Удаленное производство. Реально ли это?

Удаленная работа захватывает мир: так компании тратят меньше денег на сотрудников, а они работают эффективнее за счет того, что сами формируют себе комфортную среду. Еще в 2012 году было опубликовано исследование Стэнфордского университета, которое показало, что перевод на удаленку может повысить производительность труда специалистов.

Мы привыкли, что удаленный формат работы — это выход для тех, кто находится в офисе. А возможно ли удаленное производство? Кажется, строить дома или собирать автомобили на расстоянии нельзя. Но это не так. Рассказываем, какие варианты удаленного производства возможны.

Производство нефизических товаров

Самая простая сфера, в которой возможно удаленное производство — IT. В ней сотрудники одной компании могут ни разу друг друга не видеть, но вместе создавать продукт. Под продуктами имеем в виду:

  • дизайн сайтов, приложений, буклетов;
  • тексты на сайт, в соцсети, на внешние площадки;
  • программное обеспечение;
  • сайты;
  • приложения с простым функционалом;
  • иллюстрации и так далее.

Для такого производства не нужны оффлайн-ресурсы, только люди и онлайн-инструменты. Ставить задачи сотрудникам можно в CRM-системе или бесплатном Trello, принимать работу — в обычных Word, PDF и других форматах, общаться — в мессенджерах. Зарплату переводить на карту, а документами обмениваться в электронном формате или ходить пару раз в месяц на почту.

Читайте также: Удаленный сотрудник. Как легализовать отношения?

Главное в производстве нефизических товаров — выбрать ответственных людей, которые не подведут. Это важно, потому что контролировать удаленных сотрудников сложнее, чем тех, которые сидят с вами в одном офисе.

Найти ответственных сотрудников сложно, но возможно. Сейчас большинство маркетинговых агентств и агентств контент-маркетинга так или иначе взаимодействуют с удаленщиками: некоторые передают им часть задач, другие работают только в удаленном формате. Весь секрет — в грамотном контроле. Своими наработками с нами поделился Константин Рудов, основатель агентства контент-маркетинга «Руда»:

«Для контроля работ по проектам мне удобнее всего использовать доски в Trello. Задача на доске перемещается от одной стадии исполнения к другой, по пути иногда меняя ответственное лицо. Если нужно разово сделать большой объем работ, проще вести учет в Таблицах Google. Например, если надо поменять в ряде статей одни файлы на другие.
Когда запускаем контент-план на новый месяц, он заводится и утверждается в Таблице Google, а потом авторы всех утвержденных статей заводят их карточки в Trello, и работа перемещается туда.
Иногда внимания не хватает в том числе на то, чтобы приглядывать за исполнением всех задач. Тогда по некоторым важным задачам выделяется ответственное лицо, которое будет контролировать их бесперебойное исполнение. Например, если нужно заполнить много однотипных страниц вроде карточек товара, по этой задаче может быть назначен ответственный редактор, хотя основной редактор по проекту — другой человек.
В контроле важна обратная связь. В ней самое сложное и важное — выдержать баланс в том, чтобы не замалчивать проблемы, но и доносить их корректно, никого не обижая и не переходя на личности»

Удаленное управление производством

Еще один формат удаленного производства — это когда вы находитесь в одном городе, а цех в другом. Например, вы из Москвы управляете металлозаводом в Туле. А отдел маркетинга у вас полностью удаленный — например, один специалист из Саратова, другой из Ростова-на-Дону, третий вообще на Колыме.

Удаленное производство — Удаленное управление

 

В этом случае вы тоже используете онлайн-инструменты для управления и просто «собираете» результаты работы воедино, а еще контролируете результат на выходе. Полноценно управлять заводом, находясь в другом городе, нельзя, поэтому придется нанимать местного управленца: например, доверить это директору. Так поступил Артем Регарт, директор компании по производству загородных домов-квартир «Артем Регарт»:

