Расходы в строительстве: как учитывать затраты и контролировать себестоимость

В строительном бизнесе прибыль компании формируется не в момент подписания контракта, а в процессе управления затратами. Без системы учёта расходов проект может незаметно съедать прибыль. Деньги на счете есть, но часть из них — авансы, будущие обязательства или средства, которые уже нужно направить поставщикам и подрядчикам.

Мы — онлайн-сервис финансового учета ПланФакт. Помогаем бизнесу больше зарабатывать, меньше тратить и предотвращать кассовые разрывы. В статье разберём, как классифицировать и распределять затраты, контролировать себестоимость и автоматизировать финансовый учёт в строительной компании.

​Какие расходы в строительстве нужно выделить в учёте 

​Частая ошибка управленческого учёта в строительстве — все затраты собираются в один котёл. В итоге исполнитель только после сдачи объекта узнаёт, что сработал в минус. ​Чтобы этого избежать, расходы строительной компании ещё на старте разделяют на четыре категории:

• прямые,
• косвенные, 
• накладные, 
• управленческие.

​Прямые — расходы, которые относятся к конкретному объекту.

​Косвенные — расходы на несколько объектов сразу.

Рассмотрим отличия на примере. Допустим, компания ремонтирует квартиру в ЖК «Светлый» и офис в ТЦ «Престиж». ​Гипсокартон, установленный в ЖК «Светлый», — это прямой расход ЖК. ​Доставка гипсокартона именно туда — тоже прямой расход.

​А вот оклад главного инженера компании, который утром едет на ЖК, а после обеда — на ТЦ, напрямую отнести нельзя. Это косвенный расход. В конце месяца его зарплату распределят, например, 60% на ЖК и 40% на ТЦ пропорционально объёмам выполненных работ.

Однако бывает, что расходы можно отнести как к прямым, так и к косвенным:

• ​Амортизация или аренда крупной спецтехники. Если экскаватор нанят только под один объект, это прямой расход. Если возит грунт со всех объектов, — косвенный.
• ​Коммунальные платежи на стройплощадке — временное подключение объекта к электросетям. Здесь срабатывает тот же принцип: если на каждый объект установлен отдельный прибор учёта, то это прямые затраты. В ином случае расходы будут делиться между объектами.

​Накладные — затраты на организацию и управление строительным процессом на площадке. Накладные расходы в смете закладывают в процентах от фонда оплаты труда (ФОТ) рабочих.

​Управленческие — издержки на содержание компании в целом. Они поддерживают жизнедеятельность компании. Стройка может временно стоять, но эти расходы всё равно будут. 

Управленческие расходы обычно не относят к производственной себестоимости конкретного объекта. Их учитывают на уровне компании, чтобы видеть, сколько маржинальной прибыли остается после содержания офиса, команды и других постоянных затрат.

Сгруппируем в таблице основные отличия видов расходов в строительстве:

У генподрядчика возникают специфические расходы: 

• услуги по организации генподряда (координация работ), 
• затраты на общую безопасность объекта, 
• вывоз мусора со всей площадки, 
• услуги субподрядчиков, которые для генподрядчика являются прямыми затратами.

​У субподрядчика преобладают узкопрофильные прямые расходы:

• конкретные материалы, 
• специализированное оборудование,
• мобилизация или демобилизация бригад под конкретный объём работ.

Индивидуальные особенности строительства в учёте

​Управленческий учёт в строительном бизнесе отличается от торговли или сферы услуг. В торговле, если товар закупили за 100 рублей, продали за 150 рублей, то прибыль составила 50 рублей. В услугах цикл обычно короче: компания оказала услугу, получила оплату и быстро видит результат.

