Решение кадровых проблем в пандемию

Весной 2020 кадровики не успевали следовать постоянно меняющимся указаниям. Роструд и Минтруд противоречили друг другу, Роспотребнадзор то пугал проверками, то уверял, что их не будет, а бизнес старался хоть как-то пережить этот период. Осенью пришла вторая волна коронавируса, а вместе с ней – и вторая волна кризиса, у многих руководителей вопросы по кадровой работе встали еще острее.

Если раньше главной проблемой был дефицит кадров, то сейчас на первый план выходит подход к управлению уже имеющимся персоналом и принципы организации работы - переход на дистанционный формат, сверхурочная работы, совмещение и замещение, оформление больничного и оформление ДМС для работников. Попробуем разобраться с решением кадровых проблем.

4 метода решения кадровых проблем

1. Удаленка

Самое популярное, а в некоторых регионах обязательное, решение кадровых проблем в пандемию – перевод сотрудников на «удаленку». Есть даже примеры перевода на дистанционную работу производств. Как отразить это в документах? Роструд рекомендует оформлять перевод на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Важные моменты при переводе на удаленную работу:

• зарплата остается прежней, если длительность работы и объем обязанностей не изменяются;
• дистанционная работа предполагает такой же график, как и обычная – нельзя требовать от сотрудника, чтобы он был на связи 24/7;
• компания не обязана обеспечивать сотрудника техникой и программным обеспечением, компенсировать расходы на связь;
• контролировать сотрудников можно с помощью специальных программ

Если новые сотрудники нанимаются на удаленную работу, с ними тоже нужно оформить трудовые отношения.

2. Простой

Роструд также выпустил разъяснения, в которых указано, что эпидемия является основанием для объявления простоя не по вине работодателя. Это значит, что простой оплачивается в размере не менее двух третей от оклада. Если основная причина простоя – эпидемия, работника можно без его согласия перевести на работу, не предусмотренную трудовым договором. Но сейчас в России эпидемия не объявлена, поэтому сослаться на официальный документ нельзя. Если вы планируете перевод сотрудника на другую работу, лучше взять письменное согласие.

3. Оплата за сверхурочные часы

Если болеет часть коллектива, остальным приходится справляться с возросшей нагрузкой. Решение кадровых проблем в этом случае: сверхурочная работа, замещение или совмещение должностей. Предположим, в отделе продаж заболели два менеджера из пяти. Руководитель поручает оставшимся сотрудникам взять на себя работу коллег. Менеджерам приходится засиживаться допоздна, чтобы все успеть. Это сверхурочная работа. В отличие от переработки, она инициируется работодателем и подлежит обязательной оплате. Оплата за сверхурочные часы рассчитывается так:

• первые два часа работы оплачиваются, как минимум, в полуторном размере;
• последующие часы – не менее, чем в двойном;
• работа в выходной или праздник также оплачивается в двойном размере;
• ночная работа (с 22:00 до 6:00) оплачивается как минимум на 20% выше, чем в дневное, а если является сверхурочной, то в двойном размере.

Чтобы сэкономить на оплате, можно ввести для некоторых сотрудников режим ненормированного рабочего дня и компенсировать переработки дополнительными днями отпуска. Еще один вариант – суммированный учет рабочего времени. При нем оплата за сверхурочные часы откладывается до конца отчетного периода. Это сбалансирует нагрузку: в начале периода сотрудник может переработать несколько часов, а потом, когда ситуация наладится, «отгуляет» это время. Учет удобно вести в системах контроля рабочего времени.

Для привлечения к сверхурочной работе руководитель должен взять письменное согласие сотрудника, но он вправе отказаться от такой нагрузки. Некоторые категории, например, несовершеннолетних и беременных, запрещено привлекать к сверхурочным.

4. Замещение-совмещение

Если заболел начальник отдела, а обычный сотрудник обладает нужными навыками, он может заместить эту должность. Замещение (временный перевод) возможно только с согласия работника. На это время сотрудник отказывается от своих обычных обязанностей, выполняет работу начальника и получает зарплату согласно этой работе. Совмещение должностей предполагает, что сотрудник выполняет и свою работу и работу заболевшего коллеги. Размер доплаты определяется в ходе переговоров. Оформляется замещение или совмещение приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору, в трудовую книжку запись не вносится. Оформлять приказ на замещение не нужно, если в трудовом договоре отражено, что сотрудник должен замещать другого на время болезни.

