Метод начисления и кассовый метод: отличия, правила и выбор для бизнеса

Выбор метода признания доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учёте строго регламентирован. Расчёты проводятся по четким правилам, а итоговые цифры становятся известны после закрытия периода, когда что-то изменить уже сложно.

В управленческом учёте собственник сам является законодателем и может определить свои условия признания выручки и затрат. Но с этим правом приходит большая ответственность. От того, как будут проводиться расчёты, зависит реалистичность отчётности и возможность принимать решения взвешенно, опираясь на факты, а не на интуицию.

Мы – сервис финансового учета ПланФакт. Помогаем бизнесу больше зарабатывать, меньше тратить и избегать кассовых разрывов. В статье рассмотрим метод начисления и кассовый метод через призму управленческого учёта. Разберёмся, какой метод подобрать бизнесу, чтобы увидеть реальную картину и извлечь из этого пользу.

Метод начисления и кассовый метод простыми словами

Разница между кассовым методом и методом начисления заключается в том, что для признания доходов и расходов берутся разные даты. В кассовом методе всё учитывается по дате оплаты – это период, в который деньги поступили на счёт компании, в случае с доходами, или были списаны, если речь идёт о расходах. Метод начисления подразумевает, что выручка и затраты признаются по датам отгрузок и поставок, то есть по факту подписания накладной или акта.

Рассмотрим случай предпринимателя Саши и его компанию «Место силы», которая занимается организацией заграничных туров. В январе клиенты оплатили полную стоимость поездки – 500 тысяч рублей. Путешествие запланировано на март. 

Кассовый метод. Денежные средства поступили на счёт компании в январе и в этот же период были признаны доходом. 

Метод начисления. Доход засчитывается лишь в марте, поскольку именно в этом месяце будет оказана услуга. 

Ключевая разница для собственника между этими способами учёта состоит в том, что кассовый метод показывает, когда деньги фактически поступили или были списаны, а метод начисления расскажет «Как хорошо мы потрудились в этом периоде?». Это помогает разделить понятия «деньги на счёте» и «заработанная прибыль».

Эти цифры практически совпадают в компаниях с короткими циклами сделок – цветочный магазин, салон красоты, предприятия общепита и другие. В бизнесе, где есть большие отсрочки платежей, например, строительство, производство, оптовые поставки техники, разница будет значительной.

Кассовый метод и метод начисления: отличия в признании доходов и расходов

Для полного понимания схемы работы методов учёта выручки и затрат важно разобраться, какие ситуации возникают в бизнесе. Изучим 4 основных варианта взаимодействия.

При работе с клиентами, в зависимости от договорных условий, может возникнуть две ситуации:

1. Клиент внёс аванс и после получил товар или услугу – кредиторская задолженность (мы должны клиенту). Это случай с компанией «Место силы», которую мы рассматривали выше – 500 тысяч заплатили в январе за мартовскую поездку.

В этом случае кассовый метод достаточно коварен, поскольку сначала компания получает деньги, а потом исполняет свои обязательства. Можно набрать предзаказов, потратить все деньги, а когда клиент вдруг попросит возврат или появятся непредвиденные траты, то случится кассовый разрыв. Выручка признаётся, когда услуга оказана или товар передан, а обязательство перед клиентом выполнено.

2. Сначала отгрузили товар клиенту, а оплату получили позже – дебиторская задолженность (клиент должен нам). Например, предприниматель Федя занимается укладкой плитки в помещениях и работает по постоплате. Он выполнил заказ на 500 тысяч в июне, а заплатили ему в следующем месяце.

В таком варианте кассовый метод говорит, что в июне Федя ничего не заработал, а если добавить расходы, то вероятно месяц будет в убытке. Картинка размывается – непонятно, какой период был успешным. Метод начисления покажет доход в июне, когда работа выполнена, даже если оплата поступит позже.

При расчётах с поставщиками, также возможны два варианта развития событий:

1. Поставщику деньги ушли, товар он привезёт позже – дебиторская задолженность (поставщик должен нам). Предприниматель Вова закупился материалами в апреле на 300 тысяч, но заказ приедет к нему лишь в мае.

При кассовом методе расход фиксируется в апреле, хотя материалы ещё не доехали до Вовы и не используются бизнесом. Метод начисления покажет затрату в мае, что даст более достоверный расчёт себестоимости.

2. Поставщик привёз товар, который будет оплачен в будущем – кредиторская задолженность (мы должны поставщику). Ксюша заказала поставку упаковочных материалов на 100 тысяч рублей для своей кондитерской с отсрочкой платежа 30 дней. Товар приехал в мае, а расплатились за него в июне.

Расход мая был оплачен лишь в июне. Кассовый метод в этом случае запаздывает с отображением затрат, а начисление закрепляет расход в нужном периоде. Здесь, как и в примере Вовы некорректно рассчитываются затраты месяца.

