Как продавец на маркетплейсах экономит 800 тыс. руб. в месяц

Собственник магазина светильников считал выручку на бумаге, не контролировал кассовые разрывы и тратил много денег впустую. После внедрения финучета он экономит от 800 тыс. руб. в месяц и увеличил оборот в 6 раз. 

Торговля на маркетплейсах с длинным плечом доставки

Компания SVih закупает светильники в Китае и продает их на Wildberries и Ozon. Всеми операциями занимается один человек — собственник Виталий Саввин. Оборот составляет 30 млн руб. в месяц.

В компании длинное плечо поставок: Виталий заказывает товар большими партиями и получает его в полном объеме только через полгода. Всего за 6 месяцев собственник потратил на товар 100 млн руб. 

Проблема: полноценного учета в компании нет — выручку считают на коленке

При обороте 5-7 млн руб. в месяц Виталий держал цифры в голове, что-то записывал в блокнот. С ростом он перестал понимать, в каком финансовом положении находится компания. Решения принимались интуитивно — это мешало масштабированию бизнеса. 

Собственнику было сложно разобраться в тратах и понять, насколько они приемлемы:

1. 700 тыс. руб. в месяц расходовал на внутреннюю рекламу, около 55% суммы уходило на нерелевантные запросы. Без финучета этого бы никто не заметил;
2. 60 тыс. руб. тратил на покупку паллет каждый месяц — они оставались на складе вместе с товаром. Если бы водители забирали паллеты, где это возможно, Виталий экономил бы, как минимум, 30 тыс. руб. в месяц.  
3. Заказывал доставку на склады маркетплейсов небольшими машинами по 5 паллет.  Машина вместимостью 10 паллет стоила столько же.  

Проблема: кассовые разрывы при длинной доставке

Собственник попал в ситуацию, когда не смог разобраться в одной из закупок. Товар, заказанный в апреле на 7 млн руб., пришел в октябре. К этому времени Виталий забыл, сколько за него заплатил и по какому курсу валют. Рассчитать себестоимость товара не получилось. Эффективность партии осталась загадкой.

Особенность товарного бизнеса — рост в продажах обеспечивается ростом в закупках, но рост в закупках идет быстрее. Это приводит к кассовым разрывам, которые без финансового учета невозможно контролировать. 

Решение: автоматизация учета и помощь финансового эксперта

У Виталия не было опыта ведения управленческого учета. Он не знал, какие цифры нужно контролировать, как следить за движением денежных средств и получать отчет о прибылях и убытках, какие выводы делать. Времени на детальное погружение в финучет не было. Собственнику нужен был сервис с оперативным внедрением и помощью финансового эксперта. 

Первый опыт автоматизации учета оказался неудачным: перенесенные по API данные были ниже фактических в 1,5–2 раза. Виталий обратился за помощью в поддержку, но сотрудники не выходили на связь две недели. Собственник поменял сервис на ПланФакт. Он купил услугу «Обучение» и начал совместную работу с финансовым экспертом Анжелой Якименко. 

Внедрили сервис и сформировали годовой финансовый план

Работа в ПланФакте строится так: Анжела Якименко вносит и распределяет данные по статьям. Раз в неделю на контрольном созвоне собственник корректирует информацию, анализирует расходы и поступления, принимает стратегические решения. Особое внимание уделяют деньгам, которые вложены в товар. Предпринимателю важно понимать и контролировать эти 100 млн руб.: сколько они генерят прибыли, нужно ли еще инвестировать, когда они вернутся в полном объеме.

Результаты: предприниматель увеличил продажи, сократил кассовые разрывы и экономит от 800 тыс. руб. в месяц

Виталий внедрил ПланФакт, чтобы закрыть две задачи: 

• Корректно вести учет, чтобы избегать кассовых разрывов.
• Навести порядок в финансах, чтобы масштабироваться. Вот чего мы достигли за полгода работы.

Собственник контролирует кассовые разрывы. Избегать их не получается из-за специфики длинной доставки. Но продавец видит, когда наступит кассовый разрыв, и может к нему подготовиться. 

Экономит 120 тыс. руб. в месяц на зарплате финансиста. После внедрения сервиса Виталий заплатил за экспертное сопровождение 95,5 тыс. руб. за 6 месяцев или около 16 тыс. руб. в месяц. Он получил полноценную систему контроля денег и сопровождение финансиста, который ведет учет. Если бы нанимал сотрудника в штат, он платил бы такую зарплату в месяц, а также налоги. 

Экономит 400 тыс. руб. в месяц на рекламе. Виталий использует сторонние сервисы для отсева нерелевантных запросов. Сэкономленные деньги собственник собирается потратить на покупку целевого трафика у блогеров.

Экономит  200 тыс. руб. на хранении товара. Виталий увидел в ПланФакте, что стоимость хранения на складах Wildberries по его товару растет непропорционально объему продаж. Он не обращал на это внимание в личном кабинете на маркетплейсе, потому что там это не так наглядно. Когда начал разбираться, выяснил, что отправляет товар на дорогие склады федерального значения. Предприниматель пересчитал юнит-экономику, выбрал другие склады с оптимальным сроком доставки и стоимостью. 

Благодаря корректировке и смене складов, удалось удержать стоимость хранения на одном уровне при росте доходов на Wildberries в 3,5 раза.

Оптимизировал логистику. Виталий проанализировал в ПланФакте стоимость доставки до складов маркетплейсов. Теперь товар доставляется на больших машинах на склады с оптимальным сроком доставки и стоимостью. 

Экономит 60 тыс. руб. в месяц на прочих расходах. Теперь водители по доверенности забирают паллеты со склада и возвращают собственнику. Покупать новые каждый месяц больше не нужно.

Оборот вырос в 6 раз. В начале автоматизации он был 5 млн рублей в месяц, сейчас — 30 млн руб. Раньше собственник не видел цифры и управлял интуитивно, сейчас может стратегически управлять компанией и подконтрольно увеличивать оборот.