Кассовая дисциплина: узнайте, как ее не нарушать

Каждый, кто планирует начать бизнес, должен знать о кассовой дисциплине и строго соблюдать ее, иначе можно получить штраф. Рассказываем, что это вообще такое, обязательна ли она, если вы владеете условной фирмой доставки цветов, и как работать с наличными, не переживая о возможных проблемах.

Что такое кассовая дисциплина

Кассовой дисциплиной называют свод правил по работе с наличными — они прописаны Указанием Банка России N 3210-У. Правила относятся к ИП и компаниям — у них есть касса организаций. Это не совсем то, что онлайн-кассы.

Онлайн-касса — это ККТ, которая выдает чеки покупателям и отправляет их в ФНС через ОФД (оператора фискальных данных). Она обязательна для всех индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, принимающих оплату любыми способами, кроме безнала. Если компания работает только по безналу, она может не использовать ее.

Касса организации — общее понятие для всех операций с наличными. Например, это прием выручки с точек продаж (в том числе с онлайн ККТ), выдача зарплаты сотрудникам или денег на приобретение расходников в офис.

По сути, касса организации — деньги в распоряжении компании. Они могут храниться где угодно: в отдельном кабинете у кассира, в сейфе в кабинете директора или в обычном столе в выдвижном ящике. Главное, чтобы доступ к деньгам был только у тех, кто может ими распоряжаться.

Всеми операциями с платежными средствами обычно занимается кассир — он берет и дает деньги, оформляет необходимые документы. Иногда на них должны стоять подписи бухгалтера либо руководителя. В небольших компаниях должности могут быть совмещены: например, за все может отвечать бухгалтер-кассир или сам директор.

Кассовая дисциплина нужна, чтобы легко можно было отследить движение денег и в любой момент понять, сколько их всего должно быть. Ее исполнение может проверить ФНС во время плановой проверки. Она нужна и самим руководителям для грамотной организации финансового учета в компании.

Кому нужно соблюдать правила

Согласно Указанию ЦБ РФ, кассовая дисциплина обязательна для всех, кто работает с наличными. Обычно это юридические лица, у ИП и малого бизнеса предусмотрены послабления. Так, они могут не использовать лимиты, о которых расскажем позже. А индивидуальные предприниматели дополнительно могут не оформлять бумаги, подтверждающие движение средств. Но только если ведут налоговый учет. Чуть подробнее об этом рассказал Александр Пятинский, специалист в области бухгалтерского учета и налогообложения:

«Для предпринимателей (независимо от того, являются они СМП или нет), а также малых и микропредприятий предусмотрен упрощенный порядок кассовых операций:
разрешается не устанавливать лимит остатка кассы (это решение обязательно должно быть зафиксировано приказом), разрешено не оформлять приходные/расходные кассовые ордера и кассовую книгу, если ведется учет доходов/расходов (это решение также нужно зафиксировать приказом или учетной политикой).

Помимо вышеперечисленного, предприниматель имеет право не составлять авансовый отчет по денежным средствам, полученным в подотчет (в том числе на личные нужды).

Не имеет значения, применяет ли предприятие упрощенную систему налогообложения или нет, так как ни в Указании о правилах наличных расчетов (№5348-У от 09.12.2019), ни в Указании о порядке ведения кассовых операций (№3210-У от 11.03.2014) льгот и преференций по соблюдению кассовой дисциплины в связи с применением специального налогового режима не предусмотрено»

Теоретически, если компания вообще не работает с наличными, она может не соблюдать требования о кассовой дисциплине. Такое возможно, если она принимает оплату с банковских карт через кассу, начисляет зарплату тоже на банковские карты и оплачивает что-то безналом с расчетного счета. На практике такое встречается редко — в компаниях нужны наличные, например, чтобы:

• давать сотрудникам деньги на такси, если они поздно заканчивают смену и живут далеко от цеха;
• покупать папки для документов, степлеры, ручки, пластиковые стаканы и другие расходные материалы в офис;
• выдавать премии за достижение определенных целей в качестве мотивации сотрудников;
• платить за аренду помещений, если собственнику удобнее принимать наличные.

То есть все, кто так или иначе используют наличные, обязаны документально фиксировать все их поступления. Касса организации выводит их с расчетного счета компании (также от других касс) и отдает их тоже на расчетный счет — передает в банк с инкассаторами или ответственным сотрудником.