​В строительстве каждый проект индивидуален, учёт расходов здесь сложнее:

• ​Длительный операционный цикл. Объект строят месяцами или годами. Деньги тратятся сегодня, а финальный результат и точная себестоимость станут понятны только в конце проекта. 
• ​Множество этапов внутри одного проекта. Котлован, фундамент, возведение стен, отделка — каждый этап требует разных материальных ресурсов, техники и специалистов. Заказчик платит не сразу, а по актам приёмки каждого цикла.
• ​Авансовая система и субподряды. Авансы создают иллюзию дохода, но эти деньги ещё не заработаны. Их нужно распределить между субподрядчиками и поставщиками. 
• ​Параллельные объекты. Компания может одновременно строить три разных здания, из-за чего расходы на технику, прорабов и логистику постоянно переплетаются.
• ​Постоянный разрыв между сметой и фактом. Проект на бумаге не совпадёт со стройкой в реальности: вырастут цены на материалы, обнаружат брак или ошибки в проектировании, нужно будет оплатить простои строительной техники из-за непогоды.

​Финансы, кассовые разрывы и отчётность

Из-за особенностей сферы строительства бухгалтерский учёт не успевает за реальностью, а в управленческой отчётности возникает хаос. Вот с чем приходится сталкиваться:

​Кассовые разрывы. Получив крупный аванс от заказчика, его тратят на закрытие долгов по прошлому объекту. А когда приходит время закупать материалы для нового объекта, денег на счёте нет. 

​Искажение финансовой отчётности. Допустим, на счёте компании постоянно есть деньги благодаря авансам. Однако фактическая себестоимость работ постоянно превышает смету. В этом случае компания убыточна, хотя бухгалтерская отчётность говорит об обратном.

Чтобы не запутаться, следуйте системе:

• Один объект — отдельная аналитика. То есть все доходы и расходы в строительстве собираются строго в рамках одного договора или объекта.
• Один этап — отдельный бюджет. Нельзя переносить экономию с отделочных работ на этап фундамента.
• Одна статья — отдельный лимит. Например, не более 1,2 млн рублей на цемент для фундамента.

В ПланФакте такую аналитику можно вести через проекты: отдельно видеть поступления, расходы, задолженности и прибыльность каждого объекта.

Читайте в отдельной статье, как мы помогли строительной фирме наладить управленческий учёт. С ПланФактом компания: 

• получила прозрачную систему учета денег всего за 3 месяца,
• сэкономила до 1 млн ₽ уже в первый год,
• взяла под 100% контроль рентабелность проектов и риски кассовых разрывов.

​Почему оплата не равна прибыли

Допустим, подрядчик получил аванс 10 млн рублей. В текущем месяце он потратил 3 млн рублей на материалы и зарплату. Кажется, что чистый поток составил 7 млн рублей. Но работы заказчику еще не сданы, а акты не подписаны. С точки зрения финансов, 10 млн рублей — не доход, а долг подрядчика перед заказчиком.

​Если в следующем месяце заказчик не примет работы из-за брака, эти деньги придётся вернуть, а 3 млн рублей расходов превратятся в чистый убыток.

​Вот почему важно разделять три понятия:

• ​Оплаты — движение денежных средств — это приток или отток денег на счёте. 
• ​Расходы — это затраты, признанные в учёте за период или этап работ. В строительстве они формируют себестоимость объекта: материалы, работа бригад, техника, услуги субподрядчиков. Расход признаётся в моменте его списания в производство, а не в день оплаты счёта поставщику.
• ​Признание выручки — доходы — выручка в строительстве возникает, когда подписан акт выполненных работ (КС-2, КС-3). 

Акт КС-2 для сдачи строительных работ

Акт КС-3 для сдачи строительных работ

​​Как анализ себестоимости помогает вовремя пересчитать бюджет проекта

Поэтапный и постатейный учёт расходов позволяет строительной компании использовать план-фактный анализ в режиме реального времени.

​Регулярный анализ отклонений позволяет руководителю проекта:

• ​Остановить воровство, поменять поставщика, пересмотреть график работы техники.
• ​Пересчитать бюджет проекта и увидеть реальный финансовый результат проекта с учётом таких изменений.
• ​Инициировать допсоглашения, если перерасход вызван ошибками в проекте заказчика.

