Как управлять удаленными сотрудниками

Мы уже писали, как нанимать удаленных сотрудников. Эта статья о том, как их оформлять и адаптировать, а также эффективно управлять удаленщиками. 

Как оформлять удаленных сотрудников

Удаленных сотрудников оформляют по трудовому договору или ГПХ. 

Трудовой договор будет таким же, как у офисного сотрудника. В нем дополнительно нужно прописать:

— место работы — адрес организации;
— условие, что работа будет выполняться удаленно, без присутствия сотрудника в офисе;
— время работы.

Елизавета Лаврова, генеральный директор ООО «Трипитака», обращает внимание на особенности дистанционного трудового договора:

«Мы всегда заключаем с удаленными сотрудниками дистанционный трудовой договор. Он предусматривает определенные особенности. Мы должны либо предоставлять удаленному работнику оргтехнику, либо компенсировать затраты на использование этой техники, а также брать на себя оплату интернета и почтовых расходов»

Такие нюансы действительно стоит учитывать, но не нужно вносить их в каждый договор. Можно написать дополнительный нормативный акт, который будет распространяться на всех удаленщиков. В нем важно учесть:

— как и когда вы будете обмениваться с удаленным сотрудником документами;
— каким способом и в какое время будете взаимодействовать с сотрудником, насколько быстро он должен отвечать;
— правила конфиденциальности, особенно если сотрудник имеет доступ к персональным данным или интеллектуальной собственности;
— условия, при которых вы можете уволить работника. 

С декабря 2020 года дистанционную работу регулирует трудовой кодекс. Например, если дистанционный работник без уважительной причины не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней, руководитель может его уволить. 

Договор ГПХ заключают, если сотрудник не нужен в штате, а лишь периодически выполняет определенную работу. Например, пишет статьи, делает карточки товаров на маркетплейсе, запускает рекламу. 

Договор ГПХ можно заключить с самозанятыми или ИП, а также с людьми без этих статусов. В первом варианте вы не платите взносы и НДФЛ. Договор ГПХ с обычным человеком почти не отличается от трудового по необходимым налогам и взносам. Не нужно оплачивать только больничный, отпуск и взносы на травматизм. 

Подмена трудового договора договором ГПХ грозит работодателю штрафом, поэтому лучше четко разграничить:

— если сотрудник нужен в штате для регулярного выполнения задач, заключают трудовой договор;
— если работник время от времени выполняет задачи, не имеет постоянной равномерной рабочей нагрузки, подойдет договор ГПХ.

Онбординг удаленных сотрудников

В офисе новый сотрудник знакомится с коллегами, приглашают на обед, объясняют рабочие моменты. Если возникают вопросы, всегда можно обратиться к эйчару или посоветоваться с руководителем. У удаленного сотрудника такой возможности нет. 

Поэтому на первых этапах работы нужно уделить внимание тому, как в компании налажены процессы по адаптации новичков. Для этого нужно:

1. Выбрать работника, который поможет с онбордингом. Именно к нему новый сотрудник будет обращаться с вопросами.

2. Написать инструкции. Как выполнять работу, кому отправлять на проверку, у кого запрашивать данные. Важно сразу ознакомить сотрудника со всеми сервисами, которые использует команда. Лучше всего в этом помогут видеоинструкции, которые он сможет пересматривать по необходимости. 

Елизавета Лаврова обращает внимание на важный аспект:

«Нужно обеспечить связь удаленного сотрудника с ИТ-отделом, чтобы он мог оперативно решать возникшие проблемы. От этого зависит и качество работы, и время, затрачиваемое на нее»

3. Общаться с новым удаленным сотрудником лично. Это особенно важно во время испытательного срока. Регулярные созвоны с руководителем помогут работнику снизить тревожность, дадут ощущение вовлеченности в работу компании. А руководитель будет лучше понимать, на своем ли месте человек, справляется ли с задачами. 

Как организовать эффективную работу удаленных сотрудников

Эффективность сотрудников в офисе наладить и проверить проще, чем удаленных. Последних сложнее контролировать, а отвлекающих факторов у них, наоборот, больше. Ребенок заболел, соседи делают ремонт и мешают, отключили свет — все это поводы отложить работу. Чтобы удаленные сотрудники работали эффективно, важно учесть несколько факторов. 

Установить правила. В каждой компании они будут свои. Где-то нужно присутствовать на всех созвонах, даже если человек не работает над проектом, которому посвящена встреча. Где-то принципиально давать обратную связь по всем задачам. Не опаздывать, быть на связи в рабочее время, не беспокоить сотрудников в выходные, соблюдать дедлайны — определите, что важно в вашей компании. 

