Сколько стоит сотрудник для работодателя

Основная статья расходов на работника — это его зарплата. Но есть и другие затраты, которые входят в стоимость сотрудника для компании. В статье расскажем, на какую сумму обходится работник для фирмы. 

Зачем бизнесу знать стоимость сотрудника

Перед тем как нанять нового человека, предприниматель должен заранее просчитать, как это отразится на бизнесе. Возможно, расходы на сотрудника не перекроют доходы, которые он принесет компании. Тогда и нет смысла расширять штат.

Если работник не будет напрямую влиять на продажи, расчет стоимости сотрудника поможет понять, насколько дополнительные расходы подействуют на прибыль бизнеса.

Из чего складываются затраты на сотрудника

Расходы на работника можно разделить на прямые и косвенные. Прямые — это зарплата и налоги. К косвенным относят аренду офиса, административные расходы и другие затраты. 

Разберем более подробно на примере. Допустим, ООО «Лучшее решение» нанимает к себе в штат Андрея на должность разработчика.

Прямые расходы

Зарплата. Она может состоять из оклада, надбавок и премий. Всё зависит от компании и специфики работы, например, сотрудник может работать по сменам. 

Фирма «Лучшее решение» установила Андрею зарплату в 130 000 рублей. 

Налог на доходы физического лица. Согласно пункту 1 статьи 224 НК РФ работник должен платить 13% НДФЛ со своей зарплаты, если у него доход в год менее или равен 5 млн рублей и 15% — при заработке более 5 млн. 

ИП и компании являются налоговыми агентами, поэтому по статье 24 НК РФ они должны платить налоги государству за работника. И хотя предприниматели платят НДФЛ из заработка сотрудника, часто работнику при трудоустройстве предлагают зарплату чистыми. НДФЛ идет для фирмы как дополнительные расходы.

Андрей получает на руки 130 тысяч рублей в месяц. Дополнительно ООО «Лучшее решение» платит 13% НДФЛ государству, поэтому начисляет сотруднику зарплату с учетом налога: 130 000 / (100% − 13%) = 149 426 рублей. 

НДФЛ равен: 149 426 − 130 000 = 19 426 рублей. 

Читайте в блоге ПланФакта, как будет рассчитываться НДФЛ с 2025 года.

Страховые взносы. Компания должна платить за работника взносы в ФНС — 30% от его зарплаты. Если фирма входит в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, необходимо перечислять в налоговую 30% от суммы минимального размера оплаты труда и 15% от остальной начисленной зарплаты за минусом МРОТ.

В 2024 МРОТ составляет 19 242 рубля — статья 1 № 548-ФЗ от 27 ноября 2023 года.

Допустим, ООО «Лучшее решение» есть в реестре МСП. 

Расчет страховых взносов: (19 242 × 30%) + (149 426 − 19 242) × 15% = 25 300,2 рублей. Для удобства округлим до 25 300 рублей.

Выплаты в Социальный фонд. Размер взносов в СФР на страхование от несчастных случаев рассчитывается от заработка работника и может быть от 0,2 до 8,5% — статья 1 № 179-ФЗ от 22 декабря 2005 года. Процент зависит от видов деятельности компании и классов риска, которые прописаны в приказе Минтруда России № 851н от 30 декабря 2016 года.

Допустим, деятельность компании «Лучшее решение» попадает под первый класс риска, поэтому фирме нужно платить минимальную ставку взносов в Соцфонд за работников.

Ежемесячные взносы в СФР за Андрея: 149 426 × 0,2% = 298,9 рублей. Округлим до 300 рублей.

Отпускные. В зависимости от региона страны у работников есть разное количество дней на отпуск. Чаще всего это 28 дней в год. В это время сотрудник не работает, но компания должна платить ему деньги. 

Точное начисление отпускных зависит от различных факторов, например, периода, количества отгулов и больничных. Покажем приблизительный расчет. 

Для расчета отпускных месячную зарплату нужно разделить на среднее число дней в месяце и умножить на величину дней в отпуске. Среднее количество дней в месяце — 29,3. 

Допустим, Андрей отработал год и его зарплата была постоянной. С учетом НДФЛ это 149 426 рублей в месяц. 

Расчет отпускных: 149 426 / 29,3 × 28 = 142 796,2 рублей.

По отпускным компания должна будет заплатить взносы в налоговую и Соцфонд.

Страховые взносы в ФНС: (19 242 × 30%) + (142 796,2 − 19 242) × 15% = 24 305,8 рублей.

Выплаты в СФР: 142 796,2 × 0,2% = 285,6 рублей.

Итого сумма расходов на отпускные: 142 796,2 + 24 305,8 + 285,6 = 167 387,6 рублей. Округлим до 167 400 рублей.

Так как это затраты компании на год, нужно разбить их на каждый месяц: 167 400 / 12 = 13 950 рублей.