Какие расходы включаются в стоимость строительства и сметную стоимость

Правильная структура расходов в строительстве основана на разделении экономических терминов, которые на первый взгляд кажутся синонимами:

• сметная стоимость,
• фактические расходы,
• себестоимость проекта.

​Сметная стоимость — это планируемая цена объекта для заказчика. Её рассчитывают на этапе проектирования.

​Строительная смета описывает структуру расходов в строительстве. Смета бывает:

• ​Локальной — первичный документ, который составляется на отдельные виды работ. Из локальных смет собирается объектная смета.
• Сводная — итоговый документ, в котором содержится общая стоимость строительства.

Сметные нормативы утверждаются государством или разрабатываются внутри компании. ​Сметное нормирование помогает спланировать затраты на этапе тендера. Но оно не заменит фактический учёт.

​Не все расходы, которые несёт компания, заложены в смету:

​Фактические расходы — это реальные денежные и материальные затраты, которые компания понесла при выполнении проекта, подтверждённые первичной документацией. Они будут отличаться от сметных показателей из-за изменений цен, объёмов или условий выполнения работ.

Расхождения между сметой и фактом возникают из-за:

• ​перерасхода материалов,
• ​роста фонда оплаты труда,
• ​простоя строительной техники, 
• изменения объёмов и допработ, 
• ​логистических сбоев.

​Себестоимость — это денежные затраты строительной компании на производство работ, включающая прямые и косвенные расходы, но без учёта прибыли. 

​Прямые расходы в строительстве относят на объект полностью. А косвенные распределяют по определённым критериям:

• ​По выручке — расходы делятся пропорционально тому, сколько денег приносит каждый объект. 
• ​По трудовым затратам — чем больше рабочих часов или фонда оплаты труда ушло на объект, тем большая доля косвенных затрат. 
• ​По машино-часам — затраты списываются пропорционально времени работы техники на конкретной площадке. 
• ​По площади — затраты на общие коммуникации или благоустройство делятся пропорционально квадратным метрам каждого объекта. 
• ​По этапам — расходы накапливаются внутри отдельного цикла и списываются на себестоимость после закрытия этапа работ.

Как вести учёт расходов по объектам, этапам и статьям: пошаговая система

​Минимальная структура аналитики затраченных средств состоит из шести пунктов:

1. ​Объект — Куда тратим деньги? — конкретная стройплощадка, дом, квартира или километр дороги.
2. ​Этап — Когда и на каком шаге мы находимся? — нулевой цикл, коробка, кровля, отделка.
3. ​Статья расходов — Что именно купили? — арматура, аренда оборудования, ФОТ.
4. ​Контрагент — У кого купили? — поставщик материалов или субподрядчик.
5. ​Договор — На каких условиях работаем? — основание для расчётов, привязанное к контрагенту и объекту.
6. ​Центр финансовой ответственности — Кто отвечает за деньги? — подразделение или конкретное лицо, кто тратит деньги.

​Управленческий учёт строится на первичных документах, на основании которых признаётся расход средств. 

Мы подготовили чек-лист по первичной документации для учёта расходов в строительстве:

✅ Для закупки материалов: 

• товарная накладная (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД),
• спецификация к договору для сверки цен.

✅ ​Для списания материалов в производство: 

• акт о приёмке материалов, 
• накладная на внутреннее перемещение (ТОРГ-13), 
• отчёт о расходе материалов по производственным нормам (форма М-29).

✅ ​Для субподрядчиков: 

• акт о приёмке выполненных работ (форма КС-2),
• справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3).

✅ ​Для строительных машин и механизмов: 

• рапорты о работе строительных машин (форма ЭСМ-3) или путевые листы о часах отработки на конкретном объекте.

​✅ Для начисления заработной платы: 

• табель учёта рабочего времени по объекту (форма Т-13), 
• наряды на сдельные работы для бригад.

​✅ ​Для накладных и прочих услуг: 

• акты об оказании услуг (охрана, аренда бытовок, вывоз мусора).

