Предприниматель в кризис: 5 типичных ошибок

Любой кризис ‒ проверка бизнеса на прочность и способность адаптироваться. Кто-то воспринимает тяжелые времена как новые перспективы, а для кого-то кризис губителен.

Предприниматели вынуждены круто менять свой бизнес: по результатам опроса института «Синергия» и Аналитического центра НАФИ, более половины бизнесменов признались, что им пришлось поменять бизнес-процессы в компании; при этом 28% переориентировались на другой род деятельности, выпустили новые продукты и услуги; а четверти пришлось полностью приостановить бизнес.

Нюанс в том, что до этого мы имели дело только с финансовыми кризисами, которые можно было как-то переждать без принципиальных изменений в работе. Пандемия же меняет всю экономику и психологию, поведение клиентов, а значит, переждать не выйдет, нужны другие подходы.

Но и во время карантина предприниматели допускают те же типичные ошибки, что и в течение финансовых кризисов. Разберем, какие действия могут привести к банкротству.

1. Поддаваться панике и суетиться

Мы столкнулись с уникальными условиями: этот кризис сочетает в себе множество негативных факторов. Которые приводят к тому, что человек начинает кидаться то к одному, то к другому ‒ в итоге теряет концентрацию, собранность, способность принимать решения.

Предприниматели в кризис - Антикризисный план

 

Проблема в неверной оценке ситуации на рынке, из-за чего предприниматели поддаются панике. И тогда они начинают беспорядочно хвататься за разные инструменты: увольнять людей, сокращать все расходы подряд, везде все урезать и ужимать, теряя качество продуктов или услуг, а значит, и клиентов.

Борис Сысоев, основатель, владелец и business developer IT онлайн-стартапов myresume.ru и testonjob.ru:

«Самая большая ошибка, которую можно совершить в кризис – поддаваться панике и пытаться спасти ситуацию, принимая не взвешенные и поспешные решения. Особенно это касается метаний за «хайпом». Например, спешным переориентированием на другие рынки, продукты, услуги.
Больше всего от таких решений страдает малый и средний бизнес. В отличие от большого бизнеса, у малых предприятий практически нет запаса прочности, они существуют за счет того, что на протяжении длительного времени развивают одно направление.
Порог вхождения в любую сферу бизнеса довольно высок, поэтому чтобы добиться стабильной прибыли нужно определить нишу, аудиторию, ее интересы, заняться аналитикой, вложиться в маркетинг и прицельно «бить» в одну точку на протяжении длительного времени. Из-за высокой конкуренции выигрывает самый терпеливый.
Кризисы развиваются скачкообразно, и за каждым скачком следует «откат», ситуация стабилизируется. Если принимать поспешные решения, пытаться ориентироваться на другие рынки, продукты, менять направление вслед за «хайпом», это даже если и вызовет кратковременный рост, в итоге обернется потерей бизнеса. Ведь пока человек в панике ищет другие рынки, он теряет свою нишу, которую планомерно развивал на протяжении длительного времени.
Лучшее решение в кризис – рассчитать свои финансовые возможности и распределить бюджет, чтобы остаться на плаву, продолжая при этом развивать бизнес, даже если сейчас нет никакой отдачи. Как только ситуация нормализуется, вложенные усилия помогут быстро вернуться в строй и оправиться от потерь»

Что делать:

Уильям Хьюлетт, один из основателей компании HP, утверждал, что «нельзя управлять тем, что невозможно измерить». В кризисные дни принимать решения необходимо строго на основе точных данных, говорящих именно о вашем бизнесе. Посмотрите на отчеты о прибыли и убытках, о движении денежных средств и о балансе компании ‒ это позволит понять текущую ситуацию и действовать, опираясь на достоверную информацию, а не на ощущения. Оцените реальное соотношение прибыли и затрат по всем направлениям, сделайте упор на наиболее маржинальные.

Если есть резервный фонд, финансовая подушка безопасности, возможно, сейчас время ей воспользоваться. Если кризис наоборот сыграл вам на руку, то это тот самый момент, когда нужно откладывать деньги на будущее (регулярно отчисляйте от десяти до двадцати процентов прибыли на эти цели).