4 правила, о которых важно знать

Есть четыре основных правила, которые нельзя нарушать. Это:

• оформление документов, подтверждающих движение денег;
• соблюдение лимитов на хранение средств;
• соблюдение правил приемки и передачи рублей;
• соблюдение ограничения расчетов.

Какие кассовые документы нужны

Согласно требованиям, каждая операция с рублями должна фиксироваться. Кассир и бухгалтер обязаны делать ПКО, РКО и кассовую книгу. Есть и другие бумаги — ведомости и книга учета: они необязательны для всех и применяются в специфических случаях.

ПКО, или приходный кассовый ордер, заполняют всегда, когда принимают средства: например, когда продавец отдает дневную выручку. Заполняют его по форме № КО-1.

Если компания берет деньги от покупателей в кассе, то ПКО оформляют при каждом таком платеже. А если компания работает с ККТ и выдает покупателям чеки, можно оформлять ПКО в конце дня, когда ККТ формирует отчет после закрытия смены кассиром.

Закон разрешает самому выбирать, как оформлять ПКО — за каждый чек, выданный покупателю, или один раз в смену. Чаще всего отдельные ПКО выписывают те, кто работает с оптовыми покупателями. А в небольших торговых павильонах, автомастерских, ресторанах и прочих нишах с большим числом продаж в день ПКО формируют раз в сутки.

РКО, или расходный кассовый ордер, заполняют каждый раз, когда дают наличные на текущие нужды: чтобы выплатить зарплату, заплатить за интернет, или купить картридж. А еще — каждый раз, когда передают деньги инкассаторам, чтобы они отвезли их в банк. Кассир заполняет РКО по форме № КО-2, его обязательно подписывает главный бухгалтер.

В РКО обязательно указывают данные паспорта того, что получает сумму. Кассир обязан удостовериться, что это именно тот человек.

Кассовую книгу заполняют по необходимости. В нее записывают данные о каждом ПКО и РКО, а в конце дня записи сверяют со всеми документами.

Если не было сформировано ни одного ордера, книгу не трогают. То есть ее ведут по фактическому движению средств. Форма ведения утверждена — это № КО-4: согласно ей, нужно правильно заполнить обложку и титульный лист.

Ведомости оформляют, когда выдают зарплату или другие выплаты сотрудникам: отпускные, компенсации, стипендии. Чаще всего используют расчетно-платежную ведомость № Т-49.

В такой ведомости указывают данные всех работников: ФИО, должность, стандартный оклад, отработанные часы. А еще сумму зарплаты, размер НДФЛ, задолженность сотрудника или работодателя на конец периода. В конце — общую сумму, необходимую для выдачи заработной платы по ведомости. На одну такую ведомость оформляют один РКО.

Также можно оформлять расчетную ведомость, если платите работникам переводом на карту. Или платежную, в которой будут суммы зарплат для каждого человека. Тогда расчетную составляют отдельно. Если работников мало, допускается выдача заработной платы без ведомостей, по РКО. Как именно платить сотрудникам, решаете сами.

Книгу учета оформляют, только если в компании больше одного кассира, и сотрудники могут передавать деньги. Два кассира могут принимать выручку у себя и передавать ее третьему, или они могут обмениваться наличными, чтобы у продавцов был размен.

Книга учета хранится у старшего кассира. Каждый раз при передаче наличных в нее вносят соответствующую запись. Оба кассира подтверждают передачу средств подписями. Вести книгу нужно по форме № КО-5.

Напоминаем: ИП могут не оформлять документы. Но если есть ресурсы, лучше делать это по своей инициативе: так легко подтвердить, куда на самом деле были потрачены деньги и откуда они поступили. Вас не обвинят в отмывании денег или чем-то подобном.

Что такое лимит остатка и зачем он нужен

Это сумма, которую разрешено хранить в кассе после ее закрытия. Она обязательна для всех, кроме ИП и малого бизнеса, внесенного в соответствующий реестр.

К концу дня излишек (сумму сверх лимита) нужно передать в банк. Есть исключения:

• когда дают зарплату, можно хранить большие суммы не более 5 дней, включая дату получения;
• если касса организации функционирует, когда не работает банк, можно отдать деньги, когда отделение возобновит работу.

