Работа с самозанятыми в 2026 году: как бизнесу снизить риски

Бизнесу важно корректно оформлять работу с самозанятыми: налоговая расширила мониторинг заказчиков, а ошибки в договорах и выплатах могут привести к переквалификации отношений.

Мы — ПланФакт, программа для учета расходов и доходов для бизнеса. В статье разберем, как работать с самозанятыми, оформлять документы и контролировать выплаты, чтобы снизить налоговые и финансовые риски.

Что изменилось в работе с самозанятыми в 2026 году

В октябре 2025 года в СМИ писали, что Совет Федерации предложил досрочно завершить эксперимент с режимом самозанятости в 2026 году вместо изначально запланированного 2028. Но правительство менять сроки и условия работы режима не стало.

Что изменилось для бизнеса в 2026 году

Для бизнеса особенно важны изменения в работе с самозанятыми 2026 года. В первую очередь они касаются новых критериев мониторинга и усиления контроля отдельных форм сотрудничества:

1. Появились новые критерии годового мониторинга. В поле зрения могут попасть заказчики, которые работают более чем с 35 самозанятыми. При этом каждый исполнитель должен получать от заказчика в среднем больше 35 000 рублей в месяц, а сотрудничество должно продолжаться больше трех месяцев.
2. Добавился квартальный мониторинг бывших сотрудников. Налоговые органы передают сведения, если компания работает более чем с десятью самозанятыми, в предыдущем квартале они были ее сотрудниками, а затем стали получать от нее в среднем больше 25 000 рублей в месяц.
3. Усиливается контроль платформенной занятости. С 1 октября 2026 года для работы через посреднические цифровые платформы в отдельных сферах вводится ограничение: исполнитель не должен выполнять работы для одного заказчика более 60 часов в месяц в течение шести месяцев подряд.

Как работают региональные комиссии

Межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости получают сведения от налоговой и других ведомств, анализируют отношения бизнеса с исполнителями и ищут признаки скрытой занятости.

Механизм выглядит так:

1. Налоговая собирает сведения о количестве самозанятых, размере и продолжительности выплат, сформированных чеках и прошлых трудовых отношениях с заказчиком.
2. Если показатели компании соответствуют установленным критериям, информацию передают региональной комиссии и территориальному органу Роструда.
3. Комиссия изучает данные, может запросить пояснения и документы, а также пригласить представителей компании на заседание.
4. Если комиссия увидит признаки подмены трудовых отношений, она может направить материалы в трудовую инспекцию или другой уполномоченный орган для дальнейшей проверки.

При получении запроса или приглашения на заседание подготовьте договоры, задания, акты, чеки, подтверждения выплат и статуса исполнителей. В пояснениях укажите, какой результат передавал каждый самозанятый и как была организована работа по договору.

По каким критериям компании попадают в мониторинг

С 16 февраля 2026 года налоговая передает сведения о работе с самозанятыми по двум группам критериев.

Годовой мониторинг. Информацию передают за 12 месяцев, если одновременно выполняются три условия:

• компания или ИП работают более чем с 35 плательщиками НПД;
• каждый из них получает от заказчика в среднем больше 35 000 рублей в месяц;
• сотрудничество с каждым длится больше трех месяцев.

Квартальный мониторинг. Информацию передают за отчетный квартал, если:

• компания или ИП работают более чем с десятью плательщиками НПД;
• в предыдущем квартале эти люди были сотрудниками того же заказчика;
• каждый получает от него в среднем больше 25 000 рублей в месяц.

Рискованно, когда компания массово привлекает самозанятых, регулярно переводит им одинаковые или близкие суммы, а исполнитель получает весь или почти весь доход от одного заказчика. Вопросы также могут возникнуть, если выплаты проходят один-два раза в месяц и похожи на аванс и зарплату. ФНС относит такие признаки к возможным сигналам подмены трудовых отношений.

Ни один такой признак сам по себе не доказывает нарушение. Контролирующие органы оценивают их вместе с условиями договора и фактической организацией работы: кто устанавливает график, контролирует процесс, предоставляет рабочее место и определяет обязанности исполнителя.

Как ИП и ООО работать с самозанятыми в 2026 году

И ИП, и ООО могут законно привлекать самозанятых по гражданско-правовым договорам. В целом работа ООО с самозанятыми в 2026 году строится по тем же правилам, что и у ИП: нужно проверить статус исполнителя, описать конкретную работу, принять результат и получить чек после оплаты.

При этом организация контроля различается. Работа ИП с самозанятыми в 2026 году обычно требует участия самого предпринимателя или бухгалтера: они проверяют статус исполнителя, оплату и документы. В ООО эти задачи можно распределить между бухгалтерией, юристом и сотрудником, который принимает работу.

Когда сотрудничество остается гражданско-правовым

С самозанятым заключают договор оказания услуг, выполнения работ или другой гражданско-правовой договор. В нем должен быть указан конкретный результат, а не должность и постоянные обязанности исполнителя.

Например, самозанятому можно поручить разработать сайт, написать серию текстов, провести фотосъемку или отремонтировать помещение. Работу разрешено разбить на этапы и оплачивать каждый принятый результат отдельно.