«В 2002 году я основал РЕГАРТ. В 2006–2015 годах занимался удаленным производством светоотражающей пленкой для дорожных знаков, с 2015 по 2019 год консалтингом. А в прошлом году занялся еще и строительством загородных домов. Есть свой цех в Ленинградской области, сам я нахожусь в Москве. Также есть отдел продаж, тоже удаленный.
Все устроено просто. На заводе есть директор, который управляет процессом производства. Я закупил оборудование, разработал технологию, организовал централизованные поставки сырья. Оно поступает на завод, по технологической карте перерабатываются в панели для дома. Потом эти панели едут на стройплощадку, и там их просто собирают.
Я приезжаю на завод примерно раз в два месяца. Но не для того, чтобы контролировать, а для того, чтобы просто посмотреть на процессы. Особый контроль самого процесса не нужен, потому что если вдруг что-то пойдет не так, это будет видно. Я лишь контролирую результат: на выходе с завода и непосредственно на площадке»

Если выберете такой формат удаленного производства, завод будет работать как обычно, а ваша задача — организовать взаимодействие отдела продаж и директора, чтобы заказы поступали в цех. Вы просто будете управлять основными показателями: давать стратегию развития, следить за финансами, отдавать поручения директору и отделу продаж. И здесь важно уметь правильно делегировать обязанности.

В этом случае вы будете приезжать в цех время от времени, но можно обойтись и без этого. Например, довольствоваться видеосвязью в Zoom и отчетами по email. Так поступает Евгения Ермилова, художник и сооснователь бренда по производству товаров для творчества Evgenia Ermilova™

«Мы занимаемся производством товаров для творчества и экспортируем их в 26 стран мира. Работаем в полностью удаленном режиме с сентября 2019 года — я нахожусь в Краснодаре, цех в Ивановской области. Выстраивали удаленные коммуникации с производством около трех месяцев. Сейчас в таком же режиме работаем с интернет-магазином, отделом продаж и отделом маркетинга.
Цех объединяет в себе производство, склад и логистику интернет-магазина. Всем управляет руководитель производства: опытный и предельно лояльный менеджер. На ней переговоры с представителями клиентов, прохождение таможни, управление цехом. Качество упаковки и продукции, а также сроки отправок, контролирует ее помощница. Мы хотели внедрять софт для автоматизации управления складом, но пандемия коронавируса обвалила экспорт, стало не до этого. В будущем все-таки планируем автоматизировать процессы, а пока контролируем все через WhatsApp и корпоративный диск, куда загружают фотоотчеты. Также используем встроенную в «Битрикс 24» функцию управления статусом заказа.
Автоматизируем работу отдела продаж там же, в «Битриксе». В нем работают три человека, они находятся в Москве. Работают из дома, без офиса.
Маркетинг тоже удаленный — сотрудничаем с маркетологом, у которого своя база фрилансеров. Ребята делают лендинги, настраивают рекламу, проводят эксперименты. Связываемся с ними по телефону и через WhatsApp, в последнее время пытаемся внедрить Trello. Еще у нас есть SMM-менеджер из Барнаула, ему тоже ставим задачи в мессенджере. А с программистом поддерживаем связь по email.
Качество продукции и работы с момента переезда в Краснодар не упало. Сейчас нам достаточно уделять контролю всего около часа в день, все работает как часы»

Передача части работ на аутсорс

Когда вы отдаете какой-то цикл производства на аутсорс по договору подряда или другому договору, это тоже считается удаленным производством. Например, если передаете заводу обработку деталей. Или пример еще проще: шьете основы для шапок, а потом партиями отвозите их мастерам, работающим на дому. И они занимаются украшением: декорируют головные уборы стразами, мехом, вышивкой и так далее.

Удаленное производство — Заготовки

 

Так же можно передавать заготовки мастерам, чтобы они делали из них элементы декора: например, украшали деревья цветами из бисера.

В этом случае та часть работ, которую вы отдаете на аутсорс, обычно оплачивается сдельно. Неважно, кто ее выполняет: завод или частные лица. Контролировать их особо не нужно, потому что оплата напрямую зависит от качества и количества работы — исполнителям выгодно делать все хорошо и быстро.

Главное в этом случае — договориться о том, чтобы работу делали так, как надо вам. Для этого можно прописать нормативы или технологические карты. Так поступила художник и основатель бренда Evgenia Ermilova™ Евгения Ермилова:

«Основное производство выполняет завод в Твери. Мы заключили с ним договор о выпуске продукции под нашим брендом. Фактически мы выступаем как заказчики: под нас делается материал по согласованным с нами технологическим картам. В цехе в Ивановской области материалы рабочие просто доделывают материалы и фасуют их»

Можно разбить производство на циклы и доверять каждый из них отдельному заводу, но в этом случае у вас будет много логистических расходов. Придется подбирать исполнителей так, чтобы не везти продукцию за сотни километров каждый раз. Зато в этом случае не надо будет обустраивать собственный цех — можно просто управлять процессами удаленно.