Татьяна Игнатьева, HR Generalist в компании Alawar:

«Весной мы в три этапа перевели команду на дистанционную работу. Сначала информировали персонал, что из-за угрозы коронавируса рекомендовано соблюдать режим социального дистанцирования и перейти в режим работы из дома. На втором этапе подготовили приказ о переводе на удаленную работу и ознакомили с ним всех. И на третьем этапе сотрудники написали заявления о переходе на дистанционную форму работы и подписали доп. соглашение к трудовому договору, в котором указано, что зарплата и должность сохраняются на прежнем уровне. Удаленку мы планируем сохранить как минимум до Нового года, следим за новостями. Конечно, есть сотрудники, которым нужно периодически приезжать в офис, например, бухгалтерия. Но находятся они практически одни на этаже. В офисе всегда есть маски, перчатки и санитайзеры, чтобы быть в безопасности. Разумеется, ко всем этим мерам сотрудники относятся с пониманием»

Наталья Гришина, старший менеджер по персоналу компании ICL Services:

«С началом периода самоизоляции 90% сотрудников были переведены на удаленный формат работы. Сотрудники, оставшиеся в офисе, находятся под особым контролем. На входе обязательно измеряют температуру тела. В офисе сотрудники носят маски. На каждом этаже установлено по несколько стационарных санитайзеров для рук. В график уборки помещений добавили дополнительное время.
Была создана специальная рабочая группа, в чьи задачи входит контроль за соблюдением профилактических мер, решение вопросов с тестированием и работа с командированными сотрудниками. При необходимости компания организует тестирование методом ПЦР или сдачу крови для определения антител»

Как оформить больничный?

С 14 декабря 2020 года будет действовать новый порядок оформления больничных. В нем особое внимание уделено листкам нетрудоспособности, выдаваемым в связи с карантином или угрозой распространения Covid-19.

Сейчас больничные выдаются только тем, кто сам болеет коронавирусом или контактировал с больным. В будущем оформлять бюллетени будут всему персоналу при введении карантина или сотрудникам, которых отстранили от работы. Заболевший сможет наблюдаться онлайн и получать консультации без вызова врача на дом. При использовании такой технологии врач может выписать больничный в электронном виде. Он будет иметь ту же силу, как и обычный.

Общий порядок не изменится:

1. Больничный оформляют медики. В электронном виде он формируется в специальной системе «Соцстрах». Они не выдают листок нетрудоспособности на руки, а сообщают заболевшему номер. При желании сотрудник может получить и обычный бумажный бюллетень.
2. Сотрудник передает этот номер работодателю.
3. Работодатель по номеру и СНИЛС сотрудника находит больничный лист в базе «Соцстраха». Бухгалтер рассчитывает средний заработок работника, сравнивает с максимально допустимым значением и МРОТ, определяет средний дневной заработок.
4. Работодатель заполняет свой раздел, вносит в больничный расчет суммы пособия, заверяет электронной подписью и направляет в ФСС. На это у него есть 5 календарных дней. Если компания не хочет или не может оформлять больничный в электронном виде, это не приведет ни к каким штрафам. В этом случае электронный бюллетень аннулируется и взамен выдается бумажный.
5. ФСС выплачивает пособие работнику напрямую, на карту Мир, почтовым переводом или на счет в банке.

Если сотрудник контактировал с заболевшим коронавирусом, он обязан соблюдать режим самоизоляции в течение 14 дней с двукратным проведением анализа. Такому работнику врачи должны выдать листок временной нетрудоспособности на период изоляции.
В случаях, когда нет возможности получить больничный, решение кадровых проблем – перевод на удаленную работу, предоставление отпуска, оплачиваемого или без сохранения заработной платы.

Татьяна Игнатьева, HR Generalist в компании Alawar:

«Если у сотрудника повышена температура и есть признаки простуды, но, в целом, он себя неплохо чувствует — больничный, как правило, не оформляет и спокойно работает из дома. Если нужно отлежаться пару дней, мы без проблем даем отгул или небольшой отпуск. Ну, а если без помощи врача не обойтись — оформляется обычный больничный. Конечно, тут есть свои риски: в больницах сейчас огромные очереди и можно подхватить болезнь прямо в стенах поликлиники»

Нужно ли оформлять сотрудникам компании ДМС во время пандемии?

Полис добровольного медицинского страхования очень ценится сотрудниками, но во время пандемии его привлекательность упала. Дело в том, что весной 2020 года страховщики заявили, что коронавирус относится к заболеваниям, представляющим опасность для окружающих. Его диагностика и лечение должны контролироваться государством и покрываться полисами обязательного медицинского страхования. Позже Росздравнадзор пояснил, что лечение коронавируса можно получить по полисам ДМС.

При заключении договора со страховой компанией работодателю важно уточнить все нюансы: входит ли лечение от коронавируса в полис ДМС, какие положены выплаты в случае неблагоприятного исхода, где будет проходить лечение.

Например, полис ДМС «Ингосстрах» не включает диагностику и лечение коронавируса, также как и полис «Согласия». А «РЕСО-Гарантия» считает коронавирус страховым случаям и оплачивает медицинскую помощь как больным, так и людям с подозрением на ковид, по договорам корпоративного страхования. Клиентам, застрахованным как физические лица, лечение по ДМС не оплачивается, обследование ведется до постановки диагноза коронавирус.
Есть и специальные «коронавирусные» страховки:

• «Альфа-страхование» предлагает застраховаться на сумму 1 миллион рублей клиентам в возрасте от 7 до 70 лет. В случае заболевания застрахованному будет возмещено 2% от страховой суммы в день, в случае смерти – выплачена вся сумма. Стоимость полиса от 2000 до 5000 рублей. Действует 1 год.
• «Согласие» тоже страхует на 1 миллион на 1 год, полис стоит 3500 рублей. Возмещение в случае госпитализации 0,1% в день, на срок до 21 дня, в случае смерти – вся сумма.
• Полис «Ингосстраха» стоит от 6300 до 11000 рублей, гарантирует выплату 40 000 рублей в случае выхода на больничный, 110 000 рублей в случае госпитализации дольше 7 дней, 2 000 000 – в случае смерти застрахованного. Оформляется на 3 или 6 месяцев.