Также самоизоляция дает время сесть и навести порядок в компании: нарисовать структуру, описать бизнес-процессы и систему вашей работы, разработать важные инструкции (в том числе на случай, если ситуация будет ухудшаться), подумать об антикризисных мерах, написать чек-листы на все случаи жизни, выделить те задачи и области, которые вам нужно будет более пристально контролировать в ближайшее время – это в первую очередь касается продаж и финансов.

Кстати, самое время разобраться с финансами в компании, понять, какие деньги и когда приходят. Кому, сколько и когда платить, можно ли снизить или отсрочить какие-то платежи. И это приводит нас к следующему пункту.

2. Не анализировать расходы, сумбурно вести финансы

Малый и, в особенности, микробизнес очень часто считает деньги «на коленке»: в тетрадках, экселе или вовсе держат все в уме. Это допустимо на старте, но здорово вредит в кризис, когда каждая копейка на счету. Еще такая беспечность увеличивает риск ошибок, особенно под воздействием стресса. Вы не сможете найти хороший способ сэкономить, когда перед глазами нет понятной картины ваших финансов.

При этом первый порыв, который испытывает любой предприниматель в кризис ‒ это безжалостное сокращение всех возможных расходов. Но делать это бездумно, не анализируя показатели компании, категорически нельзя.

Степан Тарасов, учредитель и генеральный директор компании «Финансовый альянс»:

«Предприниматели часто считают ситуацию ужасной и безвыходной, не видят дальнейших перспектив. Самая частая ошибка в том, что они начинают паниковать, принимать поспешные и неверные решения. Именно из-за паники происходят ключевые ошибки. Например, связанные с сокращением даже тех расходов, которые не нужно сокращать. Так, зачастую в кризисных ситуациях предприниматели увольняют сотрудников, которые приносят неявную прибыль, и чья работа значительно повышает качество конечного продукта или услуги. Увольняя таких людей, компании вредят себе в долгосрочной перспективе. Быстро нарастает недовольство покупателей, падает спрос на товар, клиенты уходят к конкурентам. Это неправильная стратегия»
Предприниматели в кризис - Урезание бюджета

 

Что делать:

В первую очередь стоит разложить все деньги «по полочкам»: откуда и когда приходят деньги, какова вероятность задержки оплат, какие предстоят расходы (обязательные и не критичные ‒ вторые при этом можно будет отложить), видеть возможные кассовые разрывы.

Финансовое планирование и контроль изменения показателей бизнеса помогут выявлять грядущие проблемы, оптимизировать работу с кредитами и с дебиторской задолженностью, и, главное, избегать кассовых разрывов. Финансовый учет наглядно отражает все расходы и позволяет понять, где можно заморозить средства или отложить платежи. Учет полезен, даже если у вас небольшой оборот, особенно в кризис: понимание движения средств позволяет быстро выявить способы сокращения расходов и увеличения выручки без потери качества.

Причем бухгалтерский и налоговый учеты не дадут полную картину реальных дел в компании, для этого нужен управленческий учет, который поможет правильно оценить рентабельность и даст данные для принятия решений. Эта информация содержится в отчетах о движении средств, о балансе и в отчете о прибылях и убытках.

Читайте также: Управленческий учет в малом бизнесе. Как не тратить на него уйму времени

Также стоит подумать, как можно компенсировать потери во входящем денежном потоке: перевести в онлайн все что можно, обслуживать клиентов дистанционно, разработать профильные уроки/курсы, запустить антикризисное предложение или акцию для клиентов. Важно мобилизовать все ресурсы компании, весь оборотный капитал. Каким-то из поставщиков можно отсрочить платежи, попытаться ускорить оборачиваемость средств.

Если дела совсем плохо, можно проанализировать все предстоящие расходы и просчитать последствия: если за просрочку какого-то платежа будут лишь приемлемые штрафы, то, возможно, станет выходом подождать с оплатой пару месяцев, бросив средства на удержание бизнеса на плаву. И, наконец, можно попробовать минимизировать затраты: договориться о снижении аренды, рассрочке и скидках с поставщиками и так далее. В конце концов, с неприятностями столкнулись многие предприниматели и пандемия повлияла на всех, поэтому многие могут согласиться на льготные условия. В последнюю очередь стоит обращаться к кредитам для спасения бизнеса: в данном случае кредит ‒ это кабала, а не спасательный круг.