Кассовый метод прост в ведении, поскольку для него достаточно зафиксировать дату оплаты. Однако он не даёт действительного представления о работе компании. Можно иметь много денег на счёте, но не справляться с обработкой заказов в срок. Метод начисления относит же затраты к тому периоду, к которому они экономически относятся: например, материалы учитываются в расходах по мере использования в заказе/проекте.

Сложности признания доходов и расходов для малого бизнеса

Небольшие компании часто сталкиваются со следующими сложностями признания доходов и расходов:

1. Ориентир только на дату оплаты при большом цикле сделки. Признание выручки по дате поступления средств на счёт не отражает реального результата работы компании. Важно углубиться в первичную документацию и зафиксировать, в какой момент деньги были действительно отработаны.
2. Отсутствие единого подхода к признанию выручки и затрат. Один специалист внёс в ОПиУ выручку, когда она пришла на счёт, а другой по акту выполненных работ. Если списать всю сумму сразу, то в одном месяце прибыль будет занижена, а в остальных завышена. Необходимо договориться о базовой учётной политике и зафиксировать её для всех.
3. Ведение учёта задним числом. Отчётность собирается нерегулярно и многие данные проставляются примерно, особенно, при больших объёмах наличных денежных средств. Необязательно каждый день вести сложную таблицу или подбивать всю документацию. Достаточно фиксировать все движения средств и факт отгрузки в общем файле. Если операций становится много, программа для управленческого учета помогает связать платежи, отгрузки, задолженности и отчёты в одну понятную систему.
4. Расходы будущих периодов искажают прибыль. Например, оплата ПО на 12 месяцев за 120 тысяч может сильно исказить показатели. Важно распределить расход равномерно на 12 месяцев, например по 10 тыс. рублей в месяц, тогда расход будет учтён корректно.

Часто ресурсов не хватает на то, чтобы закрыть базовые потребности бизнеса, не говоря уже о ведении учёта доходов и расходов. Специалисты ПланФакт избавят от рутинных задач и помогут выстроить грамотный управленческий учёт для бизнеса.

Как выбрать подход и закрепить его в учётной политике

В отличие от бухгалтерского и налогового учёта в управленческом можно самостоятельно определить метод учёта выручки и затрат. От выбора зависит, насколько честно предприниматель будет видеть свой бизнес.

Кассовый метод подходит компаниям с коротким периодом сделки без отсрочек по платежам. Например, розница, кофейня, салон красоты, небольшая услуга с оплатой в момент оказания. По сути здесь кассовый метод и метод начисления совпадают.

Метод начисления необходим компаниям с длительными проектами и большими отсрочками платежей. Если от закупки материалов и проведения работ до оплаты клиентом проходит полгода, то важно понимать, что сегодня компания зарабатывает деньги, которые окажутся на счёте спустя время. Без этого невозможно увидеть, насколько рентабелен проект в моменте.

Но совсем забывать про кассовый метод при ведении начисления не стоит. Важно найти баланс между этими двумя методами. Если по отгрузкам всё хорошо, компания добросовестно выполняет свои задачи, то в кассовом методе ситуация может быть совершенно иной. Например, если клиенты не спешат рассчитываться по выполненным работам – копится дебиторская задолженность. Это сигнал, что стоит пересмотреть накопившиеся долги и попросить их вернуть.

Когда выбор сделан важно зафиксировать это в учётной политике. Например, можно остановиться на следующих пунктах:

1. Метод признания выручки и порядок работы с авансами – выручка признаётся по отгрузке, авансы считаются кредиторской задолженностью до момента отгрузки.
2. Метод признания расходов – учитываются в момент получения товаров или услуг независимо от оплаты.
3. Периодичность отчётности – ежемесячно до 20-го числа следующего месяца.
4. Ответственные лица – конкретный сотрудник, ответственный за сбор данных и составление отчёта. 

Итоги

Для управленческого учёта нет единственно верного варианта. Кассовый метод расскажет, есть ли деньги прямо сейчас, а метод начисления даст понять, зарабатывает ли компания.

Самое важное не путать остаток на счёте с реальным заработком. Эти цифры редко совпадают, поэтому важно найти баланс между двумя методами. Тогда можно увидеть реальную картину бизнеса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что выгоднее для управления бизнесом: кассовый метод или метод начисления?

Выгоднее использовать оба варианта, особенно, при длинных циклах сделки. Это поможет контролировать работу бизнеса (метод начисления) и физические деньги (кассовый метод). 

В чём разница между кассовым методом и методом начисления простыми словами?

Кассовый метод учитывает деньги по факту поступления на счёт. Метод начисления признаёт выручку после подтверждения выполнения работ – подписания акта или накладной.

Когда признаётся доход, если товар уже отгружен, но не оплачен?

Кассовый метод признаёт доход, когда денежные средства поступят на счёт, метод начисления – в момент отгрузки.

Какой метод лучше показывает кассовый разрыв?

Ближе к пониманию кассового разрыва кассовый метод, но лучше не смешивать понятия и за кассовыми разрывами следить через Платежный календарь.