Лимит нужно обязательно устанавливать, иначе он автоматически будет нулевым. И получится, что даже одна копейка в столе у кассира уже будет излишком.

Устанавливают лимит приказом. Можно прописать в нем срок действия — тогда он «обнулится», когда срок закончится. Если не прописывать его, ограничение будет действовать до выхода следующего приказа.

Рассчитывать лимит нужно самому, по формулам, приведенным в указании. Их две: по поступлению и по объему выдачи.

Расчет лимита по поступлению выглядит так:

L = V / P x Nc

• L — лимит
• V — общий объем поступлений от продажи деятельности фирмы
• P — количество дней, за которые считаем выручку (V) — любое число не более 92 дней
• Nc — период между сдачей средств в банк: до 7 дней, в отдельных случаях, если в городе нет отделения банка — до 14 дней

Желательно брать как можно больший расчетный период — так расчет будет точнее, будет комфортнее работать. Период можно брать любой: хоть месяц в прошлом году, хоть неделю в этом месяце. Лучше использовать данные за даты, когда средства поступали как обычно, без необычных операций.

Например, в автомастерской решили пересчитать лимит и взяли для расчета 45 дней, когда водители меняли покрышки с зимних на летние. За это время выручка составила 350 000 руб. Допустим, автомастерская передает средства в банк каждые 3 дня. Считаем и получаем лимит в 23 333 руб. Это — максимум, что может оставаться вечером.

Расчет по объему выдачи денег выглядит так:

L = R / P x Nn

• L — снова лимит
• R — объем выдачи, исключая деньги, направленные на выплаты работникам
• P — расчетный период до 92 дней, за который считают объем
• Nn — период между получением наличных: до 7 или 14 дней

Тоже желательно брать максимальный расчетный период и даты, когда выдавали много наличных на разные расходы. Тогда расчет позволить иметь достаточное количество денег для покрытия текущих нужд.

Допустим, та же автомастерская решила посчитать лимит еще и по этой формуле. Для расчета взяла те же 45 дней, потому что в кассе выдавали деньги на закупку расходных материалов, ремонт оборудования, покупку чая и печенек сотрудникам. За 45 дней было выдано всего 100 000 руб. Период — тоже 3 дня. Считаем по формуле и получаем 6 667 руб. — почти в 4 раза меньше, чем по другой формуле.

Можно посчитать лимит по обеим формулам и выбрать ту, которая дает больший остаток. Это удобно, потому что не придется выполнять дополнительные действия.

Юридические лица, которые только начали работать, тоже должны устанавливать лимиты. Они могут брать предполагаемый объем поступлений и выдачи наличных, а после нескольких месяцев работы составить балансовый отчет, посмотреть на движение средств и пересчитать лимит.

Какие существуют правила приема и выдачи денежных средств

Специфических правил приема не предусмотрено. Главное — запомнить, что:

• каждое внесение рублей должно быть оформлено по ПКО;
• если ПКО оформил бухгалтер, кассир обязан проверить подписи, суммы, подписать ордер и оторвать от него квитанцию;
• пересчитывать деньги при приеме нужно так, чтобы тот, кто их вносит, мог наблюдать за процессом.

Кассир обязан принимать даже деньги с повреждениями, если они сохраняют платежеспособность. Например, изношенные или загрязненные банкноты и монеты с небольшими сколами. Это прописано в Указании Банка России №1778-У.

Там же прописано, что выдавать банкноты с повреждениями запрещено — их надо передать в банк. Кассир не имеет права выдать деньги, если на них что-то написано шариковой ручкой, если они порваны более, чем на 7 миллиметров, или если они заклеены скотчем.

Также при выдаче денежных средств из кассы есть много других правил. Например, организации могут выдавать деньги строго на конкретные нужды: их указывают в РКО, в поле для кода целевого назначения. Индивидуальные предприниматели могут получать деньги из кассы просто так, без указания целей, на любые нужды.

Цели, на которые можно выдавать наличные, зависят от того, как они туда поступили. Если их вывели со счета, можно тратить их как угодно: главное — указать, на что именно. Если они получены как выручка, их можно выдавать только на:

• отпускные и другие виды выплат сотрудникам компании;
• оплату по договорам — например, на мелкий ремонт;
• компенсацию покупателю, если он вернул неподошедший либо бракованный товар или не получил услугу, за которую заплатил;
• нужды работников: например, в качестве командировочных.

