Как повысить производительность труда в компании

Один из основных ресурсов предпринимателя — труд наемных работников, которые производят и продают товары, оказывают услуги. Чтобы оценить, насколько эффективно используется этот ресурс, рассчитывают показатель производительности труда. Разобрались в статье, что это такое, что даст предпринимателю расчет и какие есть способы повысить производительность труда.

Что такое производительность труда

Производительность труда — показатель, который измеряет эффективность работы сотрудника или целого отдела. Рассчитывается по простой формуле.

Производительность труда = Объем произведенной продукции : Время, за которое ее произвели

Объем продукции считается в натуральном или денежном выражении. Если компания производит однотипный товар в штуках, тоннах или других единицах, лучше считать производительность в натуральном выражении. Если ассортимент компании состоит из сотен позиций, существенно отличающихся по сложности и цене, подойдет измерение производительности в стоимостном выражении — не сколько единиц товара сделал работник, а на какую общую сумму.

Рассчитывать производительность труда можно за любой период. Чаще для расчета берут неделю или месяц, потому что данные за день не всегда будут показательными.

Компании, которые производят сложные товары или услуги, обычно рассчитывают обратный показатель — трудоемкость, то есть трудозатраты, разделенные на объем продукции. Такой расчет полезен, если важно сравнить сложность производства разных видов продукции. Он используется редко.

Выделяют три основных вида производительности труда.

• Фактический — сколько по факту сотрудник произвел товаров или услуг, то есть в какой точке компания находится прямо сейчас.
• Наличный — сколько он сможет сделать, если будут устранены ошибки, задержки и простои. При этом основные условия останутся неизменными: технология, бизнес-процессы. Так бизнес поймет, сколько теоретически компания может производить с теми же ресурсами.
• Потенциальный — сколько можно заработать, если что-то изменить: установить современное оборудование, внедрить новую технологию, автоматизировать производственную линию.

Зачем считать этот показатель

Рассчитывать производительность труда нужно не только для того, чтобы найти и похвалить самых эффективных сотрудников, но и чтобы увидеть картину происходящего в компании, разработать систему мотивации, повысить производительность.

Понять, что происходит в компании. Если бизнес увидел снижение производительности, нужно понять причины, найти слабые места в производственном процессе и устранить их. Если растет — сделать план дальнейшего развития. Полезно включить производительность труда в перечень показателей, на которые вы смотрите в рамках план-фактного анализа — это позволит вовремя отследить ее снижение.

Разработать систему мотивации. Если вы поймете, кто из сотрудников эффективен, а кто — нет, сможете поощрять первых и пробовать замотивировать вторых. Оценка персонала также поможет разобраться, есть ли необходимость нанимать новых работников, чтобы производить больше, или можно справиться своими силами с помощью автоматизации рабочих процессов или другими способами.

Предприниматель и бизнес-трекер Иван Холодилин рассказывает о том, как использовать рассчитанную производительность труда при составлении планов и разработке системы мотивации сотрудников:

«Управленческий персонал в нашей компании ежедневно получал цифры по производительности и при подготовке партий готовой продукции ориентировался на эти показатели как на основу для измерения производительности труда организации. Для отдельных групп сотрудников была установлена дополнительная мотивация, привязанная к каждой тонне пеллет, выпущенной сверх плана. Отдел продаж добавлял к имеющемуся данные по количеству предоплаченных тонн на текущий период. Связка между информации от производства с отделом продаж позволяла формулировать гипотезы по увеличению производительности»

Повысить производительность. Более эффективное использование трудовых ресурсов поможет компании увеличить прибыль, превзойти конкурентов, масштабироваться и выйти на новый уровень развития. А чтобы понять, как повысить производительность труда в вашей компании, важно понимать, от чего она зависит и как можно ей управлять.

От чего зависит производительность труда

Может показаться, что основной определяющий фактор — это особенности конкретного работника: скорость его работы, внимательность и аккуратность. Но на самом деле таких факторов огромное количество. Их делят на внешние и внутренние. Внешние бизнес воспринимает как данность, а внутренними уже может активно управлять.

К внешним факторам относятся законы и нормативы, регулирование отрасли, состояние рынка труда в стране, санкции и кризисы. Максим Оганов, сертифицированный маркетолог, бизнес-консультант и основатель агентства Oganov Digital, дополняет этот список:

«К внешним факторам относятся экономические условия — уровень инфляции и безработицы, процентные ставки; политические — законы, регуляции, политическая нестабильность; социокультурные — изменение предпочтений потребителей, демографические изменения; технологические — новые технологии, инновации, автоматизация»

Иван Холодилин на примере своего бизнеса рассказывает:

«К внешним факторам, в особенности при экспорте, относятся: курс доллара, нестабильность стоимости логистических услуг, уход ряда компаний с рынка и необходимость поиска альтернативных запасных частей. Также к внешним факторам мы отнесли и появившуюся дополнительную государственную поддержку. В частности, Центр поддержки экспорта проконсультировал нашу компанию и предоставил софинансирование, покрывающее часть расходов для экспорта произведенной продукции»

Повлиять на такие факторы нельзя, но нужно внимательно мониторить ситуацию в стране и мире, чтобы отслеживать и пытаться предсказать их появление. 

