Собственник интернет-агентства автоматизировал учет финансов и сэкономил кучу времени и денег

Павел Хорошевский, предприниматель из Барнаула, рассказал:

• как ушел от 20 Excel-таблиц в онлайн-сервис учета финансов и стал тратить в 10 раз меньше личного времени;
• как разгрузил менеджеров и раскрыл талант помощника руководителя;
• как узнать, хватит ли денег на выдачу зарплаты сотрудникам.

О компании

Интернет-агентство BTB занимаются разработкой и продвижением сайтов с 2010 года. Основные клиенты – компании-представители малого бизнеса, все разной направленности. Сейчас в агентстве одновременно поддерживают и ведут более 100 клиентов.

Проблемы и задачи

Павел и его коллеги вели учет в Excel в 20 разных таблицах. Учетом занимались два выделенных сотрудника и все менеджеры. Такая практика была не эффективна.

«Ошибки в Excel, которые порой были годами. За каждой циферкой стоят деньги, ошибки приводили к конфликтам и обидам сотрудников, поэтому часто они трактовались в пользу сотрудника и в ущерб компании»

У агентства много клиентов и все они платят по разному: безналичным способом и наличными, разовыми платежами и регулярными.

«Была очень наглядная и удобная таблица, по которой сразу было видно: сколько кто и кому должен – но зато по всем остальным направлениям был бардак»

Перед собственником встала задача – уйти от 20 отдельных Excel-таблиц для учета финансов и упростить учет, повысив при этом его качество.

Внедрение и организация работы

Поиск решения не занял много времени.

«Я был в отпуске, и у меня через неделю отдыха началась «ломка по работе». И я решил, раз меня никто не отвлекает, смогу заняться стратегическими задачами. Начал искать решения и сервисы, которые смогут повысить производительность и прибыль. И нашел ПланФакт. Я нашел конечно не только его, изучил описания, тарифы и функционал, почитал отзывы. Но решил попробовать именно ПланФакт. Мне понравился его интуитивный интерфейс и то, что он переведен с бухгалтерского языка на язык предпринимателя»

Агентство плавно перешло на работу в ПланФакте.

«Две недели чистого теста, потом один месяц переходный, когда мы вели и ПланФакт и Excel, и далее мы вели все в ПланФакте. Да были ошибки, было сопротивление сотрудников, но все были предупреждены, что будет немного трудно. И мы справились. Кстати мне как руководителю было совсем не трудно!»

В Excel любой анализ приходилось делать вручную, а в ПланФакте все отчеты строятся автоматически. Самыми полезными функциями для Павла оказались:

• интеграция с банком;
• анализ доходов и расходов;
• фильтрация платежей по любому свойству;
• остатки на счетах;
• внешний вид.

Результаты

Самыми важными задачами, которые решил ПланФакт, стали экономия времени руководителя и сотрудников (как следствие – денег), а также повышение рентабельности проектов.

1. Экономия времени и денег.

Сейчас Павел тратит 1 час в неделю на работу с ПланФактом – просматривает автоматические отчеты и принимает управленческие решения. Ранее у предпринимателя уходило на учет финансов в Excel в 10 раз больше времени.

«Раньше было так, что много людей вели свои таблицы, потом все это сливалось в кучу, получались ошибки. В общей сложности на это уходило около 10 человекодней в месяц, из этого 5 дней – моего личного времени.
Сейчас на финансы у одного сотрудника уходит около часа-полутора часов в день (около 25 часов в месяц в общей сложности).
Через полгода работы мы отдали ведение ПланФакта помощнику руководителя, который сейчас уже и вовсе не помощник, а руководитель финансового отдела! ПланФакт очень сильно экономит мое личное время, можно его посвятить другим вещам»

2. Анализ рентабельности проектов и улучшение эффективности менеджеров.

«Если возникает ситуация, когда проект планировалось выполнить за полтора месяца, а мы его делаем уже 4, то в ПланФакте такая ситуация очень четко видна – что мы все переносим планируемую оплату, и переносим, и переносим. А чем больше переносим – тем меньше зарабатываем. Это позволяет сразу увидеть, какие проекты нужно торопить, от каких сотрудников требовать вовремя закрывать задачи»

3. Наглядность в управлении финансами.

«В основе наших ценностей всегда стояло выполнение финансовых обязательств перед сотрудниками, поэтому нам было критически важно видеть наличие средств на счетах. Теперь я всегда вижу, сколько денег на всех счетах, хватит ли их на выдачу зарплаты и т.д.»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Как Дмитрий Клиндухов автоматизировал учет финансов, поднял рентабельность компании в 4 раза и наладил работу с дебиторкой.
2. Полная картина бизнеса за 1 час в неделю. Как ПланФакт помог «потушить пожар» в учете финансов.
3. Как организовать финансовый учет при росте компании и экономить от 100 000 руб/мес? Кейс IMPORT.PLUS.