Что такое накопитель фискальных данных и как его правильно выбрать

Накопитель фискальных данных (ФН, фискальный накопитель) — небольшое, но важное для торговли устройство. Его размер — всего три сантиметра в длину и столько же в ширину, но без этого модуля не обойдется ни один предприниматель, который что-то продает через онлайн-кассу. В статье разберемся, что это такое, зачем нужен и как подобрать накопитель, подходящий именно вашему бизнесу.

Что такое фискальный накопитель и как он работает

Если вы — предприниматель, который проводит расчеты через онлайн-кассу, то во время каждой покупки вы выдаете клиентам чек. Чек — это важный документ, содержащий фискальные данные. 
Фискальный накопитель был изобретен, чтобы ФНС получила возможность просматривать фискальные данные и контролировать все расчеты в интернет-торговле.

ФН — это небольшой чип, который устанавливается в онлайн-кассу — это почти то же самое, что привычная касса, но с доступом в Интернет и возможностью передавать данные в ФНС. Если касса обычная, стационарная, то можно установить накопитель фискальных данных самостоятельно или в сервисном центре. Если вы пользуетесь облачной кассой, то ваш провайдер устанавливает его в кассу без вашего участия.

Этот чип записывает и собирает данные обо всех операциях, которые прошли через вашу кассу.
Какие данные и каким образом? Работает он так:

• В момент покупки кассовое ПО формирует чек — фискальный документ, подтверждающий факт расчета между продавцом и покупателем.
• Далее ПО направляет сформированный чек в накопитель, который шифрует информацию об операции (сумма покупки, количество и наименования товаров, их цены) и сохраняет ее.
• После этого зашифрованный чек отправляется в кассу.
• Касса печатает для клиента бумажный чек или отправляет электронный, а зашифрованный чек передает оператору фискальных данных (ОФД), который направляет его в ФНС.

То есть на ФН записываются все произведенные операции, а сам накопитель сохраняет все чеки у себя и шифрует их — после шифрования чеки нельзя просмотреть без специального ключа, изменить, удалить.

Подытоживая, Николай Журавлев, генеральный директор ООО «ЭКСПЕРТЫ БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЯ», выделяет такие функции фискального накопителя:

• «Хранение данных о каждом чеке: ФН сохраняет информацию обо всех продажах, что позволяет иметь полную историю операций.
• Фиксация данных для контроля со стороны Федеральной налоговой службы: ФН предотвращает уклонение от налогов и гарантирует соблюдение налогового законодательства.
• Формирование электронных чеков: на основе данных, хранящихся в ФН, можно создавать и отправлять клиентам электронные чеки по электронной почте или SMS.
• Обеспечение безопасности данных: ФН защищает информацию о чеках от потери или несанкционированного доступа, благодаря встроенной криптографической защите»

Для предпринимателей самое главное — не забыть установить в кассу накопитель фискальных данных. Николай Журавлев:

«Использование ФН является обязательным условием для соблюдения налогового законодательства России и контроля со стороны ФНС. Без правильно работающего фискального накопителя бизнес может столкнуться со штрафами и другими неприятными последствиями»

Какой срок действия должен быть у накопителя фискальных данных

Фискальные накопители различаются по ряду параметров, и основной — это срок действия. Он может составлять 15 или 36 месяцев, по истечении которых накопитель будет заблокирован, а вам нужно будет приобрести новый. Выбор срока действия зависит от сферы, в которой вы ведете бизнес, и системы налогообложения, которую применяете. 

Кому нужен ФН на 36 месяцев

Тем ИП и организациям, которые:

• либо оказывают любые услуги;
• либо работают в рамках специального режима налогообложения. Таким режимом может быть единый сельхозналог, упрощенная система налогообложения или патент. Более подробно о режимах мы уже писали в одной из статей.

Кому нужен ФН на 15 месяцев

ИП и юридическим лицам, которые:

• реализуют подакцизные товары (алкоголь, табак);
• занимаются сезонной деятельностью;
• совмещают специальный режим налогообложения и ОСН (в тех случаях, когда это разрешено законом);
• работают с кассой в автономном режиме и не передают данные об операциях сразу (например, если они находятся в удаленной местности).

Этот срок отсчитывается не с даты приобретения накопителя, а с момента его активации. Обратите внимание, что если вы ошибетесь и приобретете накопитель фискальных данных с меньшим сроком службы, чем требует закон, придется заплатить штраф — от 5 до 10 тысяч рублей для юридических лиц и от 1500 до 3000 рублей для должностных лиц.

Какие еще критерии нужно учитывать

Николай Журавлев обращает внимание на следующие моменты:

«Объем памяти: разные ФН имеют разный объем памяти для хранения чеков. Оцените планируемый оборот и количество чеков, чтобы определиться с требуемым объемом памяти.

Совместимость: убедитесь, что выбранный ФН совместим с вашим кассовым аппаратом или онлайн-кассой. Некоторые производители выпускают универсальные фискальные накопители, которые подходят для большинства кассовых аппаратов, в то время как другие предлагают специализированные решения.