В договоре можно установить техническое задание, сроки и требования к результату. При этом самозанятому не назначают рабочий график и не обязывают соблюдать правила внутреннего распорядка.

Что проверить до первой выплаты

Статус самозанятого. Введите ИНН исполнителя в сервисе ФНС и проверьте, применяет ли он НПД на дату расчета.

Введите ИНН в поисковую строку и укажите нужную дату

Данные исполнителя. Сверьте ФИО и ИНН с договором. Для безналичной оплаты также запросите банковские реквизиты и убедитесь, что они принадлежат исполнителю.

Предмет договора. Укажите, какую работу должен выполнить самозанятый, в какой срок и какой результат передать.

Можно попросить юриста составить договор или поискать в интернете образец

Подтверждение результата. Это может быть акт, отчет, готовый файл, переданный товар или другой документ, подходящий для конкретной сделки. Акт не всегда обязателен, но помогает подтвердить объем и дату выполненной работы.

Признаки подмены трудовых отношений и риски для бизнеса

Основные риски работы с самозанятыми в 2026 году связаны с переквалификацией гражданско-правового договора в трудовой. Проверяющие оценивают содержание договора и то, как сотрудничество устроено на практике.

Если отношения признают трудовыми, бизнесу доначислят НДФЛ и страховые взносы. Также придется заплатить пени, штрафы и оформить исполнителя как сотрудника с даты фактического допуска к работе.

Признаки с точки зрения организации работы

Самозанятый должен отвечать за конкретный результат и самостоятельно организовывать работу. Чем сильнее заказчик контролирует время, место и процесс, тем больше отношения похожи на трудовые.

Признаки ФНС и суды оценивают в совокупности. Например, предоставление оборудования само по себе не доказывает наличие трудовых отношений, но вместе с графиком, постоянными обязанностями и контролем повышает риск.

Признаки с точки зрения оплаты и лимита дохода

Самозанятый может применять НПД, пока его доход с начала календарного года не превысил 2,4 млн рублей. Ограничения на размер дохода за отдельный месяц нет.

Статус исполнителя нужно проверять перед каждой выплатой. Если он превысил лимит или снялся с учета, чек по НПД на новую оплату сформировать уже нельзя.

Если статус потерял обычный гражданин без ИП, заказчик с даты утраты НПД должен удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Если исполнитель зарегистрирован как ИП, расчеты продолжают по правилам его новой системы налогообложения.

Что грозит за нарушение

Административная ответственность. За договор ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения, ИП могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, ООО — от 50 000 до 100 000 рублей. Для малых и микропредприятий из реестра МСП действует штраф как для ИП.

При повторном нарушении штраф для ИП увеличивается до 30 000–40 000 рублей, для ООО — до 100 000–200 000 рублей.

Налоговые последствия. ООО или ИП признают налоговым агентом и обяжут рассчитать НДФЛ с выплат исполнителям. Дополнительно начислят страховые взносы, пени и налоговые штрафы.

За неудержание или неперечисление НДФЛ штраф составляет 20% от суммы, которую заказчик должен был удержать и перечислить.

Уголовная ответственность. Если налоговые нарушения совершены умышленно и сумма недоимки крупная, правоохранительные органы могут возбудить уголовное дело.

Как оформить договор, акты, чеки и ЭДО без пробелов в документах

При работе с самозанятым соберите комплект документов: договор оказания услуг, техническое задание, акт выполненных работ или оказанных услуг, платежный документ и чек.

Удобная последовательность такая:

1. проверить статус исполнителя,
2. подписать договор,
3. принять результат,
4. оформить акт,
5. провести оплату,
6. получить чек.

Чек самозанятого особенно важен для налогового учета. Без него компании и ИП, которые уменьшают налоговую базу на расходы, не смогут учесть выплату исполнителю.

Какие условия включить в договор оказания услуг

В договоре нужно описать:

• Предмет. Какую работу выполняет самозанятый.
• Результат. Что именно исполнитель должен передать заказчику.
• Сроки. Когда нужно сдать работу или отдельные этапы.
• Стоимость. Сколько стоит весь проект, этап или единица работы.
• Порядок приемки. Как заказчик проверяет результат и сообщает о замечаниях.
• Порядок оплаты. Когда и на основании каких документов переводят деньги.
• Обязанность выдать чек. Исполнитель должен сформировать чек после каждой оплаты и передать его заказчику.

Дополнительно можно обязать исполнителя сообщать об утрате статуса плательщика НПД. Это поможет вовремя изменить порядок расчетов и не перевести деньги обычному физлицу без удержания НДФЛ.

Когда нужен акт выполненных работ, а когда ключевым остается чек

Чек обязателен после каждой оплаты. В нем должны быть указаны ФИО и ИНН самозанятого, наименование услуги, сумма расчета и ИНН компании или ИП-заказчика. «Чек исполнитель формирует, например, в приложении «Мой налог»:

Источник

Для простой разовой услуги чек остается главным документом по НПД, а акт помогает подтвердить, что заказчик принял результат. Например, его стоит оформить после фотосъемки, консультации или подготовки одного текста.

