Как рассчитываются отпускные сотрудникам

Когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель выплачивает ему денежную компенсацию. О том, как ее рассчитать и какие особенности учесть, рассказала Ирина Смирнова, бухгалтер и основатель «Центра защиты бизнеса». 

Виды отпусков и их продолжительность

У сотрудника есть право на три вида отпуска:

• ежегодный оплачиваемый;
• по уходу за ребенком или в связи с беременностью;
• неоплачиваемый.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам — это прописано в Трудовом кодексе. Право на него появляется после 6 месяцев с момента трудоустройства. Раньше полугода — только по согласованию с работодателем.

Продолжительность ежегодного отдыха составляет 28 календарных дней. Использовать его можно целиком или разбить на несколько частей. Если на период отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, в расчет длительности и оплаты отпускных они не входят.         

Продолжительность отдыха может быть увеличена, если сотрудник:

• Имеет ненормированный график работы.
• Работает в условиях Крайнего Севера или других территориальных областях, где есть процентная надбавка к зарплате.
• Занят на опасных производствах.

Как рассчитать отпускные выплаты

Отпускные выплаты рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка (СДЗ) сотрудника и количества дней, на которые он уходит в отпуск.

Общая формула:
Отпускные = СЗД  × количество дней отпуска.

Средний дневной заработок сотрудника рассчитывается, исходя из календарных, а не рабочих дней. СДЗ определяется как отношение суммы заработка за предшествующие 12 месяцев к количеству календарных дней в этом периоде. Учитываются все виды заработка, включая почасовую оплату, надбавки и премии. Каждая отпускная неделя оплачивается в размере среднего заработка за последние 12 месяцев.

СЗД = заработок за расчетный период / 12 / 29,3.

29,3 – постоянная величина, которая показывает среднее число дней в месяце в течение года.

Пример. Менеджер отработал полностью 12 месяцев и заработал за это время 400 000 руб. Он оформил отпуск на 28 дней.

СЗД = 400 000 / 12 / 29,3= 1 138 руб.

Отпускные = 1 138 × 28 = 31 864 руб.

Бывают случаи, когда в расчетном периоде сотрудник уходил на больничный или уезжал в командировки. Тогда расчет среднего дневного заработка будет производится по более сложной формуле.

Пример. Сотрудник уходит в отпуск на 2 недели. Его оклад составляет 40 000 рублей.
Расчетный период для предоставления отпуска с 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года. В марте сотрудник был на больничном 7 дней. Заработная плата в марте составила 16 589 рублей.

Рассчитываем денежную компенсацию.

 1. Находим сумму выплат без учета марта, включаем полные месяцы:
40 000 × 11= 440 000 рублей.

2. Прибавляем «неполный» мартовский показатель:
440 000+16 589= 456 589 рублей.

3. Рассчитываем количество рабочих дней в марте: в месяцев 20 рабочих дней, 
7 из них сотрудник болел, а отработал — 13 дней. 

4. Количество календарных дней, которые приходятся на отработанный период и учитываются при расчете СЗД:
29,3 / 31(количество дней в месяце) × 13= 12,3 дней.

5. Находим средний дневной заработок:
456 589 / (29,3 × 11 месяцев + 12,3 дней) = 1364,6 рублей.

6. Рассчитываем отпускные:
1364,6 рублей × 14 дней = 19 104,4 рублей.

В процессе расчета отпускных выплат также принимается во внимание сумма премиальных, полученных сотрудником за указанный период.

Пример. За 12 месяцев сотрудник заработал 400 000 рублей. Дополнительно каждый месяц ему начислялась премия в размере 7000 рублей.

Рассчитываем денежную компенсацию. 

1. Находим годовой размер премии:
7 000 рублей × 12 месяцев = 84 000 рублей.

2. Определяем СЗД:
(400 000 + 84 000) / 12 / 29,3 = 1376,6 рублей.

3. Считаем отпускные:
1376,6 × 28 = 38 544,8 рублей. 

Отпуск с последующим увольнением

Когда сотрудник решает уволиться, компания должна выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Эти деньги он должен получить в день полного расчета с работодателем.

Компенсация = СЗД × количество неиспользованных дней отпуска.

Пример. Сотрудник увольняется 1 августа 2024 года. Для расчета отпускных берется период с 1 августа 2023 года по 31 июля 2024 года. Стаж работы в компании составил 23 месяца. За это время в отпуск работник уходил один раз с 3 по 17 февраля 2024 года. За расчетный период он заработал 500 000 рублей. Полностью отработанных месяцев — 11.

В феврале он отработал: 
29,3 / 28 × (28−14) = 14,65 дней.

СЗД = 500 000 / (29,3 × 11 месяцев + 14,65 дней) = 1 483,9 рублей.

Количество положенных дней отпуска = стаж 23 месяца × 2,33 = 53,59 дней. Округляем до 54 дней. Сотрудник не использовал 40 дней.

Компенсация = 40 × 1 483,9 рублей = 59 356 рублей.

Заменить отпуск компенсацией нельзя беременным женщинам, сотрудникам младше 18 лет и сотрудникам вредных производств.

В какие сроки выплачиваются отпускные

Отпускные выплачиваются сотруднику не менее, чем за 3 дня до начала отпуска. В случае задержки по вине работодателя выплачивается компенсация, которая рассчитывается из размера ключевой ставки ЦБ.

Налогообложение отпускных

Организация выплачивает с отпускных НДФЛ:

• 13% для налоговых резидентов РФ;
• 15% для граждан с доходом более 5 млн рублей в год;
• 30% для нерезидентов РФ. 

В 2025 году заработает прогрессивная шкала НДФЛ. При доходах свыше 2,4 млн рублей в год придется платить от 15 до 25%. 

Отпускные облагаются страховыми взносами на пенсионное и медицинское страхование, а также на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Главное про расчет отпускных

• Каждый год сотрудникам предоставляется основной оплачиваемый отпуск на 28 дней. В некоторых ситуациях этот срок может быть увеличен. 
• Общая формула расчета компенсации: отпускные = среднедневной заработок  × количество дней отпуска. Если сотрудник уходил на больничный или получал премию, выплата считается иначе. 
• Если сотрудник увольняется, работодатель выплачивает ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. 
• Отпускные выплачиваются сотруднику не менее, чем за 3 дня до начала отпуска. Выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами.