуг.
2. За проект, например, при производстве строительных и ремонтных работ.
3. За час, например, для консультационных услуг.

Рассчитаем себестоимость услуги по маникюру.

Переменные затраты на 1 услугу:

• Зарплата мастера с учетом страховых взносов — 600 рублей.
• Материалы — 150 рублей.
• Стоимость израсходованной электроэнергии — 20 рублей.

Постоянные затраты на салон в месяц:

• Аренда — 20 000 рублей.
• Зарплата администратора с учетом взносов — 60 000 рублей.
• Реклама в соцсетях — 12 000 рублей.
• Стоимость патента — 10 000 рублей.

В среднем услугой по маникюру в месяц пользуются 150 посетителей. Рассчитаем минимальную цену услуги, с учетом того, что владелец салона хочет получать в месяц не менее 100 000 рублей прибыли.

Суммарные постоянные затраты на салон в месяц и целевая прибыль:
18 000 ₽ + 60 000 ₽ + 12 000 ₽ + 100 000 ₽ = 180 000 ₽.

Переменные затраты на единицу услуги:
600 ₽ + 150 ₽ + 20 ₽ = 770 ₽.

Чтобы достичь нужного результата, минимальная цена за услугу должна превышать переменные затраты на такую величину, чтобы эта разница в расчете на 150 посетителей покрывала постоянные затраты и целевую прибыль:

Ц = 770 ₽ + 180 000 ₽ / 150 чел.= 1970 ₽

Таким образом, владелец салона может установить тариф от 1970 рублей и в результате получать прибыль не менее 100 000 рублей в месяц. Но для этого должны сохраняться все параметры, описанные выше. Поэтому нужно ежемесячно считать фактические затраты и при необходимости — корректировать тариф.

Как снизить себестоимость работ и услуг

В прямых расходах на работы и услуги, как правило, основную долю занимают зарплата или материалы.
 
Чтобы оптимизировать расходы на зарплату, нужно повысить производительность труда:

• Обновить оборудование или оргтехнику.
• Внедрить систему KPI, чтобы стимулировать сотрудников работать более эффективно.
• Сократить штат и перераспределить работу уволенных сотрудников, увеличив вознаграждение оставшихся. Но этот вариант нужно применять с осторожностью: из-за повышения нагрузки на сотрудников может снизиться качество. Кроме того, могут и уволиться ценные сотрудники, которых не устроит соотношение между ростом нагрузки и увеличением оплаты. 

Чтобы снизить расходы на материалы, можно: 

• Снизить стоимость: найти поставщиков с более низкими ценами или постараться получить скидки у действующих.
• Оптимизировать технологию с целью снижения затрат материалов в натуральных единицах.

При снижении расходов на материалы, важно следить за качеством выполняемых работ или оказываемых услуг. Если просто перейти на дешевые аналоги или снизить нормы расхода материалов, то потери из-за ухудшения репутации компании в итоге могут превысить экономию.

Для снижения косвенных расходов есть два способа: 

1. Увеличить объем работ или услуг. Так как косвенные расходы в основном относятся к постоянным, то при увеличении объемов сумма на единицу работы или услуги снизится.
2. Непосредственно снизить косвенные расходы. Например, можно переехать в другой офис, с меньшей стоимостью аренды, или отказаться от неэффективных направлений рекламы. 

Что в итоге

Чтобы определить себестоимость работ или услуг, нужно сложить все расходы бизнесмена, связанные с данной деятельностью.

Информация о себестоимости позволяет установить обоснованные тарифы, а также анализировать и оптимизировать расходы бизнеса.

Чтобы снизить себестоимость, нужно выделить ключевые затраты и принять меры для их сокращения. При этом не должно ухудшаться качество и снижаться лояльность сотрудников.