Ответственный оператор: в зависимости от выбранного оператора фискальных данных могут требоваться разные типы ФН. Уточните у оператора, какой тип ФН поддерживается именно вашим ОФД»

Какой бы фискальный накопитель вы ни выбрали, помните: его модель обязательно должна быть аккредитована в ФНС. Проверить можно на сайте ФНС, в реестре фискальных накопителей. Сейчас можно использовать фискальные накопители двух типов: ФН-1.1М и ФН-1.2 со сроками действия 15 и 36 месяцев (ФН-1.2 отличается некоторыми дополнительными функциями, например, оповещением о движении маркированного товара).

Где покупать и что делать, если выбрали неправильный ФН

После того как вы определились с тем, ФН какого типа подойдет именно вам, можно купить его непосредственно у ОФД (так будет удобнее, потому что можно одновременно заключить и договор на обслуживание) или у производителей такого специализированного оборудования.

Николай Журавлев рекомендует ориентироваться на такие критерии:

«Надежность и репутация: выбирайте проверенных продавцов с хорошими отзывами и рекомендациями.

Цена: сравнивайте стоимость ФН у разных поставщиков, чтобы найти оптимальное предложение и не переплачивать.

Гарантия и техническая поддержка: предпочтение отдавайте тем продавцам, которые предлагают гарантию на свою продукцию и качественную техподдержку.

Услуги установки и регистрации: некоторые поставщики предлагают услуги по установке ФН и его регистрации в налоговых органах, что может существенно упростить процесс внедрения»

Если вы все-таки ошиблись при покупке и случайно приобрели неподходящий (например, по сроку или по объему памяти), это можно исправить. Николай Журавлев рекомендует такой алгоритм:

«1. Свяжитесь с поставщиком или сервисным центром, где был приобретен фискальный накопитель. Возможно, они смогут помочь вам с заменой устройства.

2. При необходимости верните неподходящий ФН и выберите другой, соответствующий потребностям вашего бизнеса.

3. Если неподходящий ФН уже установлен и зарегистрирован в налоговой службе, необходимо будет пройти процедуру дерегистрации и затем зарегистрировать новый ФН»

Когда и как нужно менять накопитель фискальных данных

Фискальный накопитель не приобретается один раз и навсегда, в ряде случаев предприниматель обязан заменить его на новое устройство. Вот в каких ситуациях это необходимо.

• Истек срок службы.

Этот момент вы вряд ли пропустите. Когда приближается окончание срока службы, владельцам кассы направляется уведомление о необходимости скорой замены накопителя. Оставшийся срок службы также можно уточнить самостоятельно в карточке регистрации ФН.

• Переполнилась память.

Например, ФН на 15 месяцев могут хранить порядка 200 тысяч фискальных документов. Если ваш бизнес процветает и торговля идет интенсивно — например, вы пробиваете 500 чеков в день — то память заполнится еще до истечения разрешенного срока его работы, и накопитель придется поменять. Когда памяти останется совсем немного, вы тоже получите автоматическое уведомление.

• Изменился владелец.

Например, вы купили б/у кассу, фискальный накопитель в которой зарегистрирован на другого продавца. В этом случае вам необходимо приобрести новый. Обратите внимание, что владелец идентифицируется по ИНН — например, если в вашей компании много филиалов и вы передаете ФН из одного в другой, менять его не нужно, так как ИНН в этом случае не изменится.

• В течение 30 дней от ОФД не приходят подтверждения о доставке чеков.

Это может происходить по разным причинам: например, отсутствует соединение с Интернетом, платежи не направляются ОФД, вы не закрываете смену в течение суток. В таких случаях чеки будут выбиваться еще месяц после последнего подтвержденного, а дальше накопитель фискальных данных будет заблокирован.

Поменять ФН несложно. Для этого нужно сначала закрыть кассовый архив — то есть закрыть смену, убедиться, что все фискальные документы отправлены, и направить итоговый отчет оператору фискальных данных. После этого можно заменить старый накопитель на новый и активировать его. Наконец, не забудьте заключить договор на его обслуживание.

О чем еще нужно помнить, когда меняете накопитель фискальных данных?

• Закрытый накопитель нельзя просто взять и выбросить — еще 5 лет с момента блокировки вы должны хранить его в надежном, защищенном месте, к которому посторонние не имеют доступа (например, в сейфе). В течение всего этого срока налоговая имеет право затребовать его для проверки.
• Использовать старый накопитель повторно нельзя.
• После замены накопителя важно не забыть зарегистрировать новый в ФНС.

Резюме

Если вы работаете с онлайн-кассой, по закону вы обязаны приобрести и установить в нее накопитель фискальных данных. Это небольшой чип, который делает большую работу — аккумулирует все данные о проведенных операциях, шифрует их и с помощью ОФД направляет в налоговую. Выбирать ФН нужно исходя из особенностей вашего бизнеса и используемой системы налогообложения.