​Чтобы не запутаться в тратах, каждому новому проекту нужны финансовые границы. Предлагаем шаблон алгоритма запуска проектного учёта:

​Шаг 1. Завести карточку объекта 

Создаётся уникальный ID и заводится карточка объекта в базе учёта. На бухгалтерском или управленческом документе следует указывать этот ID.

​Шаг 2. Разбить бюджет по этапам 

Проект разделяется на технологические этапы. Бюджет заводится под каждый цикл отдельно.

​Шаг 3. Закрепить статьи затрат 

Внутри каждого этапа прописывается номенклатура затрат на основе сметы: количество бетона, арматуры, машино-часов.

​Шаг 4. Назначить ответственных 

За каждым этапом и объектом закрепляется материально ответственный. Он подписывает заявки на материалы и проверяет объёмы.

Шаг 5. Регламентировать первичную документацию

Сотрудники должны понимать, какие документы на каком этапе принимать к учёту: накладные, акты, путевые листы, счета.

Шаг 6. Ввести анализ по статьям

Периодически проверяйте отклонения факта от сметы и ищите причины и пути снижения возросших затрат. Для этого составляют Отчёт по исполнению бюджета объекта (план-фактный анализ). Вот один из вариантов, как он может выглядеть:

​Ключевой показатель — прогноз до завершения проекта. Если бюджет проекта начал исчерпываться быстрее плана, у руководства будет время отреагировать.

Для более глубокого анализа собственнику строительной компании будут интересны такие показатели:

• ​Себестоимость работ покажет, укладываются ли проекты в технологические рамки и сметные нормы.
• ​Валовая прибыль проекта — разница между объёмом выполненных работ по актам КС-3 и их реальной себестоимостью. Если валовая прибыль по объекту падает, проект зарабатывает меньше, чем планировали, а при сильном отклонении может уйти в минус.
• ​Денежный поток — разница между всеми поступлениями денег от заказчиков и выплатами поставщикам и рабочим. Показывает выживаемость компании и защищает от кассовых разрывов.
• ​Просроченные оплаты — компания выполнила работу, заказчик подписал КС-3, но деньги на счёт не перевёл. 
• ​Перерасход по статьям — статьи расходов в строительстве с наибольшим отклонением от плана.

Как считать себестоимость и контролировать бюджет проекта

Если считать себестоимость после сдачи работ, у компании не будет возможности повлиять на стоимость проекта в процессе его выполнения.

​Бюджет в строительстве контролируют с помощью: 

• предварительной калькуляции затрат, 
• нормирования ресурсов,
• регулярного план-фактного анализа. 

​Калькуляция затрат — это материальные ресурсы, необходимые для реализации проекта. 

​Если затраты на проект растут, есть несколько вариантов их снижения:

1. ​Закупки и логистика. Прямые контракты с производителями материалов вместо перекупщиков, укрупнение партий поставок.
2. ​Использование техники. Она должна заезжать на площадку под готовый фронт работ и уезжать после его выполнения.
3. ​Оптимизация раскроя и хранения. Организация охраняемых складов для дорогостоящих материалов и внедрение карт раскроя для арматуры, пиломатериалов.

Норма показывает, какое максимальное количество ресурсов может быть потрачено на единицу работы. ​Если списывать материалы или деньги по выбытию, то на площадке будет процветать воровство. Для контроля себестоимости нормировать нужно:

• ​материалы с помощью лимитно-заборных карт, 
• ​трудовые затраты через внутренние нормы выработки, 
• ​машино-часы работы техники в зависимости от объёма работ, 
• ​логистику по времени доставки и разгрузки автомобиля. 

​План-фактный анализ проводят минимум раз в месяц. Он подразумевает сравнение бюджета проектов с фактическими затратами. Финансовый контроль строится по пяти направлениям:

1. ​Материалы. Сравнивают объём закупленного и списанного в производство материала с проектными лимитами.
2. ​Фонд оплаты труда. Закрытые наряды рабочих сопоставляют с выполненными объёмами.
3. ​Амортизация и техника. Сравнивают плановую стоимость машино-часа с фактическими затратами на аренду или содержание собственного технического парка.
4. ​Доставка. Проверяют соответствие транспортных накладных объёмам завезённого материала.
5. ​Накладные расходы. Счета за охрану, коммунальные услуги, вывоз мусора должны соответствовать ежемесячному лимиту.