В любом случае, в РКО четко прописывают получателя: кто именно взял наличные. Потом он обязан предоставить отчет. В нем он подтверждает, что деньги использованы по назначению: это можно сделать чеком, квитанцией, договором с актом.

Раньше отчет готовили в течение 3 дней после получения денег. Теперь компания или индивидуальный предприниматель могут сами устанавливать сроки получения авансовых отчетов: их прописывают во внутренних локальных актах. Вот что об изменениях и правилах говорит Эльвира Гасымова, генеральный директор ООО «ПТК»:

«У меня микропредприятие. В 2021 году выплаты наличных денег можно производить только из средств, поступивших в кассу с банковского счета. Это правило касается всех организаций и ИП как при расчетах между собой, так и при расчетах организаций и ИП с физлицами. Исключение — закрытый перечень операций, на которые разрешено выплачивать деньги из кассы, минуя расчетный счет. Об этом — в пункте 1 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Конкретно в моем случае средства тратятся на выплаты зарплаты, оплату товаров, работ, услуг, выдачу денег под отчет сотрудникам, в том числе командировочные.

В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также организациям и ИП разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги по каждому работнику.
Также мы, как микропредприятие, можем использовать упрощенный порядок расчетов. Но он разрешен при условии, что предприниматель ведет налоговый учет. Разрешается не оформлять приходные и расходные ордера, не вести кассовую книгу и не устанавливать лимит кассы»

Какие ограничения расчетов существуют

Есть ограничения наличных расчетов, действующие согласно Указу ЦБ РФ № 5348-У. По закону ИП и компании, рассчитывающиеся между собой, не могут передать сумму более 100 000 руб. наличными в одном договоре. То есть если надо заплатить 400 000 руб., 100 000 руб. можно отдать наличными, а оставшиеся 300 000 руб. придется переводить на расчетный счет.

Количество платежей значения не имеет: максимальный лимит неизменен вне зависимости от того, выдадите вы сумму за один раз или разобьете ее на 10 платежей по 10 000 руб. Заключать несколько договоров, чтобы обойти ограничение, не стоит: ФНС может посчитать это намеренным делением и оштрафовать за превышение лимита.

Есть нюанс: если вам платит физическое лицо или самозанятый, можно принимать хоть 1 млн руб. наличными. Ограничение касается только расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями: например, если ОАО заказало у ИП услуги по созданию веб-ресурса.

Правила ведения документов

Исправлять документы нельзя. Любые помарки на распечатанных ордерах или исправления в ведомостях недопустимы. Если кассир или бухгалтер допускают ошибку, нужно составлять документы заново.

Можно ввести ЭДО, электронный документооборот. В этом случае кассиры и бухгалтеры будут обмениваться документами онлайн, в специальном защищенном сервисе. Обязательно использование КЭП (квалифицированной электронной подписи): она наравне с обычной подтверждает подлинность ордеров и ведомостей, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

Если ЭДО нет, бумаги нужны. Кассиры могут вести учет на компьютере, в специальной таблице. Или использовать сервисы бухучета типа 1C. Но если внутри организации не налажен ЭДО, то придется распечатывать документы и подписывать их вручную.

Все документы нужно хранить. Стандартный срок хранения — от 5 лет. Его считают с начала года, следующего за датой составления документа. Например, если ордер подписали в сентябре 2021 года, срок начнется с 1 января 2022 года, и придется хранить ордер как минимум до 2028 года.

Есть исключения, когда кассовые документы нужно хранить дольше:

• расчетно-платежные ведомости нужно сохранять 6 лет;
• если компания не завела лицевые счета сотрудникам — 50 либо 75 лет.

Действуют те же правила: срок начинается только со следующего года после даты составления документа.

Нюансы работы с несколькими кассами одновременно

Бывает, что у компании несколько мест, в которых идут расчеты: три ресторана, два продуктовых магазина или пять развлекательных детских площадок. В этом случае касс организации тоже может быть несколько, и нужно грамотно управлять ими.

Обычно назначают одну главную кассу, остальные как бы «подчиняются» ей. Эти кассы в конце дня сдают деньги в главную кассу или сразу в банк. Сумма, оставшаяся в них, тоже подчиняется требованиям к лимиту.