В идеале, любое урезание расхода должно проходить критическую оценку ‒ как сокращение этой статьи бюджета скажется на всем бизнесе, как поменяет бизнес-процессы, можно ли будет как-то компенсировать эти изменения, какие отложенные последствия будут у такого сокращения.

Вадим Авдяков, собственник агентства «Усилитель вкуса»:

«С автоматизацией учета у нас исчезли ошибки в финансовых данных, теперь цифры по дебиторке и кредиторке точные. Это позволяет нам прогнозировать и управлять кассовыми разрывами. Когда держишь руку на пульсе – никакой кризис не страшен! А благодаря тому, что мы внедрили ПланФакт, удалось сэкономить большие деньги на услугах финансового директора, который выстраивал бы нам систему учета. Теперь я все могу сделать в ПланФакте сам.
Когда у нас еще не был налажен учет, мы попали в кассовый разрыв. Выбирались из него кредитными средствами. Последний год тратили ежемесячно 40 тыс. рублей на закрытие этого долга. С ПланФактом мы закрываем дебиторскую задолженность в срок, заранее видим грядущий кассовый разрыв и успеваем к нему подготовится, а 40 тыс. рублей – приятная экономия, которая образовалась после погашения кредита»

Для оптимизации баланса пересмотрите задачи, над которыми вы сейчас работаете: отложите те, которые можно сделать позднее и сосредоточьтесь на том, что в краткосрочной перспективе принесет наибольшую отдачу в деньгах, новых клиентах или поможет удержать текущих клиентов. Автоматизация финансового учета может сократить время на учет, избежать фатальных ошибок и увеличить прибыль компании.

3. Бездумно сокращать персонал

Есть компании, где сокращение сотрудников в кризисной ситуации можно провести без особых потерь для бизнеса. А есть сферы, где на людях завязан весь бизнес, поэтому единого подхода тут нет.

Бросаться увольнять всех подряд не самая удачная идея. Перед этим нужно проанализировать штат, рассчитать выручку и прибыль на одного сотрудника, понять, кого можно уволить. Просчитать это можно в онлайн-сервисах финансово-управленческого учета. К тому же, есть способы сократить расходы на сотрудников, никого не увольняя и сохраняя доверие.

Кроме того, кризис усиливает стресс, среди сотрудников часто нарастает тревожность. Это может навредить качеству обслуживания клиентов и влиять на эффективность работы людей.

Предприниматели в кризис - Сокращение персонала

 

Что делать:

Если это возможно для вашего бизнеса, можно ввести работу по графику или сменам ‒ это дает экономию, если у вас есть ночные простои оборудования (но работу в ночное время нужно будет оплачивать по повышенной ставке). При необходимости можно использовать ненормированный рабочий день и компенсировать сверхурочную работу дополнительными днями отпуска (которые не нужно оплачивать при увольнении). С помощью систем учета рабочего времени можно отследить эффективность сотрудников. Затем сравнить расходы на зарплату и посчитать, что выгоднее: платить по времени или сдельно.

Читайте также: Управление удаленными сотрудниками. 7 главных принципов

Еще один метод – повысить производительность. Если та же система учета рабочего времени покажет недостаточную нагрузку, можно будет сократить количество работников. Также вы сможете увидеть ресурсоемкие задачи, часть из которых можно автоматизировать.

В тяжелые времена самоизоляции многим сотрудникам уже пришлось брать на себя дополнительные функции. Например, официанты работали курьерами на доставке – и это тоже хорошая возможность сохранить персонал.

Если дело все же дошло до сокращения, то его нужно провести максимально деликатно, договариваясь с сотрудниками на нормальных условиях. Желательно начать с тех сотрудников, чью работу можно автоматизировать или перераспределить на оставшихся.