Чтобы наглядно увидеть, как расходы на зарплату и налоги влияют на прибыль компании, нужно составлять отчет о прибылях и убытков. Например, в сервисе ПланФакта сможете автоматически построить такой отчет. Программа покажет, как распределяются доходы, сколько расходов есть у бизнеса и как много денег можно вывести на себя без рисков для компании. 

Косвенные расходы

Аренда офиса. Допустим, ООО «Лучшее решение» арендует помещение за 70 000 рублей. В нем работают 13 человек. В команду добавится разработчик Андрей, поэтому сумму аренды нужно делить на 14 сотрудников.
 
Стоимость аренды офиса на одного человека: 70 000 / 14 = 5000 рублей.

Организация рабочего места. Компания должна предоставить сотруднику стол, стул, компьютер с программным обеспечением, а также различные девайсы, например, камеру, наушники и микрофон для онлайн-совещаний. 

Допустим, у компании «Лучшее решение» уже организовано рабочее место, поэтому новые расходы на мебель и компьютер не нужны. Фирме только нужно тратить на лицензии для программ 6000 рублей в месяц.

Корпоративные выгоды для сотрудника. Например, предприятие может оплачивать работнику полис добровольного медицинского страхования, абонемент в спортзал и другие расходы. 

Фирма «Лучшее решение» предложила Андрею ДМС и оплату обучающих курсов. 

ДМС стоит 12 000 рублей в год, а в месяц: 12 000 / 12 = 1000 рублей. 

Издержки на обучение равны 30 000 рублей за год. При пересчете на месяц: 30 000 / 12 = 2500 рублей.

Административные расходы. Необходимо учитывать затраты на персонал, который не влияет напрямую на продукт или продажи.

Допустим, в ООО «Лучшее решение» из административных работников есть только бухгалтер. Зарплата специалиста составляет 84 000 рублей. 

Расходы на бухгалтера в пересчете на каждого сотрудника: 84 000 / 14 = 6000 рублей.

Другие затраты. Это могут быть издержки на услугу подбора персонала. Предположим, что директор ООО «Лучшее решение» сам разместил объявление о поиске сотрудника, посмотрел отклики и выбрал Андрея, поэтому у компании нет расходов на hr-специалиста.

Также к вспомогательным также можно отнести регулярные расходы на офис, например: канцелярию, воду, кофе, чай, сладости и прочее. У каждой компании разный бюджет на эти траты. Допустим, фирма «Лучшее решение» на это выделяет 5000 рублей.

Итоговый расчет

Для удобства соберем все расходы на сотрудника в таблицу.

Затраты на работника в месяц:

Кроме выплаты зарплаты, предпринимателю необходимо каждый месяц тратить на сотрудника: 214 476 − 130 000 = 84 476 рублей. 

Как сократить издержки

Не брать в штат. Если сотрудник нужен для выполнения нерегулярных задач, лучше заключить с ним договор ГПХ, или начать работать с самозанятым.

Важно, чтобы в таком сотрудничестве не было подмены трудовых отношений. Работник должен выполнять разовые задачи, иначе ФНС решит, что компания не берет в штат сотрудника, чтобы сэкономить на налогах и взносах. Налоговая может начать проверку и выписать штраф.

Посмотреть возможность перехода на другой налоговый режим. Если компания будет работать на упрощенной системе налогообложения, то сумму налогов можно уменьшить на размер страховых взносов.

Перевести сотрудников на удаленку. Тогда можно сэкономить на аренде помещения и офисных расходах. 

Согласно статье 1 № 407-ФЗ от 8 декабря 2020 года работодатель обязан предоставить сотруднику компьютер и необходимые девайсы при удаленной работе. Работник может использовать свое устройство, но компания должна платить ему компенсацию за эксплуатацию личного компьютера или ноутбука.

Передать часть работы на аутсорс. Например, можно не нанимать специалиста, а заключить договор с компанией на бухгалтерское сопровождение. Кроме того, часто банки предлагают бизнесу услуги бухгалтерии на аутсорсе. Скорее всего, оба варианта будут выгоднее, чем держать в штате работника. 

Коротко 

Бизнесу важно знать стоимость сотрудника, чтобы понять, будет ли он выгоден компании, а не принесет только убытки.

Чтобы рассчитать стоимость сотрудника, нужно узнать, сколько прямых и косвенных расходов тратит на него компания.

Прямые затраты на работника — это зарплата, налоги и страховые взносы государству.

К косвенным издержкам относят аренду офиса, покупку лицензионных программ, административные траты, а также корпоративные бонусы, например, ДМС и обучение за счет компании. 

Есть несколько способов сократить расходы на работника. Например, можно перейти на более выгодный налоговый режим, передать часть работы компании на аутсорс, перевести сотрудников на удаленный формат работы, а также привлекать на разовые задачи самозанятых или заключать с работником договор гражданско-правового характера, а не брать его в штат.