Есть нюанс: главная касса может принимать только сумму, указанную в отчете ККТ. Его формируют при закрытии смены. Она может длиться до 24 часов, а еще их может быть несколько, если работает 3-4 кассира, потому что одна смена закрепляется за каждым кассиром. В этом случае в РКО указывается сумма от нескольких закрытых смен. А сами кассиры при закрытии смены передают остаток другому и ставят подпись в книге учета.

Если главная касса заканчивает работу раньше, чем торговая точка, после отправки денег в нее можно открыть дополнительную смену — она будет засчитана в следующий рабочий день.

Еще бывает, что у компании несколько точек расчета, но оформлены они как обособленные подразделения. Они могут:

• каждый день передавать средства головной организации — тогда они не занимаются бумагами и не подчиняются лимиту, потому что денег не остается;
• ежедневно сдавать деньги в банк — тогда нужно заниматься оформлением ПКО, РКО, вести кассовую книгу, установить и соблюдать отдельный лимит.

Компания сама может выбирать, какой формат работы использовать. Если подразделение находится слишком далеко, применяют второй вариант с отдельной кассой. Если рядом — подразделение может сдавать наличные ежедневно в главный офис, и уже он будет заниматься ведением дисциплины.

Наказание за несоблюдение правил

За нарушение правил штрафуют. Все возможные наказуемые отклонения от правил прописаны в Статьях 14.5 и 15.1 КоАП РФ.

Чаще всего компании получают штраф за то, что не используют ККТ, превышают существующие ограничения, не оформляют выручку.

За неприменение онлайн-касс грозят штрафы для ИП и ДЛ — до половины от неучтенной прибыли, но не менее 10 тыс. руб.;
для организаций — до 100 % от суммы неучтенных продаж, но не менее 30 тыс. руб.

За превышение кассовых лимитов могут дать штраф 40-50 тыс. руб. Административной ответственности подвергают всю компанию, а не должностных лиц.

За неоформление выручки придется заплатить до 50 тыс. руб. Тоже за каждый факт — не сделали три ПКО, заплатите в итоге 150 тысяч.

За расчеты сверх лимита платят в зависимости от того, кто нарушил. Штраф для компаний — 40-50 тыс. руб. ИП и должностные лица платят меньше: 4-5 тысяч.

ФНС может не давать штраф, а заменить его предупреждением для индивидуального предпринимателя или малого бизнеса. Но только в том случае, если соблюдено одновременно четыре условия: нарушение было выявлено впервые, не было нанесено ущерба, нет угрозы причинения вреда людям и природе.

Фактически предупреждение можно получить, если ошиблись впервые и не нанесли ущерба. Ошибки в кассовой дисциплине у среднестатистического предпринимателя не влияют на окружающую среду.

Вместо заключения: что важно знать о кассовой дисциплине

• Кассовая дисциплина — свод правил по работе с наличными. Она обязательна для всех, но у малого бизнеса и ИП есть послабления.
• Любые движения наличных нужно оформлять документально: создавать ПКО и РКО, вести кассовую книгу. Иногда — оформлять ведомости и вести книгу учета. ИП могут этого не делать.
• Должен быть лимит кассы: сумма, больше которой оставлять нельзя. Если он нулевой, любая сумма (даже рубль) будет считаться нарушением. Он необязателен для ИП и малого бизнеса.
• Кассир обязан принимать даже поврежденные деньги, если они сохранили платежеспособность, а выдавать их не может. Выручку, лежащую в кассе, разрешено тратить только на определенные цели: зарплату, нужды работников, оплату товаров, компенсацию покупателю, не получившему продукт.
• Рассчитываться наличными без ограничений можно только с физическими лицами или самозанятыми. Для ИП и юридических лиц установлен лимит, и можно отдать в руки или получить не больше 100 000 руб.
• Все документы можно вести в электронном формате, если в компании внедрен ЭДО. Если нет, то бумаги обязательно распечатывают, подписывают, а потом хранят минимум 5 лет.
• У компании может быть несколько касс, подразделений. На кассы распространяется общий лимит, у обособленных подразделений он свой. И те и те могут передавать деньги банку и в главную кассу — на выбор.
• Если не соблюдать требования, ФНС может выявить это и назначить штраф. Размер штрафа — до 50 000 руб. за каждый факт нарушения, но на первый раз могут простить.