Как тратить на учет финансов 10 минут в день и сэкономить 1,5 млн рублей за полгода. Кейс «Наш Двор Сибирь»
- 18.09.19
- 4002
- Читать ≈ 8 минут
Валерий Юрченко, предприниматель из Красноярска, рассказал:
- как автоматизировал финансовый учет и начал тратить на него всего 1 час в неделю;
- как анализ финансов помог сэкономить на издержках 1,5 млн рублей за полгода;
- как оценка рентабельности проектов позволила увеличить повторные продажи.
О компании
Компания «Наш Двор Сибирь» занимается благоустройством дворов и детских площадок. Валерий основал бизнес 3 года назад, и с каждым годом он все быстрее растет. В первый год оборот компании составил 10 млн рублей, а этот год Валерий рассчитывает закрыть с оборотом в 70 млн рублей.
В штате сейчас работает 3 человека. Основные клиенты – администрации городов и поселков и строительные компании. Одновременно в работе до 15 проектов.
Проблемы и задачи
Компания «Наш Двор Сибирь» является эксклюзивным представителем игрового детского оборудования. Компания ведет переговоры, участвует в торгах, организует доставку площадки на объект и контролирует установку:
«Мы работаем с подрядными организациями и стараемся большую часть работы отдавать на аутсорс или автоматизировать»
В первый год Валерий и его коллеги учет не вели и сразу же поняли свою ошибку:
«Оборот прошел, деньги пришли и ушли. Куда? Непонятно»
Валерий решил, что нужно менять подход, и начал вести учет финансов. Как и у многих, первыми инструментами стали тетрадь и Excel. Но результатов это не принесло, и куда уходили деньги было все так же непонятно. Ситуацию осложняли еще и кассовые разрывы.
Внедрение и организация работы
Учет в Excel с обретением цельной финансовой картины не помог, поэтому Валерий начал искать специализированные сервисы. Он подошел к вопросу системно и исследовал всю линейку финансовых сервисов, которые были представлены в рейтинге StartPack.
Ключевым критерием при выборе стала интеграция с банком:
«Я выгрузил операции в своем клиент-банке и смог моментально загрузить их в ПланФакте. Остальные сервисы с этим не справились и сразу отошли на второй план»
А решающим фактором стало наличие в ПланФакте проектов:
«Нам очень понравились проекты, особенно то, что можно в проект закинуть все расходы и понять его рентабельность»
Процесс внедрения занял всего полчаса:
«У программы интуитивный интерфейс и быстрая поддержка, трудностей не было. Сейчас я вношу данные, а партнеры смотрят только аналитику и отчеты»
отраслей
Результаты:
1. Сократили время на учет в несколько раз:
«Раньше мы тратили на учет финансов несколько дней в месяц. И заканчивалось все одинаково: учет доходил до точки «все равно не сведем» и вызывал только разочарование. Сейчас – 5-10 минут в день и все показатели как на ладони. Даже если я уезжаю в командировку, ситуация с учетом остается под контролем, и по возвращению на внесение новых данных я трачу всего 30-40 минут»
2. Сэкономили на издержках 1,5 млн рублей за полгода:
«Раньше мы возили материалы сборным грузом (груз в машине был наш только частично) через транспортные компании. Затем мы провели анализ издержек в ПланФакте и обратили внимание, что выгоднее будет перевозить грузы прямыми машинами и заказывать машину только под себя. В зависимости от груза мы заказываем маленькую машину или заполняем целую фуру. Это позволяет нам экономить до 1,5 млн рублей за полгода»
3. Оценили рентабельность проектов, отказались от 20% заказчиков и увеличили повторные продажи:
«Когда мы берем проект, мы примерно понимаем сколько сможем на нем заработать. В процессе реализации всегда появляются дополнительные расходы: болты, краска и прочее – в конце они собираются в приличную сумму. В ПланФакте все это видно – очень удобно! По итогам мы проводим работу над ошибками, которая помогает нам становиться лучше от проекта к проекту. Ранее мы работали с сельсоветами, которые составляли 20% от общего числа клиентов. Заказы были маленькие, при этом ввиду слабого финансирования, сельсоветы просили очень большие скидки, сравнивая наш продукт с аналогами из более дешевых материалов. Сложная логистика также не добавляла этим проектам привлекательности. Мы были на распутье, но ПланФакт помог нам определиться с решением и показал, что нам выгоднее работать с крупными заказчиками. Мы отказались от проектов с сельсоветами и полностью сконцентрировались на администрациях городов и больших компаниях. У нас появилось время выезжать на объекты к крупным заказчикам, что в свою очередь привело к увеличению повторных продаж, клиенты стали к нам возвращаться»
4. Избавились от кассовых разрывов:
«Ранее у нас были кассовые разрывы, но сейчас мы вносим планируемые расходы и заранее оцениваем их вероятность. С уверенностью можно сказать, что до конца этого года и до середины следующего кассовых разрывов у нас не ожидается»
5. Сменили банк:
«Мы начали работу со Сбербанком. При обращении в банк за справками для аукционов, каждый раз нас ждало разочарование от их внутренних регламентов: мы не знали у кого взять справку, нужно было что-то запрашивать, куда-то ехать. Поработав немного со Сбербанком, мы ушли к Точке. Одним из критериев при выборе банка стало наличие готовой интеграции с ПланФактом. В Точке все онлайн и очень удобно. Всем довольны и не жалеем, отличный банк!»
6. Получили удобный инструмент для учета за разумные деньги:
«ПланФакт – инвестиция в финансовый учет, которая полностью окупилась. Изначально, когда мы еще не были знакомы с сервисом, цена показалась нам большой. Думали, что дорого, но надо. Сейчас для нас ПланФакт – самый важный сервис. Он дает понимание работы в целом, в «1С» я вообще не смотрю – там не интересно»
Друзья, читайте также другие истории успеха:
- Предприниматель из Сургута навел порядок в финансах и экономит 600 тыс. рублей в год.
- Прозрачный учет финансов и целая неделя свободного времени для руководителя. Кейс kurtage.ru.
- Как сократить время на учет финансов в 8 раз и перестать получать штрафы по лизингу. Кейс такси «Океан».