Бизнес на перепродаже

Это когда вы ничего не производите сами: все процессы выполняют сторонние мастера. В этом случае фактически вы занимаетесь только продажами: например, объединяете разную продукцию под один бренд или создаете большую площадку для разных производителей по типу маркетплейса.

Удаленное производство — Украшения ручной работы

 

Например, можно объединить на одной площадке украшения ручной работы. Один из самых простых примеров — магазин аксессуаров ручной работы. Находите мастеров, добавляете всевозможные их товары в каталог, продвигаете их. А потом просто передаете заказы, а мастера выполняют их и сами высылают продукцию клиентам. Вы получаете деньги от каждой продажи или от подключения исполнителей к каталогу. Примерно по такой схеме работает «Ярмарка мастеров»: площадка берет 10% за каждую продажу, а дополнительно предлагает платное создание магазина.

Контроль производителей в этом случае будет зависеть от того, как построен бизнес. Если вы просто предлагаете площадку для продаж и клиенты видят, что продукцию выпускаете не вы, особый контроль не нужен. Если продаете все под единым брендом, замотивируйте производителей не срывать сроки: например, предложите сдельную оплату.

А еще подумайте о доставке. Желательно, чтобы мастера или производители сами высылали товары клиентам. Если они сначала будут присылать продукцию вам, расходы на логистику вырастут в два-три раза.

Как контролировать удаленное производство

В любом случае, если вы планируете организовать удаленное производство, придется подумать над тем, как его контролировать. Управляя людьми на расстоянии, вы не сможете договариваться с ними так же эффективно, как если бы видели их каждый день.

Но все-таки есть несколько рекомендаций, которые помогут вам контролировать сотрудников и добиваться от них высокой производительности.

Мотивируйте на качественную работу. Сделать это можно разными способами — проводите корпоративное обучение, давайте много отдыха, оплачивайте работу по KPI и премируйте за перевыполнение плана или за хорошую работу. Важно мотивировать индивидуально — постарайтесь подобрать «ключик» к каждому сотруднику. Мотивацию использует Евгения Ермилова, художник и сооснователь бренда по производству товаров для творчества Evgenia Ermilova™:

«В основном платим сотрудникам по KPI. На производстве система выстроена так: есть нормативы и технологические карты. Что-то нарушено — минус в KPI. Система прозрачна, люди знают, сколько и за что получают денег.
Отдел продаж тоже работает по KPI, без оклада. Сколько заказов оформят, столько и получают. Все контролирует самый опытный из менеджеров — он получает дополнительный процент на это.
Ребята, которые занимаются маркетингом, тоже получают оплату по KPI, которые привязаны к нашим продажам. Например, по направлению видеокурсов они должны выдавать не меньше 10 лидов в день. По договоренности оплачиваем только техническую часть работы типа создания лендинга»

Контролируйте процессы. Четко ставьте задачи и следите за ходом их выполнения. Например, создавайте нормативы и технологические карты для каждого цикла производства. Но здесь есть нюансы:

  • если отдаете какой-то цикл на аутсорс, не обязательно контролировать завод — там есть все необходимое для качественной работы;
  • перегибать с контролем тоже не надо: если вы каждые пять минут будете требовать отчета, сотрудники будут заниматься только им, а производство остановится.

Собирайте работу всех отделов воедино. Так вы облегчите жизнь и себе, и людям. Например, внедрите CRM-систему не только для завода, но и для отдела продаж. Тогда директор производства сможет оценивать предстоящую нагрузку, если просто посмотрит информацию о продажах. А вы сможете оценивать эффективность бизнеса в целом, а не каждого направления по отдельности. Или проводите регулярные собрания — например, по видеосвязи. Пусть каждый отдел делится планами и достижениями.

Мы рассказывали об управлении удаленными сотрудниками в отдельном материале — принципы, описанные там, подойдут в том числе и для организации производства.

Удаленное производство возможно, если правильно все организовать. Наймите ответственных сотрудников, мотивируйте их на качественную работу, держите руку на пульсе, но не перегибайте. И тогда сможете управлять производством откуда угодно — хоть из Москвы, хоть с Антарктиды.