Как распределять ФОТ сотрудника между несколькими проектами

Распределение фонда оплаты труда (ФОТ) сотрудника по проектам — важный инструмент управленческого учета. Он помогает оценить себестоимость проектов, понять их рентабельность и грамотно планировать бюджеты. Без распределения ФОТ легко недооценить затраты и понести убытки или, наоборот, завысить стоимость и потерять конкурентоспособность.

В рубрике «Эксперт отвечает» Анжелика Полякова, ведущий финансист ПланФакта, объясняет, как распределять ФОТ между несколькими проектами и выбирать подходящий метод.

Основные способы распределения

По фактически отработанным часам. По каждому проекту фиксируется потраченное на него время, и зарплата распределяется между проектами пропорционально отработанному времени. Это наиболее точный метод, когда задачи имеют разную сложность и нет жестких нормативов.

По доле загрузки. Заранее оценивается, какую часть времени сотрудник посвящает каждому проекту, например, 10%, 30%, 60%. Сумма долей должна составлять 100%. Этот метод удобен, когда загрузка относительно стабильна в течение периода.

По фиксированным долям/ставкам. Используются заранее заданные пропорции или ставки, не зависящие от фактической ежедневной загрузки. Оптимален для ролей, где нагрузка почти не меняется со временем.

По драйверу, связанному с результатом. Распределение ведется по показателю, который объективно отражает трудоемкость: количество выполненных задач, обработанных заявок, объем продаж.

Пример распределения зарплаты по проектам пропорционально отработанным часам

Сотрудник получает 100 000 рублей в месяц. В этом месяце он работал на 3 проектах:

• проект А — 50 часов,
• проект Б — 20 часов,
• проект В — 90 часов.

Всего отработано 160 часов.

Посчитаем долю ФОТ для каждого проекта

• проект А: 50 / 160 = 0,3125 = 31,25%,
• проект Б: 20 / 160 = 0,125 = 12,5%,
• проект В: 90 / 160 = 0,5625 = 56,25%.

Посчитаем сумму, которую нужно отнести к каждому проекту

• проект А: 0,3125 × 100 000 = 31 250 ₽,
• проект Б: 0,125 × 100 000 = 12 500 ₽,
• проект В: 0,5625 × 100 000 = 56 250 ₽.

Как выбрать способ распределения ФОТ

При выборе метода нужно учитывать характер работы сотрудников, стабильность их загрузки и доступность данных.

По фактически отработанным часам. Подходит, если можно регулярно и точно фиксировать время работы над каждым проектом. Метод не стоит использовать, когда учет часов слишком трудоемок или затраченное время не отражает объем выполненной работы.

По доле загрузки или фиксированным ставкам. Этот метод удобен, когда сотрудники выполняют примерно одинаковый объем работы из месяца в месяц. При значительных колебаниях загрузки и работе над проектами разной сложности такой подход может искажать себестоимость.

По результатам работы. Подходит, когда трудозатраты можно оценить по измеримым показателям, например количеству выполненных задач или обработанных заявок. Метод не стоит использовать, если результат сложно измерить или он сильно зависит от внешних факторов: поставок, согласований, действий других отделов.

Как учитывать время вне проектов

Время, которое нельзя отнести к конкретному проекту (совещания, обучение, административные задачи), не следует автоматически распределять между всеми проектами — это завысит их себестоимость. Эти расходы нужно относить на отдельную статью, не распределяя по отдельным проектам.

К чему приводит некорректное распределение ФОТ

Некорректное распределение по проектам ведет к искажению управленческой отчетности. Например:

• Если весь ФОТ сотрудника безоговорочно отнести на один проект, его себестоимость будет завышена, а рентабельность — занижена.
• Если «непроектное» время распределить по проектам без обоснования, это также исказит реальную картину.
• Использование плановой или фиксированной доли вместо фактических часов может привести к тому, что на проекты с фактически высокой загрузкой будет отнесена меньшая доля ФОТ, чем требуется, и их истинная эффективность останется скрытой.

В итоге компания принимает неверные решения: отказывается от прибыльных проектов или, наоборот, вкладывает ресурсы в убыточные.