При предоплате акт необходим, чтобы подтвердить факт выполнения работы, а также дату или период оказания услуги. ФНС отдельно указывает на это в своих разъяснениях.

Акты лучше оформлять всегда, если работа разделена на этапы, стоит дорого или может вызвать спор. В документе укажите, что сделал исполнитель, в каком объеме, когда передал результат и есть ли у заказчика замечания.

Как организовать электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) удобен при работе с удаленными исполнителями, регулярными подрядчиками и большим количеством актов. Договоры и закрывающие документы не придется распечатывать и пересылать по почте.

Для работы с самозанятыми через ЭДО можно использовать специальные платформы:

Консоль.Про. Платформа формирует договоры, задания, акты и чеки, проверяет статус самозанятого и проводит выплаты. Подойдет компаниям, которым нужно вести большое количество исполнителей в одном кабинете.

Наймикс. Сервис автоматизирует подписание договоров и дополнительных соглашений, формирование актов и чеков, проверку статуса и выплаты. Через платформу также можно искать исполнителей на разовые и сменные задачи.

Qugo. Позволяет подписывать договоры и акты, проводить выплаты и автоматически получать чеки. Есть интеграция с 1С и API, поэтому сервис удобно встраивать в бухгалтерские и внутренние системы компании.

Solar Staff. В сервисе можно оформить договоры ГПХ, проверить налоговый статус, сделать закрывающие документы и проводить выплаты. Подойдет распределенным командам, которые работают и с самозанятыми, и с ИП, и с зарубежными исполнителями.

Чек-лист: комплект документов при работе с самозанятым

Как платить самозанятому без лишних налоговых рисков

Самозанятому без статуса ИП можно переводить деньги на личный банковский счет или карту. Открывать отдельный расчетный счет для работы на НПД он не обязан.

Если самозанятый зарегистрирован как ИП, оплату можно перечислять на его расчетный счет. Реквизиты получателя лучше заранее закрепить в договоре или счете на оплату.

В назначении платежа укажите основание и результат: например, «Оплата разработки пяти макетов по договору № 12 от 01.08.2026».

Если компания регулярно работает с подрядчиками, финучет для бизнеса помогает контролировать такие расходы вместе с другими выплатами и учитывать их при планировании денежных потоков.

После зачисления денег исполнитель должен сформировать чек. Сохраните его вместе с договором, актом и платежным поручением. Без чека расходы на услуги самозанятого нельзя учесть при расчете налога на прибыль, УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН.

Пересмотрите действующие договоры. Уберите указание на должности и рабочий график. Вместо них укажите конкретный результат, сроки и порядок приемки.

Настройте единый процесс работы: проверяйте статус самозанятого перед оплатой, получайте чек после каждого перевода и храните его вместе с договором, актом и платежным документом.

Распределите ответственность внутри компании. Руководитель направления ставит задачу и принимает результат, юрист проверяет договор, а бухгалтер контролирует статус, оплату и закрывающие документы.

Если подрядчиков много, отдельно контролируйте финансовую сторону сотрудничества. В ПланФакте выплаты самозанятым можно учитывать по отдельной статье расходов, добавлять в платежный календарь и сравнивать плановые суммы с фактическими.

Так бизнес видит, сколько тратит на подрядчиков, какие выплаты предстоят и хватит ли на них денег. Платежный календарь ПланФакта учитывает запланированные операции и обязательства и заранее показывает возможные кассовые разрывы.

FAQ по работе с самозанятыми в 2026 году

Можно ли ООО работать с самозанятыми в 2026 году?

Да. ООО может привлекать самозанятых по гражданско-правовым договорам, если исполнитель оказывает отдельную услугу или выполняет конкретную работу, а отношения не имеют признаков трудовых.

Может ли ИП платить самозанятому на карту?

Да. Самозанятый без статуса ИП может получать оплату на личный банковский счет или карту.

Перевод должен быть связан с договором. В назначении платежа укажите услугу и реквизиты договора, а после оплаты получите чек.

Что делать, если самозанятый потерял статус?

Проверьте дату снятия исполнителя с учета и не проводите следующую выплату по прежней схеме, пока не уточните его новый налоговый статус.

Если исполнитель стал обычным физлицом, заказчик должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если он сохранил статус ИП, расчеты проводят по правилам применяемой им системы налогообложения.

Можно ли учитывать расходы без акта выполненных работ?

Иногда для подтверждения расходов достаточно корректного чека, однако акт дополнительно показывает, какую работу выполнил самозанятый и когда заказчик принял результат.

При предоплате акт нужен для подтверждения факта и периода оказания услуги. Для этапных, дорогих или потенциально спорных работ его лучше оформлять всегда.

Можно ли работать с бывшим сотрудником как с самозанятым?

Только если после увольнения прошло не менее двух лет. До этого доход от бывшего работодателя не облагается НПД, даже если исполнитель зарегистрирован как самозанятый.

Сотрудничать раньше можно по обычному договору ГПХ, но заказчик должен удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Простая замена трудового договора договором с самозанятым также создает риск переквалификации отношений.