Учитывать тайминг. Удаленные сотрудники часто живут в разных часовых поясах. Это увеличивает нагрузку на головной офис из-за длинного рабочего дня, но из этого можно извлечь плюсы. О них рассказывает Галина Ревеко, управляющий партнер консалтинговой компании Конкол:

«Мы нанимаем сотрудников во всех регионах РФ. Кто-то скажет, что сложнее управлять рабочим днем продолжительностью более чем 12 часов. Наш головной офис располагается в Москве. Первые удаленные сотрудники начинают рабочий день в 5:00, а последние — заканчивают в 19:00. Но с этой трудностью мы успешно научились справляться и извлекать выгоду из разницы часовых поясов. Например, мы проводим комплексные исследования во всех регионах РФ. Часто в рамках исследований возникает необходимость провести интервью с определенным специалистом в любой точке РФ — и на этот случай у нас есть сотрудники почти во всех часовых поясах. Для проведения интервью в восточной части РФ мы привлекаем наших сотрудников из Новосибирска, для проведения интервью в ЦФО — сотрудников из ЦФО»

Использовать инструменты планирования. Сервисы для управления проектами существенно упрощают работу. Asana, Jira или Trello помогут вам видеть, кто из сотрудников над каким проектом работает, когда закончит и что планирует делать дальше. 

Для маленьких компаний эти инструменты бесплатны, а в больших коллективах с удаленными сотрудниками они настолько необходимы, что уж точно не стоит на них экономить.

Вводить методики управления проектами. Это современные способы ведения проектов от идеи до реализации. В блоге ПланФакт есть подробная статья о методах Agile, Waterfall, Scrum и о том, как они помогают бизнесу работать эффективнее.

Контролировать. В этом вам помогут инструменты планирования и управления проектами, о которых сказано выше. Вы будете видеть, как движется решение задачи. Но не стоит этим ограничиваться. Проводите периодические обзоры работы сотрудников , чтобы вовремя увидеть проблемы и обсудить планы по улучшению. 

Анастасия Володина, HR-директор коммуникационного агентства Идеи&Решения, рассказывает про свой подход к контролю:

«Первое время с удалёнными сотрудниками ежедневно провожу летучки, обсуждаем загрузку каждого, ставим приоритеты по важности. Как только видим, что менеджер справляется самостоятельно, начинаем его «отпускать», проводим летучки 1-2 раза в неделю. Но HR не стоит полностью расслабляться: даже самых эффективных сотрудников нужно контролировать, проводить беседы, чтобы уловить настроения и на ранней стадии выявить возможные проблемы. 

Была у меня в практике грустная история, когда эффективность удаленного сотрудника существенно снизилась. Созвонами решить проблему не получилось, сроки по выполнению задач постоянно сдвигались. Тогда я назначила летучку с видео в середине рабочего дня. Выяснилось, что сотрудник параллельно устроился еще на одно место работы. Нам пришлось с ним расстаться, так как такое совмещение недопустимо»

Юлия Быкова, дизайнер интерьера, рассказала про свой способ контроля:

«Главная особенность контроля в нашей сфере — это уменьшенные дедлайны. Когда на задачу объективно есть 10 дней, руководитель дает на ее выполнение 5-7. Это нужно, чтобы в случае форс-мажора успеть найти замену»

Не допускать выгорания. Удаленные сотрудники выгорают чаще, им сложнее выстроит баланс между работой и отдыхом. Он могут перерабатывать по вечерам и в выходные. В офлайне выгорание сотрудников заметить проще — люди часто без настроения, без энтузиазма, постоянно уставшие. В онлайне выгорание можно долго скрывать. Чтобы держать руку на пульсе, помогут регулярные созвоны с руководителем или эйчаром. На них важно смещать акцент с работы и достижений сотрудника, спрашивать его о самочувствии и обычной жизни.

Как поддерживать командный дух в распределенной команде 

Если вся компания или ее часть работает удаленно, сотрудникам сложно общаться друг с другом о чем-то, кроме работы. Но люди, чувствующие себя частью команды, работают эффективнее. Поэтому в любом случае стоит поддерживать командный дух в компании. Это можно сделать так:

• Проводить не только планерки по задачам, но и нерабочие созвоны. На них можно обсуждать что угодно: подготовку к отпуску или впечатления от него, увлечения, спортивные соревнования, особенности городов и стран, где живут удаленные сотрудники.
• Устраивать офлайн-мероприятия. Это не всегда просто, но раз в год вполне осуществимо. Если компания оплатит удаленному сотруднику билеты, это добавит ему уверенности в его ценности для компании. 
• Создавать чаты по интересам. В них можно обсуждать компьютерные игры, рецепты коктейлей или свежие сериалы. Если эти чаты добавить в закрепленное сообщение в общем мессенджере компании и поддерживать в них активность, люди с удовольствием будут общаться друг с другом не только по работе. 

Главное

• С удаленными сотрудниками можно оформить трудовой договор или договор ГПХ. Это зависит от того, какие задачи они выполняют и как регулярно.
• Во время онбординга руководителю важно самому общаться с новым сотрудником, прописать четкие инструкции и назначить кого-то, кто будет отвечать на вопросы и помогать. 
• Чтобы удаленщики работали эффективно, нужно ввести четкие правила, умеренно контролировать, использовать методики управления проектами и не допускать выгорания.
• Важно создавать и поддерживать командный дух среди удаленных сотрудников. Это получится, если у них будет возможность общаться на нерабочие темы и хотя бы иногда встречаться в офлайне.