Внутренние факторы, определяющие производительность труда: организация бизнес-процессов, технологии и оборудование, методы работы с клиентами, система оплаты труда. Иван Холодилин особенно выделяет вовлеченность и заинтересованность сотрудников — именно они зачастую становятся ключом к росту эффективности:

«К внутренним факторам мы относим сплоченность коллектива и сформированную организационную культуру, в которой вовлеченность всех сотрудников компенсирует воздействие внешних факторов»

Другая группа внутренних факторов характеризуют условия, в которых работники должны выполнять свои функции: какими ресурсами обладает компания, насколько профессионально руководство организует работу. Максим Оганов поясняет:

«Внутренние факторы, влияющие на производительность труда, — это качество управления, корпоративная культура, финансовые, человеческие и технические ресурсы компании, эффективность операционных процессов, качество продукции или услуг и стратегическое планирование: анализ рынка, конкурентные преимущества, инновации»

Как увеличить производительность труда

Чтобы повысить производительность труда, нужно работать сразу по нескольким направлениям, выявлять и укреплять слабые места компании. Основные источники роста — это работа с персоналом, оптимизация бизнес-процессов и улучшение производства. Вот что можно сделать.

Работать с персоналом и мотивацией. Первое, что приходит в голову, — поднять сотрудникам оплату труда. Но Сергей Коротков, корпоративный психолог и тренер, уверен, что зарплата далеко не всегда является главным определяющим фактором. 

«Допустим, специалист чувствует себя полностью состоявшимся в жизни человеком,  пользуется авторитетом у коллег и уважением у руководства. Его полностью устраивает зарплата. Мы хотим повысить его производительность. Как нам поступить? Поднятие ставки не поможет. Премиальные выплаты ему будут приятны, но не нужны. Перед нами ситуация, в которой деньги уже не могут выполнять свою регулирующую функцию.

Эффективные руководители опираются на позицию: «Человек готов работать, когда видит в этом смысл». Именно смысл, а не деньги является истинным рычагом влияния на мотивацию сотрудников и производительность их труда. Трудность в том, что дать сотруднику смысл работать куда сложнее, чем дать деньги. Именно это умение отличает хороших управленцев от бесталанных ставленников»

Вот почему важно разрабатывать систему не только материальной, но и нематериальной мотивации, а также ставить сотрудникам корректные KPI, чтобы они точно знали, что действительно могут повлиять на оплату своего труда.

Подбирать новых сотрудников нужно внимательно, с опорой на критерии, разработанные именно для вашей компании — здесь важно анализировать не только знания и навыки кандидатов, но и их soft skills. А уже в процессе работы нужно регулярно мониторить производительность труда каждого работника и при необходимости перераспределять задачи между ними, чтобы каждый занимался именно тем, в чем особенно хорош.

Максим Оганов поясняет, какие еще меры можно принять:

«Проводите обучающие мероприятия и тренинги, направленные на повышение навыков и компетенций сотрудников: например, можно организовать курсы по управлению временем, коммуникационным навыкам и управлению проектами. Создавайте стимулирующую рабочую среду за счет организации квартальных бонусов или поощрений за достижение определенных целей. Введите гибкий график работы, который позволит сотрудникам самостоятельно планировать рабочее время и находить оптимальный баланс между работой и личной жизнью»

Автоматизировать рабочие места и бизнес-процессы. Можно выстроить самую современную и совершенную систему премирования и мотивации, но если процесс работы организован хаотично, а сотрудник элементарно путается в списках задач, которые ему ставят разные руководители, работать ему будет неудобно и свой максимум он точно не покажет.

В такой ситуации поможет автоматизация процессов — например, CRM-системы структурируют процессы и делают работу более удобной и спокойной. Есть и другие варианты: внедрить специальное программное обеспечение, пользоваться облачными сервисами, чтобы не перекидывать друг другу файлы по почте.

Иван Холодилин приводит пример из практики, как выбор подходящего ПО помог оптимизировать работу:

«Управление компанией было расположено в центральной части, а производство — на окраине, и актуальным был вопрос о передаче информации между подразделениями. Сначала пробовали звонить начальнику производства для регистрации заявок, но быстро столкнулись со сложностью дозвониться и потерями записей. Следующий этап — сообщения в группе в WhatsApp — также показал свою неэффективность, так как большое количество информации мешало эффективному принятию решений. Поэтому в компании приняли решение о переходе на доски Trello: разделили процесс работы на этапы от заявки на производство до отгруженного фактического количества и построили достаточную для эффективной коммуникации систему. Договорившись о шаблоне карточек, участники смогли быстрее обмениваться информацией и вести учет продукции. При этом выбор программы с разделением на доски позволил повысить эффективность коммуникации и более эффективно контролировать процесс отгрузки продукции, а также оперативно реагировать на корректировки информации от клиентов»

Совершенствовать продукт и производство. Вряд ли можно эффективно работать, сидя за устаревшим ноутбуком, или производить качественный продукт со сломанным станком, поэтому очень важно следить за используемым оборудованием: исправно ли оно, не устарело ли морально и физически.

Старайтесь по возможности инвестировать в новые технологии и модернизацию производства — вспомним хрестоматийный пример, как Генри Форд внедрил на своем заводе систему с конвейером и поднял производительность труда. Кроме того, иногда есть смысл задуматься о структуре ассортимента продукции и перераспределить объем производства в пользу более сложных и дорогих товаров и услуг — так работники будут за то же время производить продукцию большей стоимости.

Резюме

Производительность труда — это объем продукции, произведенный сотрудником за день, неделю или любой другой период. Ее можно рассчитывать в натуральном или денежном выражении — в зависимости от сложности конечного продукта и разнообразия ассортимента. Основные способы повысить производительность труда — выстроить эффективную систему мотивации персонала, автоматизировать и усовершенствовать бизнес-процессы и, конечно, оптимизировать производство с помощью новейших технологий и инноваций.