В итоге план-фактного анализа нужно сравнить прибыльность каждого проекта и оценить его реальную рентабельность

Мы собрали в таблицу главные сигналы риска проекта:

Как автоматизировать учёт расходов

Когда смета, первичные документы, банковские оплаты, финансовая отчётность и управленческий контроль связаны в один процесс, ​учёт расходов в строительстве эффективен.

​В ручном режиме эта цепочка постоянно нарушается. Собственник видит итоговые цифры с опозданием, и исправить ситуацию невозможно. Чтобы контролировать расходы без ручного сведения таблиц, учёт лучше автоматизировать.

​​На старте бизнеса Excel кажется идеальным решением. Но когда появляется несколько объектов одновременно, компания сталкивается с длинным производственным циклом и огромным потоком первичной документации. Достаточно случайно удалить одну формулу, перепутать ячейку или забыть внести оплату, и вся аналитика по объекту нарушается. 

В такой ситуации нужен сервис финансового и управленческого учета в строительстве. Он должен аккумулировать и связывать между собой следующие блоки данных:

• ​бюджет проекта,
• ​фактические расходы,
• ​оплаты и движение денежных средств,
• ​дебиторскую и кредиторскую задолженности,
• ​прибыль и рентабельность по объектам.

​Чтобы связать все метрики, строительные компании малого и среднего бизнеса используют специализированный сервис управленческого учёта ПланФакт.

• ​Сервис разработан для того, чтобы избавить собственника от ручных таблиц и настроить прозрачный финансовый контроль:
• ​Система интегрируется с банковскими счетами, загружает операции и разносит их по нужным объектам, проектам и статьям расходов.
• ​Платёжный календарь позволяет планировать будущие расходы и избежать кассового разрыва.
• ​Смета объекта в режиме реального времени сопоставляется с фактическими расходами. 

​В один клик вы получаете главные отчёты бизнеса: Отчёт о движении денежных средств (ДДС) для контроля ликвидности и Отчёт о прибылях и убытках (ОПУ) для оценки реальной эффективности и чистой прибыли проекта и компании в целом.

Постатейное распределение доходной и расходной части в сервисе ПланФакт

Начните контролировать финансы строительных проектов уже сейчас: подключите ПланФакт и оцените возможности сервиса бесплатно.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Чем расходы в строительстве отличаются от затрат?

• ​Затраты — это ресурсы, которые приобрели и использовали в проекте. Они формируют себестоимость объекта.
• ​Расходы — это затраты, которые признаны при сдаче работ заказчику (подписан акт КС-2, КС-3). 

Что входит в накладные расходы в строительстве?

​В накладные расходы входят:

• ​зарплата ИТР (прорабы, начальники участков) и офиса (бухгалтерия, снабжение),
• ​аренда и содержание офиса, штабов строительства, бытовок,
• ​связь, интернет, коммунальные услуги на объекте,
• ​охрана стройплощадки, техника безопасности и охрана труда,
• ​командировочные и представительские расходы.

​Какие расходы включаются в стоимость строительства?

​Все прямые и косвенные затраты, связанные с созданием объекта.

​Как учитывать расходы по нескольким объектам одновременно?

​Необходимо вести раздельный пообъектный учёт расходов. ​Прямые расходы списываются на этот объект. ​Косвенные расходы в строительстве копятся отдельно и в конце месяца распределяются между объектами пропорционально выбранной базе.

​Почему прибыльный объект может давать кассовый разрыв?

​Прибыль — это цифры на бумаге, а кассовый разрыв — это физическое отсутствие денег на счёте. Причины:

• ​акт подписан, но заказчик не перечислил деньги,
• оплачен поставщику аванс за материалы, но объект ещё не сдан,
• деньги потрачены на излишний материал, который теперь хранится на складе.