Так, Алексей Прозоров, собственник логистической компании IMPORT.PLUS, автоматизировал финансовый учет и таким образом сэкономил на найме дорогостоящего специалиста:

«Программа позволяет видеть всю картину в комплексе, быстро и до наступления момента события. Ни один бухгалтер не дает такой точности, особенно когда этих проектов 50. Без программы ПланФакт мы, скорее всего, не смогли бы выдержать такую динамику бизнеса»

А для некоторых непрофильных функций можно рассмотреть аутсорсинг.

Читайте также: Как уволить сотрудника без последствий для компании

Вы не должны ничего нарушать: незаконно вынуждать персонал брать отпуск за свой счет или увольняться по собственному желанию. Также нельзя пытаться урезать зарплату под предлогом сокращения рабочего дня, а по факту оставлять рабочее время прежним. И, наконец, зарплата не может быть меньше МРОТ, который сейчас равен 12 130 рублей.

Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»:

«В кризис одна из очевидных вещей – сокращение бюджетов и, в первую очередь, ФОТ. Это решение приносит быструю экономическую отдачу. Но за такой оптимизацией стоят сокращения, что, в свою очередь, может сказаться на продуктивности работы компании. Когда магазине работают два продавца, а не пять, как раньше, нагрузка на них вырастет, а качество обслуживания упадет. Если проект делают пять инженеров вместо десяти, сроки его подготовки увеличатся.
Поэтому одна из основных ошибок в кризис – увольнять сотрудников, не задумываясь о последствиях. Бывает, в кризис увольняют людей целыми отделами, прощаются с дорогостоящими специалистами. Хорошо, если с людьми удалось расстаться «по-хорошему», но если они посчитали себя обиженным, сотрудничество с ними уже не получится.
Между тем, после таких сокращений руководителям приходится спустя время искать новых людей, набирать и обучать их. Поэтому к ключевым сотрудникам компании надо относиться очень бережно, ведь именно они носители знаний и корпоративных традиций. Перед увольнением стоит попробовать другие форматы работы, которые позволят уменьшить бюджет фонда зарплаты и сохранить влияние на человека, не прощаясь с ним навсегда. Ведь люди – основной актив любой компании. Можно рассмотреть вариант неполного рабочего дня. Это нужно правильно оформить, немного переписав должностную инструкцию, составить соглашение с сотрудниками и выпустить приказ по компании. Хорошо работает формат неполного рабочего дня в ситуации, когда работы не много. Это упрощенный график или сокращенный рабочий день (2-4 дня в неделю, 5-6 часов в день, в зависимости от вида бизнеса).
Еще один формат – это проектная работа, когда при наличии заказа руководитель вызывает людей. Это тоже нужно оформить документально, прописав стоимость рабочего часа или дня, согласовав с сотрудником его готовность работать в этом режиме»

В текущем кризисе немаловажную роль играет общая тревожность, в основном из-за неопределенности. Конечно, это сказывается и на настроении сотрудников компании. Разлад в коллективе ведет к увеличению расходов, поэтому в тяжелые времена нужно больше внимания уделять своим сотрудникам, в том числе и в плане контроля за их работой.

Чтобы избежать лишних домыслов, слухов и страхов, стоит разговаривать с коллективом, стать максимально честным и прозрачным. Проведите общее собрание, где опишите реальную ситуацию в компании, текущие приоритеты и задачи, планы. Делайте регулярные информационные рассылки, где рассказывайте о следующих шагах. Если планируете сокращения ‒ постарайтесь сообщить о них заранее.

4. Замыкаться на одном направлении деятельности

Вряд ли может быть что-то хуже, чем подход «Но мы же всегда так делали и это работало». Как говорится, у нас для вас плохие новости: все, что работало в тучные времена, сейчас может не просто не сработать, а принести вред. В этом году обстановка меняется стремительно, каждый день готовит нам новые условия ведения бизнеса. Пытаться работать также, как полгода назад ‒ верный путь к закрытию.