Помимо коронавируса есть и другие поводы обращаться за помощью, например, стоматология. Но часть людей боится идти в больницу во время пандемии, поэтому услуги могут оказаться невостребованными, а работодатель за них уже заплатил.

Наталья Трофимова, финансовый консультант компании «Лидер»:

«Сейчас все большую популярность набирает телемедицина – когда врач консультирует пациента онлайн. Это удобно, если нужно получить второе мнение, если нет необходимости в очном осмотре, если нужна срочная консультация. А во время пандемии, когда попасть на очный прием к врачу из-за загруженности медицинской системы бывает особенно проблематично, телемедицина иногда становится единственным выходом. Многие страховые компании предлагают страховые продукты, включающие в себя программу дистанционных медицинских консультаций. В компании «ППФ Страхование жизни», например, есть страховой продукт, который включает в себя неограниченное количество консультаций терапевта или педиатра, 4 консультации узких специалистов по предварительной записи и 2 консультации с врачом экспертом. Он стоит 4500 рублей в год и имеет страховое покрытие 500000 рублей. Есть подобные программы и для семей, и с расширенным перечнем врачей. Организации тоже могут оформить страховки по телемедицине как опции к страховому полису ДМС»

Татьяна Игнатьева, HR Generalist в компании Alawar:

«Сотрудники компании Alawar обслуживаются по ДМС. Пока прецедентов лечения ковида не было, но некоторые наши коллеги делали тест на коронавирус по страховке. Удобно, что анализ они смогли сдать не через полторы-две недели, как предлагали во многих клиниках, а на следующий день»

Как уменьшить возможность заражения на работе?

1. Разделение рабочих потоков.
   Если есть возможность, работодатель может сместить время начала и окончания рабочего дня, обеденного перерыва, чтобы сотрудники как можно меньше контактировали.
2. Замер температуры тела и обработка рук дезинфицирующими средствами при входе. При выявлении температуры или других признаков простуды сотрудника нужно отстранить от работы.
3. Информирование сотрудников о необходимости регулярного мытья рук и соблюдения социальной дистанции, создание условий для этого.
4. Качественная уборка помещений и дезинфекция поверхностей, к которым часто прикасаются: ручек дверей, выключателей, поручней.
5. Контроль за соблюдением самоизоляции и своевременной сдачи тестов на коронавирус после возвращения из других стран.
6. Запас масок, перчаток и средств дезинфекции как минимум на пять дней.
7. Отказ от собраний и корпоративных мероприятий.
8. Выделение специальной комнаты для приема пищи с возможностью вымыть руки. Запрет обедов и перекусов на рабочем месте.
9. Регулярное проветривание помещений и применение бактерицидных ламп.

Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум»:

«Постепенно оживать наш офис начал в августе. Решение о возвращении к привычному режиму работы далось легко, но сопровождалось большой подготовкой:
- закупка моющих средств, масок, перчаток, витаминов;
- дезинфекция всех офисных помещений;
- установка автоматических дозаторов для антисептиков у входа в офис, на кухне, в зоне отдыха;
- создание зон социального дистанцирования.

Дополнительно приобрели несколько бактерицидных рециркуляторов, чтобы в каждом помещении находилось как минимум одно работающее устройство. Проверили на исправность вентиляционные приточки, составили график проветривания офисов и ежедневных влажных уборок.

Выводить людей мы начали постепенно, не более 5-7 человек в неделю. В итоге в офис вернулись около 15% сотрудников. Это стало решением кадровых проблем. Остальные остались на удаленке, это было сделано сознательно, чтобы обеспечить социальную дистанцию. Как выбирали кого выводить в офис? Провели опрос. Желающих оказалось немного, большинство высказали готовность продолжить работу на удаленке. Мы только за, здоровье важнее. Тем, кто захотел выйти, оплатили обследование на коронавирус.

Каждое утро начинается с замера температуры при помощи бесконтактного градусника, все показания заносятся в специальный журнал. На корпоративном портале создан раздел, где прописаны все рекомендации ВОЗ по предотвращению распространения коронавирусной инфекции. Кроме того, мы подготовили подборку ресурсов, где можно получить актуальные и достоверные данные, чтобы избежать паники из-за фейковых новостей.

Большую роль сыграло то, что сотрудники начинают работу в разное время. Начало рабочего дня варьируется с 07.30 до 10.30, время обеда гибкое. Каждый выбирает наиболее удобный для себя график.

Мы располагаемся в одном из бизнес-центров города, в здании несколько лифтов, поэтому просьбу об обязательном ношении масок и перчаток за дверями офиса сотрудники восприняли совершенно спокойно и с пониманием. В целом, меры предосторожности команда соблюдает без напоминаний, кажется, это стало привычкой»