Павел Вешаев, генеральный директор FinHelp:

«Не меняться в кризис не получится. Думать, что если что-то где-то столько лет продавалось, то и дальше будет так же ‒ это путь к выходу с рынка. Кризис заставляет быть проактивным: смотреть на новые рынки, менять неработающую бизнес-модель, добавлять услуги с меньшим чеком, искать варианты по новым нишам, перестройке продуктовой линейке и т.д. Кризис ‒ это вызов, а вызов ‒ это место действия для собственника»

Пандемия и вызванные ею ограничения заставили многих даже крайне консервативных предпринимателей обратиться к онлайн-форматам для выживания. Это был эффективный урок, который сейчас важно закрепить: чтобы менее болезненно проходить кризисы, нужно не зацикливаться на одном направлении, искать новые форматы, диверсифицировать бизнес. 

Читайте также: Бизнес-идеи в кризис 2020: стоит ли начинать

Предприниматели в кризис - Переход в онлайн

 

В большинстве регионов ограничения из-за вируса снимаются, в активности потребителей заметно оживление. Важно не упустить момент и использовать это время для восполнения потерь и подготовки к следующей волне кризиса.

Что делать:

Если не заниматься новыми продуктами и услугами, а по основному виду деятельности будут проблемы (как случилось, например, с туристической отраслью), то это может привести бизнес к банкротству. Поэтому сейчас самое время изучить смежные области, проанализировать, что бы вы могли запустить (или продолжить развивать, если успели запустить во время самоизоляции) ‒ и начать развивать дополнительные направления либо выйти на новые рынки (например, расширить географию на другие города и регионы).

Степан Тарасов, учредитель и генеральный директор компании «Финансовый альянс»:

«Очень часто предприниматель в кризис совершает ошибку, боясь что-то менять. Я не боюсь перемен и у себя в компании открыл еще одно рабочее место. Хотя сделать это было тяжело. Но это надо было сделать для расширения нашего потенциала и объема работ, которые мы можем производить. И пусть сейчас это сделано в ущерб себе, потом это сделает хорошее плато и толчок для будущего роста и развития. Я уверен, что не стоит бояться изменений»

Найти дополнительную сферу можно почти для любой компании: те же турагентства сейчас разрабатывают онлайн-прогулки и онлайн-экскурсии, агентства по организации мероприятий могут поставлять наборы для проведения вечеринок дома или организуют развлечения для детей дома, многие рестораны и магазины впервые начали работать на доставку и так далее.

5. Увлекаться оптимизацией и снижением качества товаров и услуг

Если у вас в выпуске продукта задействованы, скажем, иностранные комплектующие, то велик соблазн найти российского поставщика и за счет этого обезопасить себя от скачков валют. И это разумный подход, но только до тех пор, пока местные аналоги позволяют оставлять качество товара на том же уровне (либо с приемлемыми для покупателей потерями).

Например, ресторан может уменьшить порцию на 10% без потери вкусовых качеств, но если заменить дижонскую горчицу на русскую ‒ вы получите совершенно другой вкус блюда. Довольно типичная ошибка: наоптимизировать все до такой степени, что бизнес просто останавливается.

Читайте также: Сокращение бизнес-расходов. 10 способов, которые работают

Предприниматели в кризис - Оптимизация

 

Что делать:

Критически смотреть на любые изменения и сокращения, не позволяя качеству падать слишком сильно. В крайнем случае, введите новую позицию: условно, пусть в меню появятся новые блюда русской кухни с той самой русской горчицей и с более дешевой ценой.

Читайте также: Как ресторану выжить в кризис. 11 советов для тех, кто хочет остаться на плаву

Еще один вариант: сокращая качество, давать покупателю скидки и дополнительные преимущества. И, наконец, что точно не стоит делать, так это экономить на сервисе, ведь хороший сервис ‒ это залог повторных продаж.

Елена Переверзева, ведущий преподаватель школы бизнеса МИРБИС:

«Ошибка думать, что можно сократиться, переждать и через какое-то время все будет как прежде. Не будет. Критически важно двигаться дальше и планировать изменения. Что стоит сделать:

1. Стоит проанализировать как изменилась среда ведения бизнеса. Кризис у всех, но кто-то сумел запустить новый продукт, который обеспечил взрывной рост продаж, а кто-то не смог. Какие ниши освободились? Кто из конкурентов сошел с дистанции? Какие новые продукты/форматы взаимодействия с клиентами появились? Как их можно использовать/развивать/адаптировать к вашему продукту?
2. Сформулируйте цели; чего вы хотите достичь. Создайте свою идеальную картину развития вашего бизнеса. Проанализируйте что нужно изменить (подходы, процессы, форматы взаимодействия) для того, чтобы к ней приблизиться. Этот выбор - отправная точка для всего, что вы делаете.
3. Детально проанализируйте свою бизнес-модель. Что получается, а что нет? Проработайте несколько альтернативных бизнес-моделей, выберете наиболее подходящую вашим целям.
4. Не делайте все это в одиночку. Здесь необходимы споры, дискуссии, мнения, свежие идеи, неожиданные решения. Для этого соберите небольшую команду креативных людей из разных подразделений. Тех, кто выполняет определенную часть операционной работы. Такая межфункциональная команда может стать основой проектов развития вашего бизнеса.

Все эти советы станут возможны, если вы сможете главное ‒ сохранить в команде потенциал для развития, а значит и людей, способных придумать, предложить, просчитать, протестировать. Очень часто именно эта часть коллектива оказывается под ударом сокращений в первую очередь. С точки зрения оптимизаторов бизнеса: финансистов, операционных директоров их ценность не измеряется четкими показателями эффективности. Но сократить их в кризис ‒ значит лишить себя (и свой бизнес) будущего.
Сейчас мы все в состоянии очень серьезной перезагрузки. Как было уже не будет. А новые устойчивые конструкции нужно еще создать. Создать самим, исходя из целей, возможностей и желаний»

Предприниматели и пандемия: как остаться на плаву

Исходя из типичных ошибок можно выделить ряд советов, как с минимальными потерями пережить тяжелые времена:

  1. Не поддавайтесь паническим настроениям, а выстраивайте ежедневный контроль за всеми критически важными показателями компании: доходами, расходами, работой ключевых сотрудников. Принимать решения нужно быстро, но не сгоряча, а опираясь на реальные цифры по вашей компании.
  2. Наведите порядок в финансовых документах: вся отчетность, учет, любое движение средств по счетам, финансовые планы должны быть у вас перед глазами. Откладывайте только те расходы, которые не влияют на продвижение и работу в будущем.
    Подумайте, из каких дополнительных источников можно привлечь деньги в компанию (сдать часть помещения в субаренду под банкомат или вендинговый аппарат и тому подобное). При любом доходе начинайте откладывать хотя бы 10% в резервный фонд.
  3. Говорите с командой: расскажите о текущей ситуации, планах, наладьте информирование сотрудников о важных изменениях, сделайте чаты для обсуждения проектов, на которые сейчас делаете ставку. При сокращении персонала постарайтесь дать максимально хорошие условия и сохранить нормальные отношения с сотрудниками.
  4. Ищите возможности для создания и развития новых направлений деятельности, для диверсификации бизнеса. Пробуйте новые форматы, развивайте все доступные онлайн-активности.
  5. Экономьте разумно, снижайте расходы, но с тщательным предварительным планированием. Очень аккуратно снижайте качество и постарайтесь не делать этого в отношении сервиса.

Читайте также: Бизнес после карантина: оцениваем ущерб и готовимся к новому старту

Предприниматели в кризис - Как остаться на плаву

Вместо послесловия

Сергей Дегтярев, совладелец федеральной event-сети Fort Family, член Российской ассоциации франчайзинга:

«Самая частая ошибка предпринимателей – тянуть до последнего. Все знают фразу «Лошадь сдохла – слезь», но когда доходит до дела, не слезают. Предприниматель в кризис должен честно ответить себе на главный вопрос: на сколько еще времени хватит средств, сколько вы сможете еще протянуть с учетом возможных сокращений расходов и использованием запасов. Оцените ситуацию с перспективой не меньше двух месяцев, а лучше в четыре-шесть месяцев. В текущих условиях очень просто потратить все средства и ресурсы на выживание текущего проекта, но если он не выживет, то можно остаться ни с чем. И если вы видите, что средства закончатся раньше, чем прогнозируется окончание кризиса, то стоит закрыться сейчас, сохранив оставшиеся ресурсы для перезапуска или нового дела»